(档案管理)档案管理培训资料

1 档案管理培训资料

一、档案的收集

1．收集和移交。

我们原来根据档案局的要求，要求各单位实行部门立卷、部门整理制度。也就是各部门整理好了再移交综合档案室。现在看来不太现实，因此，我们现在的要求是各部门要清楚自己部门那些材料应当归档，及时上交档案室。各处室哪些材料应当归档，档案管理员应当进行指导。今天，我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》，大家回去后分处室列好表，交给每一个处室负责人，要求他们及时移交档案素材，移交时应逐条对照，不得遗漏。并填写好档案交接文据（附目录），作好登记。

2．文件的处理

我们学校单位比较小，一般没有专门的文件收发部门，通常是由校长和各处室主任分散保管，比较容易遗失。我们现在的要求是，文件原件由领导签阅后交档案室保管，复印一份复印件按文件流转程序传阅。

3．现在教育局有一部分文件通知是不发纸质文件的，如果其中有关你学校的，也是要归档的。因此，要求档案员也要时常浏览教育网，查看电子文件。

二、档案的整理鉴定编目上架

1．档案期限的鉴定划分（见档案保管期限表）（逐条讨论）

2．文书档案的整理

2．1文书档案按卷整理

2．1．1分类

根据《分类排列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。接着，根据《保管期限表》把每类分成三小类：永久、长期、短期。

2．1．2组卷

2．1．3排序。组成一卷的文件材料按其生成时间先后和内容关联排序。

2．1．4给每一卷卷内的文件材料在右上角写上（或用数字章、号码机印上）页码。 2．1．5填写卷内目录（附1：文书档案卷内目录样表）

卷内目录放在卷首，内容有：

顺序号：卷内文件依其排列先后填写顺序号，每卷均从1开始。

文号：填写文件制发机关的发文字号。如果没有则不填

责任者：填写生成文件的单位或部门。必须要填

题名：照实抄录

日期：生成文件材料的日期

页号：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。

备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。

2．1．6填写备考表（附2：文书档案卷内备考表样表）

卷内备考表放在卷末，内容有 文书档案

党群类 政务类 教学类

党群

永久 党群

长期 党群

短期 政务

永久 政务

长期 政务

短期 教学

永久 教学

长期 教学

短期 2 卷内情况说明：通常留空，以备卷内文件发生变化时说明用。

立卷人：由立卷人签名。（通常是档案员签名）

检查人：由案卷质量审核者签名。（通常填档案分管领导检查、签名）

立卷时间：填写完成立卷的日期

2．1．7装订：

应先去除金属物，宽大的纸页要折叠，装订线外有文字的要加边，破损的要修补，文件的底边和左侧敦齐，左边三点一线，线绳装订。

2．1．8案卷题名的拟写：

案卷题名应包括责任者、问题、文种（名称）三部分。

格式为：（责任者，谁、什么单位）关于（什么问题）的（文种名称，如通知、报告、批复、名册、制度、办法、意见等）

例：****学校关于党组织的名册、会议记录、介绍信等

题名应力求能够反映卷内文件材料的内容。

2．1．9案卷封面的填写（见附3）

2．1．10编号：

编号要根据《档案分类排列编号规则》进行。

文书党群类目录号为1

文书党群类档案的排列为先按年度排列，在每一年度内先排永久，再排长期。短期档案另架排列。一个大流水号就是文书档案类所有的党群类档案的案卷号为一个流水号。

假设该学校文书类党群档案最早为1980年， 1980文书类党群档案永久2卷，长期10卷，短期3卷，那么该学校1980年党群类永久档案目录号为1，案卷号1和2，1980年党群类长期档案目录号为1，案卷号3至12。1981年党群类档案目录号为1，案卷号从13开始。如下表：

党群类

目录号1 1980年党群永久2卷 1980年党群长期10卷 1981年党群永久4卷 ……

案卷号 1—2 3—12 13—16 ……

政务类档案的排列也是如此，只是目录号为2

教学类档案的排列也是如此，只是目录号为3

2．1．11排列上架。

2．2按件整理

（如果按件整理，则必须使用计算机管理）

2．2．1 整理一件

（1）确定怎样算一件。

一般以每份文件为一件，特殊情况如下：

文件正本与不同稿本为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文（如报告与批示、请示与批复、函与复函等）为一件。

（2）超大纸张折叠

（3）去除金属物

（4）装订

15页以上的档案用“三孔一线”装订，15页以内的档案采用缝纫机轧边、轧角或者用谁，什么单位 什么问题 文件材料的名称，不要超过三个，如不止三个，可加“等”字 3 包角材料包角。

