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人力资源档案资料收集、管理措施
背景
在现代企业中，人力资源是企业发展的核心资产之一。
为了高效地管理和保护企业的人力资源，需要采取有效的档案资料收集和管理措施。
收集措施
1. 个人信息收集：在员工入职时，要求员工填写完整的个人信息表，包括姓名、身份证号码、联系方式等核心信息。
2. 合同文件收集：收集员工签订的劳动合同、实协议等文件，并确保文件的完整性和合规性。
3. 学历、资格证书收集：要求员工提供相关学历证书、职业资格证书等文件的复印件，并进行备案和存档。
4. 健康档案收集：定期收集员工的健康体检报告和疫苗接种记录，确保员工身体状况的了解和管理。
管理措施
1. 电子化管理：将收集到的档案资料进行电子化管理，建立人力资源信息系统，方便查阅和传递。
2. 保密措施：对档案资料进行严格的保密，确保员工个人信息
的安全和隐私。
3. 定期更新：定期对档案资料进行更新和归档，删除已离职员
工的档案信息。
4. 存储安全：将电子档案进行备份，并采取防火、防水等措施，确保档案的安全存储。
相关法规遵循
1. 《中华人民共和国劳动合同法》：遵循劳动合同法的相关规定，如合同的签订、备案等。
2. 《中华人民共和国个人信息保护法》：确保档案资料的合规
收集、处理和保护，保护员工的个人信息安全。
以上是人力资源档案资料收集、管理的一些建议和措施，希望
能对贵公司的人力资源管理工作有所帮助。
档案管理的具体流程和方法以档案管理的具体流程和方法为标题，我们将详细介绍档案管理的各个环节和方法。
一、档案管理的概念和重要性档案管理是指对各类档案进行有效的收集、整理、保存、利用和销毁的一系列管理活动。
档案是组织和个人活动过程中产生的记录和证据，对于组织和个人的正常运作和决策具有重要作用。
因此，进行科学、规范的档案管理对于保障组织的权益、提高工作效率、保护历史文化遗产等方面都具有重要意义。
二、档案管理的具体流程1. 档案收集：收集是档案管理的起点，需要明确收集的范围和内容。
可以通过文件、电子邮件、报告、会议记录等途径进行收集，确保收集到全面、准确的档案资料。
2. 档案整理：对收集到的档案资料进行分类、整理和编目工作。
首先按照文件类型、时间、地点等进行分类，然后对每个类别下的档案进行整理，确保档案的完整性和可检索性。
3. 档案保存：保存是档案管理的核心环节，需要选择合适的保存方式和环境。
一般情况下，可以选择纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。
纸质档案可以采用防潮、防火的柜子进行保存，电子档案可以采用备份和加密的方式进行保存。
4. 档案利用：档案管理的目的是为了提供有效的档案资料，方便组织内部和外部的利用。
在进行档案利用时，需要注意保护档案的安全性和保密性，合理授权档案的使用权限，确保档案的合法合规使用。
5. 档案销毁：档案管理的最后一环是档案的销毁。
根据法律法规和组织内部规定，对于已经失去价值或需要销毁的档案，需要进行合法、安全的销毁处理。
销毁可以采用物理销毁或电子销毁的方式，确保档案的彻底销毁和信息的安全。
三、档案管理的具体方法1. 建立档案管理制度：组织应制定档案管理的相关制度和规定，明确各个环节的职责和流程，确保档案管理工作的规范和有效。
2. 使用档案管理软件：可以借助档案管理软件进行档案的分类、整理和编目工作，提高工作效率和准确性。
3. 定期备份档案：对于电子档案，应定期进行备份工作，确保档案的安全性和可恢复性。
学校档案收集管理制度一、总则为了规范学校档案收集管理工作，确保学校档案的安全、准确和完整，维护学校的正常运行和管理秩序，特制订本制度。
二、档案管理的基本原则1. 法律依据原则：学校档案管理应遵循有关法律法规、政策文件的规定，严格依法行事。
2. 严格保密原则：学校档案的保密性是基本原则，未经许可，不得随意查阅、泄露学校机密。
3. 真实性原则：学校档案应真实、准确、全面，不得故意隐瞒、篡改档案信息。
4. 有序管理原则：学校档案应按照一定的管理程序和规范进行收集、整理、归档、利用等工作。
