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浅谈高校学生档案管理存在的问题与改善措施【摘要】高校学生档案管理存在着诸多问题，主要表现为档案管理工作流程不畅、信息化水平不高、数据安全风险增加以及档案管理规范不够等方面。
为了改善这些问题，可采取加强档案管理流程的规范化、提升信息化水平、加强数据安全措施、加强档案管理规范等一系列措施。
通过对高校学生档案管理问题的分析和改善建议，可以推动高校学生档案管理工作的规范化和现代化，确保学生档案信息的安全与完整性，进而为高校教育事业的发展提供有力支持。
未来应该重视档案管理工作的长效机制建设，加大对档案管理人员的培训力度，注重信息化技术的应用，推动高校学生档案管理工作取得更大成效。
【关键词】高校学生档案管理、问题存在、改善措施、工作流程、信息化水平、数据安全风险、规范性、总结反思、未来展望1. 引言1.1 背景介绍在当今信息化时代，高校学生档案管理问题日益凸显，已成为一项亟需解决的重要课题。
随着高校规模的扩大和学生数量的增加，传统的人力、纸质档案管理已经无法满足日益增长的需求。
而随之而来的信息化技术的发展，虽然为档案管理提供了便利，却也带来了新的问题和挑战。
高校学生档案管理不仅涉及到学生的基本信息和学业成绩，还关系到学生的个人隐私和数据安全。
如何解决高校学生档案管理存在的问题，提高管理效率和信息安全水平，成为当前高校管理部门亟需解决的难题。
通过本文针对高校学生档案管理存在的问题和改善措施进行探讨与分析，为高校学生档案管理工作的改进提供一定的参考和建议。
1.2 问题意识引发高校学生档案管理存在的问题是一个长期存在且亟待解决的难题。
随着高校学生数量的增加和信息化水平的提升，传统的档案管理工作已经无法满足日益增长的需求。
众多学校在档案管理工作中存在着诸多问题，如工作流程不畅、信息化水平不高、数据安全风险增加、档案管理规范不够等。
这些问题给高校学生档案管理工作带来了许多困难和挑战，也催生了改进和优化的迫切需求。
在这种背景下，我们急需加强对高校学生档案管理问题的意识引发，提高相关管理部门和学校领导的关注度和重视程度。
高校档案管理工作现状分析及其对策【摘要】高校档案管理工作现状分析及其对策是当前高校管理中的重要一环。
文章通过深入分析高校档案管理工作的现状，指出存在的问题，包括档案管理体系不完善、档案管理人员培训不足以及档案管理工作的信息化程度低。
为应对这些问题，提出了建立完善的档案管理体系、加强档案管理人员培训以及利用信息化技术改进档案管理工作等对策。
通过这些对策的实施，可以提高高校档案管理工作的效率和质量，进而推动高校管理水平的提升。
总结了现状及对策建议，并展望了未来高校档案管理工作的发展方向。
通过这篇文章的分析，可以为高校档案管理工作的改进提供参考。
【关键词】高校档案管理工作、现状分析、问题、对策、建立档案管理体系、加强培训、信息化技术、总结、对策建议、未来发展。
1. 引言1.1 背景介绍高校档案管理工作是高校信息管理的重要组成部分，旨在对高校日常运行中产生的各类文件、数据进行有效管理和保存，以便为学校的管理和决策提供支持。
随着高校规模的不断扩大和信息化程度的提高，档案管理工作也面临着越来越大的挑战。
在传统的档案管理模式下，高校档案管理工作通常采用手工操作，存在文件易丢失、难以检索、保密性较差等问题。
高校档案管理对人员素质和专业技术要求较高，人才储备不足也是当前面临的困境之一。
为了解决高校档案管理工作现状存在的问题，需要加强档案管理体系建设，提高档案管理工作人员的专业水平，并利用信息化技术改进档案管理工作。
只有通过综合措施，才能提升高校档案管理工作的效率和水平，更好地为高校的发展和管理提供支持。
1.2 研究目的研究目的旨在深入分析当前高校档案管理工作存在的问题，探讨提高档案管理工作效率和质量的对策措施。
通过对高校档案管理工作现状的认真调查和研究，发现问题的根源所在，为制定科学合理的改进措施提供依据和参考。
通过对比国内外高校档案管理工作的发展现状和特点，借鉴先进经验和做法，不断提升我国高校档案管理水平，推动档案管理工作的现代化发展。
高校学生档案管理工作中问题与对策的探析问题：
1.学生档案信息不完整、不规范
2.学生档案管理无章可循，数据混乱
3.学生档案管理系统安全性低
对策：
