高校学生档案管理办法

学生档案管理办法（草稿）第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。

依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。

学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。

第二章档案管理机构、原则及其职责第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中心集中负责管理。

第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。

第六条学务部学生档案管理职责：（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；（二）办理学生档案的查阅、借阅；（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；（六）办理其它有关学生档案事项。

第七条院系及相关职能部门的职责：（一）教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；（二）各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。

（三）就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。

第三章档案的保管与保护第八条根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。

第九条做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作（一）学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。

XXXX大学学院全日制普通本科学生档案管理办法第一章总则第一条为加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》、《XXXX学院档案管理办法》和相关法律法规，结合我校学生档案管理工作实际，制定本办法。

第二条本办法所称学生档案是指全日制普通本科学生档案。

第三条学生档案是今后个人人事档案的重要组成部分,是国家、社会和各级组织全面了解、选拔和使用人才的重要依据之一。

学生档案工作必须严格贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全，有效地为学生和用人单位服务。

学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、利用、转递等相关管理工作。

第四条学生档案实行统一管理、集中保管的原则。

学生档案管理是学生管理工作的基础性内容和毕业生就业工作的基本环节。

学校招生就业处负责全校全日制普通本科学生的档案管理，各学院及有关单位协助做好学生档案材料的收集和归档工作。

第二章学生档案材料的收集与整理第五条学生档案应及时收集、整理，不断充实完善，一般应包含以下材料：（一）入学前材料：包括中学学籍表、普通高校招生考生体格检查表、考生志愿信息确认表、考生报名登记表,入党、入团材料等（专升本学生还应有专科毕业学校的材料）。

（二）招生录取资料：新生电子档案（普通高校招生考生体格检查表）。

（三）学籍材料：包括结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。

（四）学习材料：包括在校学习期间的学生成绩单。

（五）鉴定材料：包括毕业生教育（专业）实习鉴定表。

（六）毕业有关材料：包括报到证、毕业生登记表、毕业生体检表、教师资格认定申请表等材料。

（七）处分材料：包括在校期间违反校纪校规、触犯国家法律法规等校级材料。

（八）奖励材料：包括在校期间获得校级及校级以上表彰奖励的有关审批表等材料。

（九）组织材料：入团、入党的申请书、入党积极分子教育考察登记表、思想汇报、发展党员综合性政审材料、党员转正申请书、入团、入党志愿书等。

学生档案管理办法第一章总则第一条学生档案是反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的重要文件，档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。

为了进一步加强我校学生工作的标准化建设，根据上级有关文件精神,结合我校实际,制定本规定。

第二条学生档案管理工作要本着为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持实事求是的工作方针，实行统一管理、严密保管的办法，维护其真实性和完整性。

第三条学校有关职能部门和系部是学生档案材料的形成部门和管理部门，必须认真贯彻国家相关的法律、法规和党的组织人事等工作的政策、规定。

收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第四条学生处为学校学生档案的统筹管理部门，学生档案材料的收集、归档和送交等具体工作分别由各相关职能部门和各系部负责。

第五条参与学生档案的收集和管理的部门要认真研究和探讨学生档案管理的经验，使我校学生档案管理更加规范化、制度化、科学化。

第二章学生档案的收集第六条新生报到入学后，应将本人考生档案交所属系部审验、归档。

新生持录取通知书无法领取到档案的，由学校招生部门负责协调。

第七条学生档案材料主要包括以下内容：(1)考生档案；(2)学生入学登记表；(3)思想品德学年鉴定表；(4)毕业生登记表；(5)军训鉴定表；(6)学生成绩表；(7)团档案材料；(8)入党材料；(9)就业报到证存根；(10)在校期间获得奖励(包括奖学金)、表彰以及惩处材料；(11)其他可供组织参考的有保存价值的材料。

