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学院档案管理办法第一章总则第一条为规范学校档案工作，加强对档案的管理，有效保护和利用档案，根据有关规定，结合学校工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、党政管理活动过程中形成的，对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。
第三条档案工作是学校重要的基础性工作，是学校管理工作的重要组成之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，要纳入学校整体发展规划。
要将档案的收集、管理和利用服务工作质量考核指标有机地纳入学校工作质量考核体系中，各级领导要加强对档案工作的领导，将部门的档案工作纳入各部门各单位工作计划，纳入有关人员的职责范围，将学校教学、科研、党政管理各项工作与归档工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收。
第四条学校档案实行统一领导，集中管理原则。
各部门档案工作人员必须确保档案材料的真实、完整与安全，不得擅自保存、转移或销毁。
第二章档案工作机构及其职责第五条学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第六条学校设立综合档案室，既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的专门机构。
第七条学校综合档案室的基本职责：（一）宣传、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，综合规划全校的档案工作；制定本校文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；(二)建立健全学校档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查；(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；(六)开展档案的开放和利用工作；(七) 建立健全学校档案工作管理网络体系，开展学校档案工作人员的业务培训，对各部门的档案工作进行业务指导和监督检查；（八）严格执行保密法律法规和有关制度规定，保护档案的完整与安全；(九)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；(十)开展档案理论、业务研究，组织、参加档案工作协作与交流；(十一)完成学校领导交办的有关任务。
丽水学院教学档案管理办法（修订）教学档案是教学管理的重要组成部分，是衡量教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是反映教育发展与教育改革的重要依据之一。
为了加强教学档案工作，充分发挥其在教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学校的发展服务，特制定本办法。
一、基本原则1.凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。
2.应将教学档案管理工作纳入教学工作计划，纳入教学管理制度，纳入各级教学管理人员的岗位职责。
3.教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。
4.归档的教学材料必须对学校和社会具有参考价值和凭证作用；保证完整、准确、系统地反映教学管理、教学实践活动的全过程；遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
5.教务处及各二级学院应明确1名分管档案工作的专（兼）职负责人和专（兼）职教学档案管理人员。
二、岗位职责1.分管教学工作的学校领导的职责（1）贯彻《档案法》及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入学校工作计划；（2）定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。
2.教务处及二级学院分管领导的职责（1）协助档案室制定和健全有关管理制度，把教学档案纳入教学管理人员的岗位职责之中，并监督执行；（2）协助做好相关单位教学档案归档的业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。
3.各部门专（兼）职教学档案管理人员职责（1）做好本单位教学文件材料的形成积累工作；（2）将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题明确，装订整齐，并按有关规定及时向学校综合档案室移交有关教学档案；（3）做好存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。
第一章总则第一条为了规范学院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学院实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于学院所有部门和个人，包括纸质档案和电子档案。
