文件控制程序(含流程图)
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IATF16949/ISO9001/ISO14001/ISO45001/QC080000程序文件范例
文件名称： 文件控制程序 生效日期： 2021-02-08
文件编号： 页数 1/9 生效版本： C0
文件制修订记录
NO 制/修订日期 修订编号 制/修订内容 版本 页次
1 2013-03-01 - 新制订 A0
2 2021-02-08 2021/2/8 新版全面升级 C0
核准 审核 制订
IATF16949/ISO9001/ISO14001/ISO45001/QC080000程序文件范例
文件名称： 文件控制程序 生效日期： 2021-02-08
文件编号： 页数 2/9 生效版本： C0
1.0目的：
文件控制程序规定了公司质量环境管理体系文件的编写、批准、发放、保存文件与更改的要求，以避免逾期失效的文件被误用。
2.0范围:
适用于与质量环境管理体系有关的文件控制，包括外来技术文件、管理文件、标准、法律法规等。
3.0权责：
3.1行政部文控中心负责：
3.1.1负责公司文件及外来文件的编号﹑版本﹑格式﹑受控﹑发放﹑回收﹑作废的受控管理；按图纸的性质受控发放及保存正本图纸。
3.1.2 工程图纸类文件的维护，如变更，ECN，规格等。
3.1.3 分发新的或者修改的文件并通知相关部门。
3.1.4 应文件所有者要求复印文件。
3.1.5 根据需要分发受控文件给相应部门。
3.1.6 确认文件所有者识别变更种类。
3.1.7 上传文件到服务器文件夹内并维护系统内文件。
3.2文件制定者职责：
3.2.1 与相关部门管理人员沟通与其相关的程序。
3.2.2 确保起草新的或进行相关文件的修改。
3.2.3 确定是否需要分发复印件。
3.2.4 确定并指出是否需要进行与更改相应的培训。
3.2.5 如果需要，负责为文件更改所影响到的相关人员提供培训。
3.2.6 确保变更的文件收回文控中心并盖上“作废”印章。
3.3各部门负责本部门文件编制及作废的审批，以及受控文件的使用及保存。
4.0定义： IATF16949/ISO9001/ISO14001/ISO45001/QC080000程序文件范例
文件名称： 文件控制程序 生效日期： 2021-02-08
文件编号： 页数 3/9 生效版本： C0
4.1受控文件：指受更改控制的文件。如：质量手册、程序文件、作业指导书等，这类文件更改后要收回旧版本发放新版本，确保在使用场所得到有效版本。
4.2 非受控文件：指不受更改控制的文件。如：提供给客户、咨询/认证公司体系文件，更改不予追溯，不换新，不收回。
4.3 外来文件：指从组织外部转来的文件。如顾客或供应商提供的技术性文件（图样书、客户邮件、客户图纸、客户标准等）、与产品有关的国家、地方法律法规、技术标准、规范等，对外来文件应识别并跟踪新的信息，及时更新，确保获得和使用有效的外来文件，防止误用。
4.4第一级文件（质量环境管理手册）：简要说明本质量环境体系如何满足国际标准要求。
4.5第二级文件（程序类文件）：规定何人于何时在什么地方做什么事情。
4.6第三级文件（指导类文件）：工程图、设备维护、作业指导书、检验标准相关规章制度，说明如何做。
4.7第四级文件（表单记录类）：用以收集传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求。
5.0作业内容:
5.1文件的分类，格式
5.1.1 文件的分类及编写、审核、批准权限：
文件级别 文件种类 编 写 审 核 批 准
一级文件 质量环境管理手册 指定人员 管理者代表 总经理
二级文件 程序文件 部门指定人员 部门主管 管理者代表
三级文件 作业指导书 部门指定人员 部门主管 管理者代表
四级文件 记录,表格 部门指定人员 部门主管 管理者代表
5.1.2文件格式：
5.1.2.1 文件或指引名称标题，文件或指引编号、版本、页数、生效日期、 IATF16949/ISO9001/ISO14001/ISO45001/QC080000程序文件范例
文件名称： 文件控制程序 生效日期： 2021-02-08
文件编号： 页数 4/9 生效版本： C0
编写人、审批人等（字体：宋体；字型：常规；主体内容字体大小：小四）。
XXXXXX有限公司
XXXXX CO.,LTD
文件名称 文件控制程序 文件编号 DXC-QP-01
版次 A0
页次 4/8
5.2 体系文件的编写及编号规则：
5.2.1编写规定
5.2.1.1第二阶文件需依照（1）目的，（2）范围，（3）权责，（4）定义[无定义时填写“无”]，（5）作业内容，（6）相关文件，（7）相关记录，（8）作业流程，（9）附件。
5.2.1.2第三阶文件原则上沿用第二级文件格式，但可依据实际需要的编写和格式自定。
5.2.1.3文件页次格式：如3页，则表示1/3，2/3，3/3……代表第一，第二，第三页。
5.2.1.4各标题内的小标题顺序如下格式：
1→1.1→1.1.1→1.1.1.1 依此类推
2→2.1→2.1.1→2.1.1.1 依此类推。
各级体系文件的编号
5.2.2.1 质量手册：
DXC(公司名称)—QEM(质量环境管理手册简称)—□□(流水号，从01始编)
程序文件： 字体:宋体
字型:加粗
大小:小四
字体:宋体
字型:加粗
大小:小三
