费用报销及票据粘贴规范

四川XXXX科技有限公司

费用报销及票据粘贴规范 JW-ZD-2022-02

第一章 总则

1. 目的

为加强财务管理，使公司的会计档案标准化、规范化，依据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》的有关规定，对财务受理的费用报销及原始凭证（各类发票）的粘贴要求进行规范，请大家认真遵照执行：

2. 报销范围

本制度适用于公司日常发生的各项费用支出，包括但不限于招待费、会议费、广告宣传费、车辆费用、各类办公费、职工福利费、差旅费等报销。

3. 适用范围

本办法适用四川XXXX科技有限公司（以下统称公司）。

第二章 费用报销规定

1. 招待应酬费报销规定

1.1 业务招待费审批规定

业务招待费的范围：指公司在经营活动中因开展业务而发生的餐费、烟、酒、礼品等相关费用。

1）公司发生的业务招待需在钉钉填写《业务招待申请单》，公司负责人的批准（特殊情况可邮件报批）后由执行，并在报销时将《业务招待申请单》、《费用报销单》并附招待清单（菜单、礼品清单）一起提供给公司财务。

2）公司需严格控制招待费支出，严禁以招待费名义报销个人费用。

3）财务部按规定审核原始票据的合理、合规、合法性，按部门做好核算工作，两个（含）以上部门共同参与的业务招待，报销时经办人必须计算分摊金额，否则按经办部门核算。

4）费用报销严禁非本人代领及代报，参与招待活动的人员（公司负责人除外）以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请，并自己审批报销，否则财务有权拒绝报销。

1.2 业务招待费开支标准

发生招待费用要按节约原则，严格控制陪同人员，重点招待、特殊招待需由综合部负责人统一安排签约招待商家，按以下标准执行：

1）一般招待，人均不超过100元；

2）重点招待，人均不超过200元；

3）接待对象在10人以内时陪餐人数不得超过3人；超过10人时不得超过接待人数的1/3。

4）送客户茶叶、购物卡，礼品不能再发生报销。

5）以上费用及招待事项均需由总经理先行同意方可支出。

1.3 礼品费用审批规定

1）礼品由公司统一订制。因特殊情况确需自行购买的需按规定进行审批。报销时需提供商场、超市电脑打印的商品清单，节假日招待需事先审批，若未事先审批拒绝报销。

2）礼品管理应视同库存商品管理，由综合部负责保管。赠送统一订做的礼品需填写《礼品领用申请单》并经部门负责人审核，公司负责人审批后进行。

凭签字完整的礼品领用单开《出库单》，月末对礼品领用情况进行统计归集报送财务，按领用的部门归集费用。

2. 宣传费用的报销规定

2.1 宣传费的审批规定

宣传费的列支范围：包括对外发放宣传品、业务宣传资料、展会支出、印有企业标志的礼品、设计费、以及上述与产品宣传相关的食宿费、材料费、人工费，服装费、场地租赁费等。广告费一般应通过媒体传播，如利用报刊、电视、广播、楼宇广告、网络等途径做的宣传。

1）市场宣传活动必须签订正式合同，合同需由部门负责人提请，财务负责人审核，总经理审批后交财务部备案。

3）广告费报销时需提供正式的广告业专用发票，媒体广告需提供相应的广告实际刊播的监控报告。

4）展示展览类活动（包括活动过程中发生的礼品支出）需事先提供整体活动预算，与展会主办方及礼品供应商等签订的合同。根据预算和合同进行付款，报销时需提供活动明细清单。

