下载文档原格式
秘书常识：当上司不在的时候
一、上司不在时的工作
上司的工作一般都很忙，经常因开会、外出、出差而不在公司。
当上司不在公司的时候，秘书应注意以下问题：
1、如果上司是出差在外地，那每天应在事先约定好的时间联络。
2、如遇有紧急事件，应马上与上司取得联系，请求指示。
3、在处理上司交办的工作时，严格按上司指示的范围办。
4、如果是替上司处理个人私事，就要替上司严格保密。
5、不要随便将上司的出差地点告诉外人。
6、上司不在时，如果上司有些个人事情需要处理，应与上司的夫人商量。
7、未经上司许可不能在文件上盖章签字。
8、上司回来时将最紧急的文件和邮件放在“待阅文件夹的最上面。
二、上司不在时紧急情况的处理
在上司不在时也会有电话来找他。
秘书接到找上司的电话，无论对方是什么事，你都要知道它的紧急程度。
如果事情不急，就等上司回来再说或定时向上司汇报；如果是合同或协议急等上司签字，应马上与上司联系，请上司直接打电话答复对方。
如果是要确认上司是否参会时，秘书不能根据自己的判断答复是否出席；遇到这种时间比较紧急的问题时，应这么答复对方：“我向上司请示以后再与您联系。
”之后挂掉电话，马上与上司取得联系，听取上司的的指示，然后将上司的意思转达给对方。
上司出差前的准备工作秘书的一个重要职责就是帮助上司安排出差行程，对于这项工作，不少秘书都感到头痛，因为有关行程安排的事项非常琐碎，如果准备不周，可能会影响上司的公务，秘书自然就会受到上司的批评，甚至其能力也会被否定，所以要想成为一名优秀的秘书，必须学习怎样来安排上司的出差行程。
1．确定出差行程秘书在上司出差之前必须先帮助上司拟定详细的出差行程，包括出差的目的，是去拜访客户，还是推销产品？出差的时间有多久，什么时候出发，什么时候返回？在出差的行程中要到哪些地方，每个地方停留多长时间？在安排上司的行程时要估算好时间，既要让上司高效率地完成出差目的，又不能让上司的时间太过紧张。
【举例】秘书小李在为上司安排出差行程时，计划上司在上午11点拜访完Ａ公司，12点约Ｂ公司的客户吃午餐，小李考虑到两个公司之间正好是一个小时的车程，所以时间刚好。
但是事实上，上司在从Ａ公司到Ｂ公司的路上遇上了堵车，浪费了半个多小时，结果耽误了与客户的约会。
小李应该事先考虑到突发的状况，留出一定的富裕时间。
2．旅程中的安排在确定了出差行程之后，秘书应根据行程为上司提前打点好有关住行方面的各项事务，使上司能够省心、省力，从而能够致力于处理更重要的业务。
交通首先根据行程的远近和时间，选择合适的交通工具，是汽车、火车、飞机还是轮船？并且确定中途是否要换乘交通工具。
在选择了交通工具之后，就要预定车票或机票，注意不仅要订前往目标地点的票，还要订返程的票，不然上司出差已经很辛苦了，还要去挤车回来，这就是秘书的失职了。
秘书要把订好的车票、机票用信封装好，并且在信封套上注明开车的时间或登机的时间，以免上司遗失或遗忘，信封里还要装上地形图、拜访公司的地址电话、接待人员的联系方式等资料。
如果须要在中途转车，应尽量挑选比较小的站转车，因为越大的站，月台越多，中间要穿过高架桥或地下通道，会增加转车的时间，而比较小的站一般只有一两个月台，可以不用换月台就直接换乘车次，比较方便。
上司到国外出差的准备工作到国外出差和在国内出差的情况大体相同，只是由于存在着语言、风俗习惯、环境等方面的差异，秘书要尽可能多的手机一些所到国家的资料供上司参考。
最简便的方法便是在网上找到所到国家的政府旅游管理部门或者旅游公司的网站了解情况，对于自己还不了解的，用电子邮件或是电话提出咨询，了解在那里旅游时应该注意的事项。
一、办理护照
如果上司是首次出国，那么首先要帮他申办护照。
申办护照要携带上上司的身份证、户口簿原件和A4规格的复印件，到当地公安局出入境管理处提交申请。
二、办理签证
办理好护照之后即可申请所到国家的签证。
