档案管理培训资料

归档文件整理培训资料

一、档案的定义：

档案是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

这个定义有以下四个方面的函义：

1、档案是各机关、组织、和个人在其社会实践活动中形成的；

2、档案是由文件材料有条件地转化而来的；

（1）办理完毕的文件；

（2）要有价值的文件；

（3）经过科学的整理；

3、档案载体形式多样；

4、档案的本质属性：具有原始记录性。

二、什么叫全宗：

全宗就是一个独立的机关、团体、企事业单位及著名人物在其社会实践活动中形成的全部档案。

按全宗整理档案是我国档案整理工作的一个重要原则。

档案构成全宗是有条件的，并不是任何单位形成的档案都能构成全宗，只有独立的机关的机关形成的档案才能构成全宗。机关内部组织机构是机关的组成局部，不是一个独立的机关，它所形成的档案就不能构成全宗。所以，各单位内部组织机构、各科、股室不能单独收集、整理档案。

构成全宗的三个要素：

1、有独立的人事任免权；

2、有独立的对外行文权：

3、有独立的财政预、决算权；

三、档案管理的基本原则：

1、统一领导、分级管理国家全部档案；

2、维护档案的完整和安全；

3、便于党和国家各项工作利用；

四、什么是归档文件：

立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件的收集

归档文件的收集，就是将分散在业务部门或领导或相关人员手中的文件集中起来，以备整理的过程。文件材料的收集，是归档文件整理的首要环节，它主要是通过建立健全文件材料的归档制度来实现的。

（一）归档文件收集的要求：

凡是本机关形成的具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。

文件材料齐全完整包括三层函义：

1、凡反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整。包括本机关各个部门在各项工作活动中形成的文件材料；

2、一组有密切联系的文件材料必须齐全完整

3、同一内容的文件定稿与打印件必须齐全完整。

（二）归档文件收集的方法：

1、办理完毕随时收；

2、会议文件即时收；

3、常用文件定时收；

4、人员变动提前收；

5、珍贵文件跟踪收；

6、盖章之时立即收；

7、制度约束按时收；

8、责任到头督促收；

9、账处文件催促收；

10、整理之前全面收；

11、发现不齐反复收；

（三）收集中的难点和解决的方法：

1、领导手中的文件；

2、人事、财会、保卫部门的文件；

3、未经收发文登记的文件；

4、特别珍贵的文件；

5、机密性较高的文件；

6、报刊上反映本机关活动的文章；

7、网上发布的文件；

解决办法：

主要是要建立健全各项规章制度，责任落实到人，同时逗硬奖惩。档案员要有热心、耐心、工作上要细心。

（四）收集中应注意的几个问题： 1、不能只重视上级发来的文件而忽略自身形成的各种文件材料；

2、不能只重视“红头子”文件而忽略文件底稿和转发件；

3、不能只重视经过收发文登记的文件而忽略未经登记的文件材料；

4、不能只重视收集批复而忽略请示或只重视请示而忽略批复；

5、不能只重视纸质载体公文而忽略网上交换的公文；对于网上发布的公文，凡涉及本单位人或事的文件材料和上级主管部门发布的相关方针政策、法律法规等方面的文件材料一律要下载备份。

归档文件整理

归档文件整理，就是将归档文件以件为单位实行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

归档文件整理的主要环节有：分年度、确定归档范围、划分保管期限、装订、分类、排列、编号、编目、装盒、入柜存放等十个环节。通常说的十个步骤：

第一步：分年度

在充分做好准备，特别是文件材料收集齐全完整后，就能够实行归档文件整理了。一个单位的工作是按年度有组织、有计划实行的，同样机关单位的文书处理和档案工作也要按年度来实行。档案整理一个重要原则就是一般不跨年度。所以，分清归档文件年度很重要。档案整理的第一步就是将文件材料按年度分开。

区分年度应注意以下问题：

1、分年度时一般以文件签发日期为准；

2、跨年度的会议归入闭幕年；

3、跨年度处理的重大事件、重大事故归入结案年；

4、跨年度的请示与批复、来文与复文归入批复或复文年；

5、跨年度的转发与被转发件归入被转发年；

6、一些特定的专业文件材可按特定的年度归档；

第二步：明确归档范围

在收集的过程中往往把归档和不归档的文件材料都收集起来了，有些文件材办理完毕后，现时作用完成，失去日后查考价值，没有必要保存，应将这局部文件剔出去减少归档数量，节省人力、财力和时间。不能搞玉石不分，有文必档。各单位应根据本单位的职能、文件材料形成特点，制定归档范围。