5. 长期保存原则：学校档案应按照相关规定进行长期保存，确保档案的完整性和持久性。
三、档案收集管理的基本流程1. 档案的收集：学校各部门应根据工作需要，定期收集相关档案资料，并经过审核、核实后进行整理。
2. 档案的整理：收集到的档案资料应按照科目、时间、类别等加以整理分类，编制档案目录和详细清单。
3. 档案的归档：整理完成的档案资料应按照相关规定进行归档存放，确保档案的安全性和便捷性。
4. 档案的利用：学校各部门在需要使用档案资料时，应填写档案利用申请表，经相关审批后方可查阅或借阅。
四、档案管理的具体规定1. 学校档案管理机构应建立健全档案管理制度和内部管理规范，指导、监督学校各部门的档案管理工作。
2. 学校各部门应配备专门的档案管理人员，负责档案的收集、整理、登记、归档等具体工作。
3. 学校档案应定期进行检查和盘点，确保档案的完整性和准确性。
4. 学校档案应按照保管期限进行分类管理，及时销毁过期档案，以释放档案空间。
5. 学校档案管理工作中如有违规行为，应进行严肃处理，确保档案管理工作的规范性和有效性。
五、档案管理的监督与责任1. 学校领导应对档案管理工作进行定期检查和评估，对存在问题的地方进行整改和完善。
2. 档案管理人员应严格遵守档案管理规定，确保档案的安全和完整性，对档案管理中的失误和疏忽承担相应责任。
3. 对于违反档案管理规定导致档案损坏或丢失的行为，将依法追究相应责任，并进行相应处理。
做好档案资料收集整理工作随着现代信息化的发展，档案管理变得越来越重要。
对于公司和组织来说，做好档案资料收集整理工作不仅能够提高工作效率，还能降低运营成本，因此，正确的收集和整理档案资料是很重要的。
接下来，我将介绍一些有关档案管理的最佳实践。
首先，对于档案资料的收集工作，应该由专业的员工来完成。
这是因为档案资料收集的工作需要有系统性、全面性和准确性。
专业员工将能够为您提供从文件转换到卷内文件等各个方面的服务，确保您企业内的档案资料真实准确并清晰有序。
其次，要做好档案资料的整理工作，应该遵循以下三个原则：1.归档原则每一个文件应该按照一定原则分类后放入相应的档案室，归档时应该按部门、事项分类。
通过这种方法，可以使资料具有更强的组织性和可读性，方便员工使用和管理。
2.序号原则档案资料应该按照史料年代、时间顺序等方面进行编号，这种方法可以大幅提高档案管理的效率。
通过不同的序号，员工可以轻松找到所需要的档案资料，避免浪费时间和资源。
3.备份原则在整理档案资料时，应该做好备份工作。
一旦文件或资料丢失或损坏，备份文件将能够帮助您及时找到需要的文件。
这也是保护档案资料的关键步骤。
最后，为了使档案管理更加完善，还应该注意以下问题：1.用专业的存储软件使用专业的存储文件软件可以更好地保存和维护档案资料，避免出现错误和丢失文件。
2.定期归整定期归整档案资料可以确保档案的整洁和有序，并始终适时更新档案文件。
3.定期清理定期清理不再使用的文档和资料，也是让档案保持整洁和更具可读性的重要步骤之一。
总结：以上是关于做好档案资料收集整理工作的一些最佳实践。
通过这些步骤，您可以提高工作效率和档案管理的质量，同时遵循各种档案管理的规范，确保员工能够轻松快速地在需要时找到所需的档案资料。
环境保护档案资料收集、整理、管理措施本文档旨在提供环境保护档案资料收集、整理和管理的措施。
以下是一些建议，帮助您有效管理环境保护档案资料。
1. 档案资料收集- 确定收集的范围和目的。
明确需要收集的环境保护档案资料内容，并确保与工作目标一致。
- 制定收集计划。
制定详细的计划，包括收集的时间、地点、责任人等信息，并明确各项任务的截止日期。
- 增强意识。
提高员工对环境保护档案资料收集的重要性的认识，并确保他们按照规定的要求收集和保存相关资料。
2. 档案资料整理- 分类整理。
根据档案资料的性质、类型或主题，进行分类整理。
使用合适的标签和文件夹，以便于查找和维护。
- 文件编号。
为每个档案文件分配唯一的编号，以便于标识和检索。
使用系统化的编号方法，如按时间顺序、按关键词等。
- 制定文件目录。
建立一个文件目录，记录每个文件的编号、标题、内容摘要等信息，以便快速查找和索引。
3. 档案资料管理- 存储设施。