由于每个国家对办理签证的条件手续各不相同，而且都非常复杂。
最简便的方法便是缴纳一定的费用，委托专门的机构，如旅行社，办理。
三、办理《国际预防接种证书》
为防止牛痘、霍乱等病的传染，在进出海关时，要按世界卫生组织的要求提供接种防疫证明，俗称“黄卡”。
四、检查机票
现在购买出国的机票都非常简便，在拿到机票后一定要对机票进行查验。
五、通知接待方
如果所到国家有接待，这时候就可以发出通知，最好以书面形式通知。
内容包括：航班、航船号或者火车车次、启程地点、到达口岸名称和时间。
六、办理保险
为防止意外事故，如医疗及行李丢失等，在出国之前应帮上司办妥相应的保险。
和领导出差注意事项和领导出差注意事项双边会谈常用长方形或椭圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人在背门一侧，领导如果作为主宾应面向正门居中。
以下是店铺为您整理和领导出差注意事项的相关资料，欢迎阅读！和领导出差注意事项1一、陪同领导外出注意事项1、与领导充分沟通，了解出差目的、必备物品、外出工作内容和需要接见的对象，并根据工作内容和接见对象准备相关的文件、资料和礼品，携带的证件、甚至相机等等，安排好领导的行程。
2、如果是开会，就应准备开会需要的资料，自己应先学习有关会议的内容。
以便能在开会时做好会议的记录。
3、如果是走访或谈判，就应当先做好对走访或谈判对象的一些调查和了解。
4、了解本次外出活动的任务、目的及领导对一些重要问题的基本看法，以便按领导意图及时提供服务，避免因不解其意而手足无措甚至帮倒忙的情况发生。
5、与所去之地的有关单位事先联系，提供前往人员名单(包括姓名、性别、民族、职务等)，说明此行目的和行程计划等。
6、如果自己开车，则要提前通知司机准备好车辆，带好差旅费用、换洗衣物及常用药品等。
7、时间观念要强。
随员在征求领导意见后，要与司机等随行人员约定好出发时间及行车路线;外出中的所有活动，随员都要提前做好准备，按时召集其他随行人员等候领导，不能让领导等其他人。
8、要保持通讯联系。
在陪同领导外出时，一定要与领导及同行人员时刻保持联系。
因为在外出活动中，情况随时都可能发生变化。
因此，随员哪怕是短时间的单独行动也要与领导及同行人员保持联络的畅通。
9、入住宾馆后，要让同行者之间互相知晓对方所住的房间，要及时将同行者所住房号、内部电话拨法提供给领导，以便及时联络。
二、陪同领导外出应注意的礼仪1、乘车行走(1)陪同领导行走时，随员应在领导后侧半步位置跟从。
(2)让领导和客人先上车，自己后上。
(3)要主动打开车门，并以手示意，待领导和客人坐稳后再关门。
一般车的右门为上、为先、为尊，所以应先开右门，关门时切忌用力过猛。
领导出差简单祝福语在领导出差的时候，我们常常会感到一丝丝的不舍和担忧，因为领导的离开可能会让工作变得有些紧张和不安。
但是作为下属，我们更应该用一颗平和的心态和真诚的祝福来送别我们的领导，让他们在外工作顺利，也能感受到我们的关心和支持。
下面就给大家分享一些简单的领导出差祝福语，希望能够给大家带来一些灵感。
1. 祝愿领导在出差期间工作顺利，一切顺利，身体健康，早日平安归来。
2. 出差是为了更好地工作，相信领导一定能够取得丰硕的成果，我们会在这里期待着您的好消息。
3. 离别虽然让人不舍，但是我们深知出差对工作的重要性，祝愿领导能够在外工作顺利，一路顺风。
4. 出差是一种挑战，也是一种机遇，相信领导一定能够把握住，取得优异的成绩，我们会在这里默默支持您。
5. 在领导出差的日子里，我们会更加团结一致，共同努力，以更加饱满的工作状态迎接领导的归来。
6. 离别不是结束，而是另一种开始，相信领导一定能够在外取得更加辉煌的成就，我们会在这里为您加油。
7. 出差虽然让我们分别，但是我们的心永远在一起，祝愿领导在外一切顺利，早日平安归来。
