HSF记录控制程序

二阶文件 文件编号 QQB-001 页次 1/6

文件名称 文件控制程序 版次 1.0

※ ※ 修 订 履 历 ※ ※

项次. 修订日期 修 订 内 容 版本版次

1 2021.06.15 初 版 发 行

1.0

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核准

审核

修订

二阶文件 文件编号 QQB-001 页次 2/6

文件名称 文件控制程序 版次 1.0

1、目的

为确保公司管理手册(包括ISO9001:2015、ISO14001：2015、QC080000:2017)所使用之文件处理迅速、正确流通、应用及管制，确保各相关部门能适时获得有效且适宜之最新的文件，而制定本文件。

2、范围

适用于公司所有与管理手册有关的文件和资料控制。

3、权责

3.1文件制订、修订及废止：管理手册由管理者代表起草编制;程序文件,三阶文件由部门主管主导负责编写。

3.2文件审查：管理手册由管理者代表或经理级(含)上审查;程序文件由部门主管审查，三阶文件由部门次负责人审查。

3.3文件核准：管理手册由总经理或其代理人核准;程序文件由管理者代表或经理级(含)以上核准;三阶文件由部门最高主管核准;相关记录由各部门主管签核即可。

3.4文件分发、回收、销毁及管制：文管中心（D.C.C）。

4、定义

4.1一阶文件：纲领性文件，如管理手册；

4.2二阶文件：相关程序文件；

4.3 三阶文件：相关之作业指导书、检验指导书等说明如何执行作业及相关管理办法之文件；

4.4 四阶文件：表单；

4.5 外来文件：非公司内部编写的相关文件(如:客户图面、标准、承认样品等) ；

5、作业内容

文管中心建立“文件发行总览表”以规定所有文件之制、审、核权限及版本状况。

5.1 制订

所有程序书要求格式一致性。除外来文件外,其作成方式应依照文件内容规定来进行并填写《外来文件接收记录表》。

质量HSF环境记录管理程序

一、目的和范围

1.1目的：

本程序的目的是确保质量HSF环境记录的正确性和有效性，以提供充分的证据来支持产品符合相关质量标准和要求的要求。

1.2范围：

本程序适用于所有参与质量HSF环境记录的部门和个人。

二、定义和缩写

2.1定义：

2.1.1质量HSF环境记录：指记录质量HSF环境活动、结果和问题的文件或电子记录。

2.2缩写：

2.2.1HSF：卫生和安全因素。

三、程序内容

3.1文件标识

3.1.1所有质量HSF环境记录都应具有唯一的标识符，以便可以追溯和检索。

3.2记录内容

3.2.1质量HSF环境记录应包括但不限于以下内容： -日期和时间：记录生成的日期和时间。

-记录描述：对记录内容进行简要描述。

-记录要素：记录所涉及的质量HSF活动、结果或问题的具体要素。

-数据和信息：记录相关数据、信息和文件的具体内容。

3.3记录管理

3.3.1质量HSF环境记录应存储在适当的位置，以确保其安全和保密性。

3.3.2质量HSF环境记录应根据相关标准和要求进行分类、归档和保留。

3.3.3质量HSF环境记录应定期进行复核，以确保其完整性、准确性和有效性。

3.3.4质量HSF环境记录应进行版本控制，并在进行更改时进行相应的变更控制。

3.4记录可追溯性

3.4.1质量HSF环境记录应能够追溯到相应的质量HSF活动、结果或问题。

3.4.2质量HSF环境记录应能够提供充分的证据来支持产品符合相关质量标准和要求的要求。

3.5培训和意识

3.5.1所有质量HSF环境记录的相关人员应接受必要的培训，并具有足够的意识来正确使用和管理质量HSF环境记录。 3.6监督和审核

3.6.1质量HSF环境记录的使用和管理应定期进行监督和审核，以确保其正确性和有效性。

3.6.2监督和审核的结果应纳入持续改进计划，并采取相应的纠正和预防措施。

四、责任和授权

4.1质量部门负责制定和维护质量HSF环境记录管理程序，并对其进行监督和审核。

HSE记录控制程序

1．目的

对HSE管理体系所要求的记录予以控制。

2．范围

适应于为证明产品符合要求和HSE管理体系有效运行的记录。

3．职责

3.1综合办公室负责组织编制、监督、管理各部门的HSE记录，负责保管超过一年的HSE记录。

3.2各部门负责收集、整理、保管本部门的HSE记录。

3.3各部门负责人对本部门使用的HSE记录格式进行审核，由办公室负责批准发放。

4.程序

4.1 HSE记录的标识、编号

HSE记录的标识、编号按照《文件控制程序》执行。

4.2 HSE记录填写

4.2.1HSE记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。

4.2.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

4.3 HSE记录的贮存、保护、保管

4.3.1各部门必须把所有HSE记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的HSE记录必须保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录在保存一年后交综合办公室保存。

4.3.2综合办公室编制“HSE记录清单”，将公司所有与HSE管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、保存期限、使用部门等内容，并汇集备案HSE记录的原始样本；各部门应将本部门使用的“HSE记录清单”作为部门作业文件的附录，并汇集本部门的HSE记录原始样本。

4.3.3办公室每六个月要检查一次各部门HSE记录的使用、管理情况。

4.4 HSE记录发放、借阅和复制

4.4.1各部门填写《文件发放、回收记录》，向综合办公室领用所需记录空白表。

4.4.2各部门保管的HSE记录应便于检索，需借阅或复制者要经相关部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人登记备案。

印

章

处 XX有限公司 文件编号

HSF文件控制程序 版 本 A0

页 码 第 1 页 共4 页

生效日期

文件修订状况

序号 制（修）订说明 版次 制（修）订日期 制（修）订人 批准人 备注

1 First Release/第一次发行 A0

文控中心 评 审 部 门

是否评审 □生产部 □品质部 □研发部 □财务部 □销售部

□ 要;

□ 不要;

制订部门 □资材部 □采购

□综合管理部 □工程部

制 订 审 核 批 准 印

章

处 XX有限公司 文件编号

HSF文件控制程序 版 本 A0

页 码 第 2 页 共4 页

生效日期

1.目的:

对HSF无有害物质管理体系文件进行控制，确保相关场所使用的文件均为有效版本。

2.适用范围：

适用于所有HSF无有害物质管理体系文件的控制，包括HSF管理手册、形成文件的程序、作业性文件及外来文件。

3. 职责：

3.1总经理在HSF管理手册发布前批准文件的适宜性。

3.2.HSF无有害物质程序文件由其主要责任部门负责编制，管理者代表审查，总经理批准。

3.3.品质部负责组织所有HSF无有害物质管理体系文件的发放、更改控制和管理。

3.4.操作规程等其它支持性的HSF无有害物质管理体系文件的管理由各有关部门负责编 制、管理者代表批准。

4.流程图：

无

5.程序内容：

5.1.HSF文件分类：

本公司内部HSF文件分为四级：一级文件：HSF管理手册；二级文件：HSF程序文件；三级文件：检验标准书、作业指导书；四级文件：HSF产品过程的相关记录。

5.2.HSF外来文件管控：

外来文件主要为客户有害物质管控标准及相关法律法规HSF管控标准的收集。

5.2.1.各客户的HSF管控信息收集方式，可根据客户要求，至客户要求网站进行下载或以其它方式每月一次定期向各客户进行HSF相关标准信息的收集汇总，并形成公司内部的外来文件进行发行。外来文件的编号及格式不作统一要求，文控中心对收集到的HSF外来文件需加“外来文件”标识。