确保提供适当的存储设施，包括保险柜、防潮柜、防火设备等，以保护档案资料的安全和完整。
- 存储管理。
定期检查档案资料的存储状况，确保整齐有序。
及时修复损坏的文件，避免丢失或混乱。
- 权限管理。
设定档案资料的访问权限，确保只有授权人员可以查看和使用相关资料。
制定安全措施，保护档案资料的机密性和隐私性。
请注意，以上仅提供了一些基本的环境保护档案资料收集、整理和管理措施的建议。
具体实施时，应根据实际情况进行调整和完善。
档案收集工作的内容档案收集工作的内容档案收集工作是指对一个单位或个人的历史、活动、成果等方面的资料进行搜集、整理和保管。
这项工作对于保护历史文化遗产，促进科学技术和文化发展有着重要的意义。
以下将详细介绍档案收集工作的内容。
一、搜集资料搜集资料是档案收集工作的第一步。
搜集资料可以通过多种途径进行，如向相关单位或个人索取，查阅报纸、期刊等公开发表的信息，利用互联网搜索引擎等。
1.索取资料向相关单位或个人索取资料是最常见也是最有效的方式之一。
在进行索取前，需要准确了解所需资料的类型和范围，并明确所需信息对于自己工作的重要性。
在与被索取方沟通时，需要礼貌、诚恳地表达自己的目的，并尽可能提供详细的说明和解释。
2.查阅公开发表信息报纸、期刊等媒体上公开发表了大量有关某些单位或个人活动及成果方面的信息。
通过查阅这些媒体可以获得很多有用信息。
3.利用互联网搜索引擎互联网是一个信息量极大的平台，通过利用搜索引擎可以快速地找到所需资料。
需要注意的是，在利用互联网搜集资料时，应遵循信息真实、准确、可靠的原则。
二、整理资料整理资料是档案收集工作的第二步。
整理资料包括对所搜集到的各种文献、图片等进行分类、鉴定和归档等处理。
1.分类分类是对所搜集到的文献、图片等进行分门别类，以便于后续工作的开展。
分类可以按照时间、地点、人物等方面进行。
2.鉴定鉴定是对所搜集到的文献、图片等进行真实性和可信度评估。
需要根据相关法律法规和规范标准进行评估，并记录评估结果。
3.归档归档是将已经分类和鉴定好的文献、图片等按照一定顺序存放起来，以便于后续查阅和使用。
在归档时，需要制定详细的文件管理制度，并严格执行。
三、保管资料保管资料是档案收集工作的最后一步。
保管资料要求对所收集到的文献、图片等进行长期的保存和保护，以防止遗失、损坏等情况的发生。
1.保存保存是指对所收集到的文献、图片等进行长期储存。
在进行保存前，需要对所用材料进行鉴定和评估，并采取相应的措施，如复制、拍照等。
浅谈档案资料的收集及整理摘要：针对档案资料来说，其可以为相关单位提供与之相匹配的参考资料，其真实性和完整性需要科学地收集及整理。
所以，怎样做好档案资料的收集与整理是现阶段相关单位值得深思的课题。
关键词：档案资料；归档；收集；整理所谓档案，简单地说是相关单位在研发、经营等一系列活动中所衍生出来的一种存在存储价值的文件资料，同时也属于管理活动当中的基础性工作。
倘若想要确保档案资料可以发挥出应有的价值，那么对其做好收集与整理工作就显得尤为重要，现立足于实际进行探讨。
1.档案的分类以及管理结合相关资料发现，档案存在着各种各样的类型，具体可分为以下几种：一是行政管理类；二是生产技术类；三是基建建设管理类；四是设备仪器类；五是工业产品类；六是科技技术研究类；七是会计档案类等。
针对归档文件的保管期限来说，其主要分为以下几种类型：一是永久；二是定期。
基于信息化飞速发展的背景下，不少单位均实现了办公自动化，每一种文件也就在不知不觉中在相关信息系统中加以处理。
与此同时，不少文件均是借助于大流水号加以登记的，在实际查询期间，只要输入关键字就能够实现对其的准确查询。
就纸质档案而言，相关工作者通常借助于计算机做好大流水号排序，这样做可以让其工作量得到有效缓解，也加快了查阅速度，为进一步提高档案资料收集和整理工作水平与效率夯实基础。
二、档案资料的收集方法以及整理方法（一）做好档案材料的收集工作在具体收集期间，应当严格结合相关标准来实施，无论是针对文件的内容还是数量来说，均要与相关要求保持一致，只有这样才能确保档案资料处于完整齐全的状态。
1.档案资料的分类相关工作者需要结合立卷分类要求做好归档工作，并在此基础上将同类文件资料汇集起来归档，依据具体次序做好归类工作，通常而言，图片文件要在文字之后。
