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第 页，共 页记录管理程序1 目的使机构所有各种记录（包括电子的、纸质的）得到安全保护、保密、并易于识别、收集、索引、存取、维护、清理，同时为管理体系运行的符合性、持续有效性及合同与客户要求的一致性提供真实、完整、准确的客观证据并实现可溯性和重现性。
2适用范围适用于机构管理体系运行和检测工作中的各种记录的管理。
3职责3.1质量负责人及技术负责人负责记录借阅、销毁申请的批准。
3.2机构所有员工负责做好本岗位工作记录，确保记录的完整性、合理性、准确性。
3.3质量部负责原始记录、检验/检验检测报告、客户档案、合同评审记录、分包控制、样品登记记录等的归档保存，技术部负责其他质量记录和技术记录的归档保存。
4工作程序4.1记录的分类记录分为质量记录和技术记录两类：a.质量记录：指检测机构管理体系活动中的过程和结果的记录。
包括但不限于合同评审、分包控制、采购、内部审核、纠正措施、预防措施和投诉。
；b.技术记录：指进行检测活动的信息记录。
包括但不限于原始观察、导出数据和建立审核路径有关信息的记录，检验检测、环境条件控制、人员、方法、设备管理，样品和质量监控等记录，以及发出的每份检验检测报告的副本。
4.2记录的格式4.2.1记录表格的编制、审批、修订、发放、回收等应按照《文件管理程序》执行。
4.2.2记录表格编制时应确保记录信息充分。
技术记录应包括足够的“人、机、料、法、环”信息及实施检测活动和审查数据的日期和责任人的签字或等效第 页，共 页标识，确保能够在需要时识别不确定的影响因素，并保证数据的追溯性和检测的复现性。
4.2.3各部门在工作过程中应不断的改进记录表格，使得表格信息更加充分、完善，具体按照《文件管理程序》执行。
4.3记录的填写要求记录在填写时应满足以下要求：a.记录应在工作进行当时立即填写，不得补记、追记，而且应该是直接读取或获取的数据，不是经过计算的数据。
b.记录填写时应确保字迹清晰、内容完整、数据真实、时间准确，并有各负责人及审批人的签字或等效标识。
保证产品从原材料进厂到产品出厂整个生产过程全部得到检验。
2范围对生产所用原材料、生产的半成品和成品进行监视和测量。
3职责3.1检验与试验控制由检验与试验责任人负责，并接受质保工程师的监督和检查。
3.2质检科负责对原材料、生产过程和产品的监视和测量。
3.3质检科负责组织编制产品、过程产品检验规程及采购产品检验规程。
3.4质检科做好各项检验工作，生产科做好现场试验工作。
4程序4.1检验与试验文件的编审质检科依据产品标准编制检验与试验规程，明确检测点、检验项目、抽检比例、检测方法、判别准则、使用的器具等，规程经检验与试验责任人审核。
4.2进货检验控制4.2.1材料和零部件等的进货检验按《质量保证手册》第6章材料和零部件控制、《材料和零部件控制程序》、《检验规程》的规定进行。
4.2.2紧急放行应生产急需来不及检验而放行时，生产车间应向检验部门提出书面申请，填写《让步接收申请书》，经材料责任人批准后，一份留存，一份交质检科，一份交仓库。
4.2.2.1仓库保管员根据批准的《让步接收申请书》，按规定的数量留取同批样品送验，其余由检验员在领料单上注明“紧急放行”后放行；车间在其后生产的工作单上应注明“紧急放行二4.2.2.2在放行的同时，检验员应继续完成该批产品的检验；不合格时，质检科负责对该批产品的追踪处理。
4.2.3在没有作出检验结果以前，库房应保持货物原样，不准动用。
4.3过程检验与试验控制4.3.1一般件检验4.3.1.1首件检验a）每班开始生产或更换产品品种，或调整工艺后生产的首件产品，经操作者自检合格后，由检验员根据相应的检验规程进行检验，填写首件检验记录。
批量生产过程中要进行抽样巡检，并填写记录。
