大学学生档案管理办法

学生档案管理办法（草稿）第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。

依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。

学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。

第二章档案管理机构、原则及其职责第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中心集中负责管理。

第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。

第六条学务部学生档案管理职责：（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；（二）办理学生档案的查阅、借阅；（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；（六）办理其它有关学生档案事项。

第七条院系及相关职能部门的职责：（一）教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；（二）各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。

（三）就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。

第三章档案的保管与保护第八条根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。

第九条做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作（一）学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。

第一章总则第一条为加强大学生学生档案的管理工作，确保学生档案的完整、准确与安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校学生管理规定》等相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我校全日制本科、专科、研究生等各层次学生的档案管理工作。

第三条学生档案是学生个人学习、生活、成长的重要记录，是学校教育教学、学生管理、就业指导等工作的重要依据。

第二章档案管理职责第四条学生工作部是学校学生档案管理的职能部门，负责制定学生档案管理制度，组织实施档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作。

第五条各学院（部）应设立档案管理员，负责本学院（部）学生档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等。

第六条教务处、招生就业处、学生资助中心等相关职能部门应积极配合学生工作部，共同做好学生档案管理工作。

第三章档案收集与整理第七条学生档案的收集范围包括：入学登记表、高考成绩单、体检表、录取通知书、学籍卡、奖惩材料、毕业证书、学位证书、就业协议书等。

第八条学生档案的整理应遵循真实性、完整性、规范性的原则，按照档案分类标准进行分类、编号、装订。

第九条学生档案的归档应在规定时间内完成，确保档案的完整性和连续性。

第四章档案保管与利用第十条学生档案的保管应遵循安全、保密、方便利用的原则，采取必要的安全措施，防止档案遗失、损坏、泄密。

第十一条学生档案的查阅利用，应严格遵循档案保密规定，不得擅自对外提供。

第十二条学生档案的转递，应按照相关规定办理，确保档案的完整性和连续性。

第五章档案鉴定与销毁第十三条学生档案的鉴定工作由学生工作部负责，定期对档案进行鉴定，对无保存价值的档案予以销毁。

第十四条档案销毁前，应报学校领导审批，并做好销毁记录。

第六章附则第十五条本制度由学生工作部负责解释。

第十六条本制度自发布之日起施行。

第七章监督与检查第十七条学生工作部负责对全校学生档案管理工作进行监督与检查，确保档案管理制度的有效实施。

一、总则为加强在校大学生个人档案管理，规范档案工作，提高档案管理水平，保障档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、管理原则1. 完整性原则：保证个人档案的完整性，不得随意拆分、合并、销毁档案。

