秘书的职能环境

第三章秘书职能环境教学目标：准确理解和把握秘书职能的两个方面，即“辅助管理、综合服务”；准确理解和把握秘书职能环境，主动营造良好的职能环境，从而达到高效履行职能的目的。

导入：人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的，秘书的职能环境是他从事职业活动、履行职能的基石。

创造良好的职业环境氛围，与各方面建立正常、稳定的职能关系，并主动依靠和强化这种职能关系，就能有效地行使和实现自己的职能。

第一节职能环境构成环境是一个开放的大系统。

所谓职能环境，即指职业个人在履行社会职能时必须与之发生职能关系的相对稳定的职能对象。

秘书职能环境是指从事秘书工作的秘书个人，在履行秘书职能时的有利于自身健康、成长和提高工作效率的物质生活环境和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的总称。

秘书职能环境的重要性：改善物质生活条件和工作条件，优化各种职能关系，为自己的事业创造“天时、地利、人和”的客观环境，使自己的工作能等到各有关方面的理解、信任、支持和合作，才能正常、顺利、有效地行使自己的社会职能。

其职能环境优化的程度愈高，秘书的职能活动也就愈顺畅，效用也就愈显著。

秘书职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性。

一、纵向层次（一）秘书机构内部环境秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构的内部环境。

（二）组织内部环境秘书所在组织内部环境，是秘书组在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和。

（三）组织外部环境秘书组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的相互联系的系统。

宏观的国内经济政治环境。

二、横向要素：社会经济环境、社会政治环境、社会文化环境、科学技术环境。

三、营造优美的工作环境秘书工作的主要场所是办公室，办公室布置得如何，美化的程度如何．足衡量一个秘书能力、水平的标尺之一。

注意布置环境，创造一种和谐舒心的气氛，使内部成员充满朝气，使外来人员产生好感，有利于提高工作效率。

秘书工作机构的职能与要求秘书是一个组织中非常关键的职位。

作为一名秘书，他/她需要承担各种职能，并具备一定的要求和素质。

本文将介绍秘书工作机构的职能与要求。

首先，秘书的职能是协助管理层进行日常工作和决策。

秘书需要协助管理层安排会议，起草和处理文件，管理信息和档案，以及跟进和协调各种任务。

秘书还需要负责安排来访者的会议和行程，为管理层提供必要的支持，并协助解决问题和决策。

其次，秘书还需要负责组织和管理办公室的日常运作。

这包括安排和处理来访电话和邮件，管理办公用品和设备，协调办公区域的卫生和维护等。

秘书还需要与各个部门和团队保持良好的沟通，并协助解决办公室相关问题和需求。

另外，秘书还需要负责处理机密和敏感信息。

秘书通常需要与高级管理层一起处理涉及机密信息的文件和事务。

秘书需要保证这些信息的机密性，并且在处理中遵守相关的法律法规。

此外，秘书还需要具备一定的组织和管理能力。

秘书需要能够合理安排时间和资源，有效管理日程和任务。

秘书还需要具备良好的问题解决和决策能力，能够快速响应和处理各种问题和情况。

对于秘书的要求，首先是对秘书工作的理解和熟悉。

秘书应该对组织的架构和运作有基本的了解，熟悉相关的工作流程和流程。

秘书需要具备良好的沟通和协调能力，能够与各方合作和沟通。

秘书还需要具备较强的组织能力和细致性，能够处理和管理多个任务和细节。

其次，秘书还需要具备一定的专业知识和技能。

秘书应该熟悉并熟练使用办公软件和工具，如Microsoft Office和电子邮件。

秘书还需要具备一定的文件处理和处理能力，能够准确快速地处理文件和信息。

