企业工程档案管理制度范本

1 工程建设档案管理制度

第一条 为规范建设项目档案管理工作，贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施制度》以及铁道部有关档案管理的规章制度，制订本制度。

第二条 项目管理机构综合部负责建设项目档案的收集、整理、立卷、归档的归口管理，其他业务部门负责为本部门专业档案管理工作。

第三条 档案分为：文书档案、科技档案、设计资料档案、竣工资料档案、会议档案、设备仪器档案、人劳档案、招投标及合同档案、计划统计报表、会计档案等。

第四条 档案收集内容为：

（一）项目管理机构各种重要会议和重大活动及事件形成的文件材料，包括通知、报告、讲话、简报、纪要、总结和典型经验材料等。

（二）项目管理机构其他工作中形成的重要文件材料，包括命令、指示、重要通知、通报、请示、报告、批复、工作计划、总结、规定、章程、重要调查材料、计划文件、统计报表、会计凭证、会计帐簿、会计报告等会计核算专业资料。

（三）项目管理机构所收与业务相关的文件资料。

（四）参加上级机关召开的重要会议带回的文件、资料。

（五）因机构变动或采购重要设备接收的各种文件、资料。

（六）各种招投标资料、合同。 2 （七）设计单位交付的设计文件。

（八）施工、监理单位报送的各类文件、资料。

（九）施工单位、设备安装单位编制的竣工文件。

（十）其他应该收集归档的文件、资料。

第五条 综合部对收集来的零散的档案要进行系统、科学地分类、组合、排列和编目。公文办结后，公文起草部门应及时将公文原稿和有关材料送综合部管存，按年度进行分类整理，列清目录，立卷归档。个人不得保存应归档的公文。对不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要进行加工。整理时要充分利用原有基础，按照文件之间的历史联系，分门别类，使整理出来的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管利用。

第六条 立卷、归档应做到：

（一）文件、资料及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

（二）正确反映项目管理机构的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。

第一章 总则

第一条 为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家档案管理法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司所有工程项目从立项、设计、施工、验收到竣工的全过程，以及与工程项目相关的各类档案资料。

第三条 公司工程档案管理工作遵循“统一领导、分级管理、集中保管、方便利用”的原则。

第二章 管理机构及职责

第四条 公司成立工程档案管理领导小组，负责公司工程档案管理的统筹规划、组织协调和监督检查。

第五条 工程档案管理部门是公司工程档案管理的具体执行机构，负责以下职责：

1. 负责制定、修订和完善公司工程档案管理制度；

2. 负责对公司各部门的工程档案管理工作进行指导和监督；

3. 负责收集、整理、归档工程项目各类档案资料；

4. 负责工程档案的保管、借阅、销毁等工作；

5. 负责工程档案的数字化和数据库建设；

6. 负责开展工程档案利用服务，满足公司内部及外部对工程档案的需求。

第三章 归档范围及质量要求

第六条 工程档案归档范围包括：

1. 工程项目立项、设计、施工、验收等各阶段的相关文件；

2. 工程项目合同、协议、招投标文件；

3. 工程项目设计图纸、施工图、变更通知单等；

4. 工程项目施工记录、验收报告、质量评定报告等；

5. 工程项目相关会议纪要、往来函件等；

6. 工程项目相关法律法规、政策文件等。 第七条 工程档案质量要求：

1. 文件资料齐全、完整，内容真实、准确；

2. 文件资料格式规范，字迹清晰，装订整齐；

3. 工程档案编号、分类、整理有序；

4. 工程档案数字化符合国家标准。

第四章 工程档案保管与利用

第八条 工程档案保管：

1. 工程档案实行集中统一保管，由档案管理部门负责；

2. 档案保管设施应符合国家档案保管要求，确保档案安全；

3. 定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。

第九条 工程档案利用：

1. 公司内部人员查阅工程档案，需经相关部门负责人批准；

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档案管理制度

为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求,结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。

一、 归档范围

主要为工程和设备档案资料:

1. 工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。

2. 设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接

2 收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。

二、 档案保密制度

1. 档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。

2. 凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。

第一章 总则

第一条 为规范公司工程档案管理工作，确保工程档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥工程档案在工程建设、经营管理、技术研究和信息服务等方面的作用，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司所有在建工程、竣工工程、技改工程等工程项目的档案管理工作。

第三条 公司工程档案管理遵循以下原则：

（一）集中统一管理原则：工程档案由公司档案管理部门统一管理，各部门按照职责分工负责档案的收集、整理、归档和保管。

（二）真实完整原则：工程档案必须真实、完整、准确地反映工程建设过程和成果。

（三）安全保密原则：严格执行国家和公司有关保密规定，确保工程档案的安全。

（四）高效利用原则：提高工程档案的利用率，为工程建设、经营管理和技术研究提供有力支持。

第二章 工程档案管理职责

第四条 公司档案管理部门负责工程档案的统一管理，具体职责如下：

（一）制定公司工程档案管理制度，并组织实施。

（二）指导、监督各部门的工程档案管理工作。

（三）负责工程档案的收集、整理、归档和保管。

（四）提供工程档案查询、借阅和复制服务。

（五）对工程档案进行鉴定和销毁。

第五条 各部门职责：

（一）各部门应指定专人负责本部门的工程档案管理工作。

（二）各部门应按照规定收集、整理、归档本部门的工程档案。

（三）各部门应定期向档案管理部门移交工程档案。

（四）各部门应配合档案管理部门开展工程档案的鉴定、销毁等工作。 第三章 工程档案的收集与整理

第六条 工程档案的收集范围：

（一）工程建设过程中产生的各类文件、图纸、照片、声像等资料。

（二）工程设计变更、施工变更、验收等文件。

（三）工程合同、协议、招标文件、投标文件等。

（四）工程验收报告、工程质量评定、安全生产检查等文件。

第七条 工程档案的整理要求：

（一）按照档案分类、编号、编目等规定进行整理。

（二）确保档案的完整性和准确性。

（三）对重要文件进行备份，并采取必要的安全措施。