丽学院办〔2006〕68号丽水学院院长办公室关于印发《丽水学院档案管理办法》等八个管理制度的通知各部门、二级学院（直属系）：现将《丽水学院档案管理办法》等八个管理制度印发给你们，请贯彻执行。
附件：1.丽水学院档案管理办法2.丽水学院档案接受移交制度3.丽水学院档案借阅利用制度4.丽水学院档案实体分类方案5.丽水学院归档文件整理规则(试行)6.丽水学院档案安全保密制度7.丽水学院立卷部门档案范围和保管期限编制说明8.丽水学院电子文件归档与管理办法二○○六年六月五日主题词：档案工作档案管理通知丽水学院院长办公室2006年6月6日印发（共印53份）附件1：丽水学院档案管理办法第一章总则第一条为加强我校档案的管理、收集、整理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的规定,结合我校实际，特制定本办法。
第二条本办法所称档案，是指学校在教学、科研、党政管理以及其他活动中直接形成的,已经办理完毕的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。
第三条各部门、二级学校（直属系）在工作活动中形成的不同形式、不同载体的档案，均由学校档案室集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的开发利用，实现资源共享。
第四条档案工作是维护学校历史真实面貌的重要事业，是办好学校的重要基础工作之一。
学校把档案工作纳入总体发展规划和年度计划，在人员配备、经费投入上给予保证。
第五条档案工作是衡量和检查学校所属机构工作质量、管理水平的重要标志。
学校所属机构应将档案工作列入本部门的议事日程，加强领导，将立卷归档工作列入本部门有关人员的职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。
第六条档案管理部门应严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。
第二章档案管理体制和任务第七条我校档案工作实行统一领导。
各部门、二级学院（直属系）管理本部门档案，业务上接受学校档案室指导、监督，并定期向学校档案室移交档案。
第八条学校设立档案工作委员会，领导、协调、检查全校档案工作。
一、学校档案工作委员会的人员组成为：学校分管领导任主任委员，设副主任委员若干名，委员由有关所属机构负责人担任。
二、学校档案工作委员会的主要职能是：1.贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定全校档案工作规划；2.审定学校档案工作各项规章制度；本办法自2006年5月1日起实行。
附件2：丽水学院档案接收移交制度为使我校档案接收移交工作制度化，根据国家教委发布的《高等学校档案部门业务建设规范》、《高等学校各类档案工作规范》有关规定，结合我校实际情况，特制定本制度：一、档案移交各立卷部门、二级学院（直属系）、课题组应将各自职务活动中形成的对学校或社会有保存价值的档案材料分类组卷，经检查合格后按时向学校综合档案室移交。
二、案卷质量检查为了保证档案质量，综合档案室应对立卷部门兼职档案员进行立卷业务指导，并在档案移交时，对归档材料进行质量检查，对于不合格的归档材料应提出改正要求，由立卷人改正后再办理移交手续。
三、归档时间⑴党政类和能按自然年度归档的各门类档案在次年6月底以前归档；⑵教学类和能按教学年度归档的各门类档案在当年寒假前归档；⑶科研项目和基建项目在完成验收后两个月内归档。
四、移交档案时，立卷人需同时提交“移交清单”一式二份，经档案室人员验收后，双方签字，各执一份。
附件3：丽水学院档案借阅利用制度为了有效地利用档案信息资源，更好地为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关政策、法规，结合我校档案工作实际，特制订本制度：一、档案室工作人员要提高服务意识，对查阅档案者要热情接待，积极耐心地提供利用服务。
二、查阅利用档案：㈠查阅利用公开档案：1．本校人员或校外单位（个人），可持有效证件（单位介绍信、身份证、或学生证），填写《丽水学院档案查阅利用登记表》后，即可查阅。
2．外籍人员借阅档案，须持国家有关部门介绍信，经校办分管领导批准后查阅。
㈡查阅利用其他部门的非公开档案或保密档案：1．学校所属机构或本学校人员凭单位介绍信和本人有效证件，填写《丽水学院保密档案查阅利用登记表》，经该档案的立卷部门领导（例如：党群类、行政类档案经学校办公室主任批准、科技档案由科技处长或课题组负责人批准）审查同意后，方可查阅。
2．校外单位（或个人）持单位介绍信及本人有效证件，经档案室审核，报学校有关部门领导同意后方可查阅；四、借阅档案人员要对档案安全、完整性负责，不得擅自带出、抽拆、涂改，阅毕归还时，应当面清点注销。
五、原则上档案限在校综合档案室内查阅，不得借出，如特殊需要借出，本校人员凭所在部门（盖有公章）证明，填写《丽水学院档案借出审批单》，经批准，方可借出。
借出档案应按期归还并保证无损坏。
出借档案不得转借，更不能丢失，违者酌情处理。
综合档案室的保密档案除特殊情况外一律不外借。
附件4：丽水学院档案实体分类方案一、编制目的为了统一我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务建设的整体水平，根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》所确定的基本原则，结合我校档案工作实际，特制订本方案。
二、编制原则1．考虑我校档案工作的历史、现状和今后的发展，从实际出发，体现教学、科研档案在学校档案工作中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用。
2．以我校全部档案（除人事档案外）为对象，并按照“形成同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别”。