1.建立学生档案信息完整、规范的管理流程，确保每位学生的档案信息都完整、准确、规范化，包括准确记录每位学生的联系方式、家庭信息、照片等基本信息
2.建立必要的管理体系，制定合理的管理规程和制度，解决数据混乱的问题。
例如，建立档案编号管理制度、建立档案接收和归档管理制度等等
3.加强使用安全措施，建立完备的学生档案管理系统，确保数据安全和隐私保护。
例如，对系统进行数据备份和定期维修等。
以上是对高校学生档案管理工作中问题与对策的探析。
高校档案管理存在的问题及对策分析高校档案是高校管理工作中不可或缺的组成部分，它关系到学校办学质量和办学声誉。
然而，在高校档案管理工作中，还存在一些问题，如档案保管不规范、档案信息不清晰、档案管理人员素质不高等问题。
针对这些问题，本文提出了相应的对策。
一、档案保管不规范高校档案保管不规范有以下表现：无规章制度、档案材料保存不当、道具缺失等。
这些问题需要采取措施加以解决。
首先，建立档案保管的规章制度，对档案的保管、管理、利用、借阅等方面进行规定，使档案管理工作有据可依，不留空白。
其次，强化档案保管人员的日常管理，采取严格的责任追究制度，保证档案的安全保管。
此外，进行档案库房设施的升级改造，购置必要的设备，提高档案管理的规范化水平。
二、档案信息不清晰对于一些历史悠久的高校而言，他们的档案记录极其复杂，相关信息又非常庞杂。
一旦发生某个档案被遗失的情况，恢复起来的难度相当之大。
针对这一问题，我们可以采取建立档案的标准化模板的方式，对档案管理进行标准化的改造，实现对于档案信息的系统化、全面化的管理。
可以从统一的分类、代码化入手，使得档案信息的管理更为清晰，从而更加方便管理。
三、档案管理人员素质不高档案管理人员是高校档案管理的重要基础，他们的素质水平直接关系到档案管理的质量。
然而现实中，不少档案管理人员的素质还有待提高。
为了解决这一问题，可以对档案管理工作人员进行培训。
通过培训，提升他们的专业知识和操作技能，让他们掌握更好的技能和方法，并加强他们对档案管理重要性的认识。
同时，还要改善档案管理人员的工作环境，适当提高他们的工作待遇，以保证档案管理工作有足够的人才支持。
总之，高校档案管理工作中存在的问题，需要高校各部门共同关注，采取有效措施加以解决。
只有这样，才能更好地发挥档案管理的效果，保证高校正常有序的运行。
高校学生档案管理存在的问题及优化对策研究1. 引言1.1 研究背景在当今信息化时代，高校学生档案管理是教育管理工作中至关重要的一环。
随着高校规模的不断扩大，学生数量的增加，传统的档案管理方式已经无法满足现代化管理的需求。
传统的纸质档案管理存在着信息不完整、存储空间大、查找效率低等问题，给学校管理工作带来一定的困难。
随着信息技术的发展，学生信息的管理已经逐渐向电子化、网络化、智能化方向发展。
对高校学生档案管理进行问题分析、优化对策的研究具有重要的现实意义。
为了更好地适应高校学生档案管理的需求，提高管理效率和管理水平，本文旨在探讨高校学生档案管理存在的问题，分析问题产生的原因，提出相应的优化对策，并对实施后的效果进行评估。
通过本研究，旨在为高校学生档案管理提供有效的指导，促进学校管理工作的现代化、智能化发展。
1.2 研究目的研究目的是为了深入探讨高校学生档案管理存在的问题，并提出有效的优化对策，以提高学生档案管理的效率和质量。
通过对现有问题进行分析，找出瓶颈和短板，为高校学生档案管理的改进提供理论支持和实践指导。
通过对优化对策的研究和实施，评估其效果并提出具体的改进建议，为高校学生档案管理的进一步完善和提升提供可靠的依据。
本研究旨在引起高校相关部门的重视，推动学生档案管理工作的规范化和现代化发展，为高校教育质量和管理水平的提升做出贡献。
2. 正文2.1 高校学生档案管理存在的问题一、信息不完整和不准确：学生档案中的个人信息、成绩记录、奖惩情况等数据往往存在漏洞和错误，导致学生及学校管理者无法准确地了解学生的真实情况，也影响了教学和评价的公正性。
二、安全性不足：学生档案中包含大量敏感信息，如身份证号、家庭地址等，但目前的档案管理系统安全性较低，容易受到网络黑客的攻击，存在信息泄露的风险。
三、档案管理流程不规范：由于缺乏明确的档案管理制度和规定，导致档案管理流程松散，存在着信息混乱、管理混乱的现象，难以实现档案管理的标准化和规范化。
