紫光档案管理系统使用手册

档案信息管理系统使用手册目录一、登录档案信息管理系统打开一个IE窗口，输入档案信息管理系统地址，在登录界面中输入登录帐号和密码，点击登录。

.系统首页登入系统后，首先进入档案信息管理系统首页，如下图所示。

首页的导航栏中，“首页”用于进行档案相关的操作，“消息列表”用于管理个人的站内消息，“全文检索”用于对有权限的所有档案原文进行全文检索，“系统管理”用于进入管理后台，进行系统的管理。

.个人设置点击首页左上方的“个人设置”，弹出个人设置窗口，如下图所示。

填写必要的信息后，点击提交修改个人信息.修改密码点击首页左上方的“修改密码”，弹出密码修改窗口，如下图所示。

填写正确的旧密码、新密码和确认新密码，点击提交修改当前帐号的密码。

.退出系统点击首页右上方的“退出系统图案”，系统将注销当前用户，并返回登录页面；直接关闭浏览器，系统也将注销当前用户。

二、档案库定义浏览左边树，如上，可见“添|删|修”文字链接，分别用于添加档案库，删除档案库以及修改档案库信息。

.添加档案库选中将要添加子档案库的档案库例如“科技档案”，然后单击“添”文字链接，弹出如下窗口。

输入档案类别即将添加的档案库名称，单击“提交”即可。

系统会弹出如下对话框：如上意思是指选中的父类别将无法显示用户添加到该类别的数据。

如果单击“取消”该添加操作。

.删除档案库在左边树形中选中将要删除的档案库，然后单击“删”文字链接，弹出如下窗口。

单击“确定”即可。

系统会弹出如下对话框：如果单击“取消”该添加操作。

.修改档案库在左边树形中选中将要修改的档案库，然后单击“修”文字链接，弹出如下窗口。

可以修改档案类别即档案库名称，以及描述，单击“提交”即可。

三、结构设计在左边树形中选中将要设计的档案库，然后单击“结构设计”文字链接。

如下图所示。

.引入其它库结构单击主窗口下面的按钮，作用在于可以将其它档案库结构的设计的结构部分或全部拷贝到当前档案库中。

如下窗口显示。

选择要被拷贝的档案库即可，如下窗口显示：在列可以进行选择，若选中表示拷贝。

紫光档案管理系统使用手册紫光档案管理系统使用手册章节1：系统概述1.1 系统简介1.2 功能特点1.3 系统环境要求章节2：安装与配置2.1 硬件要求2.2 软件要求2.3 系统安装步骤2.4 数据库配置2.5 系统初始化配置章节3：登录与权限管理3.1 用户登录3.2 用户权限管理3.3 用户角色控制章节4：档案管理4.1 档案类型管理4.2 档案目录管理4.3 档案借阅管理4.4 档案归还管理4.5 档案查询与检索章节5：文件管理5.1 文件5.2 文件5.3 文件版本控制5.4 文件权限管理章节6：数据备份与恢复6.1 数据备份6.2 数据恢复章节7：系统维护与更新7.1 系统日志管理7.2 定时任务管理7.3 系统更新与升级章节8：故障排除与技术支持8.1 常见问题及解决方法8.2 技术支持联系方式附件：1.系统安装包2.用户手册3.数据备份文件法律名词及注释：1.档案管理：指对机构、企事业单位、个人的档案进行收集、整理、保管、利用和处理等工作的管理活动。

2.档案类型：指按照档案的内容、形式、用途等特征划分的不同类别。

3.档案目录：指对档案进行分类、编制和索引的清单或目录。

4.档案借阅：指用户向档案管理系统发出请求，对特定档案进行借阅的行为。

5.档案归还：指用户将借阅的档案归还给档案管理系统的行为。

6.档案查询：指用户通过指定条件进行检索，获取符合条件的档案信息。

7.文件：指用户将本地文件至档案管理系统的操作。

8.文件：指用户从档案管理系统特定文件的操作。

9.系统日志：指记录系统操作、事件和错误信息的日志文件。

紫光档案管理系统标准版使用手册（普通用户）修订历史记录（A-添加，M-修改，D-删除）目录1. 文档介绍 0.文档目的 0.文档范围 0.读者对象 0.术语与缩写解释 02. 系统角色 (1)3. 系统功能概述 (3).系统功能划分 (3).模块汇总表 (5)4. 业务定制流程 (11)5. 信息服务 (14).信息服务主界面 (14).普通检索 (15).全文检索 (24)6. 个人信息 (27).个人预约 (27).个人借阅 (30).个人赋权申请 (31).推送查阅 (32)7. 个人待办事项 (35).功能说明 (35).界面说明 (36).约束说明 (37).操作说明 (39)1.文档介绍1.1.文档目的指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。

