秘书学(1)

1.秘书的分类（公务秘书和私人秘书）：公务秘书：指为各级机关，企事业单位，社会团体服务，由组织和人事部门选调，从国家集体领薪的人员。

私人秘书：指为民办，集体企业，农民专业产，个体户以及外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。

2.秘书的职业特征：（1）服务的直接性，（2）服务的稳定性，（3）知识化，（4）年轻化，（5）女性化、（6）职业化（7）职业资格化。

4．高级、中级、初级秘书的主要职能是什么：初级：协调上司工作（接听电话、上传下达、接待、其他事务性工作）中级：分担上司工作（沟通协调各种关系、组织召集相关会议、内外简单事务的处理）高级：管理、参谋、支持上司工作（信息的处理与分析、对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持）3.秘书工作的主要特点：事务性，辅助性，综合性，机密性，服务性4.关于秘书工作的起源有哪两种说法:1.起源于远古的黄帝时代.2.起源于夏代的奴隶社会.5.我国古代秘书工作产生的两大社会基础：a社会组织领导的出现b文字与公务文书的产生6.我国古代秘书工作的主要职能：（1）记录君王言行（2）撰写朝廷诏令（3）建言规劝（4）封驳君令（5）传宣诏旨（6）下情上报（7）监督下级等7.秘书的特殊工作方法：（1）请示与汇报的方法（2）授意与传达的方法（3）建言和进谏的方法（4）有效利用时间的方法8.秘书工作的“三办”：办文、办事、办会9.秘书工作的三服务：a为本单位领导和上级机关服务b为本机关其他平级的职能部门服务c为下级机关和人民群众服务10.礼宾次序：指在重要的礼仪场合和参加团体或者个体是位次按一定的规格和惯例进行排列的先后次序。

11.简述秘书工作的事务性、辅助性和综合性：（1）事务性：协助领导处理各种情况。

如接听电话、接待来访等一切日常活动事项（2）辅助性：辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标（3）是指不同类型，不同性质的事物聚合在一起。

12.礼起源与远古时代的什么活动：（1）礼仪产生于原始宗教的祭祀活动（2）是人类为了协调主客观矛盾的需要（3）礼仪起源于法庭的规定（4）风俗习惯13.礼仪是一种约定俗成的行为规范:它受历史，文化，社会，经济，环境和习俗的影响，是我国现行的礼仪以社会主义精神文明为主体，又吸收了优秀的历史传统，已成为文化人不可缺少的修养和学问。

14.公务着装的总体风格、基本要求？整洁大方、整体和谐、简约朴素、庄重典雅15.介绍他人时的顺序：（1）先介绍位卑者给位尊者（2）年轻的给年长的（3）男士给女士（4）后到者给先到者（5）未婚介绍给已婚。

自己公司同事给别家公司的同事（6）低级主管给高级主管（7）公司同事给客户（8）非官方人士给官方人士（9）本国同事给外国同事16.行握手礼时候的伸手顺序：尊者为先。

长辈与晚辈：长辈先伸手；上级与下级：上级先伸手；女士与男士：女士先伸手。

迎接客人，主人先。

送走客人，客人先。

力度适中，不要太用力，不要交叉，不戴手套。

男士之间握到手掌，与女士握手只能握到手指部分，时间2-3秒。

17.接打电话的基本要求是什么？重要电话的记录包括哪六要素？基本要求：正确、有效、礼貌六要素：（1）记清楚对方单位、（2）姓名、（3）回电号码、（4）内容要点、（5）来电时间准确到几点几分、（6）接电话的人签名。

18.简述接打电话的主要程序与方法：接电话：对方接连讲话，接听人应“嗯嗯”作答，不可不作声响，让别人误以为不在听，重要的内容，特别是人名。

地点，时间，数字等要记录准确，并由接听人复述一遍，让对方核实无误。

通话完了应说“谢谢或者再见”接听人先等对方挂了电话才可挂断，应贯彻“谁先打谁先挂”的原则。

重要电话内容应该立即向上级主管汇报，电话记录应保存备查。

19.隶属关系：隶属关系是指在类目表中下位类一定要带有上位类的属性，上位类一定能包含它所属的各级下位类。

20.行文关系：指发文机关与受文机关之间的文件往来关系21.行文方式：下行文：（1）逐级下行文，如“批复”（2）多级下行文，如“决定”、“通知”（3）直到基层组织和群众的下行文。