b）检验不合格应要求返工或重新生产，直至检验合格，检验员签字确认后才能批量生产。
4.3.1.2完工检验a）对于该批量生产的零件，在最后一个零件加工时应由检验员根据检验规程进行完工检验，填写《检验记录》。
b）对合格产品，在《检验记录》上盖检验印章/或签字后方可流入下一道工序，对不合格品执行《不合格品控制程序》。
检验记录管理程序版本号Version检验记录管理程序ManagementProcedureofAnalyticalRecord 部门：Department签字/日期：Signature/Date起草人：Preparedby审核人：Reviewedby审核人：Reviewedby批准人：Approvedby颁发部门Issuedby执行日期EffectiveDate替换文件ReplacedFor复审日期ReviewDate分发部门Distributedto版本号Version1目的建立检验记录的制订及管理规程，以保证使用的检验记录的模板设计与审批、使用及保存符合标准。
2适用范围公司原料药〔包括人用、兽用和中药〕、原辅材料等检验过程中使用的检验记录3定义和术语检验记录〔AnalyticalRecord〕：检验过程中用来记录实验过程的原始文件，包括批检验记录、仪器或设备等使用记录、溶液配制记录、领用登记台帐等。
化验单、数据汇总台帐/传递单、验证报告/实验报告等不属于检验记录。
4责任4.1分析中心及QC依据本SOP规定进行检验记录的模板设计与审批、使用及保存管理。
5EHS要求N/A其它记录那么于记录页眉加审批框，批准后将审批页扫描后打印或速印使用。
检验报告模板由于日常需要使用电子版，审批后将审批的信息采用电子版打印形式置于报告表头。
版本号Version6.2.4对于某些工程测定检验记录，如“炽灼残渣〞、“重金属〞、“颗粒度〞、“液相〞、“残留溶剂〞、“微生物〞等工程的测定，分别设计记录，采用整本装订〔上下联〕的记录格式，确保能够按批归档。
一般公用记录那么采用整本装订形式或活页形式。
记录须包含起草人签名、审核人签名及执行日期。
如记录为整本印刷，那么这些信息印刷于封面上。
按仓库地点分：W：代表外沙仓库；Y：代表岩头仓库；Y某：代表岩头西区仓库；D：代表岩头东外区仓库W、Y仓库按储存物料的类型分：1：固体物料；2：代表液体〔桶装〕3：代表试剂物料；4：代表储罐物料〔工业用〕5：代表包装材料物料；6：免检气体钢瓶例：W－1－005代表信息为外沙仓库储存的固体物料第5次请验。
试验室《程序文件》记录管理程序一、目的为了确保试验室的各项活动和结果能够得到准确、完整、可靠的记录，并能够有效地管理和利用这些记录，特制定本程序。
二、适用范围本程序适用于试验室所有与检测、校准、检验等活动相关的记录的产生、标识、收集、归档、存储、检索、查阅、保存和处置等过程。
三、职责1、试验室主任负责批准《程序文件》记录管理程序，并对记录管理工作进行监督和指导。
2、质量负责人负责组织制定和修订《程序文件》记录管理程序，并对记录的质量进行审核。
3、各检测/校准/检验人员负责按照规定的格式和要求填写原始记录，并对记录的真实性、准确性和完整性负责。
4、资料员负责对记录进行收集、整理、归档、存储和保管，并建立记录的索引和目录，以便于检索和查阅。
四、记录的分类1、质量记录内部审核和管理评审记录人员培训和考核记录仪器设备的校准、维护和维修记录标准物质的采购、验收和使用记录质量控制活动记录投诉和申诉处理记录2、技术记录检测/校准/检验的原始记录数据处理和计算记录报告和证书的副本方法验证和确认记录不确定度评定记录五、记录的格式和要求1、记录的格式应统一、规范，并经过审批和备案。
2、记录应使用黑色或蓝色墨水笔填写，字迹清晰、端正，不得涂改。
如确需修改，应在修改处划上两条横线，并在旁边注明修改内容、修改人姓名和修改日期。
3、记录应包含足够的信息，以能够重现检测/校准/检验过程和结果。
