管理文秘第八章

公司文秘档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文秘档案管理，规范档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关法规，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门和员工在文秘档案管理工作中的行为规范。

第三条公司文秘档案管理工作应遵循下列原则：（一）统一领导、分级负责；（二）集中管理、分散保管；（三）真实完整、便于利用；（四）保密安全、防止丢失。

第四条公司文秘档案的种类包括：（一）公司章程、规章制度、重要会议记录；（二）公司发展规划、年度计划、工作总结；（三）公司合同、协议、重要法律文件；（四）公司人事档案、员工名册、薪酬福利记录；（五）公司财务报表、审计报告、税务登记证；（六）公司业绩、荣誉、奖励、处罚记录；（七）其他具有保存价值的文秘资料。

第二章组织机构与职责第五条公司设立文秘档案管理小组，负责公司文秘档案的管理工作。

文秘档案管理小组由总经理、财务部经理、人力资源部经理、行政部经理等组成。

第六条文秘档案管理小组的职责：（一）制定和完善文秘档案管理制度；（二）指导、检查和监督各部门文秘档案管理工作；（三）负责文秘档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（四）建立文秘档案数据库，实现档案的电子化管理；（五）组织文秘档案的鉴定和销毁工作；（六）定期对文秘档案进行检查、清理和维护；（七）及时向上级领导报告文秘档案管理工作的情况。

第七条各部门设有一位文秘档案管理员，负责本部门文秘档案的管理工作。

文秘档案管理员的职责：（一）负责本部门文秘档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（二）及时向文秘档案管理小组报告本部门文秘档案管理工作的情况；（三）协助文秘档案管理小组开展文秘档案的鉴定和销毁工作。

第三章档案的收集与整理第八条各部门在办理完毕文件后，应按照文秘档案管理要求及时收集相关资料，并进行整理。

第九条文秘档案的整理应遵循以下要求：（一）归类明确，便于查找；（二）编号有序，利于管理；（三）页面整洁，字迹清楚；（四）注释完整，签字盖章；（五）装订牢固，封面规范。

文秘工作管理制度范本第一章总则第一条为了规范公司文秘工作的管理，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门文秘工作的管理和监督。

第三条文秘工作应当坚持准确性、及时性、规范性和保密性原则，为公司的发展提供优质的服务。

第二章组织架构与职责第四条公司设立文秘部门，负责公司文秘工作的统一管理和协调。

第五条文秘部门的主要职责：（一）负责公司文件的起草、审核、印刷、分发和归档工作；（二）负责公司会议的组织、记录和会议材料的整理工作；（三）负责公司领导批示、重要电话和来文的处理工作；（四）负责公司保密工作，做好文件和资料的保管和销毁；（五）负责公司文秘工作的培训和指导。

第六条公司各部门应当设立文秘岗位，负责本部门的文秘工作。

第七条文秘工作人员应当具备以下条件：（一）具备良好的文字表达能力；（二）具备一定的组织协调能力；（三）具备保密意识，遵守保密规定；（四）具备良好的职业道德和服务意识。

第三章文件管理第八条文秘部门负责公司文件的起草工作，确保文件内容的准确性、合法性和规范性。

第九条文件在发布前应当经过相关部门的审核，确保文件的正确性和适用性。

第十条文件的印刷、分发和归档应当严格按照规定程序进行，确保文件的安全和保密。

第十一条公司会议的组织、记录和会议材料的整理工作应当由文秘部门负责，确保会议内容的准确性和完整性。

第四章保密管理第十二条文秘部门负责公司保密工作的管理和监督，确保公司信息安全。

第十三条文秘工作人员应当对公司保密工作负责，不得泄露公司机密信息。

第十四条文件的保管和销毁应当严格按照保密规定进行，确保文件的安全和保密。

第五章培训与考核第十五条公司应当定期对文秘工作人员进行培训，提高文秘工作人员的业务水平和服务能力。

第十六条公司应当对文秘工作人员的工作进行考核，确保文秘工作的质量和效率。

第六章附则第十七条本制度自发布之日起实施。

第十八条本制度的解释权归公司所有。

文秘工作管理制度第一章绪论第一条为了规范和规范文秘工作，提高工作效率，推动企业发展，制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于公司内部的文秘工作管理，包括文件管理、会议管理、办公用品管理、电话传真管理等。

