电子文档管理系统产品介绍
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电子文档管理系统电子文档管理系统是指利用计算机及相关技术,对各种电子文档进行分类、存储、检索、共享、备份、安全控制等一系列操作的系统,旨在提高企事业单位的管理效率、便捷性、安全性和规范性。
电子文档管理系统的组成电子文档管理系统由文件存储、文件检索、文件共享、备份与恢复、安全控制等五个方面构成。
1. 文件存储文件存储是电子文档管理系统最为基本的功能之一。
在文件存储方面,系统应该能够对各种类型的文档进行区分,如图片、文本、视频、音频等,并能够将它们按照用户定义的目录进行存储。
2. 文件检索文件检索是电子文档管理系统的重要功能之一。
因为一旦文档存储到系统中,根据实际需要,可能需要进行检索。
文件检索功能应当提供快速检索、高效检索等多种检索方式。
可以通过关键字、文件类型、文件时间等方式进行检索。
同时用户还可以建立索引以加快文档检索速度。
3. 文件共享文件共享是一项非常重要的功能,它可以让多个人可以使用同一份文档。
通过文件共享,可以有效减少公司内部的重复劳动,提高工作效率。
文件共享的时候,必须对文件的权限进行设定,方便管理员对文件的查阅、修改等操作。
4. 备份与恢复备份功能是为了避免丢失重要文档而设立的功能,它能够在文件丢失时进行备份,保证文档的安全性。
恢复功能则是在文件备份完毕之后,可以随时进行文档的恢复操作。
备份与恢复功能可以在系统中设定备份的时间周期,以备份一个时间段内的文档。
5. 安全控制安全控制是为了保证文件安全而设置的功能,可以对文档的浏览、修改、删除等操作进行限制。
通过用户名、角色、权限等方式,对用户的操作权限进行设定,以保证文件的安全。
电子文档管理系统的优点1. 提高工作效率电子文档管理系统能有效地存储、检索、共享、备份和恢复电子文档,因此,可以减少员工的工作量,提高工作效率,使重复劳动得到明显缩小。
2. 增强文档可靠性通过电子文档管理系统的备份和恢复功能可以让用户随时恢复之前备份的文档,保证数据安全,提高文档可靠性。
电子文档管理系统在当今数字化的时代,信息的产生和传播速度极快,电子文档成为了企业、组织和个人日常工作中不可或缺的一部分。
然而,随着电子文档数量的不断增加,如何有效地管理这些文档成为了一个亟待解决的问题。
电子文档管理系统应运而生,它为我们提供了一种高效、便捷、安全的文档管理方式。
电子文档管理系统是什么呢?简单来说,它是一种专门用于管理电子文档的软件系统。
它能够帮助用户对电子文档进行收集、存储、分类、检索、共享和保护等一系列操作,从而提高文档管理的效率和质量。
首先,电子文档管理系统具备强大的文档收集功能。
它可以从各种来源获取电子文档,如电子邮件、扫描仪、办公软件等。
无论是员工自己创建的文档,还是从外部收到的文档,都能够被系统有效地收集起来,确保不会有任何重要的文档遗漏。
在存储方面,电子文档管理系统采用了先进的数据库技术和存储架构,能够安全、稳定地存储大量的电子文档。
而且,这些文档会按照一定的规则进行组织和分类,方便后续的查找和使用。
分类是电子文档管理系统的一个重要功能。
用户可以根据自己的需求,为文档设置不同的分类标签和属性。
比如,可以按照部门、项目、时间、文档类型等进行分类。
这样,当需要查找某个文档时,就能够快速地定位到相应的分类中,大大提高了查找的效率。
检索功能更是电子文档管理系统的一大亮点。
它支持多种检索方式,如关键词检索、全文检索、模糊检索等。
用户只需要输入相关的检索条件,系统就能迅速从海量的文档中找出符合条件的文档,并将结果展示给用户。
共享是现代工作中非常重要的一个环节。
电子文档管理系统提供了便捷的文档共享功能,使得不同部门、不同地区的人员能够方便地获取和使用所需的文档。
同时,系统还可以设置不同的权限,确保文档的共享在安全可控的范围内进行。
文档的保护也是至关重要的。
电子文档管理系统通过设置访问权限、加密技术、备份和恢复等手段,确保文档的安全性和完整性。
