浅谈高校学籍档案的管理

学籍 档 案 反 映 了每 个 学生 在
处 提 供 学 生 个 人 信 息 、成 绩 记 录 ； 招生 部 门提供 招生 录取 名 册 ； 生 学
及 毕 业 生 分 配 情 况 。 这 种 多 头 管
校 的成长 过程及 学校 的管理 水平 ， 出 国深 造 、 修 课程 、 办 学 历 证 免 补
单 位 要 求 提 供 学 生 的 入 学 录 取 名
册办 理相关 手 续 ， 因受 到档案 保 但
密 性 的 制 约 ，这 项 工 作 难 以展 开 ， 令档 案工作 者无 所适从 。 ４ 经 费 投 入 不 足 与 档 案 信 息 、 化 人 才 缺 乏 致 使 学 籍 档 案 数 字 化
业务纵横
浅谈高校学籍档案的管理
口 陈 ！
古
校 学 籍 档 案是 指 高校 在 招 生 好 毕 业 证 书 鉴 定 的 基 础 和 保 障 。提 行 电 子 学 籍 档 案 ， 样 会 出 现 数 据 同 １ 日Ｊ录 取 、 学 活 动 、 籍 管 理 、 供 系 统 、 整 的 学 籍 档 案 ， 用 人 录 入 差 错 率 高 ， 籍 变 更 时 未 能 及 教 学 学 完 为 学 位授予 、 业 生 就业等 过程 中形成 单 位减 少 了经济 损 失 ， 假 文凭 再 时 补 录 ，更新 电 子记 录脱 节 等 现 毕 使
校 学 籍 档 案 管 理 ， 分 体 现 了 以人 充 为 本 思 想 在 高 校 的 具 体 实 施 。１ ９ ９ ９ 年 全 国高 校 大 规 模 扩 招 ， 校 招 生 高
人 数增 加 了五 倍 ，规 模 居 世 界第
一
随 着 社 会 科 学 技 术 的发 展 ， 对 人才 需求 的多 样化 ， 校学 籍 档案 高 信 息 资源 已成 为服 务 社 会 最 为频 明 ， 籍 档 案 在 高 校 档 案 利 用 中 占 学 据 ８ ％ 以 上 ， 见 学 籍 档 案 的 作 用 ０ 可 越 来 越 受 到 重 视 。 同 时 ， 籍 档 案 学 因其 原 始 真 实 性 、周 期 系 统 性 、 多
进 展 缓 慢 。 由于 高 校 大 规 模 扩 招 ，
数 ，直 接 导 致 学 籍 档 案 数 量 的 剧 样 复 杂 性 ， 成 了 一 个 庞 大 的 “ 构 数
增， 无形 之 中加重 了高校档 案 工作 据 库 ” 在 实 际 工 作 中 ， 籍 档 案 管 ， 学
者 的 工 作 压 力 ， 时 也 给 学 籍 档 案 理 存 在 的 问题 也 逐 渐 暴 露 出来 。 同
的对 国家 、 会 、 校 有保 存 价 值 社 学 无 可乘 之机 。 二 、 籍 档 案 管 理 存 在 的
３ 数 量 庞 大 的 学 籍 档 案 给 深 、
的文字 、 图像 、 像 等 原 始 记 录 ， 声 它
是 以人 为 记 录 对 象 的 档 案 。做 好 高
２ 档 案形 成过 程 的特 殊性 造 、
高 校 档 案 工 作 信 息 化 进 展 的瓶 颈 。
高 校 档 案 工 作 不像 经 济 领 域一 样
能 产 生 立 竿 见 影 的 社 会 与 经济 效
时 用 人 单 位 取 材 的 主 要 依 据 。 以 存 恒 不变的任 务 。
管 理 带 来 了很 多 问题 。
一
１ 多 头 管 理 造 成 档 案 材 料 的 、 不统 一 。 校 学籍档 案 由各部 门提 高
、
学籍 档案 管理 的必要性
供 的材 料 汇 总 而 成 。 常 是 由 教 务 通
投 入 在 学 籍 档 案 管 理 上 的 经 费 往 往 不 足 ， 案 部 门 在 协 调 与 其 它 部 档 门 关 系 、 立 统 一 的 管 理 平 台 上 显 建 被 动 局 面 ，前 端 控 制 ” 无 法 落 实 ， “
度 开 发 利 用 带 来 难 度 。尽 管 不 少 高 校 很早 就提 出建设 信 息化 档案 馆 ， 但 在 实 践 中 成 效 甚 微 ， 能 有 效 地 不 整 合学 校各 部 门的档 案信 息 资 源 ， 没 有 真正对 档案 信息 进行 深 加 工 ，
数 据 资 料 ， 为 教 学 管 理 、 学 改 来 教 革 、 导 决 策 服 务 。 现 在 某 些 用 人 领
理 ， 之 各 个 部 门 都 有 自 己 的 管 理 加
影 响 了档 案 工 作 的 顺 利 开 展 。精 通 档案 信息 化建 设 的人 才奇 缺 ， 目 是
前高 校普 遍存 在 的 问题 ， 是 制约 这
各 造 学 籍 档 案 是 为 用 人 单 位 选 拔 系 统 ， 自不 能 相 互 兼 容 ， 成 资 源 的 极 大 浪 费 ， 可 避 免 地 加 重 档 不 案 工作者 的重 复劳 动 。
。
就 广 东 工 业 大 学 而 言 ，０ ７年 ２０
繁 的 查 阅 利 用 信 息 。 统 计 数 据 表 并 从 中 提 炼 出有 规 律 性 、 论 性 的 结
全 日制 本 专 科 毕 业 生 人 数 是 ５ ０ ００ 余 人 ，而 ２０ ０ ８年 毕 业 人 数 就 达 １ ０ ０余 人 了 。精 英 教 育 逐 步 转 变 ００ 为平 民教 育 ，急剧 增 加 的招 生 人
使 具 有 法 律 凭 证 作 用 。 为 学 生 办 理 处 负 责 学 生 在 校 的 奖 惩 情 况 记 录 得 力 量 薄 弱 ， 档 案 工 作 始 终 处 于 可
明 、 称 评定等提 供依 据 。 职 人 才 提 供 学 历 验 证 最 行 之 有 效 的
方 法 。 籍 档 案 是 证 明 学 生 获 得 知 学 识 的第 一 手 材 料 ， 学 生 走 向 社 会 是