就那些不同种类的材料而言，需要结合档案《规则》做好相应的排序工作。
1.纸质和成册文件整理对于纸张幅面，通常用小于A4幅面；一般情况下，单册厚度应当保持在不大于20mm的范围内为宜，扉页需要涵盖以下几点：一是题名；二是责任人；三是完成时间等，同时目录每册一个，用线订左侧装订，然后将金属物去掉；从正文入手，以下几个部分不编页码：一是封皮；二是封底；三是扉页；四是目录，倘若存在空白页则需去掉。
档案管理的六大步骤档案管理是一个组织内部的管理过程，涉及到对所有记录、文件和资料的收集、处理、存储和保护。
档案管理的重要性越来越被人们所认识，特别是对于企业、政府机构、学校等机构来说，档案管理是其日常运转的重要组成部分。
本文将介绍档案管理的六个步骤，来帮助读者更好地了解和实践档案管理。
一、收集资料档案管理的第一步是收集所有需要分类、归档和保护的资料。
这个过程需要明确需要收集的内容、来源、时间和地点等信息，同时需要对文件进行编号，以便于后续处理。
需要注意的是，分类必须准确无误，以便于后期查找和利用。
二、分类归档收集完所有需要归档的资料后，就需要进行分类和归档了。
分类和归档的过程要遵照一定的规则和原则，如：文件按照内容或者类别进行分类归档，按时间先后顺序进行编号，建立档案一定要按照时间顺序进行归档等等。
在这个过程中还要注意防止归档的文件遗失、误放或被盗窃等，需要加强保密措施。
三、建立索引建立索引是档案管理的重要环节，它可以方便我们快速地查找和利用档案。
建立索引的主要方式是通过分类、编号、时间等主要元素对档案内容进行描述和索引，以便于快速查找，避免耗费大量时间和精力查找特定档案。
四、保存档案高质量的档案管理需要精心保护档案。
保存档案需要制定一些标准和规定，以便于在档案保存的过程中保持档案的完整性和可读性。
在保存档案时，应采取防潮、防晒、防火等措施，以确保档案不被腐烂、变形或损坏。
五、销毁档案档案管理也考虑到了档案的生命周期和保密等问题，某些档案到了使用期之后，需要进行销毁。
档案销毁需要遵循一些特定的规定和标准，以确保相关信息是得到完全摧毁的。
需要注意的是，销毁档案是一项敏感的操作，需要在保密的前提下，严格遵守法规和规章制度。
六、档案利用档案管理的最终目标是使档案得到更好的利用。
在使用档案的时候，可以通过索引和查阅服务来快速地找到所需的档案，以满足机构和组织的需要。
需要强调的是，档案利用必须遵守相关的法规和保密方针，同时要注意保护档案的完整性和机密性。
档案登记收集管理制度一、总则为规范档案登记收集管理工作，保证档案管理工作的顺利开展，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有涉及档案管理工作的部门和人员。
三、档案登记1. 档案登记是指对新收集到的档案进行记录和归档的过程。
在收到新的档案材料时，应当立即进行登记，确保档案管理工作的及时性和准确性。
2. 登记内容应包括档案的名称、来源、时间、保存期限、存放地点等基本信息。
同时，应当编制档案目录和档案清单，便于对档案进行管理和查阅。
3. 登记同时应对档案进行分类和编号，便于整理和查找。
分类可按照档案的性质、内容、年代等不同要求进行分类，编号应根据档案的分类和登记顺序进行编制。
四、档案收集1. 档案收集是指通过各种途径向外部获取相关档案材料的过程。
在收集档案材料时，应当仔细核实档案的来源和真实性，确保获取到的档案是合法有效的。
2. 收集到的档案应当立即进行登记和归档，不得拖延。
对于重要的档案材料，应当及时存档并备份，以防丢失或损坏。
3. 档案收集过程中，应严格遵守相关法律法规，确保档案的保密性和安全性。
对于涉密档案，应当特别注意保护措施，避免泄露。
五、档案管理1. 档案管理是指对已经登记和收集到的档案进行分类、整理、保存和利用的过程。
在管理档案时，应遵循规范和流程，确保档案的完整性和可读性。
2. 档案管理工作应建立档案管理制度和相应的流程，明确各项工作的责任和权限。
对于涉及档案的操作人员，应定期进行培训，提高其管理档案的能力和水平。
3. 档案管理应注重档案的利用价值，及时对需要提供的档案进行提供，促进档案的利用和共享。