另外，秘书还需要具备一定的语言和书写能力。

秘书通常需要起草和处理文件和邮件，因此良好的语言和书写能力是必要的。

秘书的语言表达能力应该清晰准确，避免歧义和误解。

此外，作为一个职位要求相对较高的职位，秘书还需要具备一定的职业道德和操守。

秘书需要保守机密和敏感信息，并遵守组织的规章制度和职业准则。

秘书的工作环境秘书是一个非常重要的职位，在各个领域都有着广泛的应用。

他们在日常工作中承担着组织、协调和管理的任务，为高层管理者提供各种支持和帮助。

秘书的工作环境是他们发挥职能的基础，对于工作效率和工作满意度都有着重要的影响。

本文将探讨秘书的工作环境，并提出一些改善工作环境的建议。

一、办公场所秘书的工作地点一般是在办公室，在公司或组织内部设立一个专门的办公室供秘书使用是非常有必要的。

这个办公室应该宽敞明亮，布局合理，配备必要的办公设备和工具，如电脑、打印机、传真机等。

此外，保持办公室的整洁和卫生也很重要，可以提高工作效率和秘书的工作满意度。

二、工作工具和技术支持在现代化的办公环境中，各种数字工具和技术已经广泛应用到工作中。

秘书应该熟练掌握办公软件和相关的数字技术，如办公套件、电子邮件、办公自动化系统等。

这些工具和技术可以大大提高秘书的工作效率和工作质量。

此外，公司或组织也应该提供必要的技术支持和培训，确保秘书能够充分利用这些工具和技术进行工作。

三、良好的人际关系秘书的工作涉及到与各种人员的沟通和协调，良好的人际关系是非常重要的。

公司或组织应该鼓励和促进秘书与其他员工之间的良好互动和合作。

此外，提供一个和谐的工作氛围和团队合作的机会也是必要的，这有助于秘书更好地开展工作，增强工作满意度。

四、合理的工作时间和休假制度秘书的工作一般比较繁忙和紧张，因此，合理的工作时间和休假制度对于秘书的身心健康和工作效率都很重要。

公司或组织应该制定合理的工作时间安排，避免加班过多。

同时，对于休假制度也应该合理安排，确保秘书能够充分休息和放松，以提高工作效率和秘书的工作满意度。

五、职业发展和培训机会秘书作为一个专业职位，也需要不断学习和提升自己的知识和技能。

公司或组织应该提供适当的职业发展和培训机会，帮助秘书不断提高自身素质和能力。

这不仅有助于秘书更好地胜任工作，还能够增强秘书的工作满意度和职业发展前景。

结语秘书的工作环境对于他们的工作效率和工作满意度有着重要的影响。

第二章秘书工作职能与职能环境建设本章学习要求：秘书工作职能范畴主要体现在“辅助管理、综合服务”两个方面。

这两个方面既有内容上的区别，又相互渗透。

其共同的目的都是为领导工作的有效和有序提供辅助和服务，以促进领导工作效率的提高。

秘书职能环境有自然环境和人际环境两个方面。

创建优美宜人的自然环境，使人身心舒畅，能有效激发工作热情，提高工作效率；创造良好的职业人际环境氛围，与各方面建立和谐、正常、稳定的职能关系，能有效地行使和实现自己的职能。

要求通过本章的学习，准确理解和把握秘书工作职能范畴的两个方面，即“辅助管理、综合服务”；准确理解和把握秘书职能环境，营造良好的职能环境，从而达到高效履行职能的目的。

第一节秘书工作职能学习目标：●掌握秘书工作职能辅助性和服务性这两个基本特征；●掌握秘书辅助管理职能的内涵——正确获取并利用信息，提供可供选择的决策方案，辅助执行并反馈执行信息，协调各方面关系，形成合力以保证管理效率；●掌握秘书综合服务职能的内涵——通过办文、办会、办事，为领导提供全方位的综合服务，提高管理绩效。

案例导入：中信集团总经理办公室的林秘书工作效率特别高，总能在第一时间把领导交办的事情和应当完成的工作完成得漂漂亮亮的。

她有个爱好，就是对网络情有独钟。

只要忙完了工作，她就在网上看个不停，其他同事约她逛街看电影，她总是推说没空。

久而久之，大家给她一个外号——“网痴”。

她知道后也不介意，依然故我。

其实，林秘书是个有心人，她上网并不是聊天，打游戏、看小说、瞎逛，而是收集与公司业务有关的国际、国内信息，以及与本公司有业务往来的客户的信息，收集加工后整理在一个专用文件夹里，以备不时之需。