记录的内容应包括：样品名称、编号、规格、数量、来源、检测/校准/检验项目、方法、依据、环境条件、仪器设备名称、型号、编号、校准状态、使用参数、检测/校准/检验数据、计算过程、结果判定、检测/校准/检验人员签名、审核人员签名和日期等。
六、记录的标识1、每一份记录都应具有唯一的编号，编号规则应明确并易于识别。
2、记录应标明记录的名称、编号、页码、总页数和日期等信息。
七、记录的收集1、各检测/校准/检验人员应在工作完成后及时将原始记录交给资料员。
检验记录管理程序1.目的：建立一个检验记录管理程序，规范检验各种样品。
2.范围：适用于公司内各种检验记录及检验报告书的管制。
3.职责：公司各从事化验、分析实验的人员对本规程的实施负责。
4.程序：4.1原始记录的书写4.1.1实验的全过程均应填写原始记录。
记录应字迹清晰，内容真实，数据完整。
4.1.1.1应将实验各阶段的实际情况、现象和数据及时、全部地记录在原始记录上，不得暂记或事后誉抄。
4.1.1.2原始记录应包括：（1）检品名称；（2）检品的批（编）号；（3）检品来源；（4）检品数量；（5）日期（包括开始、完成日期）；（6）记录页数；（7）检验依据；（8）试验条件、简要操作步骤；试验现象；原始数据及计算公式；（9）检验结果；（10）操作人、复核人签名等。
4.1.1.3 记录应整洁，数据应清晰，不得任意涂改。
如有笔误或计算错误，更改时，在更改处划“——”，使原数据仍可辨认，在旁边填写更正的数据并签名。
4.1.1.4原始记录应采用各种专用记录纸，应用黑色水笔书写；凡用微机打印的原始记录及图谱，应有操作人签名。
4.2各种数据的准确度4.2.1样品称量结果的有效数字应与所用天平的精度保持一致。
4.2.2 标准溶液消耗的ml数应读到0.01ml。
4.2.3最后报告的检测结果的有效位数应与标准要求相一致。
4.3计量单位：按法定计量单位的国际符号（或中文含义）记录。
4.4检验报告书的书写要求4.4.1写明检品名称、规格、数量、检品来源、检品批（编）号、送检单位、检验开始和完成日期、报告编号、检验依据等。
4.4.2报告书应列出“检验项目”、“标准规定”、“检验结果”。
4.4.3“检验项目”下一般列出“性状”、“鉴别”、“检查”、“含量测定”四大项，各大项下的具体检验项目名称和排列顺序应与质量标准一致。
4.4.4应有结论及检验人、复核人及审核人的签名。
4.5数据的处理及运算4.5.1正确记录检测所得到的数值。
应根据取样量，量具的精度，检测方法的允许误差和标准中的限度规定，确定数字的有效位数，检测值必须与测量的准确度相符合，记录全部准确数字和一位欠准数字。
ISO15189质量和技术记录管理程序一一检验科临床实验
室管理
1.文件控制：实验室应建立文件控制程序，确保所有相关文件的版本和修订记录得到维护和更新。
这些文件可能包括实验室的质量手册、工作指南、标准操作程序、技术记录和结果报告文件等。
2.记录标识：实验室应为每个记录分配唯一的标识符，以便对记录进行追踪和检索。
标识符可以采用数字、字母或符号的组合形式，并应记录在文件中以备参考。
3.记录保留：实验室应制定记录保留政策，确保所有相关记录能够按照指定的时间期限进行保留。
这些记录可能包括质量控制数据、校准和校验数据、质量评估和审核记录等。
4.记录索引：实验室应建立记录索引系统，以便对记录进行分类和检索。
索引系统可以采用文件夹、数据库或电子文档管理系统等形式，以确保记录的易于访问和追溯。
5.记录访问控制：实验室应限制对记录的访问，并制定访问控制政策和程序。
只允许授权人员访问记录，并记录每次访问的日期、时间和人员身份信息。
6.记录备份和恢复：实验室应制定记录备份和恢复的策略，以确保重要的质量和技术记录能够在意外损坏或灾难发生时得以恢复。