5）各种宣传资料印刷需签订合同，付款时需提供合同及发票、印刷资料样品及入库单等。

3. 车辆费用报销规定

公司的车辆费用按公司制定的《车辆使用管理办法》的规定执行，私车公用需提前与公司签订相应的协议方可在限额内列支，未签订《用车协议》的个人车辆相关费用不予报销。

4. 各类办公费用报销规定

办公相关费用包括：办公纸张费用、印刷费用、办公用品、电子设备类耗材等低值易耗品、修理费用、咨询费用、招聘费等零星开支。

4.1 办公用品

1）各部门工作所需专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，经审批后由综合部统一安排印制。

2）各部门在钉钉填写提交《采购申请》经审批后公司统一采购。

3）办公用品只能用于办公，不得移作他用。个人领用办公用品应妥善保管，如有遗失应照价赔偿。

4）办公费用报销必须严格按照公司费用审批程序执行，部门超出月度预算的办公费用将不予审批。

5）各部门所需办公用品统一到综合部领用，办理领用登记并记入部门费用。

4.2 定期结算的固定费用

办公用房租赁费、水电费用等费用，由综合部进行办理，经办人按合同约定结算费用时，需填写费用报销单（附报销明细），报部门负责人审核，财务负责人复核后报公司负责人审批后付款。首次报销的定期结算费用如租赁费必须要有租赁合同复印件。

4.3 市内交通费

市内交通费的列支范围：是指员工因公外出在市内区间办理公务应优先选择公共交通工具出行，确因特殊情况不便乘坐公共交通工具时，方可改乘出租车等其它交通工具。乘用出租车辆时必须经部门负责人同意方可乘坐。实际付款金额如果小于票据载明金额时，则应在该票据显著位置注明实际付款金额，财务按实付金额据实报销。

4.4 邮寄、运输费

邮寄、运输费的列支范围是指：文件、物品需要经过运输达到目的地所发生的费用。日常的邮寄费用应由经办人员邮寄后将快递凭据及时交与综合部，由综合部月末整理凭发票统一报销。因公产生货物运输费报销的需将货运单及商品出库单复印件与发票一并报销。

4.5 投标费

投标费指按照招标文件规定的要求，在规定的时间和地点主动向招标人递交投标文件并以中标为目的的所发生的相关指出。包括：购买的标书费、标书的相关制作费、中标后的履约保函费等。

投标费报销要凭发票及经总经理审批的投标意向书复印件。

4.6 研发经费

研发经费指企业为开发新技术、新产品、新工艺发生的研究开发费用，未形成无形资产的要计入当期损益。研发经费包括新产品设计费、新工艺规程制定费以及与研发活动直接相关的技术图书资料费。从事研发活动直接消耗的材料费用。专门用于研发活动的仪器、设备的折旧费或租赁费。专门用于研发活动的软件、专利权、非专利技术等无形资产的摊销费用。研发成果的论证、评审、验收费用。

研发经费列支时要附相关项目立项研发文件及研发项目研究可行性报告。

5. 各项补贴开支规定

5.1 工作餐费开支规定

出差期间工作误餐补贴按公司标准进行报销。

5.2 劳动保护用品支出规定

根据业务岗位实际需要，公司购置劳动保护用品应按实际购置开支，不得发放补贴。

6. 职工福利费用开支规定

职工福利费的列支范围包括职工集体福利以及用于员工个人的福利。

6.1职工体检费用

公司根据需要组织安排职工的体检费用可以凭据在福利费用列支，不得发放补贴。

6.2职工探访慰问费用

公司对职工进行家访和慰问发生的费用可以在福利费用内列支，家访和慰问的费用标准由公司根据实际需要适当掌握；均须凭据开支，不得发放补贴，严禁用慰问名义在福利费用内发放每人补贴。

6.3团体活动费

公司根据企业文化建设需要，组织职工团队活动费用可以适当开支，须凭据开支不得发放补贴。

第三章 费用报销填写、审核

1. 报销审批规范

费用报销流程：

填写报销单===>部门主管核实===>综合部复核===>会计复核票据===>总经理审批 ===>出纳付款。

1.1报销流程由经办人本人提交申请，多人共同产生的费用由职位最高的成员提交申请，不得交由他人代为提交报销，否则视为弄虚作假处理。

1.2费用报销时由申请人本人填写纸质报销单并粘贴原始凭证，经逐级审批通过后由出纳进行款项报销并存档。

1.3 报销单应按流程逐级审核签字，不得跳级越级审批。

1.4 所有费用报销均应在费用发生后10个工作日内提交申请，超时未提交视为放弃报销。

1.5 如申请人出差中需提交费用报销的，可在钉钉上申请“差旅报销”或“日常报销”，填写报销单并拍照上传原始凭证/票据，经逐级审批通过后，出纳打印审批单进行款项报销存档。差旅结束3个工作日内补交纸质报销单及原始票据。