高校档案管理和提供利用中存在的问题与对策高校档案是一种重要的文献信息资源，是一个集多种门类于一体综合性档案体系。
它不仅客观真实地反映了学校发展的历程，也为学校的持续发展提供了历史依据，是衡量教学质量和管理水平的一个重要尺度，同时也是推进和发展学校教育事业的宝贵财富。
标签：高等院校；档案管理；档案提供利用一、高校档案管理与提供利用的发展趋势（一）高校档案管理的发展趋势1．标准化建设趋势要加强。
根据档案工作的客观规律制定一系列的规章制度、工作细则、岗位职责，一切照章办事。
同时在档案工作的各环节上进行定量分析，在分析研究的基础上制定各项标准。
这些标准包括整理标准、统计标准、服务标准和各项技术标准。
2．高校档案收集电子化。
与传统的档案信息资源收集方式不同的是，利用校园网，高校档案信息的收集人员向网络节点上任何档案信息的产生单元（学校的院系及行政部门）及时地以逻辑归档或报送的形式来收集有关部门新产生的档案信息，任何档案信息一经产生，可立即通过校园网的传输进入到档案数据库中，而不必像传统的方式那样必须待工作结束或年终才归档。
3．建立高校档案信息数据库。
首先，高校档案馆要以收藏大容量、高密度、联机能力强的电子档案介质为今后收藏的主要方向，随着办公自动化技术的迅速发展，使得高校在教学、科研、管理方面产生了大量电子档案，它作为一种全新的档案类型，是按一定的格式存储在电子介质并且在网络上传输的数字代码系列。
（二）高校档案提供利用的发展趋势1．社会利用档案呈上升趋势。
随着社会的发展与需求，高校的学籍档案成了社会利用的主流，利用曾经就读学校保存的学籍档案用于求职、求学、职称评定的人越来越多。
社会上各单位和中介机构利用高校保存的学籍档案核查学历，认证文凭也越来越多，这说明人们的档案意识不断增强，利用档案信息资源维护个人权益的意识也越来越强。
2．利用方式多样化，利用手段现代化。
传统的档案利用方式要受开发时间和空间的限制，基本模式是用户亲自到档案馆，利用较多的是纸质档案原件，利用手段也比较有限，通常只是阅览、抄写或复印。
安徽省高校档案网站建设现状调查与分析马仁杰,李㊀炎(安徽大学,合肥230601)摘㊀要:档案网站是高校档案工作的重要窗口,其建设水平直接反映高校档案工作数字化转型的程度㊂文章用网络调查法对安徽省12所本科高校档案网站现状进行调查,发现其取得重要成就的同时,仍存在界面设计水平参差不齐㊁网站更新周期过长㊁交流互动方式单一㊁对外服务内容有限㊁对档案利用者需求分析不足等问题㊂进而对问题产生的原因进行分析,并在此基础上提出提高对档案网站建设重视程度㊁树立以用户需求为中心的理念㊁完善协调机制㊁加大经费投入㊁抓紧引进与培养复合型专业人才等建议㊂关键词:安徽省;高校;档案网站;调查分析;优化路径引用本文格式:马仁杰,李炎.安徽省高校档案网站建设现状调查与分析[J].大学图书情报学刊,2023(6):137-142.Investigation and Analysis of the Status of Archival WebsitesConstruction in Universities in Anhui ProvinceMA Ren-jie,LI Yan(Anhui University,Hefei㊀230601,China)Abstract :As the university archival website is an important window of university archives work,its constructionlevel can directly reflect the degree of digital transformation of university archives work.Adopting the network surveymethod,this paper investigates the archival websites of 12undergraduate colleges and universities in Anhui Province.The results show that the construction of the archival websites of colleges and universities in Anhui Province still has some problems,such as