第二章档案管理职责第三条学院档案管理部门是学院档案工作的主管部门，负责学院档案的收集、整理、保管、利用和鉴定工作。
第四条学院各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，负责组织、协调和监督本部门档案的收集、整理、保管和利用工作。
第五条档案管理员负责具体实施档案的收集、整理、保管、鉴定和利用工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围包括学院的教学、科研、行政管理、党的建设等方面的文件、资料、照片、录音录像等。
第七条档案收集应遵循真实性、完整性、及时性和连续性的原则。
第八条档案整理应按照档案分类、编目、著录、归档等程序进行。
第九条档案整理应遵循统一标准，确保档案的规范化、标准化。
第四章档案保管与利用第十条档案保管应遵循安全、保密、方便利用的原则。
第十一条档案保管应采取防火、防盗、防潮、防虫、防尘等措施，确保档案的安全。
第十二条档案利用应遵循合法、合理、及时、准确的原则。
第十三条查阅档案需经档案管理部门批准，并办理相关手续。
第十四条档案管理人员应提供档案查询、复制等服务。
第五章档案鉴定与销毁第十五条档案鉴定应遵循真实性、准确性、完整性、连续性的原则。
第十六条鉴定工作由档案管理部门负责，各部门协助。
第十七条鉴定出的无保存价值的档案，经批准后方可销毁。
第六章奖励与处罚第十八条对在档案管理工作中做出突出贡献的集体和个人，给予表彰和奖励。
第十九条对违反本制度，造成档案损坏、丢失、泄露等行为的，按照相关规定追究责任。
第七章附则第二十条本制度由学院档案管理部门负责解释。
第二十一条本制度自发布之日起施行。
本制度旨在规范学院档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的安全与完整，为学院的教学、科研、行政管理等工作提供有力保障。
学院档案管理实施细则一、引言档案管理是学院的核心工作之一，对于保障学院的正常运转和管理具有重要意义。
为了规范学院的档案管理工作，制定本实施细则，以确保档案管理的科学性、规范性和高效性。
二、基本原则1. 法律依据：档案管理必须严格遵守国家法律法规和学院相关规定，确保档案管理的合法性和合规性。
2. 统一管理：建立统一的档案管理部门，负责学院内所有档案的管理工作，确保档案管理工作的一体化和整体化。
3. 安全保密：加强档案的安全保密工作，妥善保管档案信息，防止档案丢失、泄露、损毁等情况的发生。
4. 整理规范：对档案进行规范整理，确保档案的完整性、真实性和可读性。
5. 便捷查询：建立档案管理系统，实现档案的电子化管理，方便随时查询和使用档案信息。
三、档案管理流程1. 档案录入（1）档案归档：当学院接收到任何档案资料时，应按照规定的分类和归档方式进行归档，确保档案的完整性和有序性。
（2）档案登记：对进入档案管理系统的每个档案进行登记，包括档案编号、档案名称、归档日期等信息，以便后续查询和管理。
2. 档案整理（1）分类整理：根据档案的属性和内容，进行分类整理，确保档案的明确性和规范性。
（2）目录编制：对于重要档案，应编制详细的目录，以便随时查找和使用档案信息。
（3）装订归档：对档案进行装订和归档，确保档案的保存和保管工作。
3. 档案保管（1）档案柜管理：建立完善的档案柜管理制度，对档案柜进行定期检查和维护，确保档案的安全和可靠。
（2）档案借阅：建立档案借阅制度，确保档案借阅的合理性和规范性。
借阅档案应填写借阅登记表，保证档案借阅的追溯性。
4. 档案销毁（1）定期检查：定期对存放在档案柜内的档案进行检查和整理，发现档案的损坏或过期，应及时进行处理。
（2）销毁程序：对于需要销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁，确保档案的安全和保密。
四、档案管理工具1. 档案管理系统：建立和使用档案管理系统，实现档案信息的电子化管理，方便档案的检索和使用。
2024学院档案管理实施细则一、档案管理的目标和原则1. 目标：确保学院档案的安全、完整和规范管理，提供高效的档案服务支持学院各项工作。
2. 原则：遵循国家、地方和学校的有关法律法规和规章制度，确保档案管理工作的合法性、规范性和可靠性。
二、档案管理的责任和权限1. 学院领导负责档案管理工作的组织和领导。
2. 档案管理部门负责学院档案的整理、归档、借阅和销毁等工作。
3. 各学院部门负责本部门档案的管理和使用，并配合档案管理部门的工作。
三、档案的整理和归档1. 档案的整理和归档工作由档案管理部门负责。
2. 档案应按照分类、编号、目录等方式进行整理和归档，确保档案的顺利检索和使用。
四、档案的借阅和使用1. 借阅人员应提供有效的借阅证明，并按照规定的程序进行档案借阅。
2. 借阅档案应填写借阅登记表，借阅期限一般不超过一个月。
3. 档案在借阅期限内需要延期的，借阅人员应提前向档案管理部门申请。
4. 借阅档案不得在未经许可的情况下外借或复印。
五、档案的销毁和转移1. 档案管理部门应定期组织档案的清理和销毁工作。
销毁的档案应进行记录，并经相关部门核准。
2. 档案转移应按照规定的程序进行，记录档案的转移情况，并保证档案的安全和完整性。