第三条文秘工作者应遵守本管理制度，加强工作规范，提高工作效率，提升服务水平。

第二章职责分工第四条公司设立文秘办公室，由专门负责文秘工作的工作人员管理。

第五条文秘办公室的具体职责包括：（一）负责公司文件的收发、管理和存档工作；（二）安排和组织公司内部各类会议，及时准确地传达和记录会议内容；（三）管理和保管办公用品、文件资料、印章等；（四）保障公司内外部信息的顺畅传递和及时回复。

第三章工作流程第六条文件管理：（一）所有公司文件必须经过文秘办公室进行分发和管理；（二）接收到文件后，文秘办公室应及时进行编号、整理并存档；（三）公司文件必须按规定分类存档，并做好保密和防止遗失的工作。

第七条会议管理：（一）文秘办公室要根据领导安排，及时安排和组织会议；（二）会议前，应提前准备好会议材料，并通知相关参会人员；（三）会议后，文秘办公室要及时整理和归档会议纪要，并将重要决定通知相关人员。

第八条办公用品管理：（一）文秘办公室要对办公用品进行定期盘点，保证使用的充足和整洁；（二）办公用品的采购和更新需要提前报备，经过领导同意后才能进行。

第九条电话传真管理：（一）文秘办公室要负责公司的电话和传真接听和传送工作；（二）对外应聘请领导审批才能进行电话传真。

第四章工作纪律第十条文秘工作者要严格遵守工作纪律，按时按质完成工作任务；第十一条文秘工作者要提高服务意识，积极主动为公司服务，解决遇到的工作问题；第十二条文秘工作者要加强自身培训和学习，不断提高工作技能。

第五章绩效考核第十三条公司将对文秘工作者工作绩效进行考核，根据绩效情况进行奖惩。

第十四条绩效考核主要包括工作效率、服务态度、工作质量等方面的考核。

第六章附则第十五条本管理制度由文秘办公室负责解释，如有需要修改，需经公司领导同意后方能生效。

第一章测试1.（）朝代（或时期）开始实行文书用印制度，规定公文必须用印。

A:西周B:商代C:宋代D:秦汉答案:A2.《汉书·刘向传》中记载：成帝“诏向领校中五经秘书”，《说文》“秘书说曰：日月为易”，这里的秘书是指（）A:皇宫内密藏的书籍或谶纬图篆之类的文图资料B:一种官职C:一种职称或职务D:秘书的书答案:A3.秘书工作的本质是（）A:为各部门服务B:为领导服务C:为人民服务D:为私人服务答案:B4.在办公手段现代化中（）是处理信息使办公室设备智能化的主要工具。

A:信息来源B:计算机C:通信技术D:互联网答案:B5.秘书工作的政治性主要取决于（）的政治性A:国家的B:领导工作C:机关的D:秘书个人答案:B6.我国最早设置的的机关秘书是在（）A:清朝B:明朝C:唐朝D:宋朝答案:A7.秘书工作的角色定位有（）A:机要性B:综合性C:辅助性D:技术性答案:ABCD8.关于秘书类型以下说法正确的是（）A:按照秘书的工作性质划分，可以划分为党政秘书、企业秘书、商务秘书等B:按照秘书的来源和服务对象可以分为公务秘书和私人秘书C:按照秘书的业务内容可以分为专业秘书、事务秘书、信访秘书、会议秘书等D:按照秘书的不同层级可以分为初级秘书和高级秘书答案:ABC9.秘书的主要工作是围绕领导和管理层进行的，是“上情下达、下情上报、沟通内外、联系左右”的重要枢纽。

（）A:错B:对答案:B10.秘书的日常事务工作包括办公室管理、通信管理、会议服务、会议文件处理等，这部分工作约占整个秘书实务的35%。

（）A:错B:对答案:A第二章测试1.秘书机构设置应该遵循的基本原则不包括（）A:适应工作需求原则B:效能最大化原则C:机构分散，相对稳定原则D:分级管理，职、权、责分明统一原则答案:C2.管理文秘机构的性质不包括（）A:辅助性B:中枢性C:政治性D:封闭性答案:C3.秘书文书办理工作不包括（）A:文书销毁B:文书传递C:文书制发D:文书办理答案:A4.以下关于管理文秘机构的结构模式，说法不正确的是（）A:因事分设制有利于直接为领导服务B:因人分设、单一制模式结构增加了管理层次，会产生因临时工作多而产生忙乱的现象。