uneven interface design level,long website update cycle,single communication and interaction mode,limited external service content,and insufficient analysis of the needs of archive users.Then,this paper analyzes thecauses of the problems and proposes a series of suggestions,including increasing the importance of archive websiteconstruction,establishing the concept of user demand as the center,speeding up the improvement of coordinationmechanism,increasing funding,and introducing and cultivating interdisciplinary professionals as soon as possible.Key words :Anhui Province;college and university;archival website;investigation and analysis;optimized path0㊀引言信息时代的到来,深刻改变着人们的工作㊁生产㊁生活方式,加速了各行各业数字化转型㊂‘ 十四五 全国档案事业发展规划“强调,在信息技术广泛应用的新环境下,档案工作迫切需要进行数字转型与全面智能升级[1]㊂高校档案网站是高校档案工作的重要窗口,它具有宣传㊁查询㊁互动等功能,其建设水平直接反映高校档案工作的数字化转型程度㊂为全面了解安徽省高校档案网站建设现状,我们对全省本科高校档案网站建设现状进行了调查㊂1㊀调查对象㊁方法与时间从国家教育部最新公布的数据看,截至2022年5月31日,安徽省高等学校共有121所,其中,本科高校46所,专科高校75所[2]㊂通过Baidu㊁Bing 等搜索引擎对安徽省46所本科高校档案网站进行访问,发现安徽信息工程学院的档案网站在调查期间处于无法访问状态,其他45所高校中有33所高校至今没有建立独立的档案网站㊂因此,基金项目:国家社科基金项目 中国特色档案学的价值阐释与实现路径研究 (22CTQ001)7312023年11月第41卷第6期㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀大学图书情报学刊Journal of Academic Library and Information Science㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀Nov ,2023Vol.41No.6我们只能对剩余的12所高校档案网站进行调查,它们是:安徽大学档案网站㊁中国科学技术大学档案网站㊁合肥工业大学档案网站㊁安徽农业大学档案网站㊁安徽医科大学档案网站㊁安徽师范大学档案网站㊁安徽财经大学档案网站㊁安徽建筑大学档案网站㊁阜阳师范大学档案网站㊁安庆师范大学档案网站㊁皖南医学院档案网站㊁皖西学院档案网站㊂本次调查方法主要采用网络调查法,调查时间为2022年8月1日至2022年12月20日㊂2㊀安徽省高校档案网站建设现状2.1㊀档案网站的界面设计与语言版本2.1.1㊀档案网站的界面设计档案网站的界面设计,直接关系到档案利用者的使用体验㊂档案网站的配色会带给档案利用者最简单㊁最直观的印象,不同的色彩搭配会使档案利用者拥有不同的风格感受[3]㊂通常情况下,网站的配色设计应在3种以内,过多的色彩会使人眼花缭乱[4],对浏览造成影响㊂在本次调查的12所高校档案网站中,安徽大学㊁中国科学技术大学㊁安徽农业大学与皖南医学院采用了蓝/绿+白色的偏冷色调设计风格;合肥工业大学㊁阜阳师范大学与安徽财经大学采用了红/金棕+白色偏暖色调设计风格;安徽医科大学㊁皖西学院㊁安徽财经大学与安徽建筑大学则采用了红/绿/紫/棕+浅黄色+白色三色混合配色设计风格㊂在字体选择上,本网站界面均选择黑色宋体作为网页的默认字体,除了以图片形式呈现的学校名称外,很