工程公司档案管理制度范本

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济宁市鲁兴物业管理公司 档案管理制度

为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。

第一条 适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。

第二条 公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。

第三条 办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。

第四条 项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。

第五条 档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。

第六条 档案管理体系规范如下：

公司层面的档案 客服中心档案

办公室主任 综合部经理

第七条 档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。 档案

建公司档案 建项目档案

办公室负责 档案员负责 第 2 页 共 3 页 第八条 档案类别代号分配规范：公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X至01-X-X。项目二，02-1-X至02-X-X。项目三，03-1-X至03-X-X。以此类推…………。项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。

第九条 档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。具体，公司档案A-1-X至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。

第十条 档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家档案管理法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司所有工程项目从立项、设计、施工、验收到竣工的全过程，以及与工程项目相关的各类档案资料。

第三条 公司工程档案管理工作遵循“统一领导、分级管理、集中保管、方便利用”的原则。

第二章 管理机构及职责

第四条 公司成立工程档案管理领导小组，负责公司工程档案管理的统筹规划、组织协调和监督检查。

第五条 工程档案管理部门是公司工程档案管理的具体执行机构，负责以下职责：

1. 负责制定、修订和完善公司工程档案管理制度；

2. 负责对公司各部门的工程档案管理工作进行指导和监督；

3. 负责收集、整理、归档工程项目各类档案资料；

4. 负责工程档案的保管、借阅、销毁等工作；

5. 负责工程档案的数字化和数据库建设；

6. 负责开展工程档案利用服务，满足公司内部及外部对工程档案的需求。

第三章 归档范围及质量要求

第六条 工程档案归档范围包括：

1. 工程项目立项、设计、施工、验收等各阶段的相关文件；

2. 工程项目合同、协议、招投标文件；

3. 工程项目设计图纸、施工图、变更通知单等；

4. 工程项目施工记录、验收报告、质量评定报告等；

5. 工程项目相关会议纪要、往来函件等；

6. 工程项目相关法律法规、政策文件等。 第七条 工程档案质量要求：

1. 文件资料齐全、完整，内容真实、准确；

2. 文件资料格式规范，字迹清晰，装订整齐；

3. 工程档案编号、分类、整理有序；

4. 工程档案数字化符合国家标准。

第四章 工程档案保管与利用

第八条 工程档案保管：

1. 工程档案实行集中统一保管，由档案管理部门负责；

2. 档案保管设施应符合国家档案保管要求，确保档案安全；

3. 定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。

第九条 工程档案利用：

1. 公司内部人员查阅工程档案，需经相关部门负责人批准；

第一章 总则

第一条 为加强公司工程档案的管理，确保工程档案的完整、准确、安全，提高工程档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于公司所有在建工程、已竣工工程以及相关配套设施的档案管理工作。

第三条 公司工程档案管理遵循以下原则：

（一）集中统一管理原则：工程档案由公司档案管理部门统一管理，各相关部门协助配合。

（二）分类管理原则：根据工程档案的性质、内容和保管期限进行分类管理。

（三）全程管理原则：从工程立项、设计、施工、验收到使用维护等全过程进行档案管理。

（四）保密原则：严格按照国家保密规定，对涉及国家秘密、商业秘密的工程档案进行保密。

第二章 工程档案管理机构与职责

第四条 公司设立工程档案管理部门，负责公司工程档案的收集、整理、保管、借阅、鉴定和销毁等工作。

第五条 工程档案管理部门的主要职责：

（一）负责制定公司工程档案管理制度，并组织实施。

（二）负责对各部门、项目部的工程档案工作进行指导、监督和检查。

（三）负责收集、整理、保管公司工程档案，确保档案的完整、准确、安全。

（四）负责工程档案的借阅、鉴定和销毁工作。

（五）负责工程档案的数字化工作。

第六条 各部门、项目部应设立兼职档案员，负责本部门、项目的工程档案管理工作。

第三章 工程档案的收集与整理 第七条 工程档案的收集范围：

（一）工程设计文件、施工图纸、施工组织设计、施工方案等。

（二）施工记录、施工日志、验收记录、质量检测报告等。

（三）工程变更、洽商、签证、合同等。

（四）工程竣工资料、验收报告、保修资料等。

（五）其他与工程相关的文件、资料。

第八条 工程档案的整理要求：

（一）按照工程档案的分类体系进行整理。

（二）对工程档案进行编号、登记、编制目录。

（三）确保工程档案的完整、准确、规范。

（四）对工程档案进行数字化处理。

第四章 工程档案的保管与利用

第一章 总则

第一条 为加强企业工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、安全，提高工程档案的利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合我企业实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于企业内部所有工程项目档案的管理，包括工程设计、施工、监理、验收等环节产生的各类文件。

第三条 企业工程档案管理应遵循以下原则：

（一）依法管理：严格遵守国家档案管理法律法规，确保档案管理的合法性；

（二）统一管理：实行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性；

（三）规范管理：按照档案管理规范，对档案进行分类、编目、整理、归档、保管和利用；

（四）安全保密：确保档案信息安全，防止档案丢失、损毁和泄露。

第二章 档案管理机构及职责

第四条 企业设立档案管理机构，负责工程档案的日常管理工作。

第五条 档案管理机构的主要职责：

（一）制定和完善工程档案管理制度，并组织实施；

（二）负责工程档案的收集、整理、归档、保管和利用；

（三）组织工程档案的鉴定、销毁工作；

（四）对工程档案进行统计分析，为领导决策提供依据；

（五）负责档案信息资源的开发利用；

（六）监督、指导各部门的档案管理工作。

第三章 档案收集与整理

第六条 工程档案收集范围：

（一）工程设计文件；

（二）施工图纸、施工方案、施工组织设计； （三）施工过程中的变更设计、技术措施、施工记录；

（四）监理文件、验收报告、质量保证资料；

（五）合同、协议、招投标文件；

（六）其他与工程相关的文件。

第七条 工程档案整理要求：

（一）按照档案分类、编目、整理、归档的标准进行；

（二）档案内容应完整、准确、真实；

（三）档案整理应便于查找、利用。

第四章 档案保管与利用

第八条 工程档案保管要求：

（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠；

（二）档案应按照规定的温度、湿度进行保管；

（三）档案应定期检查、清理，确保档案安全。

第九条 工程档案利用要求：

（一）档案利用应遵循合法、合理、有效的原则；