字体:宋体
字型:加粗
大小:小三
公司LOGO
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文件名称： 文件控制程序 生效日期： 2021-02-08
文件编号： 页数 5/9 生效版本： C0
DXC(公司名称)—QP(程序文件简称)—□□（流水号，从01始编）
三阶文件：
DXC(公司名称)—WI(作业指导书类文件简称)—□□+□□□（部门号+流水号，从001始编）
DXC(公司名称)—EN(工程图纸类文件简称)—□□+□□□ （部门号+流水号，从001始编）
DXC(公司名称)—HR(行政管理类文件简称)—□□+□□□ （部门号+流水号，从001始编）
备注:部分三阶文件类型依据实际需要可以采用SOP作业指导、SIP检验标准、CP、BOM等区分。
5.2.2.4四阶文件：
LX(公司名称)—FR(记录表格简称)—□□+□□□（部门号+流水号，从001始编）
5.2.2.5外来文件：外来文件本身文件/图纸有编号的，沿用它本身的文件编号，如果没有文件编号则由文控中心按以下方式进行编号：
LX(公司名称)—WL(外来文件简称)—□□□（流水号，从001始编）
5.2.2.6部门号一览表：
管理层 行政部 喷印部 仓储部 研发部 品质部 业务部
GL XZ PY CC YF PZ YW
工模部 生管部 采购部 注塑部 财务部
GM SG CG ZS CW
5.2.3 体系文件的版本控制
5.2.3.1质量环境管理手册的总初始版本为A版，每章节的版本则单章控制,修订状态如A0、A1、 A2等……递增，如果整份手册的修改章节超过30%，质量手册版本则递增为B、C、D……依此类推； IATF16949/ISO9001/ISO14001/ISO45001/QC080000程序文件范例
文件名称： 文件控制程序 生效日期： 2021-02-08
文件编号： 页数 6/9 生效版本： C0
5.2.3.2程序文件、工作指引、作业指导书、记录、外来文件等的版本以大写字母A～Z表示，版次以数字0～5表示，文件首次版本为A0，下次修改后依次用A1、A2……修订达五次后及升为B版，如B0、B1、B2……，以次类推。
5.3文件的审查、批准及发布
5.3.1 质量环境管理手册由制定人员编写，管理者代表审核，经总经理批准后发布；
5.3.2 程序文件由各部门制定人员编写，部门主管审核，管理者代表批准后发布；
5.3.3 三阶文件及记录表单由各部门制定人员编写，部门主管审核，管理者代表批准后发布；
5.3.4 外来文件由相关部门接收后，交至部门主管审核，管理者代表批准后，交至文控中心编号，具体按5.4执行，发放到相关部门。
5.4文件的发放
5.4.1 受控文件发放范围仅限于和该文件相关的部门。质量环境管理手册、程序文件、三阶文件、质量/环境指导性记录为受控文件，受控文件由文控中心加盖“受控文件”章统一发放,并由接收部门在《文件发放回收签收总览表》上签收,此类文件未经管理者代表许可禁止影印。
5.4.2 非受控文件，一般由管理者代表同意后由文控中心加盖“仅供参考”章发放提供给咨询,认证机构和客户，非受控文件在改版时不予以收回和跟踪，但需作发放记录。
5.4.3 外来文件包括国际,国家标准及客户或供货商提供之图画,文控中心负责将其加入《文件总览表》中,外来文件原则上由对口部门负责保管,但每年应检查一次最新版本情况，具体依据受控文件控制。
5.5文件的补发
如所使用的文件不慎丢失或破损而影响使用时，应由部门负责人员以《文IATF16949/ISO9001/ISO14001/ISO45001/QC080000程序文件范例
文件名称： 文件控制程序 生效日期： 2021-02-08
文件编号： 页数 7/9 生效版本： C0
件制订/修订/废止/补发申请单》提出及说明原因与用途，并经管理代表核准后补发，且要做好签收记录。
5.6文件的更改
5.6.1体系文件制订、修订、废止时应由申请人填写《文件制订/修订/废止/补发申请表》,写明文件的制订、修改、废止原因及内容，由原文件的部门负责人批准，并指定专人或由原起草人修改,也可由文控中心直接提出修改要求。制订和修订前须向文控中心索取格式样板,以保证文件格式的统一。
5.6.2 制订和修改后文件的审查和批准，与首版文件的审查和批准程序一致；
5.6.3 如文件更改内容较多，可由起草部门决定换版。原文件应由发放部门及时从使用部门收回，用新版文件替换。并记录于《文件发放回收签收总览表》上。
5.6.4 所有修改或作废内容必须用书面形式通知文控中心，文控中心将版本信息及修改内容简单记录于封面上。
5.7 文件的评审
管理者代表与每次内部审核组织人员对体系文件的符合性,适宜性及有效性进行评审,文件评审中发现问题按5.6进行更改。
5.8 作废文件的处理
5.8.1 作废文件的正本(原件)，由文控中心加盖“作废”章；作废的文件的副本(COPY件)由文控中心统一收回后并加盖“作废”章，用作回收统一销毁；
5.8.2 文控中心保存作废文件的正本，应保存最新版本的前一版的正本,其它部门出于积累知识的目的,在作废文件上加盖”仅供参考”章。
5.9文件的归档/保管
5.5.1 所有受控文件的正本(原件)由文控中心分类保存,并建立《文件总览表》。
5.5.2 文件持有单位应对所使用的复印件自行保管，经发行后的正式文件使用部门及人员不得在文件上划线加注记号及修改其内容，需确保文件的清晰准确,