8. 离别是为了更好的重逢，出差是为了更好地工作，相信领导一定能够在外取得丰硕的成果，我们会在这里等待着您的好消息。
9. 在领导出差的日子里，我们会更加团结一致，齐心协力，为了共同的目标努力奋斗，期待着领导的归来。
10. 离别虽然让我们有些不舍，但是我们深知出差对工作的重要性，祝愿领导能够在外工作顺利，一路顺风。
以上就是一些简单的领导出差祝福语，希望能够给大家一些启发和灵感。
在领导出差的日子里，我们更应该用真诚的祝福和坚定的信念来支持他们，让他们在外工作顺利，也能感受到我们的关心和支持。
愿我们的祝福能够给领导带来一丝丝的温暖和力量，让他们更加坚定地走向成功的道路。
陪领导出差的注意事项陪领导出差的注意事项一、陪同领导外出注意事项1、与领导充分沟通，了解出差目的、必备物品、外出工作内容和需要接见的对象，并根据工作内容和接见对象准备相关的文件、资料和礼品，携带的证件、甚至相机等等，安排好领导的行程。
2、如果是开会，就应准备开会需要的资料，自己应先学习有关会议的内容。
以便能在开会时做好会议的记录。
3、如果是走访或谈判，就应当先做好对走访或谈判对象的一些调查和了解。
4、了解本次外出活动的任务、目的及领导对一些重要问题的基本看法，以便按领导意图及时提供服务，避免因不解其意而手足无措甚至帮倒忙的情况发生。
5、与所去之地的有关单位事先联系，提供前往人员名单（包括姓名、性别、民族、职务等），说明此行目的和行程计划等。
6、如果自己开车，则要提前通知司机准备好车辆，带好差旅费用、换洗衣物及常用药品等。
7、时间观念要强。
随员在征求领导意见后，要与司机等随行人员约定好出发时间及行车路线；外出中的所有活动，随员都要提前做好准备，按时召集其他随行人员等候领导，不能让领导等其他人。
8、要保持通讯联系。
在陪同领导外出时，一定要与领导及同行人员时刻保持联系。
因为在外出活动中，情况随时都可能发生变化。
因此，随员哪怕是短时间的单独行动也要与领导及同行人员保持联络的畅通。
9、入住宾馆后，要让同行者之间互相知晓对方所住的房间，要及时将同行者所住房号、内部电话拨法提供给领导，以便及时联络。
二、陪同领导外出应注意的礼仪1、乘车行走（1）陪同领导行走时，随员应在领导后侧半步位置跟从。
（2）让领导和客人先上车，自己后上。
（3）要主动打开车门，并以手示意，待领导和客人坐稳后再关门。
一般车的右门为上、为先、为尊，所以应先开右门，关门时切忌用力过猛。
（4）注意乘车座位。
一般是右为上，左为下。
如果领导有坐副驾驶的习惯则另当别论。
在到达目的地后，随员要提前下车为领导开启车门。
陪同客人时，要坐在客人的左边。
（5）乘电梯应遵循“先出后入”的规则，陪同领导乘坐电梯，若无人操作，随行者应先进后出，一边操纵电梯，若有人操作，随行者应后进先出。
如何为上司出差做准备1、细心周到公司领导人需要经常出差，有时是为了洽谈业务，有时是为了推广新产品，有时则是为了解决与客户之间发生的纠纷；有很多出差任务都是临时决定下来的。
不论是在国内出差还是到国外出差，不论是短期出差还是长期出差，在每次出差的动身之前，秘书都要为上司做大量的准备工作，如安排日程、预订机船票和旅馆、整理随身携带的洗漱用品、预支差旅费，准备必需的文件资料和上司在各种不同场合的发言提纲等。
如果与上司同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好生活上的助手；如果留在家里，同样要做好自己承担的各项日常工作。
秘书在上司出差期间，要根据自己收集到的各种信息，进行筛选和整理，及时与上司联系，以保证工作的顺利进行。
秘书为上司做出差准备，一定要细心周到，如果不是忘了带合同文本，就是在日程安排上出现“撞车”，那会给上司，也会给自己惹出不少麻烦。
对于出差过程中的每一项日程，秘书都要像放电影一样让每一个情节在自己头脑中出现一遍。
当然，要做好这项工作，首先必须知道上司这次出差的目的，否则，不可能订出周密详细的计划。