少出现特殊字体,较好地避免了因访问者使用的设备中没有加载特殊字体出现乱码的情况㊂2.1.2㊀档案网站的语言版本在进行国际交流与合作时,英文版档案网站可以方便国外相关机构对本校进行了解,为国际交流与合作提供平台㊂因此,建设英文版的档案网站是高校对外进行学术交流与合作的必要举措㊂在本次调查的12所高校档案网站中,仅有安徽大学制作了英文版的档案网站㊂2.2㊀档案网站的主要内容通过调查网站内容发现,大部分高校档案网站均设有档案馆(室)概况㊁规章制度㊁动态信息㊁信息检索㊁档案编研与学术成果㊁特色档案㊁网上办公㊁交流互动㊁公共服务等9大板块㊂2.2.1㊀档案馆(室)概况档案馆(室)概况包括机构沿革㊁档案馆(室)现状㊁馆藏介绍㊁机构职能及岗位职责等㊂12所高校档案网站中,有10个网站设置了档案馆(室)概况栏目,并对机构沿革与档案馆(室)现状进行了介绍,有9个档案网站在档案馆(室)概况中介绍了馆藏档案信息㊂12个档案网站均设立了机构职能及岗位职责栏目,但个别高校档案网站的机构职能栏目下的文件无法下载,仅对校内档案利用者开放浏览㊂此外,为了提高网站的关注度,有6个档案网站设置了微信公众号二维码㊂2.2.2㊀规章制度规章制度能够为高校档案工作提供法律依据,保障高校档案工作平稳㊁高效地开展㊂本次调查的12个高校档案网站均设有规章制度栏目,内容包括国家档案法规㊁地方性档案法规㊁高校档案法规,其中,中国科学技术大学㊁合肥工业大学㊁安徽农业大学㊁安徽师范大学㊁阜阳师范大学㊁安庆师范大学㊁安徽建筑大学等高校档案网站规章制度栏目下还设立二级标题,将不同类型的档案法规制度分别展示㊂2.2.3㊀动态信息动态信息主要分为新闻公告与工作动态,一方面传达重要的通知,另一方面向档案利用者展示高校档案部门近期的工作内容㊂这部分内容一般被置于高校档案网站的首页㊂被调查的12个高校档案网站在动态信息栏均设有新闻公告与工作动态两个栏目,有10所高校信息内容更新及时,有2所高校最后一次更新时间在一个月之前㊂2.2.4㊀信息检索档案网站设置信息检索栏目,可以帮助档案利用者节约时间,在网页中尽快获取自己需要的信息㊂本次调查的12个高校档案网站中,有7个高校档案网站在首页向档案利用者提供了信息搜索功能,有5个高校档案网站单独设置了档案查询栏目,具体设置情况如表1所示㊂提供档案查询功能的高校档案网站中,大部分只对如何查询做了简单说明,并没有提供档案利用者自助查询功能㊂值得一提的是,安徽大学档案网站的档案查询栏目具有高级检索功能,档案利用者可以对馆藏档案标题或档案内容进行检索㊂2.2.5㊀档案编研与学术成果档案编研与学术成果一定程度上反映高校档案工作的能力与学术研究水平㊂本次调查的12个高校档案网站中,只有安徽大学㊁安徽农业大学㊁安徽师范大学㊁安徽建筑大学和皖南医学院的5个档案网站设置了本栏目,其中:有1个高校档案网站除了展示3张图片外,没有其他信息;安徽大学㊁安徽农业大学㊁安831马仁杰,李㊀炎:安徽省高校档案网站建设现状调查与分析徽师范大学㊁皖南医学院4个档案网站以年鉴㊁大事记为主;安徽师范大学档案网站则介绍了本馆学术成果㊂表1㊀安徽省高校档案网站信息检索栏目设置情况一览表档案网站名称信息搜索档案查询高级检索安徽大学档案馆ɿɿɿ中国科学技术大学档案文博院ˑɿˑ合肥工业大学档案馆ˑˑˑ安徽农业大学档案馆ɿˑˑ安徽医科大学数据信息中心(档案馆㊁校史研究所)ɿˑˑ安徽师范大学档案馆ɿɿˑ安徽财经大学档案信息网ɿɿˑ安徽建筑大学档案馆ɿˑˑ阜阳师范大学档案馆ˑˑˑ安庆师范大学档案馆ɿˑˑ皖南医学院综合档案室ˑˑˑ皖西学院档案馆ˑˑˑ2.2.6㊀特色档案高校特色档案是指能够反映本校办学与文化特色㊁重要人物与事件的档案㊂在本次调查的12个高校档案网站中,有半数网站设立了网上展览㊁学校变迁㊁历史回眸㊁校庆专辑等栏目㊂这些栏目的设置不仅增添了高校档案网站的人文色彩,而且有利于宣传高校㊂如安徽医科大学档案网站的云展厅栏目下,点击抗击新冠疫情专题展,可见以VR全景模式展现的师生抗疫系列活动,诠释了伟大的抗疫精神㊂2.2.7㊀网上办公利用档案网站进行网上办公,可以有效利用互联网平台跨越时空的优势,提高工作效率,加快高校档案信息的收集㊁处理与利用㊂针对学生档案与学籍档案服务,安徽大学㊁中国科学技术大学㊁安徽农业大学㊁安徽财经大学㊁安徽建筑大学5个档案网站提供有专门入口㊂如安徽大学档案馆设置了网上服务大厅,档案利用者可以通过线上