8.记录解释和解读：实验室应建立记录解释和解读的程序，以确保对记录中的数据进行正确的解释和解读。
这包括对结果报告的准确性进行验证，并记录解释和解读的日期、时间和人员身份信息。
文件制修订记录1 目的本程序规定记录的格式设计、审定、填写、更改、标识、收集、索引、编目归档、查阅、贮存、维护和处置等基本要求。
通过本程序的实施，使本公司的记录满足检验检测任务的要求，并能为满足客户需求、监管机构及资质认定部门的规定提供客观证据。
2 适用范围本程序适用于公司的质量管理和检验检测过程中的各种质量记录和技术记录。
3 职责质量记录和技术记录格式在《文件控制程序》文件中已规定；原始记录和检验检测报告的格式由相关检测部门设计。
记录的收集由相关部门负责（见表《记录管理职责分配一览表》）。
记录的归档保存、检索查阅和销毁由资料管理员负责。
4 工作程序4.1记录的分类、编号及管理职责。
4.1.1 记录的分类4.1.1.1记录分为质量记录和技术记录二大类（见《质量记录和技术记录清单》）a)质量记录包括《检验检测机构资质认定评审准则》中“管理要求”的各项过程要素实施中所产生的记录等；b)技术记录包括《检验检测机构资质认定评审准则》中“技术要求”的各项过程要素实施中所产生的记录。
4.1.1.2 原始记录a）公司应确保能方便获得所有的原始记录和数据，记录的详细程度应确保在尽可能接近条件的情况下能够重复检验检测活动，记录内容包括但不限于以下信息：样品描述；样品唯一性标识；所用的检验检测方法；环境条件（适用时）；所用设备和标准物质的信息；检验检测过程中的原始观察记录以及根据观察结果所进行的计算；从事相关工作人员的标识；检验检测报告的副本；其他重要信息。
注：检验检测报告书的副本是指公司发给客户的报告或证书版本的副本，可以是纸质版本或不可更改的电子版本，其中应包含报告或证书的签发人、认可标识（如使用）等信息。
b）除特殊情况外，所有技术记录，包括检验检测的原始记录，应至少保存6年。
人员或设备记录应随同人员工作期间或设备使用时限全程保留，在人员调离或设备停止使用后，人员或设备技术记录应再保存3年。
技术记录，无论是电子记录还是纸面记录，应包括从样品的接收到出具检验检测报告过程中观察到的信息和原始数据，并全程确保样品与检验检测报告的对应性。
检验记录的管理制度一、总则为规范检验记录管理工作，确保检验记录的完整性、真实性和准确性，提高检验数据的可靠性和可追溯性，特制订本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于所有需要进行检验的实验、样品或产品的检验记录管理工作。
三、管理责任1. 检验记录管理人负责本单位检验记录的管理工作，并保证检验记录的完整性和准确性。
2. 检验记录管理人具体责任为：（1）负责监督检验记录的正确填写和归档工作；（2）负责检查检验记录的真实性和准确性；（3）保证检验记录的保密性和安全性；（4）及时整理和备份检验记录，确保其可追溯性。
3. 检验记录填写人必须认真负责地填写检验记录，如有不实之处，必须及时更正，并承担相应的责任。
四、检验记录的填写和归档1. 检验记录填写人员必须按照规定的格式和要求填写检验记录，确保各项数据的准确性。
2. 检验记录填写完毕后，必须及时交验验收人员核对并签字确认，确保检验记录的真实性和完整性。
3. 检验记录必须按照规定的分类和归档方式进行存档，确保其安全性和易查性。
4. 对于不符合规定的检验记录，必须及时更正并将更正记录归档，确保检验数据的准确性和可信度。
五、检验记录的保密性和安全性1. 检验记录必须严格保密，不得擅自外传或泄露给未经授权的人员。
2. 检验记录必须存放在安全的地方，防止丢失或被盗窃。
3. 对于重要的检验记录，必须进行定期的备份存档，以防止意外情况的发生。
六、检验记录的整理和备份1. 检验记录管理人必须定期对检验记录进行整理和清理，清除过时、冗余或无效的记录。