同时，应当建立档案查询和借阅制度，确保档案的合理利用。
六、档案保管1. 档案保管是指对已经管理好的档案进行保管和存储的过程。
在保管档案时，应建立档案室或档案库房，确保档案的安全和完好。
2. 对于不同性质的档案，应采取不同的保管措施。
对于重要的或涉密的档案，应当特别加强安全保护，确保不被损坏或泄露。
竣工文件内容及编制要求交底一、编制依据交通部《公路工程竣工验收办法》（交公路发[1995]1081号）及省交通厅《浙江省公路工程竣工文件编制办法》，中铁二十三局集团第一工程有限公司质量、职业健康安全与环境整合管理体系《程序文件》，结合本工程实际编制。
二、职责项目部根据统一管理、各级负责的原则，对本工程的文件材料收集、归档工作进行监督和指导，形成一套完整的档案工作管理网络。
本项目部在工程建设之初，提高档案管理工作的思想意识，将该项工程纳入工程项目管理工作中。
建立健全档案管理制度，并同时建立了文件材料管理领导人责任制，使档案管理有章可循、分工落实、责任明确、严格管理。
三、要求1、项目部配备了专人负责管理档案资料收集归档工作。
2、建立施工资料台帐和借阅制度。
人员如有变动，办理有关移交手续，确保工程资料不会流失。
3、项目部设有档案室，并配有电脑、资料柜等必备工具，还须安装统一的档案软件。
4、归档资料必须书写工整，字迹、线条清楚。
纸张便于长期保管，格式统一。
文件材料幅面原则为A4纸（210×297），打印文字材料原则采用3号仿宋体，表头标题原则采用20号仿宋体，表格文字、数据原则采用5号标准仿宋体。
5、禁止使用圆珠笔、铅笔等不易长久保存的书写工具。
6、凡由易褪色书写材料制成的文字材料应复印保存。
7、原始记录中应签字确认，并加盖项目部及驻地办公章。
四、档案资料的收集和质量要求（一）、收集1、档案的收集必须保证资料的原始性和真实性，确保数据材料来源于施工现场。
2、组卷应遵循自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。
3、凡是反映与本工程有关的重要活动、重要部位、隐蔽工程的文件材料、相片等具有查考利用价值的各种载体都应收集齐全。
4、施工阶段形成的文件材料按路线方向，结合单元工程（含分部、分项）及不同专业分别组卷，必须按文件材料形成的先后顺序或工程建设完成情况及时收集。
5、所有质检、试验检测、计量支付数据等应实行计算机管理，并实现计算机联网管理。
（二）质量要求1、文件的完整性。
一个文件的内涵丰富，格式必须符合要求，要有标题、正文、时间、作者，填写内容要完整，表达要准确。
例：红头文件：正本和底稿要完整；请示文件：请示和批示要完整。
2、文件的价值性。
看该文件需不需要归档。
3、文件的有效性a）内容有效，字体清楚，图纸要整洁，该签字的必须要有认可手续。
b）自给材料要有效，要采用符合永久、长期保管要求的材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、红蓝墨水、纯蓝墨水等。
4、文件的准确性。
a）文字内容要保证无错、漏、差；b）图纸和文字要相符；c）图纸和实物要相符；d）总体和分部要一致。
五归档文件的编制格式（一）卷宗编目卷宗构成的顺序依次为外封面、内封面、卷内目录、文件材料、备考表。
文件材料幅面原则为A4纸（210×297）。
打印文字材料原则采用3号仿宋体，表头标题原则采用20号仿宋体，表格文字、数据原则采用5号标准仿宋体。
1、页号单页书写的文字材料在右下角编写页号，双页书写的文字材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号，且与目录相对应。
图样页号编写在标题栏外。
保管单位之间不连号。
成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组卷的，应排在卷内文件材料最后，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数，不比重新编写页号，可在备注中注明总页数。
案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。