当总经理需要什么信息，她从专用文件夹里调出来整理一下，马上就能给总经理送过来，总经理经常夸她工作效率高。

有一次，她从网上得知马来西亚和印度尼西亚发生大规模洪灾，预测我国木材进口价格将大幅上涨，进而必然会影响纸张也大幅涨价。

她马上将信息向总经理汇报。

秘书的职能环境培训资料秘书的职能环境培训资料一、引言作为一个秘书，承担着诸多重要任务，为组织的高效运转提供了必不可少的支持。

本次培训旨在帮助秘书在职能环境中更好地发挥作用，提高工作效率和专业水平。

二、角色和职责1. 提供日常行政支持和办公室管理。

包括答复电话、邮件处理、会议安排等。

2. 提供文书处理和档案管理。

负责文件的起草、整理和归档等工作。

3. 管理会议。

包括会议策划、准备材料、会议记录等。

4. 协助领导层工作。

提供组织和协调支持，确保领导层工作顺利进行。

5. 处理外部关系。

与外部合作伙伴沟通，并维护公司形象和声誉。

三、重要的技能和知识1. 良好的沟通能力。

与领导、同事和外部合作伙伴进行有效的沟通，确保信息的流畅传递。

2. 出色的组织能力。

能够有效地安排日程、会议和文件，确保工作按时完成。

3. 文档处理和档案管理技能。

能够准确地起草和编辑文书，进行档案管理和归档等工作。

4. 技术应用能力。

熟悉办公软件和办公设备的使用，能够提高工作效率。

5. 专业知识和行业背景。

了解行业的相关知识和经验，能够更好地为领导提供支持。

四、高效处理日常工作的技巧1. 时间管理：制定合理的工作计划和时间表，合理安排任务的优先级，提高工作效率。

2. 多任务处理：通过合理的分配时间和专注力，能够同时处理多个任务，提高工作效率。

3. 问题解决能力：对遇到的问题能够迅速反应，并找到合适的解决方案。

4. 团队合作：与团队成员进行良好的合作，分享资源和信息，提高工作效率和质量。

5. 主动学习：与行业保持同步，学习新技能和知识，提升自身职业发展。

五、应对工作压力的方法1. 制定合理的工作计划和时间表，避免工作中的紧迫感和焦虑感。

2. 寻找适合自己的压力释放方式，如锻炼、读书、听音乐等。

3. 提升自我认知和情绪管理能力，关注自身的身心健康。

4. 寻求支持和帮助，与同事和朋友交流分享，减轻工作压力。

5. 保持积极乐观的态度，树立正确的工作心态。

第三章秘书职能环境环境是人类赖以生存和发展的基本条件。

人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的。

职能环境是职能活动的基础。

正确认识秘书职能环境要素，增强环境意识，有效地调适环境，对提高秘书工作效率和效益是十分重要的。

第一节秘书职能环境要素环境是一个系统的、开放的概念。

秘书工作的职能环境具有开放的系统的层次性，各层次环境由多种相互联系的要素组成。

一、秘书职能环境层次结构秘书职能环境可以分为三个层次，即秘书机构的内部环境、秘书所在组织的内部环境、秘书所在组织的外部环境。

三个层次的环境相互联系，对秘书工作都有着重要的影响。

1.秘书机构内部环境（1）秘书机构内部环境的含义秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系，和秘书部门负责人的影响力，秘书部门内部的团队精神、凝聚力，以及秘书的办公设备和办公条件等要素，构成了秘书机构的内部环境。

（2）形成良好秘书机构内部环境氛的要求一是要有一位作风正派，知识、能力全面，经验丰富，具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人。

二是要有健全的工作制度。

有了健全的工作制度，秘书工作行为才有了规范的依据；评价秘书工作才能、工作表现和成绩才有统一的标准；才能确保秘书工作有序地进行。

三是要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程。

有合理的分工，才能各负其责；有紧密的配合，才能在各项工作实务中形成整体合力。

四是要形成灵敏的信息综合机制。

秘书机构是组织信息流动的枢纽，但发挥信息枢纽作用的是秘书机构整体，而不可能仅由个别秘书承担。

五是要形成和谐的人际关系。

工作人员、秘书与秘书部门负责人之间，相互关心，相互体谅、相互支持，不断地加强向心力和凝聚力。

六是要具备一定的办公设备环境。

创造条件建设办公自动化系统，以科学的手段提高秘书机构工作效率。

2.组织内部环境秘书所在组织内部环境，是指秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种条件和因素的总和。

有以下五个要素：一是组织的结构要素，如组织目标、组织机构、人员配备、权力分配、责权关系、工作制度等。