2. 对于重要的检验记录，必须进行定期的备份存档，确保其可追溯性和安全性。
3. 对于重要的检验记录，如发生损坏或遗失情况，必须及时通知相关人员，并进行补救措施，以保证检验数据的完整性和可靠性。
七、监督检查与责任追究1. 相关部门负责对检验记录的管理工作进行监督检查，发现问题及时纠正并采取有效措施。
2. 对于违反本管理制度的人员，必须依法进行追究责任，并对相关责任人做出相应的处理。
检测原始记录管理程序1目的为保证检测原始记录的客观真实、完好保存及保密性，特制定本程序。
2 适用范围本程序适用于本公司检测原始记录管理。
3 职责3.1 检测人员负责原始记录的填写，整理后送综合管理办公室存档。
3.2 报告编写人负责分析原始记录数据。
3.3 综合管理办公室负责装订、保存原始记录。
4 工作流程4.1 原始记录填写4.1.1检测人员按要求填写好检测原始记录，具体要求如下：①原始记录字迹清楚,不得使用铅笔填写,保证原始记录的可保存性。
②原始记录应客观、真实、准确、完整地在检测现场记录，不能追记；③原始记录有误，由原检测人员采用“杠改”的形式更改，并在修改位置旁边签名，其他人员无权更改原始记录；④原始记录中的检测数据应采用国家法定计量单位；⑤原始记录中数据的有效位数应与检测方法要求的精度相适应，不得低于检测标准的要求，同一参数的有效数字位数应保持一致。
⑥原始记录的数据处理应符合标准或检测实施细则的规定,并按“数据修约规则”的规定进行有效数值修约，数据处理的主要过程及其结果应在原始记录中记载。
4.2 原始记录的保存4.2.1 检测部门由专人负责做好记录的整理，并按规定的时间送综合管理办公室按其内容进行分类编目，并进行装订归档。
4.2.2 检测原始记录保存期限为5年，原始记录保存期满应销毁时 ,按《档案管理程序》的规定执行。
4.3 原始记录的使用按《档案管理程序》的规定执行。
4.4原始记录的保密按《保护所有权和机密程序》的规定执行。
5 相关文件5.1《档案管理程序》HZJCZX/CX115.2《保护所有权和机密程序》HZJCZX/CX316 质量记录。
文件制修订记录1 目的确保本公司的质量和技术记录及档案内容真实、填写规范、保存完整、检索便利。
2 适用范围适用于对本公司所有质量和技术活动记录及档案的控制。
3 职责3.1 检测部负责对本部门所用技术记录的编制、审核、使用工作；3.2 综合部负责对本公司通用记录格式的编制、审核工作；3.2 综合部负责质量/原始记录格式归档、各类活动形成的记录建档、编目、归档、保管、调用和处理。
4 程序4.1 记录填写规范4.1.1填写要求(1) 所有记录必须按照本公司管理体系文件中受控的记录格式填写。
(2) 所有记录应采用钢笔或碳素笔填写，应做到内容完整、文字简洁、字迹清晰。
(3) 记录是公司质量和技术活动的真实记载。
记录应包含足够的信息，以便在可能情况下找出影响检测结果不确定度的各不确定度分量。
(4) 原始记录应完整地记录标准方法、规范中规定的信息，包括检测条件、检测过程、计算公式、数据处理、检测结果、质控记录以及影响不确定度的各种因素，确保检测过程的可复现性。
记录中还应包括抽样人员、检测人员和校对人员的签名。
对于记录表式中无内容可填的空白栏，应用“／”标记或“以下空白”标记。
(5) 所有记录应有该记录的填写人员的签字及相关的审核或批准人员签字。
(6) 对于检测过程中的有必要说明的问题，应记录在备注栏内或记录表边旁。
4.1.2涂改要求原始检测记录由于笔误，需要涂改的，不允许以修正液和涂抹方式修改，正确的涂改方法，应该在错误处划二道平行线，在其旁边补上正确的文字或数字，并加盖更改印章或签名。
4.1.3数值修约（1）检测结果应采用国家法定计量单位。
（2）采用原始数据进行数据处理，应遵循测量误差和数据处理计算规则。