2、案卷封面和脊背案卷外封面只需填写档号（指档案分类号和案卷顺序号）、项目名称、案卷提名等项目。
案卷内封面需填写案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、档号等项目。
案卷题名，应包括公路工程建设项目的起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。
案卷题名应能简明准确反映出案卷的基本内容。
项目名称以初步设计的批复为准。
编制单位，是指案卷形成的单位。
编制日期，是指案卷形成日期。
卷脊填写档号。
3、卷内目录由顺序号、文件材料题名、文件编号、责任者、日期、页次、备注等项组成。
顺序号，填写文件材料排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注。
文件材料题名，应填写文件材料标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题。
文件编号，填写文件材料的原始编号或图样图号。
责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要负责者。
责任者可采用通用的标准简称。
日期，填写文件材料的形成日期。
年、月、日。
页号，填写每份文件首页上标注的页号，最终件标注起止号。
卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。
4、备考表应标明卷内文件材料的件数、页数，不同载体形式文件的数量以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
立卷人应由责任立卷人签名。
立卷日期应填写完成立卷的日期。
检查人应由案卷质量审核者签名。
检查日期应填写审核日期。
互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号后标明档案载体形式，并用括号括起。
5、案卷装订文件采用盒装。
具有长期保存价值的重要竣工文件（最终计量支付报表）可同时采用光盘或缩微技术进行归档、保存。
竣工文件采用整卷装订。
图纸及其他不便装订的文件材料可不装订，但每份图纸或文件材料右下角加盖档号章。
档号章内容包括该份图纸所在案卷的档号和在本案卷中所在页次。
文件装订应采用三孔一线方法装订，每卷装订厚度一般为10mm，20mm，30mm，40mm为宜，特殊情况可用50mm，60mm。
装订时靠装订边和下边取齐，不得使用糨糊、普通胶水和金属丝等其它方式。
每卷文件装订线一边至少应空出25mm，其他各边空出10mm，文件部分上下应多空出一些。
对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件材料应适当粘贴或折叠。
（二）设计图设计图应按初步设计图和施工设计图两大部分装订。
设计变更资料必须经监理工程师审核确认。
设计资料扉页要加盖设计单位公章并符合图纸出版的有关规定。
（三）竣工图竣工图纸参照原设计图的编法，根据工程施工的实际情况进行绘制。
竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施等的全部施工实际造型和特征，要求图面整洁，文字工整、清晰。
模糊不清的图纸应重新绘制，全部合格后再装订。
凡按图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章。
凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图（新图）上修改，加盖修改专用章，并加盖竣工图章。
凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图。
参照远施工设计图顺序按实际竣工图图纸的数量重新编写图号，并把图号的第一拼音字母S（代表施工图）改J（代表竣工图）；重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同的建筑物、构筑物应分别编制。