1.2.文档范围本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档，未包含其相关软件。

1.3.读者对象本文档主要提供给各单位普通用户，以指导其能正确理解、操作、使用系统。

1.4.术语与缩写解释2.系统角色3.系统功能概述3.1.系统功能划分紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分：根据上面的总体功能分类，系统的功能模块如下图所示：上图中通过颜色区分了模块的使用角色，其中：颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块；颜色的模块为主要档案业务管理部份，提供全宗档案管理员和兼职档案管理员使用的功能模块；颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块；颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块；3.2.模块汇总表根据上述的系统功能模块划分得到的模块汇总表如下：4.业务定制流程系统为了保证系统内所有全宗单位在遵循统一的业务规则完成档案管理业务的同时，还能适应各全宗单位具体的管理需求，将业务设置部份分为了多个层次，不同层次由相应的角色完成定制工作，上层对下层进行约束和限制，下层在上层的框架下可以实现最大的灵活配置。

具体定制层次如下表所示：上表中的设置是从上向下进行设置的顺序关系，但在每项设置内也同样存在设置的顺序关系。

紫光电子档案管理系统功能介绍1软件功能清单根据甲方对档案管理的需求，乙方提供的紫软电子档案管理系统2009主要实现如下功能：◆系统设置◆权限设置◆文件管理◆收集整编◆档案管理◆档案检索◆借阅管理◆报表管理◆销毁模块◆统计管理◆综合管理◆开发利用◆光盘制作◆数据转换◆WEB检索系统◆文件扫描处理模块2功能介绍2.1系统设置紫软电子档案管理系统2009能够建立符合用户要求的档案管理结构：自定义档案类型。

用户可根据本单位档案管理的要求，建立所需的档案类型，并可以随着工作的发展任意添加新的档案类型。

2.2权限设置紫软电子档案管理系统2009可使档案管理人员通过该模块对网上的每一个用户及其权限、以及本单位各部门或专业对档案的权限等进行一系列灵活的设置，并可细化到某一案卷和文件的权限（如：该文件是否可浏览、下载和借阅等），也可以为某一用户临时赋权。

同时可以按照角色的方式对用户权限进行管理，方便赋权。

2.3文件管理各部门兼职档案员可以通过该模块整理档案、扫描文件，将归档文件进行移交到收集整编模块，进行预归档管理。

2.4收集整编紫软电子档案管理系统2009收集整编系统支持对各类文件信息的归档整理、这些信息包括公文、从OA、PDM等业务系统采集的预归档信息等；系统支持多点立卷，即可以由各个业务职能处室通过本系统独立进行立卷归档；系统支持改革后的文书处理立卷整理规则。

用户提交到档案的文件可以通过本单位的OA（办公自动化）或手工的方式送到未归档库中，成为待整理的文件，待整理文件的录入信息已在OA或DPM系统过程中形成或由提交人员录入，不同的用户只能看到自己提交的文件。

系统提供保管期限、分类表维护功能，在此模块中对文件设置分类、并定义好保管期限、归属的“目录号”设定好归档范围关键词，在归档时系统会智能解析文件标题，自动分类、鉴定并形成目录号，自动分类技术和立卷归档以及档案模板中字段值设置等功能结合起来，使智能、快速归档成为可能。