（3）在标准没有详细规定数值修约方式时，采取四舍六入五单双，奇进偶不进的数值修约规则。
（4）检测数据的有效数字应在检测方法和检测仪器的灵敏度内。
除末位外，其它数字均应为准确测出，末位是可疑数字。
4.2 检测原始记录的校对和整理4.2.1 检测人员填写原始记录后，应由有上岗资格的人员对原始记录中的计算、数字修约和判定进行校对，并在原始记录上签名。
1 目的通过对管理体系和技术运作所要求的记录进行有效地控制和管理，保证记录资料的真实、完整，以证实本公司管理体系有效运行，实现检测、检验相关活动或技术服务的可追溯性，并为采取纠正措施和预防措施提供依据，特制定本程序。
2 适用范围本程序适用于在管理体系活动和检测、检验工作过程中所产生的各种质量记录和技术记录及客户指定的专用记录的控制和档案管理。
3 术语和定义3.1 记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.2 管理记录：管理体系活动中形成的记录，包括内部审核、管理评审、纠正措施和预防措施、改进措施的记录；人员培训教育考核记录；评价事物活动记录等。
3.3 技术记录：检测/检验工作活动中形成的记录，包括原始观察记录、导出数据、开展跟踪审核的足够信息、校准记录、人员签字记录、报告副本等。
4 职责4.1 各部门负责作好各种记录表格的设计，技术记录由技术负责人审批，管理记录由质量负责人审批。
4.2 技术管理部负责公司管理体系文件、技术档案及记录报告的归口管理；资料管理员负责对记录资料的保存、归档管理。
4.3 公司工作人员应认真作好有关技术活动和管理运行的各类记录。
4.4 检测/检验员应客观、真实、准确的采集和记录原始数据，按规范计算和处理数据。
5 工作程序5.1 记录管理流程图（见图2-12）5.2 记录类型5.2.1 管理体系记录：a 有关管理评审和改进措施实施的记录；b 有关合同、标书、协议评审的记录；c 有关分包方的记录；d 有关不符合工作、纠正措施与预防措施之原因调查、措施制定、实施及验证的记录；e 有关管理体系内部审核之审核结果及问题纠正跟踪的记录；f 有关人员培训考核的记录；g 有关客户投诉、申诉的处理记录；h 有关服务和供应品的采购、供应商评价等方面的记录。
图2-12 记录管理流程图5.2.2 技术记录:a 有关检测、检验的原始记录（包含环境监控记录、原始观察记录、导出数据）、检测工艺方案或检验实施方案和检测、检验报告；b 现场抽样、样品处置的记录；c 有关仪器设备使用、维护保养、维修和校准确认的记录；d 试验室间比对或能力验证的记录；e 有关技术活动实施、内部监督和质量监控的记录；f 有关新项目开发的立项计划、实施、评审、结果验证的记录。
5.3 记录的基本要求5.3.1 记录表格的设计要求a 管理体系运行中有关管理记录表格由职能部门负责人组织编制设计，并由质量负责人（管理者代表）审批定稿，交技术管理部备案并负责编排、发布。
b 检测、检验报告和检测、检验记录等技术记录表格由各业务和职能部门经理组织安排相关人员进行编制设计，并由技术负责人审批定稿，交技术管理部备案并负责编排、发布。
c 记录表格要求格式规范化、标准化，内容要完整，记录的信息点要充足并能再现检测、检验活动过程和管理体系运行过程。
详见《管理体系文件的编制管理程序》中记录表格的编制要求。
5.3.2 记录的填写要求和注意事项：a 记录的原始性：记录要保持现场运作，如实记录，这就是原始性。
原始就是最初的第一手的。
原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记，岗位工作人员须按程序工作顺序填写。
做到及时和真实，不允许添加点滴水分，使记录真实可靠。
记录应保持其原始性，不可以重新抄写和复印，更不可以在过程进行完毕后加以修饰和装点。
b 文字、数字书写要标准，要求不出格，一般占表格1/2到2/3的范围，并略偏于格子下方。