平台办理毕业生学籍档案查询㊁学生档案邮寄查询㊁预约查证㊁预约查档等业务;安徽财经大学档案网站提供了档案补充㊁档案证明㊁档案查询等业务的远程办理方式;安徽建筑大学档案网站在首页添加了出国学生中英文成绩办理入口,可向档案利用者提供电子版(或纸质邮寄到付)的成绩单㊂针对档案征集,在本次调查的12个高校档案网站中,仅有中国科学技术大学㊁安徽医科大学㊁安徽财经大学和安徽建筑大学4个档案网站设置有专题栏目,发布不同主题档案材料征集公告,并提供多种捐赠途径㊂2.2.8㊀交流互动档案网站的交流互动栏目可以帮助实现档案馆与档案利用者之间的有效沟通㊂在本次调查的12个高校档案网站中,大多将此类栏目命名为:在线咨询㊁联系我们㊁馆长信箱等㊂现代网络交流平台发展迅速,论坛㊁QQ㊁微信等实时交互方式逐渐受到档案网站的重视㊂如图1所示,安徽省高校档案网站与访问者直接沟通一般依靠网站公布的联系电话与电子邮箱,12个档案网站中只有安庆师范大学档案网站未公布电子邮箱地址,少部分网站提供了在线咨询㊁微信与QQ交互方式,而建立论坛进行交流互动的网站则为0㊂图1㊀安徽省高校档案网站交流互动功能设置情况示意图2.2.9㊀公共服务为了向档案利用者提供高质量的服务,许多高校档案网站设置了网站导航㊁下载专区㊁服务指南㊁友情链接等栏目,具体设置情况如表2所示㊂表2㊀安徽省高校档案网站公共服务栏目设置情况一览表档案网站名称网站导航下载专区服务指南友情链接安徽大学档案馆ɿɿɿɿ中国科学技术大学档案文博院ɿɿɿɿ合肥工业大学档案馆ɿɿɿɿ安徽农业大学档案馆ɿɿɿɿ安徽医科大学数据信息中心(档案馆㊁校史研究所)ɿˑɿˑ安徽师范大学档案馆ɿɿɿˑ安徽财经大学档案信息网ɿɿɿˑ安徽建筑大学档案馆ɿɿɿɿ阜阳师范大学档案馆ɿˑɿɿ安庆师范大学档案馆ɿɿɿɿ皖南医学院综合档案室ɿɿɿɿ皖西学院档案馆ɿɿɿˑ㊀㊀网站导航可以使档案利用者迅速了解网站的结构框架,服务指南栏目为档案利用者提供档案利用方法㊂下载专区向档案利用者提供所需的文档下载㊂友情链接为本校档案网站与其有关的网站构建了沟931总第200期大学图书情报学刊2023年第6期通桥梁,丰富了档案网站的信息资源,有利于拓宽网站的服务范围,从而激发档案利用者的浏览积极性,提高认可度㊂本次调查的12个高校档案网站均设有网站导航和服务指南栏目,10个网站单独设立了下载专区,8个网站设置了友情链接服务㊂3㊀安徽省高校档案网站建设存在的问题及其原因3.1㊀安徽省高校档案网站建设存在的问题3.1.1㊀界面设计水平参差不齐调查发现,安徽省高校档案网站对界面设计的重视程度不够,以致出现了以下问题:(1)大多数网站首页缺乏具有本校特色的装饰内容,有的网站首页凌乱,出现文字重叠㊁图片变形等现象,个别网站甚至首页只有1屏,内容单调,信息量不足;(2)网站内容多以静态的文字与图片为主,缺乏吸引力;(3)有的网站图片无法查看;(4)部分网页默认字体过小,浏览时容易产生视觉疲劳㊂3.1.2㊀网站更新周期过长更新与维护是网站正常运行的必要保障㊂更新不仅包括网站界面的更新,也包括网站内容的更新㊂调查发现,安徽省高校档案网站的界面更新频率较低,网站内容上更新最频繁的是新闻公告与工作动态栏目,其他栏目则半年一更新,甚至一年以上都没有更新㊂大多数高校档案网站缺乏定期全面维护,经常出现空栏目和无效链接现象,给浏览者带来很大困扰㊂3.1.3㊀交流互动方式单一高校档案网站与档案利用者之间的交流互动是档案网站了解档案利用者需求㊁解决档案利用者问题㊁提高服务质量的重要途径㊂调查发现,安徽省高校档案馆网站与访问者的交流互动方式大多较为单一,12个网站均以电话联系与邮件沟通为主,超过一半的网站缺乏论坛㊁站内留言㊁新型社交软件等服务,这在一定程度上降低了档案利用者与档案网站交流的欲望,档案利用者的需求难以得到及时㊁有效地满足㊂3.1.4㊀对外服务内容有限丰富的信息内容是对外提供服务的基础㊂调查发现:12个档案网站中仅有9个档案网站对馆藏情况进行了介绍,大多只是介绍了馆藏全宗种类与数量,涉及全宗㊁案卷和文件目录的网站少之又少,馆藏资源的数字化程度偏低,而且仅有部分档案可以供所有访问者浏览,有的高校网站只允许本校人员访问㊂3.1.5㊀对档案利用者需求分析不足了解档案利用者需求有助于增强档案网站服务的针对性㊂不同档案利用者的需求,会受到档案利用者年龄㊁职业和网站服务水平㊁服务质量等影响㊂调查发现:安徽省高校档案网站中的内容以宣传展示为主,向访问者提供个性化服务有限㊂如提供线上学生档案与学籍档案服务的仅占12个档案网站中的40%,对有着大量需求的 