与平时在公司上班不同，上司在出差过程中工作的节奏更快，而且对秘书的指示相应增多，因此这就要求秘书的工作效率更高。
但是，出差途中的环境毕竟不同于在公司，有许多不可预见的因素影响秘书的工作，因此既要更细心，又要更灵活。
下面看一个秘书陪同上司在国内出差的具体例子。
2、准备工作上司要去乌鲁木齐出差，那么，去乌鲁木齐的目的是为了什么呢？秘书在为上司草拟出差日程表之前，一定要弄清这个问题。
不管上司是应邀去参加研讨会，还是为了洽谈具体的业务，秘书一定要事先与对方的秘书（或联系人）联系，把活动的时间和地点约好，那么，是坐火车去还是乘飞机去？是星期一下午动身，还是星期二早晨动身合适？除去参加研讨会（或洽谈业务），还有没有其他事要办？还有没有其他东西要准备？对于这些问题，预先拟个提纲，找个时间向上司作个专题汇报。
上司可能会根据自己的习惯或爱好，对秘书的日程表作些修改。
专业的公文在线写作平台
职业秘书之如何为上司出差做准备
1、细心周到
公司领导人需要经常出差，有时是为了洽谈业务，有时是为了推广新产品，有时则是为了解决与客户之间发生的纠纷;有很多出差任务都是临时决定下来的。
不论是在国内出差还是到国外出差，不论是短期出差还是长期出差，在每次出差的动身之前，秘书都要为上司做大量的准备工作，如安排日程、预订机船票和旅馆、整理随身携带的洗漱用品、预支差旅费，准备必需的文件资料和上司在各种不同场合的发言提纲等。
如果与上司同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好生活上的助手;如果留在家里，同样要做好自己承担的各项日常工作。
秘书在上司出差期间，要根据自己收集到的各种信息，进行筛选和整理，及时与上司联系，以保证工作的顺利进行。
秘书为上司做出差准备，一定要细心周到，如果不是忘了带合同文本，就是在日程安排上出现“撞车”，那会给上司，也会给自己惹出不少麻烦。
对于出差过程中的每一项日程，秘书都要像放电影一样让每一个情节在自己头脑中出现一遍。
当然，要做好这项工作，首先必须知道上司这次出差的目的，否则，不可能订出周密详细的计划。
与平时在公司上班不同，上司在出差过程中工作的节奏更快，而且对秘书的指示相应增多，因此这就要求秘书的工作效率更高。
但是，出差途中的环境毕竟不同于在公司，有许多不可预见的因素影响秘书的工作，因此既要更细心，又要更灵活。
下面看一个秘书陪同上司在国内出差的具体例子。
2、准备工作。
与上司一起出差四大注意事项是什么与上司一起出差四大注意事项是什么阅读是一种主动的过程，是由阅读者根据不同的目的加以调节控制的，陶冶人们的情操，提升自我修养。
以下是店铺帮大家整理的与上司一起出差四大注意事项是什么，欢迎大家分享。
1、张扬自身个性一面和上司一起在陌生的异地出差，绝对是个能淋漓尽致尽现自身优点特长的好机会，一来你不用担心同事嫉妒，说你爱表现，马屁精，二来上司也是人，处在人生地不熟的异乡，你就是他惟一熟识的人，心理上更容易有亲近感和认同感。
由于公司要在苏州组建办事处，身为行政主管的菲和老板一起去那招兵买马。
短短几天的时间，她不但完成了招聘工作，还通过朋友了解到不少当地的土政策和办事窍门，整理出一份切实可行的建议书。
她的专业水平和能力让老板非常满意。
离开苏州前，菲陪老板游览了当地的风景名胜。
她侃侃而谈，从风土人情到美味佳肴，菲的如珠妙语和苏州的风景让这位从小在美国长大的老板如痴如醉，不停赞叹她见多识广。
菲则暗自感激自己那位喜欢神侃的导游朋友，平日里的洗耳恭听竟派上了大用场。
其实在此之前，老板就听说菲人缘好、口碑佳、有亲和力，如今总算亲身感受到了。
此次出差后，老板和菲变得熟识起来，每次从总部来到北京，都愿意和菲在一起吃饭聊天，听听她的奇妙想法。
点评：升职的关键是得到上司的赏识。
在出差这个特殊时段，完全放松地展现自己，张扬个性中的优点会为你锦上添花。