如“公告”、“通告”22.行文规则：指控制行文方向和行文方式的规定。

规则：1.各级党政机关的行文关系，根据机关的隶属关系和职权范围来确定。

2.行文必须本着精简的原则，严格控制发文的数量和范围。

3.在一般情况下，党政机关不得越级行文。

4.行文必须正确确定主送机关和抄送机关。

5.各部门之间对有关问题未经协商一致，或未经上级裁决，一律不得各自向下行文。

6.同级机关可以联合行文。

7.凡请示的公文应一文一事，一般只写一个主送机关。

请示，不得直接送领导者个人，不得在报告中挟带请示事项。

8.主送机关与文件名称要互相呼应。

9.经过批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依据执行，可不再行文。

10.各级党政机关的办公厅向下直接行文，必须把握好职权范围和授权范围。

23.文书处理的基本原则与要求：（1）准确无误（2）即使迅速（3）安全保密（4）力求精简（5）集中统一（6）党政分开24.简述公文运行程序（收文和发文程序）：收文：收文阅文—筛选传阅—批办拟办—承办催办—立卷归档。

发文：交批拟稿—审核批发—印制校对—用印登记—封发传递25.秘书机构结构模式：单一制、分理制、综理制26.秘书机构的组织形式：分理制、综理制27.什么是分理制？什么是综理制？分理制：即下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作，如国务院办公厅下设秘书局，机要局信访局等。

综理制：指所有的秘书工作由办公厅或办公室统一分派人员办理，下面不再分设部门。

这适合秘书工作量不太大的机关或者单位。

28.为什么说秘书机构属于综合性机构：秘书部门相对于其他职能部门（如行政机关的人事部门，财务部门、后勤部门、或者企业的生产部门、技术部门经营部门）而言，工作繁杂，涉及上下左右各个方面，既有政策性、总体性、原则性，又有技术性、事务性、具体性。

因此具有综合性。

属于综合性机构。

29.秘书部门发挥参谋作用的优势有哪三个方面？30.秘书的主要人际关系有哪些？最主要的是和什么的关系？主要的人际关系：a同事.b领导.c群众最主要的是和领导的关系：（1）政治上的同志关系（2）人格上的平等关系（3）组织上的上下级关系（4）工作上的主辅，从属关系31.秘书与领导沟通思想感情应该把握哪几个方面？（1）为主要领导人服务和为领导班子服务（2）为中心工作服务和日常工作服务（3）避免多头交叉请示（4）避免超级请示（5）女秘书和领导人的关系32.秘书写作表现手法的特点是什么：（1）多用说明，少用议论（2）多用记叙，少用描写（3）基本不用抒情33.公务文书：公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。

34.公文的特征：第一，公文内容的公务性。

第二，公文格式的规范性。

第三，作者和读者的指定性。

第四，法定权力的制约性。

35．公文作者：公文作者指各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书纂写者，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。

36．公文法定作者：法定作者是指依据宪法和其他有关法律、章程、规定成立的并能以自己的名义行使法定的权力和担负一定的职能、义务的机关、组织或代表某个团体以及个人.37.简述公文与文学作品的区别：公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。

换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。

其性质和作用不同。

行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

文学作品是以语言文字为工具形象化地反映现实的艺术作品。

行政公文是传达贯彻政府政策信息等38.列出13类行政公文名称：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

39.公文写作的基本要求是：（1）熟悉党和国家相方针政策以及有关法规、规定（2）了解实际情况（3）遵守各项行文规则40.报告类公文的主要用途是什么？与请示类公文的区别是：用途：是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议、答复上级机关询问的一种公文文种。

属于上行文。

需要注意的是：会议过程中，报告作为公文文种，主要是用在筹备开会之前，会议的组织者向其主管上级或者专业职能部门提交的会议经费。

区别：（1）行文的目的不同：报告的主要目的是下情上达，是一种呈报性公文，请示的主要目的是请上级批准、指示或答复，是呈请性公文；（2）行文的时间不同：报告是汇报工作和反映情况，可以事前、事中、事后行文，请示是请上级批准、指示或答复，必须事前行文；（3）收文处理不同：上级收到报告，只须了解情况以作决策参考，不需要答复，收到请示，则要认真研究，尽快给予答复。

41.函的主要功能：用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。

，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。

此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。

42.对不相隶属单位提出请求事项用什么类型公文？为什么用：用函。

原因：函是用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。