以上各项中第(1)项由新生入学时学生本人提供；第(2)、(3)、(4)项由学生处督办；第(5)项由武装部督办；第(6)项由教务处督办；第(7)项由团委督办；第(8)项由组织部督办；第(9)项由学校就业管理部门督办；第(10)、(11)项根据实际情况由相应部门督办。

以上各项档案材料的具体收集工作由学生处协调完成。

第八条学生处应安排专人负责学生档案材料的收集归档，原则上应每学年收集归档一次。

学院学生档案管理办法学生档案是学生在校学习期间所形成的具有保存价值的原始记录，是学生个人经历、成长历程的真实记载。

为确保学生档案材料完整、妥善保管、利用充分、安全转递，根据《大中专毕业生档案管理若干规定》和《职业技术学院档案管理办法》相关文件，结合学校实际情况，制订本管理办法。

一、学生档案管理体系（一）学生档案管理院（系）负责制。

院（系）学工科负责学生档案材料的收集、归档、整理和保管工作。

学生处、教务处、招生就业处、团委、党委组织部等学生管理职能部门积极参与，各负其责，统一接受学校办公室的业务指导和检查。

（二）相关部门和单位职责1.学生处学生档案管理职责（I）制定、完善学校学生档案管理规章制度，统筹学校学生档案管理工作；（2）建设和培训兼职学生档案管理队伍，指导、检查院（系）学生档案管理工作；（3）负责接收新生档案，转交至相应院（系）；（4）及时印刷、发放学生档案相关材料；(5)办理离校毕业生档案的转递邮寄工作；(6)做好学生档案数据统计、分析工作。

2.院(系)学生档案管理职责(1)新生入学资格审查时，院(系)按照上级管理部门和学校招生就业处要求，做好新生档案材料的收缴、核对和审查工作；(2)院(系)对接收的各类学生档案材料要及时按照年级、专业、学号顺序排列、分类管理，专柜存放保管；(3)定期收集、整理学生各类档案材料并及时归档；(4)毕业生档案的检查、完善和移交工作；(5)做好学生档案查阅及借用的登记管理工作。

3.教务处学生档案职责(1)及时向院(系)提交新生、退学、休学或转学等各类学生信息数据，以便对学生档案进行接收、核对和保存;(2)负责提供毕业生必修及选修课等课程成绩单；(3)负责提供毕业生学籍卡材料。

4.党委组织部学生档案职责负责组织、指导院(系)学生入党积极分子及学生党员材料的收集、整理和移交工作。

5.团委学生档案管理职责负责组织、指导学生团员及参加各类活动获奖学生材料的收集、整理和移交工作。

学生档案管理办法（草稿）第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案,充分发挥档案在学生管理中的作用, 保障学生正当权益。

依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。

学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。

第二章档案管理机构、原则及其职责第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中 > 匚、集中负责管理。

第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。

第六条学务部学生档案管理职责：（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；（二）办理学生档案的查阅、借阅；（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；（六）办理其它有关学生档案事项。

第七条院系及相关职能部门的职责：（一）教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；（二）各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。

（三）就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。

第三章档案的保管与保护第八条根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密第九条做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作（一）学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。

大学学生档案管理办法为严格规范我校学生档案管理，保证学生档案管理的标准化、制度化，提高学生档案工作管理水平，依据《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》的有关规定，结合我校实际,制定本办法。

本办法适用于学校本、专科（高职）毕业生。

一、学生档案材料的整理、归档与管理1、学生档案实行集中统一管理原则，确保档案材料的完整、准确。

各有关单位对学生档案管理工作要高度重视,明确人员、落实责任、严格程序。

2、学生档案由各学院指定专人负责管理。

各有关单位应在学生毕业前将相关档案材料移交各学院归入学生档案。

3、归档材料包括普通高等学校招生考生档案、普通高等学校全日制毕业生登记表、全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书、国家学生体质健康标准登记卡（大学）、大学录取通知书、大学学生成绩单、大学本科生毕业设计（论文）综合成绩评价表、大学学生健康体检表、奖惩材料等。