2、跳支精彩的“单人舞”出差的过程除了工作，还是一个绝好的展现自我的机会，你的“单人舞”因为环境的变化而显得尤为独特，说不定上司为你喝彩的同时开始重视你呢。
蕊大学毕业后到一家公司做应用工程师，羞涩又内向的性格注定了她的不引人注目。
事情的转机是在一年之后。
蕊和主管一起去杭州参加投标，当他们到达招标现场时，却发现甲方的招标者中有一位外籍工程师，这让主管颇感不安，因为他担心自己的英语水平难以自如应付。
然而，令他吃惊的是，一向少言寡语的蕊竟开始用一口流利的英语和那个老外交谈，生动详实地向他介绍自己公司的优势。
1、细心周到公司领导人需要经常出差，有时是为了洽谈业务，有时是为了推广新产品，有时则是为了解决与客户之间发生的纠纷；有很多出差任务都是临时决定下来的。
不论是在国内出差还是到国外出差，不论是短期出差还是长期出差，在每次出差的动身之前，秘书都要为上司做大量的准备工作，如安排日程、预订机船票和旅馆、整理随身携带的洗漱用品、预支差旅费，准备必需的文件资料和上司在各种不同场合的发言提纲等。
如果与上司同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好生活上的助手；如果留在家里，同样要做好自己承担的各项日常工作。
秘书在上司出差期间，要根据自己收集到的各种信息，进行筛选和整理，及时与上司联系，以保证工作的顺利进行。
秘书为上司做出差准备，一定要细心周到，如果不是忘了带合同文本，就是在日程安排上出现“撞车”，那会给上司，也会给自己惹出不少麻烦。
对于出差过程中的每一项日程，秘书都要像放电影一样让每一个情节在自己头脑中出现一遍。
当然，要做好这项工作，首先必须知道上司这次出差的目的，否则，不可能订出周密详细的计划。
与平时在公司上班不同，上司在出差过程中工作的节奏更快，而且对秘书的指示相应增多，因此这就要求秘书的工作效率更高。
但是，出差途中的环境毕竟不同于在公司，有许多不可预见的因素影响秘书的工作，因此既要更细心，又要更灵活。
下面看一个秘书陪同上司在国内出差的具体例子。
2、准备工作上司要去乌鲁木齐出差，那么，去乌鲁木齐的目的是为了什么呢？秘书在为上司草拟出差日程表之前，一定要弄清这个问题。
不管上司是应邀去参加研讨会，还是为了洽谈具体的业务，秘书一定要事先与对方的秘书（或联系人）联系，把活动的时间和地点约好，那么，是坐火车去还是乘飞机去？是星期一下午动身，还是星期二早晨动身合适？除去参加研讨会（或洽谈业务），还有没有其他事要办？还有没有其他东西要准备？对于这些问题，预先拟个提纲，找个时间向上司作个专题汇报。
上司可能会根据自己的习惯或爱好，对秘书的日程表作些修改。
如何制定工作日程表，在本章已作过专门的介绍，在这里就不再重复。
日程表排好之后，要多复印几份，给上司、给在家负责日常工作的和有关人员各送一份。
安排日程的时候，在时间上一定要留有余地，特别是第一次去的地方，更是如此。
不过，这个余地也是相对的，不能让上司闲得无聊，浪费时间。
如果想游览观光的话，也最好安排在空闲时间进行。
在与对方联系的同时，也可以通过其他的渠道，如自己的分公司（办事处）或者旅行社等，了解一下对方所在地的环境、气候等方面的情况，这些对安排日程表也有重要的参考作用。
如果与对方是初次接触，那么，让对方在什么地方接站、什么时候登门拜访等细节问题，秘书都要事先考虑好，因为这往往容易影响本公司和上司本人的形象。
a.预订机车票在准备预订机车票的时候，一定要查用最新的列车时刻表和飞机航班时刻表，因为现在有许多季节性的或临时性的航班车次，稍不留心，就会订不上。
如果决定乘火车，可以委托专门的旅行社订购火车票，它们订好票后，一般会送票上门，非常方便。
当然，现在也可以在网上订票；不管以什么方式订票，都要熟悉好列车时刻表，将上司的日程安排得很科学。
乘飞机出差，重要的是根据起飞的时间和到达的地点选择合适的航空公司和合适的航班。
