办公用品管理制度 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】
办公用品管理制度
办公物品的购买
第一条为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由办公用品管理员统一负责。
第二条根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向办公用品管理员报告，确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者某种办公用品的未来需要量将发生变化，也一并向管理员提出。调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经总经办审核确定大致的规格、纸张质地与数量，然后到专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。
第三条在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小化原则，选择直接去商店购买或者订购的方式。
第四条在各部门申请的办公用品中，如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门必须另填一份订购单，经办公用品管理部门确认后，直接向有关商店订购。办公用品管理部门，必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及具体订购商店等。
第五条按订购单以及订购进度控制卡检查所订购办公用品，并核查在预定日期是否送到企业。
第六条所订购办公用品送达后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保无误后，在送货单上加盖印章，以示收到。然后在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等。
第七条企业在收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经总经办签字盖章，做好登记，转交出纳室负责支付或结算。
第八条办公用品原则上由总企业统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下，办公用品管理部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。
办公（工程部）用品的申请、分发、领用及报废处理第九条各部门的申请书一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发、领用用品台账登记。申请书中须写明所需领用的物品、数量与单价金额。
（1）有关人员接到各部门的申请书（两份）之后，须进行认真核对，并在申请受理册上做好登记，写明申请日期、申请部门、用品规格与名称，以及数量，然后再填写一份用品分发传票给发送室。
（2）发送室进行核对后，把申请的全部用品备齐，分发给各部门。
（3）用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交办公用品管理室记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。
第十一条对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
办公物品的保管
第十二条所有入库办公用品，逐项须填写台账。
第十三条管理人员必须认真掌握办公用品库存情况，并经常整理与清扫，必要时要采取防虫等保管措施。
第十四条办公用品仓库一年盘点两次（6月与12月）。盘点工作由管理室主任负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致，必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。
第十五条印刷制品与各种用纸的管理依照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并计算出余量。一旦一批消耗品用完，立即写报告递交办公用品管理室主任。
第十六条必须对总企业各部门所拥有的办公日用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品做出调查。调查方式是，每月5日对前一月领用量、使用量以及余量（未用量）做出统计，向上级报告。办公用品管理室对报告进行核对，检查各部门所统计的数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。
对办公物品使用的监督与调查
第十七条对总企业各部门进行监督调查的内容包括：
（1）核对用品领用传票与用品台账；
（2）核对用品申请书与实际使用情况；
（3）核对用品领用台账与实际用品台账。
第十八条
（1）核对收支传票与用品实物台账；
（2）核对支付传票与送货单据。
人事档案管理制度
1、目的
将本企业人事档案管理工作制度化、合理化和高效化。促使本企业之人事档案管理作业推进顺畅，并有效地服务于企业。
2、适用范围
各部门人事档案管理，应依照本制度管理。
3、原则
安全、保密、清晰和完整的原则。
4、管理体制
（1）企业管理部负责所在企业内部人事档案管理工作。原则上经理级以上人事档案由管理部经理保存，一般员工人事档案由管理部派专人负责或兼职负责管理。
（2）总企业与分支机构人员流动时，其档案管理体制如下。
借调:原则上属借调的员工，其个人档案仍由原单位保存。但为便于相关企业了解情况，可将个人档案复印件交借调企业管理部。个人档案复印件具有与原件同等的保密性，档案管理人员应妥善保存。借调期间，员工工作所在企业应将其工作评价及考核等相关材料等一式两份，一份存入其个人档案复印件中，一份交原企业管理部存入其个人档案。
调动:企业内部调动，由调出单位管理部负责将其档案整理好，并于到职日前一天寄至调入企业管理部负责人。
5、档案分类
员工人事档案分为以下两大类。
（1）试用期员工档案
1)分类：基本资料类；试用期考核类；转正材料类。
2)材料包括：
A．求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、技能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件、劳动合同等；
B．首周情况反馈表、座谈心得、新员工月评价表、新员工月总结表及其他试用期考核资料；
C．转正申请、试用期末谈话记录及其他与转正有关的材料。
（2）正式员工档案
1)分类：员工档案可分为基本资料类、合同/协议类、培训类、考核类、工资
类、职务变动类、奖惩类和离职类等。
2)包括以下材料：
A．求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、技能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等个人基本信息资料；
B．劳动合同及补充协议、保密协议、办理护照协议、赴国外工作协议等各类协议；
C．培训申请、培训记录、培训心得和培训效果评估等与培训相关的资料；
D．试用期各类考核材料、每季度/每年绩效考核材料和绩效记录等资料；
E．工资记录、调薪/降薪记录等；
F．职位说明书、职务晋升、职务异动等记录和资料；
G．各类奖励、处罚材料；
H．离职申请、离职交接手续、离职谈话记录等；
I．其他无法归入以上8项的材料。
6、人事档案提供利用方式
人事档案提供利用的方式是档案管理部门在可提供利用的范围内，提供档案的具体形式。目前，提供利用方式主要有查阅、调阅、出具证明材料、提供人事资料卡片和提供人事工作信息等。
（1）查阅
查阅是相关利用者到人事档案管理部门去查看所需要了解的档案材料，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门在提供查阅时，应做好相应的查阅登记。
（2）调阅
调阅是相关利用者为了完成某项人事工作任务，通过查阅不能满足其需要时，必须将人事档案借出使用而采取的一种利用方式。借阅人事档案必须严格履行借阅手续，借出时间一般不超过两周，借出的档案逾期未还时，档案管理部门要及时催还或续办延长手续。不相关部门人员调阅档案在《调阅登记簿》上登记并呈存档部门主管核准后，才可调阅。调阅档案时间以两天为限，不得转借、拆卸、调换、复印。
（3）出具证明材料
出具证明材料是在提供利用的范围内，由管理部门对人事档案的有关内容进行摘抄和复制，形成单独材料，以证明该人的情况。出具的档案证明应认真校对、审查，经档案管理部门主管批准后，加盖部门公章后方可发出。
（4）人事资料卡
每个档案都建立一张人事资料卡，记载存档人基本信息资料。根据需要了解的问题，查阅者可摘抄人事资料卡的相关内容或复印资料卡。
（5）其他
9、档案保存期限与销毁
（1）企业建立的内部人事档案原则上永久保存，对于辞职、辞退和离职等人员档案，自员工离职之日起保存一年后方可销毁。
（2）按规定销毁的档案由专人填写销毁申请单，经人力资源经理审核，报总经理批准，并指定两人执行销毁。审核、批准、执行人员要在销毁申请单上签字，并存档案。
10、权责单位
（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
（2）执行董事负责本办法制定、修改、废止之核准。