4、档案保管要做到整洁卫生，并注意防盗、防火、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫和防高温等。

5、档案管理人员要定期对档案进行全面检查和核对，做到帐物相符。

有特殊情况要随时汇报，查明原因，及时处理。

二、学生档案的交接与转递1、毕业生离校后，各学院应及时与招生就业处进行档案交接，并履行交接手续。

毕业生档案由招生就业处依据就业情况通过特快专递（或机要件）、派人送达等方式转递。

2、毕业生档案原则上不允许自带。

如遇特殊情况，须提供单位调档信函及来人证件后，方可办理相关手续。

3、档案寄发、送达、领取前，需对档案进行密封处理，每份档案的存根与回执对应存档，以备核查。

4、升学毕业生的档案依据录取通知书或调档函件转递。

5、申请派遣的结业生，如需转档，可由结业生本人向学校提出转档申请，档案转至申请地，档案中不配入“普通高等学校全日制毕业生登记表”；未申请派遣及未提交转档申请的结业生，档案由所在学院统一管理，待取得毕业资格并换发毕业证后，根据本人申请转递。

6、大学生服务西部等基层就业服务项目按照政策要求转递或暂存档案。

XXXX学院学生学籍档案管理办法为了加强学生学籍档案的整理立卷和归档工作，更好地为学院各项工作和社会服务，根据《档案法》和学院学籍档案管理现状，特制定本办法。

一、学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字资料和凭证，它是学生在校期间的学籍，成绩和毕(结)业等情况的重要凭证。

二、学籍档案管理是学院教学管理工作的重要组成部分，要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档，交档案室永久保存。

三、学籍档案的归档范围高考档案；新生入学登记表；入学体检表；学籍卡；成绩卡；个人电子图像信息；毕业生登记表；学生思想考核表；毕业实习考核表；校级及以上的各种奖励和处分；毕业派遣存根；其它应当归档的文件。

四、归档材料的质量要求（一）建立学籍档案使用的各种表单必须是学院相关部门制作的统样式。

（二）学院及各部门对学生基本信息、鉴定及考核意见务必做到客观、真实，用语标准。

（三）手工填写的材料一律用碳素墨水或黑色签字笔填写，字迹要工整，内容准确，并不得随意涂改。

（四）老师和学生规范真实、客观填写各种表格和信息，做到档案内容真实可信，有利用价值。

五、建档程序和要求（一）新生入学时由学生工作部发放新生入学登记表（一式两份），各相关系、部辅导员老师应指导学生如实填写，按班统交教务处年级学籍管理老师。

（二）各相关系、部在学生毕业前收集整理、完善毕业生登记表（一式两份）、毕业实习考核表（一式两份）、学生思想考核表等（一式两份）；（三）各相关系、部收集整理学生在校期间奖惩材料原件。

六、归档要求（一）归档时间：学籍档案材料应于每学年5月底前送交教务处归档。

（二）档案移交和投送1、各系、部辅导员老师按班级顺序移交教务处年级学籍管理老师，移交时填写移交清单一式二份；2、教务处根据档案规范要求整理学生学籍档案，并根据招生就业处提供的毕业生档案派遣地进行档案派送；按学院档案管理要求报送学院档案室保存备份的档案材料。