现在也可以在网上订票，如果事情紧急，可以直接到机场买票。
各公司对职员和干部出差的待遇都有不同的规定，比如，按规定飞机的头等舱不是每个出差的人都能乘座的，因此，秘书在预订车票和机票之前，一定要弄清上司出差时能享受哪一级的待遇。
出差途中，最麻烦的就是换车换机，倒来倒去，稍不注意，就会误车误机，所以能直达的就最好不要换车。
如果是在大站换车换机，在时间上一定要安排的宽裕些。
为了预防意外，在日程表上要注明其他交通工具，如飞机起飞、轮船起航的时间，这样能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。
从平时起，秘书就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的办法，如何兑换外币等等，这样，就能保证工作的顺利。
b.安排住宿上司出差，安排住什么样的旅馆，一般都要根据上司个人的爱好和习惯来决定。
有的喜欢住清静优雅的小旅馆，也有的喜欢往富丽堂皇的高级饭店；有的喜欢住单人房间；有的则喜欢两人合居一室。
如果出差的地方是第一次去，在那里有分公司或自己的办事处的话，就请他们为自己联系安排住处；没有的话，就请当地旅行社安排。
没有什么特别的情况，就不要去找自己的客户或经销商，因为你一去找他们，他们就会热情地邀请你们住到他们那里去。
他们越是热情，给他们带来的麻烦就越多。
c.随身携带的用品上司出差要随身携带哪些东西，秘书一定要替上司想好。
如果出差是远行，忘了带什么东西必须要回来取的话，那就太误事了。
临动身之前，秘书要给上司随身携带的东西分公私列个清单，给上司看看有什么遗漏。
上司出差一般要随身携带下列用品：名片、资料、手机、活动日程表、地图、照相机及一些用品，如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等，有的领导还可能要带笔记本电脑。
但是，秘书在准备这些东西时，不能这也想带，那也想带，带得太多反而麻烦。
随身携带的只能是必需的，可带可不带的就尽量少带。
由于上司出差往往不止去一个地方，所以秘书为上司准备好出差必备的文件资料时，最好每到一个地方用的文件用一个大信封装好，而每到一个地方的日程安排也最好单列一个清单。
d.临行前的工作安排秘书一方面为上司出差作准备，但在另一方面也要让上司对公司内部的事作个安排。
上司要出差了，特别是出差时间较长的话，各部门来请示的人肯定会增多，送上来的请示报告也会增多。
在这种情况下，秘书一定要注意让上司休息好，不要让上司带着疲倦和牵挂去出差。
比如，在动身前两三天，秘书与有关部门打个招呼，把一些定期的材料先缓一缓，等上司出差回来再说。
3、动身当天的工作动身当天，不论上司是从公司走还是直接从家里走，都要安排好送站的车。
动身当天，要最后检查一下火车或飞机的运行情况，特别是飞机因气候不佳而误点的情况经常发生，因此，如果是乘飞机的话，一定要向飞机场方面询向一下当天的航班情况。
a.动身之前动身之前，一定要再仔细检查一下上司是否有什么东西忘记带了，如果有，这时还来得及补上。
b.起程之后把上司送上火车或飞机之后，就要立即用电话通知对方接站的时间。
特别是在改变原定的车次或航班的情况下，一定要将这新的变化告诉对方。
c.自学的机会上司出差之后，秘书不要以为自己没有什么事做了，让自己放松放松。
秘书应当把上司出差这段时间当作一个自学的好机会。
上司在公司的时候，秘书虽也有一些空闲时间，但毕竟不能静下心来学习，因为上司可能会随时给你交办一些新的工作。
对于年轻的秘书来说，无论是科班出身的秘书，还是从业务科室转过来半路出家的秘书，都必然存在着知识结构上的欠缺：学秘书专业的，虽然全面掌握了秘书专业方面的知识。
但在企管、经济和公司业务方面的知识则相对缺乏；而那些非秘书专业的秘书，则欠缺秘书专业方面的知识，因此，对于秘书来说，一定要利用好领导出差的时机给自己补课。