数字要上下对齐，左右对齐并按规定保留小数位数（未规定时，有小数的要求保留2位），且小数点后数字应比整数数字提高半格书写。
c 记录用笔要求：记录用笔可以选用钢笔、圆珠墨水笔或签字笔，不应选用红笔、铅笔或圆珠油笔。
记录的填写应字迹清晰端正，且笔画应粗细均匀，所选笔应能确保书写的记录永不褪色（记录填写时，选择笔的书写颜色应为黑色或深蓝色，色泽均匀一致）。
用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。
d 记录填写应完整，不得有空缺，如无内容填写，其填写的方法是在空白栏的适中位置画一横线，表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填，就以一横线代之，以示再有内容属无效内容。
如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之。
e 内容与上项相同时，应重复抄写，不得用“……”、“〃”或“同上”表示。
f 记录的清晰准确：记录是作为阐明管理体系所取得结果或提供体系所完成活动的证据的文件而策划设置的，即是证据，首先要属实，要做到属实，就要将过程做到位并将运作事实记得正确和清晰，语言和用字都要规范。
不但使自己能看清楚，也能使别人都看清楚。
g 日期与时间的填写：日期一律按年、月、日顺序横写，年份必须按四位数填写，不能简写，如：2014年5月7日，“2014年”不得写成“14”，“5月7日”不能写成“5/7”或“7/5”，应写成2014.05.07；按规定除年按四位数填写外，月、日应按两位数填写，一位数月、日前应加“0”，如5月7日应写成“05月07日”，免除将1月、2月改为11月、12月和将1～9日改为11～19日和31日的可能。
时间的小时、分一律用两位数字填写，并以“：”分开，对连续操作时间应按照24小时制填写。
如：“20:00”不能写成“08:00”；03月08日的00:12不能写成03月07日的24:12。
h 签署要求：记录中会包含各种类型的签署，有检测、检验实施后的签署，有体系运行中计划制定、监督、评审等审核、批准的签署，这些签署都是职责、权限和相互关系的体现，是记录运作中不可缺少的组成部分，任何签署都应签署全名，同时尽可能的清晰易辨，不允许只签姓氏或代号的情况存在。
品名不得简写，应按标准名称填写，不得使用自造简化字。
记录应经相关责权人员签署后方为有效。
5.3.3 记录的更改要求：a 记录的更改应规范，不得随意涂改。
当记录中出现错误或笔误时如需改动，只能在笔误的文字或数据上划二条横线进行划改，再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值，或在旁边填写正确内容并签名（对确实无地方签名的表单，可加在备注栏注明），并使原文字和数据仍可清晰辨认，切不可用刀刮、修改液涂改、橡皮擦或有重笔描写。
归档记录的更改须由原记录人或本部门负责人同意并经技术负责人或质量负责人批准后，对记录进行划改并在改动处由改动人签名。
b 存储在电脑上的记录必须注意安全、保密，且有备份。
记录不能随意更改，如需改动，应按《计算机及自动化设备的数据保护程序》执行。
d 记录格式需要更改修订时，应执行《文件控制和管理程序》有关文件更改修订的规定。
5.3.4 原始记录或报告中的数据处理方法应严格按国家及行业有关标准规范的规定进行，应正确使用法定计量单位，记录的内容应文字通顺、条理清晰、有关术语和定义使用准确。
5.3.5 根据检测、检验记录打印编制检测、检验报告，出具的检测、检验报告书应与检测、检验记录结论一致并应符合《报告管理程序》的规定。
5.4 记录的收集和保存期限5.4.1 公司各业务部门和职能部门的员工按各自的职责范围，对已完成的质量、技术活动，按照规定的记录格式认真记录并整理收集。