紫光电子档案管理系统使用手册紫光软件集团有限公司电子档案事业部目录1.请先阅读本章 (1)1.1描述符号说明 (2)1.2特别内容说明 (2)1.3手册中名词解释 (3)1.4总体功能介绍 (5)1.5业务流程介绍 (6)1.5.1 收集整编流程 (6)1.5.2 档案利用流程 (8)1.5.3 鉴定销毁流程 (9)1.6基本操做指南 (10)1.6.1 如何进行客户端设置 (10)1.6.2 如何登录、退出、注销系统 (12)1.6.3 如何修改个人密码 (12)1.6.4 如何设置默认输入法 (13)1.6.5 如何设置默认电子文件存放路径 (13)1.6.6 如何设置显示字体 (14)1.6.7 主界面功能介绍 (15)2.系统初始化 (15)2.1如何新建全宗 (16)2.2如何新建档案类型 (17)2.2.1 如何创建档案类型 (18)2.2.2 如何定义库结构 (19)2.3如何定义录入卡片 (21)2.3.1 如何调整界面大小 (23)2.3.2 如何选择移动控件 (23)2.3.3 如何调整控件布局 (24)2.3.4 如何删除界面控件 (25)2.3.5 如何增加标签 (25)2.3.6 如何增加编辑框 (26)2.3.7 如何增加组合框 (26)2.3.8 如何增加备注 (28)2.4如何建立分类表 (28)2.4.1 如何增加节点和子节点 (28)2.4.2 如何删除节点 (29)2.4.3 如何修改节点 (29)2.4.4 如何定义连接符 (29)2.5建立用户体系 (29)2.5.1 如何新建角色 (29)2.5.2 如何新建机构(组) (32)2.5.3 如何新建用户 (33)2.6文件传输设置 (34)2.7初始化目录树 (36)2.7.1 如何新建全宗节点 (36)2.7.2 如何新建档案节点 (37)2.7.3 如何新建立数据节点 (38)2.7.4 如何复制节点 (39)2.7.5 如何移动节点 (40)2.7.6 如何删除节点 (40)2.8如何进行排序设置 (40)2.9如何进行档号规则设置 (41)2.10报表设计 (43)2.10.1 如何设计档案报表 (43)2.10.2 如何设计借阅单 (43)1.请先阅读本章感谢您选择紫光电子档案管理系统！知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。

清华紫光综合档案管理软件使用说明及计算机录入要求2003年11月目录一、软件安装 (1)1、安装数据库 (1)2、安装清华紫光综合档案管理软件 (1)3、进入该软件系统 (1)二、软件初始化设置 (1)1、全宗定义 (1)（1）增加全宗 (1)（2）删除全宗 (2)2、口令修改 (2)3、分类库维护 (2)（1）显示 (2)（2）修改 (2)（3）增加 (2)（4）删除 (3)（5）分类号说明 (3)（6）导出 (3)（7）导入 (3)4、字段代码维护 (3)（1）增加已有字段的内容 (3)（2）修改已有字段的内容 (4)（3）新增字段 (4)（4）增加与插入的区别 (4)5、主题词维护 (4)（1）增加 (4)（2）修改 (5)（3）删除 (5)6、排序设置 (5)7、立卷选项 (6)（1）增加对应关系 (6)（2）档号规则设置 (6)8、档案库管理 (6)（1）新建档案库 (7)（2）显示库 (7)（3）删除库 (7)（4）选择录入字段 (7)（5）新建档案类型 (8)9、文件管理 (8)（1）新建文件库 (8)（2）查看文件库 (9)（3）删除库 (9)（4）新建其他文件库 (9)（5）选择录入字段 (9)三、文件管理 (9)1、登记 (9)（2）分类号的录入 (10)（3）附件的使用 (10)（4）传借阅情况 (11)2、录入字段选择 (11)3、文件检索 (11)4、自定义其它文件库 (11)5、其它文件登记 (11)6、文件打印 (11)（1）使用单个条件打印 (12)（2）使用设置复合条件打印 (12)（3）报表维护 (12)7、传借阅管理 (14)（1）传借阅登记 (14)（2）删除与批量删除 (15)（3）打印催还单 (15)四、立卷归档 (15)五、档案管理 (15)1、数据录入 (15)2、档号 (16)3、插入和删除 (16)4、插件和删件 (16)5、档案检索 (16)六、打印输出 (16)1、报表打印 (16)（1）单个条件打印 (16)（2）使用按保管期限或按分类号打印 (17)（3）使用设置复合条件打印 (17)2、报表维护 (17)七、常用菜单的使用 (17)1、编辑菜单 (17)（1）保存 (17)（2）撤消 (17)（3）剪切、复制、粘贴 (17)2、记录菜单 (18)3、利用 (18)（1）智能查询 (18)（2）分类查询 (18)（3）综合查询 (18)（4）批量删除 (19)（5）批量修改 (19)（6）数据导出 (19)（7）数据导入 (19)（8）数据还原 (20)4、设置菜单 (20)（1）追加指定记录 (20)（2）分层检索 (20)八、数据备份与恢复 (20)1、整体备份 (20)2、整体恢复 (20)3、删除整体恢复 (21)九、文书档案数据录入要求 (21)1、不允许为空值的字段 (21)2、题名 (21)3、文本 (21)4、全宗号、年度、室编件号 (21)5、文号 (22)6、成文日期 (22)7、密级 (22)8、分类号 (22)9、盒号 (22)10、室编件号的处理 (22)十、常见问题 (22)1、不能连接数据库 (22)2、无法打印报表 (23)一、软件安装1、安装数据库双击MSDE文件夹下面的SETUP.EXE文件，然后依据提示单击下一步，直到安装完毕。