3．本方案参照原丽水师专档案实体分类法，力图以最少的变动，保证学校档案类目设置较长时期的稳定性，建立起能与《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》相吻合的，有利于学校档案事业发展的新体系。
三、类目设置与主要内容(一)一级类目的设置与标识一级类目是我校档案实体分类的最高层位。
我校档案确定的一级类目计13个。
其标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母，例如：行政（Xing Zheng）标识为“X Z”。
一级类目名称、标识符号和主要内容如下：1．党群ＤＱ主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
2．行政ＸＺ主要包括学校行政职能部门（除教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门外）工作中形成的文件材料。
3．教学工作ＪＸ主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
4．科学研究ＫＹ主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
5．产品生产与科技开发ＣＰ主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
6．基本建设JJ 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
7．仪器设备ＳＢ主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。
8．出版ＣＢ主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。
9．外事ＷＳ主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
10．财会ＣＫ主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
11．声像ＳＸ主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料12．人物RＷ主要包括丽水学院名人，教学、科研骨干档案材料，人事组织部门移交的已故人员档案材料。
13．实物ＳＷ主要包括省部级以上领导，名人等的题词、印章、字（书）画、礼（纪念）品，及非科研类奖状等实物。
(二)二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映内容性质进行设置。
根据我校的实际情况，党群类、行政类、产品类、设备类档案只设一级类目，教学类档案扩展到三级类目，其余门类设置到二级类目。
二级类目及三级类目的标识，均采用“双位制”。
如综合“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
四、类目划分与标识(一)党群类 DQ （所设二级类目用于输入计算机系统的分类号，档号按一级类目下大流水编号）ＤＱ 11 党务综合（各党总支部、直属党支部综合材料入此）ＤＱ 12 纪检（监察材料入此）ＤＱ 13 组织（党校材料入此）ＤＱ 14 宣传教育（学生政治思想工作材料入此）ＤＱ 15 统战（民主党派材料入此）ＤＱ 16 工会（妇女工作材料入此）ＤＱ 17 团委（学生社团材料入此）(二)行政类ＸＺ（所设二级类目用于输入计算机系统的分类号，档号按一级类目下大流水编号）ＸＺ 11 综合（教职工代表大会，学校评估，校史工作，二级学院、系、所等单位综合材料入此）ＸＺ 12 人事（师资培养材料入此）ＸＺ 13 审计ＸＺ 14 武装保卫ＸＺ 15 总务（计划生育等材料入此）ＸＺ 16 档案、图书(三)教学类 J XJX 11 综合（非针对本校的教学文件、学生运动会材料、教学评估、优秀教学评奖材料、军训材料等入此）JX 12 学科与实验室建设（研究生导师材料入此）JX 13 招生JX 14 学籍管理JX 1411 学籍变更、学生（入学）登记卡、学生奖惩材料JX 1412 学生成绩单（册）JX 15 课堂教学与教学实践JX 16 学位JX1611 学位工作文件JX1612 论文及学位评审材料（医学论文实验记录入此）JX 17 毕业生（毕业生信息反馈材料入此）JX 18 教材(四)科研类KYKY 11 综合（科技文件、科研经费管理、科研计划等材料入此）KY 12 项目KY 13 专利KY 14 奖状(五)产品类CP(六)基建类JJJJ 11 综合JJ 12 项目工程（蓝图入此）JJ 13 工程底图(七)设备类SB(八)出版类CBCB 11 综合CB 12 报纸CB 13 刊物CB 14 书藉（九）外事类WS （所设二级类目用于输入计算机系统的分类号，档号按一级类目下大流水编号）WS 11 综合WS 12 出国（境）WS 13 来校WS 14 国际合作与会议(十)财会类CKCK 11 综合CK 12 会计报表CK 13 会计帐簿CK 14 会计凭证CK 15 工资清册（贷学金、奖学金、助学金名册入此）CK 16 涉及债权等凭证(十一)声像类SXSX 12 照片SX 13 录音带SX 14 录像片SX 15 幻灯片SX 16 磁盘SX 17 影视胶片SX 18 缩微胶片SX 19 光盘(十二) 人物类RWRW 11 名人档案RW 12 科研、教学骨干业务档案RW 13 已故人员档案(十三)实物类 SWSW 11 大张纸质类（词题、字画、非科研类奖状等入此）SW 12 织物类（锦旗、织绵等）SW 13 馈赠书籍、画册等SW 14 小件物品SW 15 大件物品（不能存放在橱柜内）SW 16 珍贵物品五、档号的编制方法档号是存取档案的代号，排架的依据，反映我校档案实体分类体系和物理位置。
