秘书和职能环境91页PPT

财经法规与会计职业道德
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经济环境：
经济环境是指国家和地区经济发展的条件
和水平，以及市场状况、资源配置状况、
经济运行机制、经济发展规划不仅
影响秘书所在组织的生存与发展，从而影
响到秘书工作的物质基础，还影响到秘书
工作的具体内容。只有正确地认识组织所
处的经济环境，秘书和秘书部门才能有效
。
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文化环境要素：
文化环境要素包括社会教育程度、社会价
同状态等，对秘书工作效率、节奏和与各方
面的配合程度，均有密切的影响。反过来，
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秘书所在组织内部环境的构成：
三是组织的生态发展要素。组织是一个有机生长体，组 织适应环境变化的程度，适应、反应的能力，合理配置 各种资源的能力，开拓进取的创新能力，维持组织正常 运转的稳定性、规范性及凝聚力等，对秘书工作的具体 环境和条件均有着决定性影响。
五是组织的物质环境条件。物质是组织存在的载体，组 织的资金、财物、设备等，与秘书工作的办公场所、设 备工具、办公经费等都是紧密联系的。在组织的物质条 件较好的情况下，秘书工作能够得到良好的物质支持； 反之，如果物质条件较差，就会给秘书工作带来困难。
六是组织信息要素。现代管理组织是一个信息输入、转 换、输出的开放系统。组织信息网络的结构、功能、开 放程度、运作速度、抗干扰能力等，对作为组织信息枢 纽的秘书部门有着极大的影响。
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政治环境因素：
政治环境因素主要是指国家的政治制度、
政治体制、政治目标、方针、政策、法律
、法规等，它反映了国家的政治意志和人
民的政治权利与义务，决定着组织和领导
行为的政治方向。无论是政治组织还是其

《秘书的职业角色》PPT 课件
这个PPT课件将介绍秘书的职业角色。从定义、职责、技能和素质，到职业发 展路径、工作挑战和解决方案，以及成功案例，一步步解析秘书的重要性和 成功之道。
秘书的定义和职责
秘书是组织内重要的角色，负责协调管理层的日常事务和保持高效的沟通。他们扮演着桥梁和纽带的角色，确保组 织高效运转。
秘书的成功案例
Grace Li
G race Li，一位秘书专业背景的专 业人士，在实践中展示了优秀的 沟通、组织和协调能力，为公司 带来了巨大的成功，成为行业的 典范。
张小姐
张小姐是一位在公司中担任秘书职 位的专业人士。她通过高效的时间 管理和出色的沟通能力，成功地协 助管理层完成日常工作。
李先生
1 协助管理层
2 组织管理
处理邮件、文件和会议安排等，帮助管理层提高 工作效率。
负责文件和记录管理，以及安排和协调活动和差 旅。
3 沟通协调
作为信息渠道，搭建内外部的有效沟通桥梁。
4 机密保密
处理机密信息，并确保保密措施得到严格执行。
秘书的技能和素质
组织能力
能够有效安排和协调多项任务，保证工作高效有序。
李先生作为公司高层的秘书，他的 组织和决策能力十分出色，为管理 层提供了重要的支持，对公司的顺 利运营做出了重要贡献。
结论和总结
秘书作为组织中不可或缺的角色，承担着重要的协调和管理任务。他们的责 任不仅仅是完成工作，更是为组织的高效运转和成功作出贡献。
沟通能力
善于表达和倾听，与不同层级的人员保持良好的沟 通。
时间管理
能够有效利用时间，合理安排任务和优先级。细致耐心注重细节耐心处理事务，确保准确性和可靠性。
秘书的职业发展路径

精简原则
秘书工作机构的设置应遵 循精简、高效的原则，避 免机构臃肿、人浮于事。
统一原则
秘书工作机构的设置应统 一领导、分级管理，确保 各项工作协调一致、高效 运转。
秘书工作机构类型
办公厅（室）
各级政府及政府部门的综合性 办事机构，协助政府和政府部
门领导处理日常事务。
秘书处（科）
机关、团体、企业事业单位的综 合性办事机构，负责文书处理、 机要保密、信访接待等工作。
争取支持
积极争取上级秘书工作机构的理解、支持和帮助，为下级秘书工作机构的发展创造有利条 件。
协调好与同级秘书工作机构关系
相互尊重
尊重同级秘书工作机构的职权和 地位，不干涉其内部事务，维护 彼此之间的友好关系。
加强沟通
定期与同级秘书工作机构交流工 作情况、经验和问题，共同探讨 解决方案，促进双方工作的顺利 开展。
主动思考建议
秘书应主动思考工作中遇到的问题，提出建设性意见和建议，为领导 决策提供参考。
积极为领导分忧解难
协助处理日常事务
秘书应积极协助领导处 理日常事务，如安排会 议、接待来访者等，减 轻领导的工作负担。
主动承担责任
秘书应主动承担责任， 积极解决工作中遇到的 问题和困难，为领导排 忧解难。
提供信息和建议
进度监控与反馈
绩效评估与奖惩
对各项任务的完成质量进行评估，根 据评估结果进行奖惩，激励员工积极 完成任务。
对各项任务的完成情况进行实时监控， 及时向领导反馈进度和结果。
03 秘书工作机构人员要求
政治素质要求
坚定的政治立场
秘书人员必须具备高度的政治觉悟，始终保持正 确的政治方向。
敏锐的政治观察力
能够准确把握政治形势，对政策变化有敏锐的洞 察力。