第一章总则第一条为加强文秘人员的队伍建设，提高文秘工作效率和质量，根据国家有关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有文秘人员。

第三条文秘人员应具备良好的政治素质、职业道德、业务能力和身体素质，严格遵守国家法律法规和单位规章制度，切实履行岗位职责。

第二章岗位职责第四条文秘人员的主要职责如下：1. 起草、审核、报送各类文件、报告、请示等文稿，确保文稿质量。

2. 收集、整理、归档各类文件、资料，确保文件完整、安全。

3. 协助领导处理日常公务，负责会议的组织、记录和会务工作。

4. 负责单位内部和外部的文件、信函、快递的收发、传递和管理工作。

5. 负责单位公章的使用和管理，确保公章使用的合规性。

6. 负责单位档案的整理、保管和利用工作。

7. 负责单位保密工作，确保单位秘密安全。

8. 负责单位办公室日常事务，包括办公用品的管理、设备维护等。

9. 完成领导交办的其他工作任务。

第三章工作要求第五条文秘人员应具备以下基本条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德，热爱本职工作。

2. 具有较强的文字功底和沟通能力，熟悉公文写作格式。

3. 具有较强的组织协调能力和保密意识。

4. 具有良好的团队协作精神，服从工作安排。

第六条文秘人员工作要求：1. 认真学习国家法律法规、政策文件和单位规章制度，不断提高自身素质。

2. 严谨细致，认真负责，确保各项工作准确无误。

3. 积极主动，按时完成工作任务，不得拖延。

4. 严格遵守保密制度，保守单位秘密。

5. 服从领导安排，团结同事，共同完成工作任务。

第四章培训与考核第七条单位应定期对文秘人员进行业务培训，提高其业务水平和综合素质。

第八条对文秘人员的考核主要包括以下几个方面：1. 工作态度：是否认真负责、积极主动、团结协作。

2. 业务能力：是否熟悉公文写作、档案管理、保密工作等。

3. 工作质量：是否按时完成工作任务，确保文件质量。

4. 综合素质：是否具备良好的政治素质、职业道德和身体素质。

办公室文秘管理制度第一章总则第一条为规范文秘管理工作，加强保密工作，保障信息安全，提升企业核心竞争力，制定本办公室文秘管理制度。

第二条文秘工作是指各级领导要求进行的文字处理工作，包括文件、文件夹、信函、会议记录、资料整理等。

第三条本制度适用于办公室所有文秘管理工作。

第四条文秘工作属于机密信息，必须严格保密，严禁泄露。

第五条本制度由办公室主管负责执行，办公室全体员工必须服从执行。

第六条严守文秘工作纪律，不得违反相关规定，如发现违反者，将给予相应的处罚。

第七条办公室文秘管理制度是办公室的基本管理规范，必须严格执行。

第八条本制度所称的文秘工作人员，是指办公室专门负责文字处理工作的员工。

第二章文秘管理人员的职责第九条文秘管理人员是办公室文秘工作的管理者，负责组织和协调文秘工作的各项事务。

第十条文秘管理人员应具备文秘工作所需的基本技能和业务水平。

第十一条文秘管理人员应具备一定的文字处理能力和文字编辑能力。

第十二条文秘管理人员应熟悉办公室文件管理制度和相关规定。

第十三条文秘管理人员应具备要求的保密意识，不得透露办公室的机密信息。

第十四条文秘管理人员应具备一定的协调能力和组织管理能力。

第十五条文秘管理人员应认真履行文秘工作，做到忠诚、责任、效率、保密。

第三章文秘工作的流程管理第十六条因机密涉密的文件必须按照涉密文件管理规定管理，并且需加盖该文件密级印章。

第十七条所有的文件和档案必须按照规定的流程进行审批，不得擅自泄密。

第十八条严格遵守文件管理规定，保证文件、信息不被泄漏。

第十九条办公室文件的传输渠道必须经过安全验证确保信息传输安全。

第二十条所有的文件必须按照相关规定进行编号和归档。

第二十一条文秘工作管理应当强调文秘工作的保密性，要严格执行文件保密办法，不得随意对外透露文秘信息。

第四章文秘工作的保密管理第二十二条文秘工作人员要加强保密意识和责任感。