紫光档案管理系统标准版使用手册（普通用户）修订历史记录（A-添加，M-修改，D-删除）目录1. 文档介绍 (1)1.1.文档目的 (1)1.2.文档范围 (1)1.3.读者对象 (1)1.4.术语与缩写解释 (1)2. 系统角色 (1)3. 系统功能概述 (3)3.1.系统功能划分 (3)3.2.模块汇总表 (4)4. 业务定制流程 (6)5. 信息服务 (8)5.1.信息服务主界面 (8)5.2.普通检索 (8)5.3.全文检索 (16)6. 个人信息 (18)6.1.个人预约 (18)6.2.个人借阅 (21)6.3.个人赋权申请 (22)6.4.推送查阅 (23)7. 个人待办事项 (25)7.1.功能说明 (25)7.2.界面说明 (25)7.3.约束说明 (26)7.4.操作说明 (27)1.文档介绍1.1.文档目的指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。

1.2.文档范围本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档，未包含其相关软件。

1.3.读者对象本文档主要提供给各单位普通用户，以指导其能正确理解、操作、使用系统。

1.4.术语与缩写解释2.系统角色3.系统功能概述3.1.系统功能划分紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分：根据上面的总体功能分类，系统的功能模块如下图所示：上图中通过颜色区分了模块的使用角色，其中：颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块；颜色的模块为主要档案业务管理部份，提供全宗档案管理员和兼职档案管理员使用的功能模块；颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块； 颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块；3.2. 模块汇总表根据上述的系统功能模块划分得到的模块汇总表如下：4.业务定制流程系统为了保证系统内所有全宗单位在遵循统一的业务规则完成档案管理业务的同时，还能适应各全宗单位具体的管理需求，将业务设置部份分为了多个层次，不同层次由相应的角色完成定制工作，上层对下层进行约束和限制，下层在上层的框架下可以实现最大的灵活配置。

紫光档案管理系统TH-AMS V6.0产品简介北京紫光慧图信息技术有限公司紫光软件电子档案事业部目录1.系统概述 (2)2.体系结构 (2)3.系统功能介绍 (2)4.相关技术的集成 (5)5.系统特点 (5)1.系统概述紫光档案管理系统THAMS V6.0主要面对各行业的中高端用户，用以解决复杂的档案管理问题。

紫光档案管理系统THAMS V6.0可以实现多全宗管理。

针对集团化企业的档案管理和行业化的档案管理实际需要，可对集团内部或行业内部的多级单位进行统一的档案管理。

满足各单位档案现代化管理的业务需要，包括档案的业务管理和上下级的工作管理。

2.体系结构紫光档案管理系统THAMS V6.0可以分为以下四个部分：信息采集、档案管理、开发利用、系统设置与维护。

Ø信息采集部分：主要完成各种渠道的数据采集工作。

Ø档案管理部分：主要完成日常的档案管理工作。

Ø开发利用部分：主要完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用。

Ø系统维护部分：主要完成与系统运行相关的各种数据维护工作。

紫光档案管理系统THAMS V6.0采用C/S和B/S混合方式实现不同的功能需求。

以XML作为数据接口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。

同时采用成熟的主流技术，这些技术包括：OCR技术、全文检索技术、XML技术、档案管理平台技术、加密技术、双层PDF技术、流媒体技术等。

3.系统功能介绍软件总体功能设计如下图所示：23系统功能如上图所示，主要分为三大部分：档案业务部分、信息服务网站和系统维护部分。

另外，可以提供与OA 系统或其它应用系统的接口，实现电子文件的自动归档和数据交互。

下表为系统所有功能模块及子功能简介：序号功能模块子功能功能简介C/S 端功能模块1 文件管理 文件收集按部门进行文件资料的收集，可定期转入收集整编库进行整理归档。

2 收集整编 收集整编 散文件收集、移交、接收、整理和归档工作。