只有经过授权的人员能够访问和修改特定的文档,有效地防止了文档的泄露和恶意篡改。
文档类型:文档编号:V5.0北京亿赛通科技发展有限责任公司2016年1月目录1.引言 (4)1.1编写目的 (4)1.2系统背景 (4)1.3术语定义 (4)1.4参考资料 (4)1.5版权声明 (5)1.6最终用户许可协议 (5)1.6.1授权许可 (5)1.6.2知识产权保护 (6)1.6.3有限保证1.6.4您应保证2.软件概述.2.1软件特性2.2CDG3.3.1登录93.2系统首页103.2.1修改密码11111112181920203.4.2终端统计 (22)3.4.3终端维护 (23)3.5我的工作台 (24)3.5.1我的流程 (24)3.5.2我的模版 (25)3.5.3我的文档 (28)3.6策略管理 (30)3.6.1管理策略 (30)3.6.2签名准入 (51)3.6.3签名策略库 (51)3.6.4检测配置 (53)3.7预警管理 (64)3.8流程管理 (66)3.8.1表单管理 (66)3.8.2流程模版 (66)3.9算法管理 (69)3.9.1指纹库管理 (69)3.10系统维护 (72)3.10.1升级管理 (72)3.10.2数据库管理 (72)3.10.3应用无效进程 (73)3.11后台配置 (73)3.12帮助 (76)1.引言1.1 编写目的本手册指导使用者进行用户管理、业务流程申请与审批管理、文档管理、策略管理、日志管理、终端管理、后台配置等CDG系统各个模块的业务操作。
本手册的使用对象:公司技术支持部、销售部、市场部、测试部和使用(CDG)系统产品的客户。
1.2 系统背景,文档安全防护。
1.4 参考资料编写本手册时参考的文档如下:《亿赛通电子文档安全管理系统_需求规格说明书》《亿赛通电子文档安全管理系统_概要设计规格说明书》《亿赛通电子文档安全管理系统_详细设计规格说明书》《亿赛通电子文档安全管理系统_技术白皮书》1.5 版权声明本手册以及所提及的数据、图标、名称等信息,所有权皆属于亿赛通公司所有。
电子文档管理系统近年来,随着信息化的发展,各行各业的办公方式都发生了巨变,传统的纸质文档已经逐渐被电子文档所取代。
电子文档作为一种数字化的信息形式,在办公中起到了非常重要的作用。
为了更好地管理和维护电子文档,很多企业和组织开始使用电子文档管理系统。
一、什么是电子文档管理系统电子文档管理系统是一种用于管理电子文档的软件系统,它可以对电子文档进行分类、存储、检索和安全保管等一系列操作。
通过电子文档管理系统,用户可以方便地获取正确的文档和信息,大大提高了工作效率和工作质量。
二、电子文档管理系统的优点1. 提高工作效率传统办公方式中,文档管理往往需要耗费大量的时间和精力。
而电子文档管理系统可以快速精准地发现、检索和查找需要的文档,大大提高了工作效率和效率。
2. 方便信息共享通过电子文档管理系统,用户可以使用权限管理功能,将文档设置为公共文档或个人文档,并将其上传到服务器上,便于团队内部共享和传递。
这样既可以避免单个人员因意外原因导致文档丢失,也可以方便多人对同一文档进行协作编辑。
3. 提升文档安全性电子文档管理系统支持加密技术和访问权限控制等安全措施,可以有效保障文档的安全性。
即使某些文档被恶意删除或篡改,系统也可回溯文档的修改和操作记录。
三、选择电子文档管理系统需要考虑的因素1. 功能要素电子文档管理系统的功能要素包括文档上传、文档分类、文档检索,权限管理和流程管理等。
根据具体需要,选择具备核心功能的系统,并能在日后提高和完善功能。
2. 安全性电子文档管理系统内存储的文档可能涉及到企业敏感信息,因此,安全性是选择系统的重要因素之一。
系统需要以多重加密技术和权限管理等安全措施来保障文档的安全性。
3. 易用性易用性是选择电子文档管理系统时需要考虑的重要因素。
四、总结随着信息化的不断发展,电子文档管理系统已经成为企业办公中不可或缺的一部分。
它能够提高工作效率,方便文档共享,提升文档安全性,适合不同规模和业务特性的企业使用。
ECM系统电子文件管理解决方案随着现代化办公环境的不断发展,企业对于电子文件管理的需求日益增加。