上司出差期间，秘书应做好以下工作：尽快处理完己延误的工作；准备好专用的文件夹，把上司出差期间的信件、留言条、电子邮件、自己发的信的底稿等进行专门的保管（也可以专门设一个“待阅文件”夹，按日期顺序排列保管好上司出差期间收到的文件）；在上司出差期间，秘书收到一些紧急的信件，如果上司让秘书尽快给他寄去，这时秘书要在信封上写上“亲启”等字样；但是，如果没有特别的交待，一般只寄复印件，把原件收好；整理文件；整理名片；如有可能提高办公效率，将自己的办公室布置进行调整；更换和补充办公用品。
如果在给上司送站回来后，秘书突然发现办公室桌上还有一份文件，明天上司和对方签定协议一定要用它。
在这时，千万不能惊慌失措，一定要想办法把它给上司送去，一是用传真机传送过去，二是特快传递。
将东西寄出去后，还必须给打个电话，告诉上司东西已经寄出。
d.电话的处理在上司出差期间，如果有客人来电话找上司，秘书就要认真做好电话记录，把电话的时间和内容记录下来。
如果事情比较重要的话，上司回来时，在接站的时候汇报，如果不急，就待上司上班后再说。
e.上司回来的时候上司出差回来的时候，秘书一般都要到车站或机场去接。
秘书接站不单纯是因为上司出差劳累帮上司搬搬东西，更重要的是及时向上司汇报，因为上司肯定急于想知道他自己不在公司期间所发生的一切，特别是他自己在出差之前悬而未决的一些问题的处理结果。
但是，在这个时候不能给上司说得太多，使他有大雨倾盆之感。
有些重要的事情不是三言两语说得清的，对于这些事情可以写个提纲。
如果上司想急于知道详情的话，可以把提纲递给上司。
如果在出差地是自己的分公司为上司安排的话，只要打个电话告诉他们上司已经平安到家就行了；如果是客户为上司送站的话，那么，在电话里还要向对方表示衷心的感谢。
4、与上司一起出差作为女秘书一般不单独与男性上司出差。
不过，如果是私人秘书的话，女性秘书有时也陪上司出差。
a.在车内如果是乘火车出差，秘书一般不要挨着上司坐，但为了方便工作，秘书一般是坐在上司的斜对面（或斜后座）；如果是乘飞机，上司一般是坐头等舱，秘书坐经济舱；在汽车里，上司坐后排的上席（即司机后面），秘书坐在司机旁边。
但是，无论是哪种场合，都要以方便工作为主，如果秘书要经常与上司商量一些问题，挨着上司坐也不是不可以。
第二天的日程怎么安排，秘书应在头一天晚上与上司商量好或得到上司的确认；如果上司出现疲劳等身体不适症状，应及时调整日程安排。
b.出站时火车到站时，秘书要提着行李先下车。
如果对方有人来接站的话，就要先找到对方接站的人。
找到对方接站的人之后，不要自作主张地代表上司向对方表示感谢，而是先把上司介绍给对方，由上司出面表示感谢。
只有当对方也是秘书来接站的情况，自己才可以向他（她）表示感谢。
在出站时，有一点要注意，那就是不要麻烦对方给自己提旅行包。
当然，如果对方非常热情，一定要帮自已提，你也不能太固执，因为在车站这种大庭广众之下推来推去实在不雅，不过，你自己不能两手空空，无论如何也得象征性地提点东西；同样的道理，你也不能让对方的秘书两手空空，使上司觉得对方的秘书一点也不热情。
c.注意回避当上司与对方寒喧的时候，秘书要适当离他们远一点，注意回避。
但是，上车后和开始正式会谈时，就不能显得太呆板了。
在久别重逢等场合，上司们也许会有说不完的话，从花开花落一直谈到人世沧桑。
在这时，为了按预定的时间进行活动，秘书一方面要向上司示意时间已经过了，另一方面也要注意提醒对方的秘书。
到了出差的最后一站，就要向公司汇报出差的情况，在这时，一定要附带说明这里有多少行李，以便届时公司好派车来接站。
5、出差回来之后a.出差总结报告主要是把出差的经过和结果写出来，交给有关部门传阅。
出差总结报告，各企业一般都有统一固定的格式，如果秘书没有与上司一起出差的话，那就先听听上司的介绍；如果秘书与上司同行，就根据自己的记录和参考上司的谈话记录去写。