包角方法：首先把每一页左上角的正反两面刷上少许浆糊，粘上，再用包角材料包上。以不掉纸、不能抽出纸张为准。

左上角、右上角的定义如图：

纵向文档：

横向文档：

如果一件材料中既有纵向，又有横向的，以第一页为准。

（5）填写包角或归档章等项目：

如果用包角方式装订，通常包角材料已印制了这些项目，如下图

其中“全宗号”没有就不填，“机构问题”不填，“室编件号”等每一件都整理好，并按《分类排列编号规则》排列后再填，“馆编件号”不填。

如果用“三孔一线”或采用缝纫机装订，则应在文件首页上部中间空白处盖上归档章，并填写各项目，如下图：

（全宗号） （年度） （室编件号）

（机构问题） （保管期限） （馆编件号）

填写方法与包角相同。

2．2．2 编号

件号编制：按件整理的档案为永久一个系列，每年一个流水号；长期一个系列，每年一个流水号；短期一个系列，每年一个流水号。上架排列也分三个系列进行排列。

假设该学校从2000年起按件整理，2000年永久档案中党群20件，政务30件，教学80件，2001年永久档案中党群25件，政务35件，教学100件……。那么2000年永久档案党群类的件号为1至20，政务类为21至50，教学类为51至130。2001年永久档案党群类件号为1至25，政务类为26至60，教学类为61至160……。如下表：

永久档案 2000年党群永久20件 2000年政务永久30件 2000年教学永久80件 2001年党群永久25 ……

件号 1—20 21—50 51—130 1—25 26— 室编件号

馆编件号

期限 全宗号

年度

机构问题 左上角 左上角 右上角 右上角 4 长期和短期也是如此。

2．2．3编制目录（用计算机管理可以打印）

归档文件目录样表（见附4）

2．2．4填写备考表

按件整理备考表样表（见附5）

2．2．5装盒、填写盒脊

盒面只须印上全宗名称章即可，盒脊项目有全宗号、年度、保管期限、机构问题、起止件号、盒号。全宗号没有的不填，机构问题不填，起止件号填在“室”那一栏里，“馆”那一栏不填，盒号为排列上架后档案盒的流水号，每种期限一个大流水号。

2．2．6排列上架

3．会计档案整理

会计档案由主办会计整理好后，交档案室保管。需要注意的一点是责任者必须填单位。

会计档案上架时，报表帐册为一个系列，目录号为4，凭证为一个系列，不给目录号，要分架排列。

4、科技档案整理

4．1基建档案整理

基建档案按卷整理，按照工程进行组卷，不同工程必须分开组卷。同一工程的文书材料与图纸必须分开组卷。

拿到一项工程的档案材料，首先把工程文书与基建图纸分开。对于工程文书就像文书档案那样进行整理组卷，卷内材料按时间顺序进行排列，编写页码，填写卷内目录和卷内备考表后装盒。对于基建图纸，首先要对其进行手风琴式折叠、排序、编写页码，再填写卷内目录和卷内备考表后装盒。（附6：科技档案卷内目录样表和科技档案卷内备考表样表）

4．2设备档案整理

设备档案按卷整理，按照设备进行组卷，不同设备必须分开组卷。

卷内材料按形成时间进行排列，编写页码，填写卷内目录和卷内备考表后装盒。

4．3排列编号

5．照片档案整理（演示）

照片档案按卷整理，每一次活动的照片为一卷。

每次活动照片可能会很多，选择有代表性的照片归档组卷，如全景照片、领导讲话及有代表性的场景等。

把照片按拍摄时间排序，用切角插入的方式把照片固定在照片档案芯页上。

第一页上部写一段100到200字的该组照片的简要说明，注明参见号、拍摄者、拍摄日期，下部插入一张照片，注明照片号（该照片在该组照片中的序号，第一张为1）和底片号（如为数码相机拍摄，没有底片，则应刻盘保存原始的电子照片），并用一句话对该照片简要说明，照片中主要人物应加括号注明位置（如：左一、右二等）。

第二页起，每页插两张照片，每张照片注明照片号和底片号，并用一句话对该照片简要说明，照片中主要人物应加括号注明位置。

加照片档案卷内目录和备考表装订成卷。卷皮用案卷内封面和封底

题名拟写：****学校关于******的照片

把案卷按年度时间排列后编制案卷号。

装盒（用按卷整理的档案盒），填写卷盒（卷盒的填写与文书档案案卷一样，其中案卷号填该盒内的起止案卷号）后按年度顺序上架。 5 电子照片刻成光盘，编入光盘录像带序列。

6．光盘录像带档案整理

每一次活动的录像光盘为一卷，装卷盒。题名拟写如下：

****学校关于******的录像（电子照片）

7．实物档案整理

逐件编号，编制目录

8．编制目录

8．1按卷整理档案的目录编制

按卷整理的文书档案需编制两种目录：案卷目录和全引目录

8．1．1案卷目录

案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编制的检索工具。其目录表包括案卷号、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。

8．1．1．1案卷目录样表（见附7）

会计案卷目录也可采用会计保管清册

8．1．1．2案卷目录的排列：

每个目录号一本目录或数本目录，不同目录号的案卷目录不可放在同一本案卷目录内。上架排列时按目录号的先后顺序排列。

案卷目录在目录橱中的排列如图（图1）：

8．1．2全引目录的编制

全引目录又称卷内文件目录汇集，或案卷文件目录。它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录的功能。

编制全引目录，首先列出卷号、案卷标题、起止日期、页数，然后在下面列出卷内文件的目录。一般只需把案卷目录和卷内文件目录依次打印，或复印剪贴后装订成册即可。

全引目录样表（见附8）

全引目录的排列与案卷目录类似，如图（图2）：

（图1） （图2）

8．2按件整理档案的目录编制

按件整理档案的目录叫做归档文件目录。

1、归档文件目录样表（见附4）

2、归档文件目录的装订排列：