传统的纸质文件管理方式已经无法满足高效、安全和便捷的要求。
为了解决这一问题,越来越多的企业开始采用ECM(Enterprise Content Management)系统,即企业内容管理系统,来管理和处理电子文件。
一、ECM系统的基本概念和架构ECM系统是一种基于计算机技术和网络技术的信息管理系统,能够对企业内部产生的各类电子文件进行统一管理和处理。
它包括多个模块,如文档管理、版本控制、权限管理、工作流程管理等,能够实现对电子文件的全生命周期管理。
1. 文档管理模块:ECM系统通过建立一套完善的文档管理机制,将各类电子文档以结构化的方式进行存储和分类,提高文件的可检索性和利用价值。
2. 版本控制模块:ECM系统能够记录每个文档的修改历史和版本信息,确保文档的版本一致性和可追溯性。
3. 权限管理模块:ECM系统实现了对电子文件的权限控制,只有具有相应权限的用户才能查看、编辑或删除文件,保护企业信息的安全性。
4. 工作流程管理模块:ECM系统能够通过定义和管理工作流程,实现电子文件的审批、共享和协同工作,提高工作效率和沟通效果。
二、ECM系统的优势和应用价值采用ECM系统可以带来许多优势和应用价值,极大地提升企业的信息管理水平和工作效率。
1. 提高信息利用价值:ECM系统能够将海量的电子文件组织起来,提高文件的可检索性和利用价值。
用户可以通过关键词、属性等方式快速定位所需文件,提升工作效率。
2. 降低管理成本:ECM系统实现了电子文件的自动化管理,减少了纸质文档的存储、维护和传输成本。
同时,ECM系统能够提供统一的用户界面和工作流程,简化了操作流程,减少了培训成本和人力资源的浪费。
3. 加强信息安全保障:ECM系统引入了权限管理和版本控制等机制,实现了对电子文件的安全性管理。
企业可以灵活设置用户权限,确保敏感信息不被未授权人员获取。
GS-DES 大天电子文档安全管理系统(大天加密软件)软件介绍GS-DES是大天公司GS系列软件的精品之一,是国家公安部和国家保密局指定的计算机信息系统专用安全产品。
GS-DES系统(大天加密软件)汲取了ISO27001和ISO17799的信息安全管理思想,运用密码技术和访问控制技术并举的原理,遵循计算机信息安全保护等级标准,全面实施计算机图文档安全保护。
GS-DES系统(大天加密软件)加密手段强,控制力度高,是保护用户知识产权和商业机密的有力“武器”和便捷工具。
GS-DES不影响用户现有的经营管理模式和计算机网络环境,不影响或改变工作人员原有的操作习惯,着重体现“防范于未然”的理念,重点对计算机产生的各类图文档进行“后台”强制性加密和控制,使经过加密和控制的图文档始终处于安全保密状态,杜绝图文档被盗后的泄密。
GE-DES系统(大天加密软件)简洁易学,无需培训,装机即用,完全符合国家相关计算机软件标准和要求。
GS-DES自2006年推向市场以来,广泛应用于各类企、事业和政府机关,是中央国家机关采购中心供货(采购)商品,受到广大用户和行业专家的青睐和好评。
GS-DES作为中国最早的图文档加密与控制软件,开创了国产电子文件加密领域的先河,起到信息安全屏障的作用,特别是电子文件的安全保护的作用,推动国产商用密码技术的运用和产业化发展的要求。
技术功能一.无痕的加密机制GS-DES系统(大天加密软件)不改变计算机操作者原有工作习惯,采用隐蔽的方式对计算机产生的图文档进行自动和强制加密处理,经过加密的图文档在计算机操作系统中,不显示任何加密痕迹,仍保留文件的原有属性和文件格式。
☆创建即加密☆打开即加密☆复制即加密☆保存即加密☆转移即加密☆拷屏即加密☆删除即加密☆下载即加密二.完备的环境管理在ISO27001信息安全管理体系中,对信息的产生、使用、保存、删除等信息操作过程中,规定了非常严格的要求和规范。
GS-DES严格按照ISO27001标准的理念,强调将信息安全的保护覆盖于事前防御、事中控制和事后追踪等信息安全保护全生命周期之中,杜绝一切可能产生信息泄露的渠道和漏洞,把信息安全控制在有效的范围内。