2. 准确性原则：确保个人档案内容的准确无误，及时更新档案信息。

3. 安全性原则：加强档案保管，确保档案实体和电子档案的安全。

4. 利用性原则：提高档案利用率，为学校教育教学、管理和服务提供有力支持。

三、档案范围1. 学生基本信息：姓名、性别、民族、出生日期、身份证号码、家庭住址、联系电话等。

2. 入学、转学、退学、休学、复学等手续材料。

3. 学籍管理材料：学籍登记表、成绩单、休学、复学、转学、退学等手续材料。

4. 奖励与处分材料：奖学金、荣誉称号、处分决定等。

5. 党团组织关系材料：入党申请书、入团志愿书、党员（团员）登记表等。

6. 毕业生就业指导材料：就业协议书、就业推荐表、就业登记表等。

7. 其他与学生学习、生活、成长相关的重要材料。

四、档案管理职责1. 学校档案管理部门负责全校学生个人档案的统一管理、归档、整理、保管和利用。

2. 各学院（部）负责学生个人档案的收集、整理、归档和保管，并定期向学校档案管理部门移交。

3. 学生本人负责保管好自己的个人档案，不得擅自借阅、复制、泄露档案内容。

五、档案管理程序1. 档案收集：各学院（部）在学生入学、转学、休学、复学、毕业等环节，及时收集学生个人档案材料。

2. 档案整理：按照档案分类、编目、装订等要求，对收集到的档案材料进行整理。

3. 档案归档：将整理好的档案材料按照规定的时间、顺序，及时归档。

4. 档案保管：加强档案保管，确保档案实体和电子档案的安全。

5. 档案利用：按照规定程序，为学校教育教学、管理和服务提供档案利用。

六、档案保密1. 档案管理人员必须严格遵守国家保密法律法规，不得泄露档案内容。

2023大学学生档案管理办法一、总则为规范学生档案管理工作，保障学生档案的安全和有效利用，提高学生管理的科学化和信息化水平，依法制定本办法。

二、学生档案的定义和分类1. 学生档案是指用于记录和保存学生个人基本信息、学习成绩、奖惩情况、就业信息等相关材料的电子或纸质档案。

2. 学生档案分为入学档案、在校档案和毕业档案三类。

（1）入学档案：包括学生的报名登记表、录取通知书、入学体检报告等。

（2）在校档案：包括学生的学籍信息、学习成绩、奖惩情况、评优评奖等。

（3）毕业档案：包括学生的毕业证书、学位证书以及就业信息等。

三、档案管理机构和职责1. 学校设立档案管理机构，负责全校学生档案的管理和维护工作。

2. 档案管理机构的职责包括：（1）负责学生档案的收集、整理、建档和归档工作。

（2）制定学生档案管理制度和规范，确保档案管理工作的质量和规范。

（3）保护学生档案的安全，防止档案遗失、损毁和泄露。

（4）负责学生档案的利用和服务工作，提供相关档案查询和证明服务。

（5）开展档案管理信息化建设，推动学生档案管理工作的现代化。

四、档案的整理和建档1. 学校每年对在校学生的档案进行整理，确保档案的完整和准确。

2. 学校采用电子档案管理系统，对每位学生的档案进行电子建档。

3. 每位学生的档案内容应包括个人基本信息、学籍信息、学习成绩、奖惩情况、就业信息等。

五、档案的保密和安全1. 学校对学生档案的保密工作负有法定责任，不得泄露学生档案信息。

2. 档案管理人员必须严守档案保密制度，不得私自查阅和复制学生档案。

3. 学校建立档案安全管理制度，确保档案的安全和防火防灾措施的有效实施。

六、档案的利用和服务1. 学生及其家长可以通过正常渠道查询并申请相关档案证明。

2. 档案管理机构应提供便捷的查询和证明服务，确保学生和用人单位能够及时获取所需信息。

3. 档案管理机构可以根据相关法律法规和政策要求提供档案的信息共享和数据报送工作。

七、档案的毕业处理1. 学生毕业时，档案管理机构应对其档案进行归档处理，确保档案保存完整和安全。

XXXX大学学院全日制普通本科学生档案管理办法第一章总则第一条为加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》、《XXXX学院档案管理办法》和相关法律法规，结合我校学生档案管理工作实际，制定本办法。

第二条本办法所称学生档案是指全日制普通本科学生档案。

第三条学生档案是今后个人人事档案的重要组成部分,是国家、社会和各级组织全面了解、选拔和使用人才的重要依据之一。

学生档案工作必须严格贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全，有效地为学生和用人单位服务。

学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、利用、转递等相关管理工作。

第四条学生档案实行统一管理、集中保管的原则。

学生档案管理是学生管理工作的基础性内容和毕业生就业工作的基本环节。

学校招生就业处负责全校全日制普通本科学生的档案管理，各学院及有关单位协助做好学生档案材料的收集和归档工作。

第二章学生档案材料的收集与整理第五条学生档案应及时收集、整理，不断充实完善，一般应包含以下材料：（一）入学前材料：包括中学学籍表、普通高校招生考生体格检查表、考生志愿信息确认表、考生报名登记表,入党、入团材料等（专升本学生还应有专科毕业学校的材料）。