学生成长档案管理办法学生成长档案是记录学生学习和发展历程的重要工具，对于促进学生的全面成长、为教育教学提供参考以及与家长进行有效沟通都具有重要意义。

为了更好地管理学生成长档案，确保其真实性、完整性和有效性，特制定本管理办法。

一、档案建立1、建档对象全体在校学生均需建立成长档案。

2、建档时间学生入学后的第一个月内完成基本信息的录入和档案的初步建立。

3、档案内容（1）学生个人基本信息，包括姓名、性别、出生日期、家庭住址、联系电话等。

（2）学习成绩记录，涵盖各学科的考试成绩、平时作业完成情况、课堂表现等。

（3）奖惩情况，记录学生在校期间获得的奖励和受到的处分。

（4）综合素质评价，如品德表现、社会实践活动参与情况、艺术体育特长等。

（5）教师评语，包括各学科教师对学生学习态度、方法、进步等方面的评价。

（6）家长反馈，收集家长对学生在家表现和对学校教育的意见建议。

二、档案管理1、档案存放学生成长档案以班级为单位进行存放，每个班级设立专门的档案柜，并按照学号顺序排列。

2、管理责任人班主任为班级学生成长档案管理的第一责任人，负责档案的收集、整理、归档和保管工作。

学校设立档案管理专员，负责对全校学生成长档案进行监督、指导和协调。

3、档案更新（1）定期更新：每学期末对学生的学习成绩、奖惩情况、综合素质评价等进行更新。

（2）及时更新：对于学生获得的重要奖励、参加的重大活动或发生的特殊情况，应及时记录在档案中。

4、档案查阅（1）教师查阅：教师因教育教学需要查阅学生成长档案时，需向班主任提出申请，并填写查阅登记表，查阅后及时归还。

（2）家长查阅：家长在与班主任预约后，可在学校指定地点查阅学生成长档案。

5、档案保密学生成长档案涉及学生个人隐私，管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。

三、档案使用1、教育教学教师通过查阅学生成长档案，了解学生的学习情况和个性特点，制定个性化的教育教学方案，实施因材施教。

2、学生评价学校依据学生成长档案中的各项记录，对学生进行全面、客观、公正的评价，为学生的评优评先、升学推荐等提供依据。

大学学生档案管理办法为维护我校正常的教育教学秩序和生活秩序，保障学生合法权益，提高我校学生档案管理工作的规范化、科学化水平，确保毕业生档案转递的安全、快捷和高效，根据《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校档案管理办法》精神和《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》要求，修订本办法。

第一条适用范围我校学生档案的核查、整理、保存和转递。

第二条新生档案的核查新生入学后，学校需在3个月内按照国家招生规定对新生资格进行核查。

主要核查新生本人与考生电子档案、录取通知书、考生纸质档案、身份证等信息是否一致。

复查中发现学生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的，确定为复查不合格，需报学生处取消入学资格；情节严重的，学校将移交有关部门调查处理。

第三条新生档案的扫描新生入学后，辅导员（班主任）对学生入学全部档案材料进行电子扫描存档，具体要求如下:1.为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，需全部采用彩色模式进行扫描；2.扫描分辨率不低于300dpi；3.档案扫描材料的保存格式为PDF；4.档案扫描材料的命名格式为：“年级+班级+姓名”，如：“2022级护理8班张三”；5,数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描，杜绝出现模糊、漏扫、重扫、多扫等情况。

第四条在校期间档案材料的扫描学生在校期间所有档案材料实施学校、学生处双套制存档，电子纸质双重备份。

辅导员（班主任）需及时补充本班学生的新生体检表、实习鉴定表、毕业生登记表、党团材料、奖惩材料、学籍表、报到证等档案材料的纸质材料和扫描文件。

第五条学生档案内容1.普通高等学校招生材料；2.入学登记表；3.体检表；4.学籍表；5.毕业生实习鉴定表；6.高等学校毕业生登记表；7.在校期间受各类表彰、奖励的材料；8.在校期间受警告及以上处分的决定和解除文件；9.毕业生就业通知书（报到证白联单）；10.党团组织材料等。

第六条归档材料的要求1.归档材料要求准确、清楚，并注明材料形成的时间；2,属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料，必须单位盖章和本人签字；3.归档材料必须统一使用黑色水笔书写，不得用复印件存档；4.归档材料形成之后，应立即整理归档；5.凡属已归档待寄材料，任何人不得擅自剔除、删减、修改；6.档案材料不齐，需补齐后方能封装、邮寄。