第二十三条文秘工作人员不能对外人员泄露办公室的机密信息，违者将受到相应处理。

文秘人员管理制度第一章总则第一条为全面提高文秘人员的工作能力和综合素质，规范文秘工作流程，确保文秘工作的高效、有序进行，特制定本管理制度。

第二条本制度适用于本公司所有文秘人员。

第三条文秘人员是指在公司内从事文秘工作的员工，包括行政助理、秘书等职位。

第四条文秘人员应具备良好的文字表达能力、电脑操作能力和沟通协调能力，认真负责，具备一定的保密意识和团队合作意识。

第二章文秘人员的工作职责第五条文秘人员应完成领导交办的各项文秘工作，包括文件起草、会议记录、资料归档等。

第六条文秘人员应协助上级完成各类报告、计划、方案等工作。

第七条文秘人员应负责公司各类会议的组织、安排和记录工作。

第八条文秘人员应负责公司文件的管理和档案材料的整理和保管工作。

第九条文秘人员应及时处理领导发出的各类文件、信息和邮件，做好筛选、整理和归档工作。

第三章文秘人员的工作流程第十条文秘人员应按照公司的工作流程进行工作，确保工作的有序进行。

第十一条文秘人员应按照领导的要求，准备好相关资料和会议记录。

第十二条文秘人员应及时将文件送达领导，并做好相关记录和归档工作。

第十三条文秘人员应及时跟进各项工作进展情况，并向领导汇报。

第四章文秘人员的工作效果评估第十四条公司将定期对文秘人员的工作效果进行评估，包括工作态度、工作质量和工作效率。

第十五条文秘人员的工作效果评估结果将作为晋升、薪资调整和奖惩的重要依据。

第十六条文秘人员在工作过程中应及时总结经验教训，不断提升自己的工作能力和综合素质。

第十七条文秘人员可以提出对工作流程的改进建议和意见，公司应及时进行评估并采纳合理的建议。

第五章文秘人员的权利和义务第十八条文秘人员有权获得公司必要的培训和技能提升机会。

第十九条文秘人员有权知悉公司机密信息，应保守公司机密，并在离职后归还公司所有文件和资料。

第二十条文秘人员有权对领导的不合理要求进行合理的申诉。

第二十一条文秘人员应保证自身健康和工作状态，如有不适应和特殊情况，应及时向公司报告并请假。

文秘档案管理规章制度一、管理目标和原则1. 文秘档案管理的目标是确保档案的安全、完整、准确和恢复性，以支持组织的决策和业务运作。

2. 所有的文秘档案必须进行管理和保管，不得私自销毁或泄露。

3. 文秘档案的管理遵循合法、公正、透明、规范和科学的原则。

4. 相关人员必须严格遵守保密制度，不得将机密文秘档案泄露给未授权人员。

二、档案管理责任1. 组织领导层负责整体档案管理工作，包括制定档案管理规章制度、监督实施和评估档案工作效果。

2. 档案管理部门负责具体的档案管理工作，包括收集、整理、分类、编目、存储和检索文秘档案。

3. 各部门和员工都有档案管理责任，应按要求保存和使用相关档案，并妥善保管文秘档案。

三、档案管理流程1. 档案的收集：各部门应每月向档案管理部门上报本部门的文秘档案，包括公文、文件、合同等。

2. 档案的整理和编目：档案管理部门负责对收集到的档案进行整理和编目，并建立档案目录和索引。

3. 档案的存储和保管：档案管理部门负责将整理好的档案进行分类存储，并设立专门的档案库房进行保管。

4. 档案的利用和检索：各部门和员工有权利使用档案，但必须提出使用申请，并按照规定的程序进行检索。

四、档案保密措施1. 档案管理部门必须建立严格的保密制度，对涉密档案进行特殊管理，并设立保密档案库房。

2. 涉密档案的查阅、复制和传递必须经过严格的审批程序，并留下相应的记录。

3. 涉密档案的电子存储必须经过加密和密码保护，并定期备份，以确保数据的安全性。

五、档案归档和销毁1. 档案管理部门负责对已整理好的档案进行归档，并记录到档案目录和索引中。

2. 档案的归档必须按照统一的编号和分类标准进行，以便于档案的检索和利用。

3. 档案的销毁必须经过严格的审核程序，并记录销毁的档案的种类、数量和销毁日期。

六、档案管理评估与改进1. 组织领导层应定期对档案管理工作进行评估和检查，以确保档案管理工作的质量和效果。

2. 档案管理部门应及时总结经验和教训，改进档案管理规章制度和工作流程，以提高档案管理水平。