竣工图规格一般按A4（297×210mm）或A3（420×297 mm）装订；底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于1号的底图也可卷放装筒。
（四）竣工图的更改方法1、利用施工图更改必须注明更改依据（如设计更改通知单、洽商记录等的文件编号）和更改日期。
2、一般是杠（划）改；局部可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制；当无法在图纸上表达清楚时，应在标题栏上方或左边用文字说明。
3、图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。
4、有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。
5、更改应用黑色墨水或碳素墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔书绘。
6、竣工图中必须增列设计与竣工工程数量对照表，表中的竣工数量必须与计量支付相符。
7、竣工图必须经监理工程师审核确认。
竣工图文件扉页要加盖单位公章。
（五）竣工图章的使用1、竣工图章尺寸为70mm×50mm，内容有：编制单位名称、图号、编制人、技术负责人和编制日期、监理单位、监理工程师。
2、竣工图章签字要求填写齐全，不得代签。
3、竣工图章盖在图纸反面，距底边40mm，距左边30mm处。
4、竣工图章应使用不褪色红印泥。
（六）档号国道、省道具体项目号由省公路局统一确定，县、乡道项目号由市交通局（委）确定，申报项目号要求明确项目所在线路并附初步设计批复，项目中如含单独验收隧道、桥梁需分别立项，并单独给予项目号。
一般建设项目，由建设单位统一按竣工文件内容及编制要求排序编制案卷流水号。
档号示例：GL 5 . 1 2 03 . ？ Z ─？││││││││科公道省杭具建案技路路道金体设卷档工线项单流案程目位水号号大型建设项目，以编制单位为单位，按竣工文件内容及编制要求排序分别编制案卷流水号。
编制单位号：施工单位直接为合同段号，其他单位以编制单位首字拼音的第一个字母（例：指挥部字母为“Z”，监理单位字母为“J”）和序列号组成。
档号示例（施工单位）：GL 5 . 1 02 1 . ？ 01 ─？││││││││科公道国沪具合案技路路道瑞体同卷档工线项号流案程目水号号六档案资料的管理（一）文件控制1、文件的分类文件按管理类型分为三类（1）一类文件：体系文件。
包括：《管理手册》、《程序文件》、《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》等。
（2）二类文件：技术文件。
分为专用性和通用性技术文件。
专用性技术文件包括：作业指导书、施工组织设计、技术交底书、和设计施工图纸、图纸会审记录、表单等。
通用性技术文件包括：国家/行业标准、规范、规程和通用性图纸等。
（3）三类文件：管理性文件。
分为法规性和事务性文件。
法规性文件包括：内部和外来的与体系相关的法律、法规、规章和管理规定、管理办法、实施细则及合同文件等。
事务性文件包括：与体系相关的法规性文件以外的其他管理性、事务性文件。
2、文件的控制办法（1）一类文件（体系文件）的控制方法：编写唯一的受控号、登记签收、建立《文件清单》。
（2）二类文件（技术文件）的控制方法：a）专用性（设计施工图纸）技术文件：专用性图纸编写唯一的受控号、登记签收、建立《文件清单》；其他专用性技术文件登记签收、建立《文件清单》。
b）通用性技术文件：登记发放、建立《文件清单》。
（3）三类文件（管理性文件）的控制方法：a）法规性文件：登记签收、建立《文件清单》。
b）事物性文件：登记签收。
3、文件的编写与审批（1）一类文件（体系文件）的编写与审批《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》由项目部编写，子公司安全质量管理部审核，管理者代表批准。
并报公司备案。
编写格式与要求按照公司（体系文件编写导则）的规定执行（2）二类文件（专用性文件）的编写与审批由项目部相应的程序主管部门负责编写并审核，项目经理批准。