学生类 档案服务栏目的建设不足,难以满足这部分档案利用者的需求㊂3.2㊀安徽省高校档案网站建设存在问题的原因3.2.1㊀对档案网站建设重视程度不够一方面,安徽省46所本科高校中只有12所高校建立了独立㊁可正常访问的档案网站,这是因为大部分高校档案网站是顺应数字校园的潮流产生的,与教务处㊁图书馆㊁院系等网站相比,主动重视不够;另一方面,高校档案网站相关人员对档案网站建设工作重要性的认识不足,导致出现界面设计㊁更新维护㊁服务内容等方面的问题㊂3.2.2㊀协调机制不完善教育部颁发的‘高等学校档案管理办法“指出,国家各级教育行政部门主管本区域的高校档案工作,各级档案行政部门负责对高校档案工作进行指导㊁监督和检查[5]㊂不同高校隶属的行政主管部门不同,无形中导致各高校的档案工作形成分散管理的局面,高校档案网站的建设情况也是如此㊂现代信息技术的发展使得信息资源整合利用的速度不断加快,信息资源利用率不断提升㊂然而安徽省高校档案网站在建设的过程中,相互之间联系较少㊂虽然本次调查的12所高校中有8所已经意识到档案信息资源共享的重要性,在网站中设立了友情链接栏目,但大部分只链接了国家档案局㊁教育部㊁安徽档案局等网站,各高校网站间的联系较少㊂这种做法制约了馆际交流,阻碍了全省高校档案网站建设的协调发展㊂3.2.3㊀经费投入有限多媒体技术的发展使档案信息的表现形式逐渐多样化,不仅有传统的文字㊁图片等静态形式,也有更加生动的音频㊁影像形式,不同媒体形式的档案资源相结合,更加能够吸引浏览者的注意力,提升浏览兴趣[6]㊂档案网站在进行馆藏档案数字化建设时需要先进设备,这些设备需要足够的资金支持㊂例如计算机㊁各种类型的扫描仪㊁打印机㊁数字化加工系统㊁图像处理软件,等等㊂同时,高校档案网站服务器也需要大量经费及时进行更新升级㊂学校对档案网站建041马仁杰,李㊀炎:安徽省高校档案网站建设现状调查与分析设工作经费的有限投入,不但会影响馆藏档案资源数字化进程,而且会使网页的加载速度变慢,影响档案利用者的浏览体验㊂3.2.4㊀专业人才不足复合型人才更拥有充足的专业知识技能与坚实的信息服务能力,对于高校档案网站界面的设计㊁功能的设置以及后续的管理具有重要作用㊂目前,安徽省高校档案部门的工作人员大多身兼数职,具有专业档案知识的人才数量有限㊂高校档案网站建设除了需要档案人才,还需要拥有能将专业档案知识与计算机和信息技术结合起来的复合型人才㊂如果安徽省高校档案网站建设无法解决复合型人才短缺的局面,仍然会出现设计㊁内容与服务方面的问题㊂4㊀优化安徽省高校档案网站建设的路径4.1㊀提高对档案网站建设的重视程度各高校要切实提高对档案网站建设的重视程度㊂高校档案部门负责人应当充分认识到建设好档案网站不仅是对外宣传㊁档案查询㊁网上办公的现实需求,更是高校档案部门适应信息社会㊁建设智慧化校园的迫切要求㊂一方面,需要把档案网站建设工作纳入校园网建设的整体规划和预算中,总结归纳以往工作经验,将国家政策方向与实际工作结合;另一方面,加强档案网站宣传工作,增强档案意识,使更多人想要利用档案网站,能够利用档案网站㊂4.2㊀树立以需求为中心的理念高校档案网站要树立以需求为中心的理念㊂各高校档案网站应尽快设立方便学生查档需求的 学生类 档案,及时为学生提供各类档案服务;根据档案利用者的需求不断完善网站功能,尽可能让档案利用者方便㊁快捷地获取优质服务㊂档案网站档案利用者的需求大致可分为在线获取服务的需求㊁集成化服务的需求㊁文化休闲的需求与个人隐私数据保护的需求[7]㊂在建设高校档案网站时,需利用线上与线下平台相结合的多种交流方式,拓展交互渠道,主动与档案利用者沟通,对其具体需求进行收集整理,厘清建设工作的重点㊂近年来,以微信为代表的大量社交平台飞速发展㊂根据腾讯公司公布的2021年度财报,微信及We