全宗卷管理办法

)年版(2012全宗卷规范．前言本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。

本次修订，依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第１部分：标准的结构和编写规则》，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。

本标准的附录A是规范性附录。

本标准由国家档案局提出。

本标准由国家档案局归口。

本标准起草单位：湖北省档案局（馆）。

本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君本标准所代替标准的历次发布情况为：DA/T 12—94全宗卷规范范围 1本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。

本标准适用于各级各类档案馆和档案室。

规范性引用文件 2下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 9705—88 文书档案案卷格式GB/T 12967—92 全宗单GB/T 12968—92 档案交接文据格式DA/T 14—94 全宗指南编制规范DA/T 18—1999 档案著录规则DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 22—2000 归档文件整理规则术语和定义 3下列术语和定义适用于本标准。

3.1全宗卷fonds descriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。

3.2综合全宗卷synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。

浅析新时期下的全宗卷管理作者：王翠娟来源：《科学与财富》2019年第08期摘要：全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷，从性质上说，并不是全宗内的档案，通俗地讲，是在档案管理活动中形成的“档案”，是管理全宗的档案，是档案的档案。

本文主要针对新时期机关单位全宗卷管理问题进行分析和讨论。

关键词：全宗卷管理;机关单位;档案管理;全宗卷建立一、新时期机关档案管理全宗卷建立的必要性机关档案管理工作在当前的机关事业单位中占有重要的地位，特别是在新形势下，随着机关单位的改革和发展不断加深，建立全宗卷就显得十分有必要。

建立全卷宗的管理具有以下几个方面的必要性：第一，可以客观的反应机关单位档案管理的全过程。

全卷宗的建立实质上是对所有的档案进行归类管理的过程，在对档案进行统一整理的过程中，需要我们进行统一的归纳，将档案管理的前期到后期的整个过程进行有效的管控，使得整个机关的档案管理工作进程得到全面的细分，还可以掌握机关的整体工作状态，这也可以促使机关发现自身的问题，改进工作的方式。

第二，可以更加有效地查询档案信息，促进档案信息的合理运用。

档案管理的一个重要的方式就是对各种档案进行有效的储存，为以后的查阅提供有效的途径。

在进行途径建设的时候，我们可以采取系统、规范的档案归档管理方式，使得不同种类的案件得到有效地安置，减少档案遗失或者档案的信息不完全等现象，保证各类的档案可以保证完整，整个全卷宗的体系得到完善，使得全卷宗成体系的建设完成。

这些前期的工作做好做细，可以很好地为以后的工作打下坚实的基础，方便以后的查阅。

第三，充当后备资源。

在机关的工作中，机关档案室建立全卷宗档案具有积极的作用，对于机关的日常工作具有现实的意义。

其一，在各个机关的向上一级的机关移交档案的时候，可以将已经成体系的全卷宗作为一个材料，方便各个机关的编写，可以做到直接取数据，直接取材料，甚至对于时间跨度短，数据没有变动的全卷宗，可以直接移交给上一级的档案管理机关或者上一级的单位。

全宗卷整理验收全宗卷是档案管理工作中的重要组成部分，其整理和验收对于保证档案的完整性、规范性和安全性具有重要意义。

本文将从以下几个方面对全宗卷整理验收进行探讨：1.档案收集完整1.1档案齐全：全宗卷的收集必须确保各类档案的完整性，包括行政管理、人事管理、业务管理等方面的档案。

1.2类别清晰：全宗卷的档案应按照不同的类别进行分类和整理，如文书档案、科技档案、人事档案等，以便于后续的查阅和使用。

1.3时间连续：全宗卷的档案应按照时间顺序进行排列和整理，确保档案的历史性和连续性。

2.档案整理规范2.1分类明确：全宗卷的整理应以档案的分类为基础，建立科学的分类体系，以便于后续的查找和使用。

2.2命名得当：全宗卷的命名应简明扼要，能够准确反映档案的内容和性质，以便于后续的识别和使用。

2.3编目科学：全宗卷的编目应建立科学的目录体系，能够清晰地反映档案的内容和结构，以便于后续的查阅和使用。

3.档案保护得当3.1存储环境：全宗卷的存储环境应满足温度、湿度、光照等环境条件，以保护档案的安全和完整性。

3.2修复措施：对于损坏的档案，应采取适当的修复措施进行修复，以确保档案的完整性和可读性。

3.3备份安全：对于重要的档案，应进行安全可靠的备份，以防止档案的丢失或损坏。

4.档案利用合理4.1查阅制度完善：应建立完善的查阅制度，规定查阅权限、查阅流程、查阅记录等方面的内容，以确保档案的安全和保密性。

4.2借阅程序规范：应制定规范的借阅程序，规定借阅流程、借阅期限、借阅责任等方面的内容，以确保档案的正常流通和使用。

4.3信息利用充分：应充分利用信息化手段，开展数字化、网络化等形式的档案管理，提高档案的利用效率和价值。

5.档案保管设施完善5.1库房设施齐备：应具备符合规定的库房和设施，包括防火、防盗、防水、防潮、防虫等设施，以确保档案的安全和完整性。

5.2设备运行良好：库房内的设备应保持良好的运行状态，定期进行检查和维护，以确保设备的正常运转。

全宗卷规范中华人民共和国行业标准DAT 12-94全宗卷规范中华人民共和国行业标准DA/T 12-941 主题内容与适用范围1．1 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

1．2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。

1．3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。

2 引用标准DA/T 1--92 档案工作基本术语GB 9705--88 文书档案案卷格式3 全宗卷编制原则3．1 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

3．2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。

3．3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。

4 全宗卷的主要内容4．1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录、档案来源和价值说明等。

4．2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、档案整理工作小结等。

4．3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

4．4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。

4．5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。

4．6档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

4．7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

5 全宗卷的整理5．1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。