（二）招生录取资料：新生电子档案（普通高校招生考生体格检查表）。

（三）学籍材料：包括结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。

（四）学习材料：包括在校学习期间的学生成绩单。

（五）鉴定材料：包括毕业生教育（专业）实习鉴定表。

（六）毕业有关材料：包括报到证、毕业生登记表、毕业生体检表、教师资格认定申请表等材料。

（七）处分材料：包括在校期间违反校纪校规、触犯国家法律法规等校级材料。

（八）奖励材料：包括在校期间获得校级及校级以上表彰奖励的有关审批表等材料。

（九）组织材料：入团、入党的申请书、入党积极分子教育考察登记表、思想汇报、发展党员综合性政审材料、党员转正申请书、入团、入党志愿书等。

学生档案管理办法（草稿）第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案,充分发挥档案在学生管理中的作用, 保障学生正当权益。

依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。

学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。

第二章档案管理机构、原则及其职责第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中 > 匚、集中负责管理。

第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。

第六条学务部学生档案管理职责：（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；（二）办理学生档案的查阅、借阅；（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；（六）办理其它有关学生档案事项。

第七条院系及相关职能部门的职责：（一）教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；（二）各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。

（三）就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。

第三章档案的保管与保护第八条根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密第九条做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作（一）学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。

大学学生档案管理办法为维护我校正常的教育教学秩序和生活秩序，保障学生合法权益，提高我校学生档案管理工作的规范化、科学化水平，确保毕业生档案转递的安全、快捷和高效，根据《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校档案管理办法》精神和《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》要求，修订本办法。

第一条适用范围我校学生档案的核查、整理、保存和转递。

第二条新生档案的核查新生入学后，学校需在3个月内按照国家招生规定对新生资格进行核查。

主要核查新生本人与考生电子档案、录取通知书、考生纸质档案、身份证等信息是否一致。

复查中发现学生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的，确定为复查不合格，需报学生处取消入学资格；情节严重的，学校将移交有关部门调查处理。

第三条新生档案的扫描新生入学后，辅导员（班主任）对学生入学全部档案材料进行电子扫描存档，具体要求如下:1.为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，需全部采用彩色模式进行扫描；2.扫描分辨率不低于300dpi；3.档案扫描材料的保存格式为PDF；4.档案扫描材料的命名格式为：“年级+班级+姓名”，如：“2022级护理8班张三”；5,数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描，杜绝出现模糊、漏扫、重扫、多扫等情况。

第四条在校期间档案材料的扫描学生在校期间所有档案材料实施学校、学生处双套制存档，电子纸质双重备份。

辅导员（班主任）需及时补充本班学生的新生体检表、实习鉴定表、毕业生登记表、党团材料、奖惩材料、学籍表、报到证等档案材料的纸质材料和扫描文件。

第五条学生档案内容1.普通高等学校招生材料；2.入学登记表；3.体检表；4.学籍表；5.毕业生实习鉴定表；6.高等学校毕业生登记表；7.在校期间受各类表彰、奖励的材料；8.在校期间受警告及以上处分的决定和解除文件；9.毕业生就业通知书（报到证白联单）；10.党团组织材料等。

第六条归档材料的要求1.归档材料要求准确、清楚，并注明材料形成的时间；2,属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料，必须单位盖章和本人签字；3.归档材料必须统一使用黑色水笔书写，不得用复印件存档；4.归档材料形成之后，应立即整理归档；5.凡属已归档待寄材料，任何人不得擅自剔除、删减、修改；6.档案材料不齐，需补齐后方能封装、邮寄。

大学学生档案管理办法大学学生档案管理办法大学学生档案管理办法学生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的记录，为了贯彻党的教育方针，真正落实国家颁布的《教育法》，加强对学生的思想教育和各方面的管理；更好地了解、考察和培养学生为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用；为了准确无误的整理保管每一名学生的档案材料内容，特制定本办法一、管理原则学生档案管理实行全校学生档案集中统一管理，切实维护学生档案的完整性和真实性。

二、学生档案归档范围1、学生高考资料2、高等学校毕业生体检表3、高等学校毕业生登记表4、入团志愿书5、入党申请书、志愿书及考核、培养、调查材料6、学生奖惩材料7、学生学籍异动材料8、成绩总表9、学生教育实习、毕业实习考核成绩评定表10、其它三、学生档案管理人员工作职责1、负责对各学院、部门的学生档案材料的整理进行指导、督促，在每年十二月对学生档案的收集整理进行检查、考核。