明确归档范围应掌握两个原则：

1、重自身，轻外来文件；

2、重与本单位有直接关系的文件材料，轻与本单位无关的文件材料，也就是说凡与本单位人和事相关的文件材均应保存。

第三步：划分保管期限

保管期限划分是确定档案价值高低的关健，过去文书档案的保管期限分为永久、长期、短期三种，2006年国家档案局颁布的8号令规定保管期限改为永久、定期两种，定期分为30年、10年。

划分保管期限的原则：

1、凡反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，在各项工作活动中需要长远利用的文件材料应列为永久保管。如：本单位年度以上工作计划、总结；重要会议材料，会议记录；机构演变、人事任免、奖惩、调资、调动、名册等；处理重大事故、事件、案件的请示与批复；各种年报、历史沿革、大事记等文件材料；上级机关颁发的针对本单位主要职能并需要贯彻执行的文件材料。

2、凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内需要查考利用的文件材料，一般列为30年保存，主要包括：一是上级机关、同级机关和主管业务机关针对本单位主要职能活动颁发并要执行的一般文件材料；二是一般会议材料；三是下属单位报送的年度以上计划、统计年报等文件材料；

3、凡是在较短时间内本单位需要查考利用的各种文件材料列为10年。

在实际操作中，还要注意以上三点：

1、在同一组同一问题的文件材料中，有的文件单独看不太重要，但与该组文件中具有不可分割的联系就应接该组文件中的重要文件来确定的它的期限，以保持其完整、系统性；如重要的会议文件中的通知、报到册、作息时间安排等；

2、有的文件材料介于两者之间，难于区分的，采取就长不就不短的办法，从长划分期限。

3、同级和非隶属机关颁发的，专为解决本机关具体问题而产生的文件材料，应与本单位形成的相关文件划分同一保管期限。如县纪委处分某一单位的处分通知。

总之划分保管期限应对每份文件的来源、内容、作者时间、文种、完整水准等多方面去本质地、历史地去区分文件价值，只有这样才能做到划分准确、宽来适度，保证案卷质量。

第四步：装订

①去掉金属物；

②左边与下边对齐； ③用缝纫机在文件左侧轧边，文件较厚可用三点一线；

第五步：加盖归档章，填写全宗号、件号、年度、保管期限等内容；

①归档章盖在每份文件的首页上端居中的空白位置；

②全宗号由县档案馆统一编制的各单位代号；

③室编件号即归档文件的排列顺序号，同一年度同一保管期限编通号；

④年度：指归档文件的年度，用四位阿拉伯数字表示；

⑤保管期限指：永久、30年、10年

机构（问题）、馆编件号暂不填写。

全宗号 年度 室编件号

128 2009 1

机构（问题） 保管期限 馆编件号

永久

第六步：装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊背项目等内容：

①但要注意的是，将不同保管期限的归档文件装入不同的档案盒中，盒内不能混保管期限。

②填写脊背内容：

全宗号

128

年度

2009

保管期限

永久

机构（问题）

起

止

件

号 1—80

盒号

1

（填写全宗名称）

第七步、编制归档文件目

(用微机录入、A4纸打印)

（见目录格式）

件号：即文件的顺序号，用阿拉伯数字录入；

责任者：录入立档单位全宗名称标准化简称

文号：录入文件字号全称，包括代字代号

如县委文件，应填射委发〔2009〕18号

题名：文件的标题

日期：即文件形成时间：用8位阿拉伯数字填写，如2009年4月26日，应填成：20090426

页数：指文件的总页数：有文字的页面为1页

第八步、打印归档文件目录：

打印一式两份，一份存入相对应的盒内，一份分年度分保管期限装订成册，并加具封面。(A4纸)

封面格式：

归档文件目录

全宗名称：

年 度：

保管期限：

射洪县教育系统归档文件整理实施细则

为了认真贯彻国家档案局《归档文件整理规则》，提升档案管理现代化水平，增强我县教育系统档案的规范化、标准化管理，特制定本实施细则。

一、适用范围

本细则适用于全县各级各类学校、幼儿园档案的整理工作。

二、定义

（一）归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的应作为档案保存的各种纸质文件材料。

（二）归档文件整理

将归档文件以件为单位实行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

（三）件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为 一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，各种报表、名册、图册等一册(本) 为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次(期)为一件，来文与复文(请示与批 复、函与复函)视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则，当年 请示作一件。次年有批复的，批复作一件，但要在请示、批复各自所在归档文件目录备注栏中分别注明。

三、整理原则

遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分年度、问题和不同价值，便于保管和利用。

四、整理方法

（一）装订

归档文件按件装订。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。文件装订和装订材料要符合档案整理要求，装订时，不得压字迹。