1.6 跨年费用不允许列支，当年费用不晚于次年1月7日前报销。当年借款应当年结清。

2. 费用报销填写规定

2.1报销单填写规范

填写报销单应字迹工整、清晰、不得涂改，费用报销单必须用蓝、黑钢笔或签字笔书写，不可使用圆珠笔或铅笔书写。阿拉伯数字要加上人民币符号，如：报账金额为12345元，则在阿拉伯数字填写栏内填写￥12345.00，人民币符号与数字之间不得有空格，不得连笔。具体填写说明：

1）在“经办人”处填写经办人姓名，在费用报销单的右下角“领款人”处由实际报销领款人签字。

2）在“部门”处填写申请人所属的部门。日期如实填写报销时的日期。

3）“报销内容”处填写费用支出的用途。如“办公费-办公用品”。

4）“金额”此处填写实际发生金额，“单据张数”填写原始单据的数量。

5）“合计”处用阿拉伯数字填写。“合计”此行上方有空栏的，由左下方斜向上划对角直线注销。

6）“金额大写”此处填写合计大写金额。金额最大单位前用“ⓧ”补齐，大写金额空白部分应填零，不得划——。人民币大写字样：零 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 。

2.2 原始单据规范

1）发票应加盖销售方发票专用章，加盖其他印章无效（个人到税局代开的增值税普通发票及电子发票除外，税务局盖代开发票章），印章应与销售方名称一致，否则不予报销。

2）发票上未列清详细品名、数量、单价的（比如只写了“办公用品一批XXX元”）以及各种购买物品的定额发票，无论金额大小均必须附有加盖销售方财务专用章的购货清单或小票，收据（现金收款）上要求加盖销售方财务章，未加盖销售方财务章的不予报销。

3）差旅报销时出差日期和行程不同、手撕定额发票连号或同一号段的，不予报销。

4）消费时获取的手撕定额发票应印有国税监制章，并且有防伪识别码或水印，国家税务局在中间，市税务局在下方的发票才是正规发票，否则视为无效发票。

5）票据的证据关系链应该清晰可查，从发票上能清晰透露出所办理业务的逻辑关系（时间、地点、交通工具、食宿等信息）；付款与附件（采购存货）需要匹配，支付哪笔订单，哪个时间段的款；预付款需要附采购合同或填写付款清单信息。报销人需在电子发票上签字。

3. 票据粘贴要求

粘贴票据时多张凭证不能把上面的印章、单位名称、税号、商品和服务名称、金额粘住。提示：不是每张发票都要单独贴原始凭证粘贴单，原始单据面积过小（小于粘贴单面积）的单据，可先按一定形状、次序和类别排列，再逐一粘在原始粘贴单上；对大于粘贴单的住宿发票、合同等原始单据（如机打增值税发票）要撕掉虚边并对齐粘贴单的左上角粘牢即可。

3.1分类:对于集中较多的票据按照内容进行分类，如过路费、停车费、的士费、机票、汽车票、火车票、高铁票、地铁票、餐饮费发票、住宿发票等，按照形状、类别、时间进行分类。

3.2准备:原始凭证粘贴单、胶水、报销单（差旅费报销单、费用报销单或付款申请单）。

3.3 粘贴：

1) 小票（过路费、停车票、火车汽车票等）沿原始凭证粘贴单左边留出一厘米装订线，将票据按类摆放备用；

2) 将胶水涂抹在票据左侧背面靠上的三角部分，沿着原始凭证粘贴单内侧和原始凭证粘贴单的下、右两边依次均匀排开；