2、积极提供利用并办理档案的查阅。

3、保管好学生档案，遵守保密制度，保证学生档案的安全。

4、做好学生档案的进出、交接和转递工作。

5、办理其他有关事宜。

四、部门学生档案管理工作职责1、各学院按各自职责范围收集和整理相关学生档案材料。

2、学生档案材料一律用钢笔或毛笔书写。

3、学生在校期间形成的档案材料由各学院收集保管，并在每年十一月底以前完成上一学年度形成的档案材料的整理。

五、学生档案的查阅1、查阅人需持有关证件在阅览室查阅，不允许将档案带出阅览室。

2、查档人不允许在档案上圈划、涂抹、篡改、批注，不得抽出档案材料，不得向无关人员泄露档案内容。

3、档案原则上不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还。

4、查阅学生档案一般限对学工处、保卫处、教务处、各学院。

六、学生档案的交接与转递1、每年各类招生结束后，有关部门（招生办或教务处）应及时将学生档案移交。

移交过程中，必须认真清点、核对，并办理交接手续。

大学档案管理办法第一章总则第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《湖南省档案管理条例》等法律法规，结合我校档案工作的实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条档案工作是学校的重要基础性工作，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。

学校应加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

全校各级领导干部要增强档案意识，重视档案工作，在人员、经费、库房、设备等方面予以保证。

第四条学校档案工作由校长领导，其主要职责是：（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第五条学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

学校档案工作要做到“三纳入”（纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围）、“四同步”（在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作）。

第二章机构设置与人员配备第六条档案馆是学校档案工作归口管理部门，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调；对各单位档案管理工作进行监督和指导；同时负责永久、定期保存和提供利用档案。

第七条需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。

分室是档案馆的分支机构。

档案分室受档案馆及主管业务部门的双重领导。

第八条学校档案馆的基本任务和职责：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；（二）制定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；（四）开展档案的开放和利用工作，主动为学校的教学、科研及各项管理工作服务；（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；（六）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；（七）利用档案工作开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；(八)开展对全校专（兼）职档案工作人员的业务培训工作，提供全校档案工作业务咨询与指导服务；（九）开展档案工作协作、学术研究和交流活动；（十）完成上级交办的其它各项任务。

一、总则为了加强在校大学生档案管理，确保档案资料的真实性、完整性、保密性和可用性，提高档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、管理范围1. 在校大学生档案包括：学生入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录、毕业证书、学位证书、就业协议书等。

2. 学生个人档案材料，包括：身份证、户口本、家庭情况调查表、各类证书、获奖证明等。

三、管理原则1. 依法管理：严格按照国家有关法律法规和政策要求，规范档案管理工作。

2. 完整性原则：确保档案资料的真实性、完整性，不得遗漏、伪造、篡改。

3. 保密性原则：对涉及学生个人隐私的档案资料，实行严格保密。

4. 可用性原则：确保档案资料便于查询、利用，提高档案服务效率。

5. 规范化原则：建立健全档案管理制度，规范档案管理流程。

四、管理机构及职责1. 学校成立档案管理工作领导小组，负责全校档案工作的统筹规划和组织实施。

2. 学校设立档案室，负责全校学生档案的收集、整理、保管、利用等工作。

3. 各学院设立档案管理员，负责学院学生档案的管理工作。

4. 各部门、各班级要积极配合档案管理工作，确保档案资料的真实性、完整性。

五、档案收集与整理1. 学生入学时，档案管理员负责收取学生档案资料，并做好登记、整理工作。

2. 学生在校期间，档案管理员负责收集学生的学籍卡、成绩单、奖惩记录等档案资料。

3. 学生毕业时，档案管理员负责收集学生的毕业证书、学位证书、就业协议书等档案资料。

4. 档案整理要求：按照档案分类标准，对档案资料进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和可读性。

六、档案保管与利用1. 档案保管要求：档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施，确保档案安全。

2. 档案查阅：档案资料查阅需凭有效证件，按照规定程序办理。

查阅者需遵守保密规定，不得泄露档案内容。

3. 档案利用：档案资料可用于学生毕业就业、职称评定、入学审核等工作。