5.4.2 管理评审和内部审核的相关记录、文件控制记录、投诉申诉处理记录、体系运行评价记录等管理记录由技术管理部负责收集、整理、保存，保存期不少于一个评审周期（本公司规定保存期为7年）。
从事辐射检验人员的体检记录、射线剂量检测记录由技术管理部负责收集、整理，并纳入人员的技术档案中长期保存。
5.4.3 试验室间比对和能力验证记录、技术监督记录、检验/检验的原始记录（包含现场检测/检验记录）和报告副本、新项目开发记录、批准的检测/检验技术方案等技术记录由技术管理部负责收集、整理、保存，保存期不少于一个评审周期（本公司规定保存期不少于7年），保存期限详见《档案资料管理规定》。
5.4.4 人员的培训和考核记录由技术管理部负责收集、整理、保存，保存期不少于7年。
对检测/检验人员、技术人员的技术档案应保存至其离职一年后。
5.4.5 服务和供应品的采购记录、设备运行检查或使用记录、设备维护及维修记录、仪器设备量值溯源记录等由研发中心收集、整理、保存，除采购记录保存期为六年外，其它记录应保存至其报废二年后。
5.4.6 合同评审记录由经营管理部负责整理保存，保存期不少于一个评审周期（本公司规定保存期为7年）。
5.4.7 环境监控记录、标准物质或易耗品使用记录、标准溶液配制记录、工作台帐和其他记录等由相关检测/检验的业务部门负责收集、整理、保存，保存期不少于一个评审周期（本公司规定保存期为7年）。
5.5 记录的管理要求5.5.1 记录经整理编目后，各部门应将已完成的记录、报告及时交归口管理部门存档，并认真履行交接手续。
资料管理人员应及时登记存档记录，以方便记录的检索查阅。
5.5.2 记录的检索：一项管理活动往往涉及到多项记录的内容和表格，为了避免漏项，应当对记录进行编目，编目具有引导和路径作用，可以便于记录的查阅和使用，使查阅对该项管理活动的记录能有一个整体的了解。
记录在归档前须经资料管理员或主管部门负责人验收合格后方可进行，如果归档资料不全，必须查清原因。
记录中包含了大量有用的技术运作和体系运行的证据和原始信息，要发挥其作用必须使其便于有关部门和公司员工查找，记录的查阅应采用或纳入计算机管理，资料管理员应编制电子索引，以提高检索和查阅的效率。
5.5.3 公司员工因工作需要借阅记录须经记录管理部门负责人批准，复制记录须经质量负责人批准。
外单位人员一般不得借阅和复制记录，确因需要须经公司总经理或质量负责人批准。
5.5.4 借阅、复制记录应办理登记手续，借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时交还资料管理员，并办理注销手续。
5.5.5 记录应存放在指定场所，并采取保密措施。
存档记录没有履行审批手续不得更改、查阅。
借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所，不得查阅与其工作无关的其他记录。
外来人员未经许可不得进入档案资料室。
5.5.6 记录应当按照档案要求分类叠放贮存和保管。
记录的保管由专人或专门的主管部门负责，应建立必要的保管制度，保管方式应便于检索和存取，保管环境应适宜可靠，干燥、通风，并有必要的架、箱，应做到防潮、防火、防蛀、防止损坏、变质和丢失。
5.6 记录的处置要求归档保存的记录、报告如超过保存期限，应统一由资料管理员提出销毁申请，经质量负责人或技术负责人审查后，报公司主管经理批准后，由管理人员执行销毁并保留销毁记录。
6 相关文件6.1 文件控制和管理程序TK-2-016.2 管理体系文件的编制管理程序TK-2-026.3 计算机及自动化设备的数据保护程序TK-2-226.4 报告管理程序TK-2-286.5 档案资料管理规定TK-3-BGT-057 相关记录7.1 记录登记一览表TK-2-12-01记录登记一览表编号：。