要注重在方向上的参谋辅助； 要注重在扩大信息量上的参谋辅助； 要注重优化信息结构方面的辅助。
2、排除信息干扰
各种形式的信息干扰是造成领导和管理 工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导 者排除来自各方面的信息干扰，包括：
要注重排除思想障碍造成的干扰； 要注重排除感情障碍造成的干扰； 要注重排除利益冲突造成的干扰； 要注重排除时空因素造成的信息干扰。
技能，提高管理绩效。
案例导入
•
林明花受聘到中信集团总经理办公室任秘书，总经理要她以
专业的眼光对眼下显得杂乱的办公室重新进行设计布局。
•
目前公司的办公场所确实显得杂乱：办公室的设备虽然是新
的，但摆放零乱；男职员办公桌上的文件、文件夹乱糟糟地堆着；
女职员办公桌上个人照片、零食和化妆包到处可见；打印纸东一
案例导入
• 中信集团总经理办公室的林秘书喜欢上网， 她上网并不是聊 天、打游戏，而是收集与公司业务有关的国际、ห้องสมุดไป่ตู้内信息以及与 本公司有业务往来的客户的信息。
•
有一次，她从网上得知马来西亚和印度尼西亚发生大规模洪
灾，预测我国木材进口价格将大幅上涨，进而必然会影响纸张也
大幅涨价。她马上将信息向总经理汇报。公司据此大批购进纸张
仍然还是辅助领导工作的秘书；但已受权，变成拥有
独立理事的领导权者，故此时成为拥有双重身份的角
色。
•
要与领导者保持密切沟通。特别是当环境变化或
其他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向
授权者请示，并遵从其新的指示办理。
第二节 秘书职能环境建设
学习内容 一、秘书职能环境的含义 二、秘书职能的自然环境 三、秘书职能的人际环境
的是使领导 摆脱繁杂事务， 有更多的时间和 精力抓管理大事， 以提高管理绩效。

说话得体
• 某天上班时间内，老总走到策划部主管高 慧的身边突然问了一个莫名其妙的问题： “小高，我问问你，‘美眉’是什么意思?” 高慧忍不住地笑了：“您是不是也想找个 美眉?”“哪里，美眉是什么玩意儿我都不清 楚，我找它干什么?”老总说，“我在家老听 我孩子说美眉什么的，我问他什么意思， 他只朝我傻笑不告诉我，今天我听见我的 秘书在我办公室也说‘美眉’这个词，所 以好奇，问问你。”
2、秘书工作机构的性质
• 秘书工作机构由其职能据顶具有机密性、 辅助性、综合性、服务性四种特性。
• （1）机密性 • 秘书部门掌管机密文件（政治机密、经济
机密或者人事机密、商业机密、科技机 密），组织和参加各种会议（必然有部分 内容是涉及机密的），承领导之命办理各 种事务，负责组织内部的安全、保卫工作， 因此，首先具有机密性。
• 纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由 度大，上下沟通方便。
2、秘书工作机构的名称与组织形式
• （1）名称：我国的秘书工作机构有广义和 狭义之分，广义的是指秘书长或办公厅主 任领导下的办公室，其名称由机关、单位 或首长名称加秘书机构名称组成，如国务 院办公厅、四川省人民政府办公厅、郫县 人民政府办公室等；
• 狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、 室、股等部分，统辖于机关、单位或办公 厅之下，只负责文书、会务、联络、接待 工作。
注意
• ◆我们要分清两个误区： • ——并非所有的"办公室"都属于秘书机构。
如:外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、 台湾事务办公室、工业交通办公室等就不 是秘书机构。因为这些机构所承担的职能 并非秘书机构的职责。
• 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高 学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼，

第六章：秘书职能环境
（四）开发职能资源环境
1、合理开发领导机关给领导人的影响力资源。 2、注重开发智能环境中的信息智能资源； 3、注重从协调和加强各方面关系中，开发智能环
境中的能量资源。
第六章：秘书职能环境
二、秘书对智能环境的优化 职能环境优化的标准： 1、信任度
秘书在机关领导、部门、群众中的职能形象越 好，则越可能得到多元、多层职能活动对象的 信赖与亲近。较高的环境信任度，是秘书履行 本职任务、取得理想工作成绩的基本因素。
⑴组织的结构要素→权力分配、权力运行 ⑵组织动态运行要素→效率原则 ⑶组织生态要素→应对机制、创新原则 ⑷组织心态要素→宽容、和谐，团队精神 ⑸组织的物质要素→条件 ⑹组织信息要素→ 高效的信息获取，流畅的信息处理
第六章：秘书职能环境
（三）组织外部环境
组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的、相 互联系的系统。宏观的国际国内经济、政治、文化、科 技等对各类管理组织及其秘书工作的影响是总体性的； 行业系统、地区、市场、竞争与合作状况及社区公众等， 对各类管理组织及其秘书工作的影响，具有局部性、特 殊性和具体针对性。
第六章：秘书职能环境
意义：
在管理系统中，秘书人员的特定职能，规定了其特定地 位与作用：围绕系统领导，沟通上下左右，通过相对独 立的秘书活动，在各层次之间，发挥综合、辅助性的中 介纽带作用。适宜的职能环境，即同作用对象建立起一 种信任、和谐的职能关系，自然也就构成秘书人员获取 良好活动效果的重要条件。环境优化程度愈高，秘书的 职能活动就愈见顺畅，作用也可能愈益显著，两者之间 成正比效应。秘书绝对不可轻视对职能环境的建设。
第六章：秘书职能环境
2、和谐度 秘书的基本职能活动几乎都是在与各种活动对 象的双边双向效中进行的，那么，环境谐振度 越强，职能活动对象给予的具体支持与配合越 积极，秘书实际工作的质量与效率当然也就会 越高。谐振关系失调，你热他不热，你急他不 急，你有所祈求他却消极敷衍，此种状况，均 是秘书在进行实际工作之前和之中，必须排除 的障碍。