Chat的合并月活跃账户数量已经超过12亿㊂各高校档案网站应当顺应时代潮流,抓住机会建立档案网站的微信公众号,扩大档案网站的宣传与交流平台,吸引更多人群关注档案网站,一方面积极向用户推送档案与档案网站的相关信息,激发关注者兴趣,一方面实时接收档案利用者的反馈,优化服务功能,尝试为档案利用者提供个性化服务㊂同时,要提高保障档案利用者的隐私安全能力,对于涉及档案利用者个人隐私的相关信息,除了档案利用者本人通过账号密码查看外,不得随意提供给其他档案利用者[8]㊂4.3㊀完善协调机制安徽省高校档案网站建设需要尽快完善协调机制㊂鉴于安徽省高校档案部门在档案业务上应当接受安徽省档案局和安徽省教育厅的业务指导㊁监督和检查,建议由安徽省档案局或教育厅牵头建立安徽省高校档案网站建设协调机制,根据各高校档案网站建设的实际,指导各高校尽快建立独立档案网站,并在网站中设置相关档案信息资源导航链接,实现高校档案网站与图书㊁情报等信息部门的网络导航和链接,加强网站之间的联系㊂4.4㊀加大经费投入高校档案网站信息资源建设与管理维护,均需要足够的经费投入㊂购置先进设备,加快馆藏档案资源数字化,丰富不同媒体形式的档案资源,更需要经费保障㊂根据利用者的需求,目前应优先对馆藏资源进行数字化㊂在这一过程中,要高度重视档案数字化质量,保障数字化文字的准确度,图像㊁音频㊁视频的清晰度,确保档案目录与具体档案能够一一对应,并对数字化档案信息按照类别加以整理,建立相应的主题数据库㊂在此基础上,要及时对高校档案网站的软硬件进行升级,切实优化高校档案网站的界面设计,使其不但符合简洁㊁易读的风格特点,而且能够体现本校的特色,还要抓紧完善档案检索技术,丰富档案信息检索手段,即时满足档案利用者的检索需求,并对档案网站进行更新㊁维护,确保高校档案网站内容的时效性与链接的有效性,使利用者可以通过链接快捷地获取所需要的档案信息㊂与此同时,各高校档案网站要定时升级㊁更新服务器,保障访问者可以快速加载本网站㊂4.5㊀抓紧引进、培养复合型专业人才各高校要建设好档案网站,就需要具有专业档案知识和现代信息化技术的复合型人才㊂高校档案工作者需要具有扎实的专业基本功,熟悉馆藏档案的数量㊁种类㊁形成的历史背景㊁内容等,并了解不同档案的重要与机密程度,只有这样才能做好档案数字化工作并搞好档案对外开放工作,充分发挥高校档案信息资源的作用㊂数字化技术㊁信息存储技术㊁数据库技术㊁多媒体技术等是高校档案网站建设的重要支撑,141总第200期大学图书情报学刊2023年第6期因此,高校档案工作者不仅要具有上述档案专业的基本功,而且要掌握现代化信息技术,并将两者较好地结合在一起㊂因此,各高校档案部门应采取有效措施,及时引进㊁培养复合型专业人才㊂参考文献:[1]中华人民共和国国家档案局.中办国办印发‘ 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高校档案管理利用的问题与对策高校文档管理向来被认为是高校最重要的一项工作。
由于档案管理工作的重要性，越来越多的学校开始重视档案管理，他们开始建立起自己的档案管理系统。
面对档案管理系统的建设，越来越多的高校也注意到自己的档案的管理利用状况，近年来，随着电子档案系统的普及，高校的档案管理利用工作也发生了很大的变化。
然而，随着高校的档案管理系统的发展，仍存在一些问题：首先，各种高校档案管理系统尚未有效统一。
各高校都建立了自己的档案管理系统，尽管他们之间存在着一定的相似性，但系统间的连接性，以及数据共享规范尚未得到有效建立，从而大大限制了档案管理系统的有效性。
其次，高校档案管理系统过于依赖纸质档案。
现在许多高校仍然采取传统的纸质档案管理方法，或者仅仅采用电子档案的管理方法，而没有利用新技术，这样的档案管理方式相对低效，对数据的查询也会存在不便。
再次，高校档案管理系统缺乏有效安全保护。
在许多高校档案管理系统中，可能存在着数据泄漏的风险，没有有效的数据安全保护，这样易使档案管理系统的安全性受到威胁，无形中也增加了管理运营成本。
最后，高校档案管理利用工作缺乏规范化。
一些高校档案管理工作尚未制定严格的规范，也没有制定有效的考核机制，这样就容易出现档案管理工作的浮动性和不规范性现象，从而影响档案管理工作的效率和质量。
针对上述问题，高校可以采取以下对策：首先，各高校需加强档案管理系统的统一化。
由于现在高校档案管理系统各有不同，因此，多所高校需要在档案管理系统方面相互协作交流，大力推广规范化的档案管理系统，这样可以帮助多所学校的档案管理系统有效的联系在一起，达到有效的数据共享目的。
其次，充分利用现代技术加强档案管理利用工作。
在档案管理的实际工作中，高校应该充分利用现代技术，如网络技术、数据库技术等，来有效提高档案管理利用工作的效率和效果，同时也可以提升档案管理系统的灵活性和可操作性。
第三，加强档案管理利用工作的规范化。