六、档案的保密1. 档案管理部门和使用人员应严格遵守档案的保密制度。
2. 涉及个人隐私和商业机密的档案，应采取相应的措施进行保密。
七、档案管理的监督和考核1. 监督机构应对档案管理工作进行监督，并及时提出改进意见。
2. 档案管理部门应定期进行绩效考核，并根据考核结果采取相应的措施进行改进。
八、附则1. 本细则的解释权归学院领导层所有，如有需要，可进行适当的修改和补充。
2. 本细则自颁布之日起生效。
2024学院各部门档案立卷归档管理办法第一条：为了规范2024学院各部门的档案立卷归档管理工作，提高档案管理效率，保护档案安全，制定本办法。
第二条：2024学院各部门的档案包括纸质档案和电子档案两种形式。
第三条：各部门应设立档案管理岗位，负责档案的立卷、归档、查阅和审核工作。
第四条：档案立卷应按照文件的形式进行，包括文件编号、标题、起草单位、起草日期、文件正文和签字等内容。
第五条：档案归档应按照文件的年份进行，每年建立一个归档文件夹。
归档文件夹应按照部门和文件编号进行命名，并在档案管理系统中进行登记。
第六条：归档文件夹内的文件应按照文件编号、标题、起草单位、起草日期等顺序进行排列，并在文件夹内进行清点和登记，确保文件的完整性和准确性。
第七条：每个部门应设立专门的档案库房，存放归档文件夹。
档案库房应具备防火、防水、防潮、防病虫害的设施和措施，并设有专门的档案管理员进行管理。
第八条：归档文件夹的查阅应符合相关规定，需要经过部门领导批准，并在档案管理系统中进行登记。
查阅时应注意保密和防护措施，禁止私自复制、删除和篡改文件内容。
第九条：归档文件夹的保存期限为校内规定的期限。
过期的归档文件夹可以进行档案销毁，销毁时应经过相关程序和审核，并在档案管理系统中进行记录。
第十条：若出现档案丢失、损毁或泄露的情况，相关责任人应负责进行调查和追究责任，并采取相应措施进行补救和防止再次发生。
第十一条：本办法自颁布之日起生效。
一、总则为了加强学校院系档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我院系实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 学院教学、科研、行政管理、党团工作、学生工作等活动中形成的各类档案。
2. 学院教职工、学生、校友等个人档案。
3. 学院与其他单位、个人之间的往来文件、合同、协议等档案。
4. 学院购置、捐赠、交换的各类档案。
三、档案管理职责1. 学院档案管理部门负责全院系档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2. 各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，负责组织、指导、监督本部门档案管理工作。
3. 档案管理员负责本部门档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门在文件形成过程中，应按照档案收集范围，及时、全面地收集档案材料。
2. 档案整理：档案材料收集齐全后，由档案管理员按照档案分类、编号、编目、装订等要求进行整理。
3. 档案归档：档案整理完毕后，由档案管理员将档案材料按照规定期限报送档案管理部门归档。
五、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案安全、完整、可靠。
2. 档案利用：档案管理部门应提供档案查询、复制、借阅等服务，满足学院师生和有关部门的档案利用需求。
3. 档案保密：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照国家有关法律法规和保密规定进行管理。
六、档案销毁1. 档案销毁应当依照国家档案管理法规和学院档案管理规定进行。
2. 档案销毁前，应当进行鉴定，经鉴定确属无保存价值的档案，方可销毁。
3. 档案销毁应当由档案管理部门负责，并做好销毁记录。
七、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理规定的单位和个人，视情节轻重，给予批评教育、通报批评或者纪律处分。
八、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由学院档案管理部门负责解释。
第一章总则第一条为加强学院档案管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学院实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于学院各部门、各单位及全体教职工，旨在规范学院档案管理工作，提高档案管理水平。
第三条学院档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家档案法律法规，确保档案管理合法合规。
（二）科学管理：运用现代科技手段，提高档案管理效率和质量。
（三）集中管理：实行统一领导、分级负责的档案管理体制。
（四）保密管理：加强档案保密工作，确保档案信息安全。
第二章档案管理机构及职责第四条学院成立档案工作领导小组，负责学院档案工作的组织、协调和监督。
第五条档案工作领导小组下设档案室，负责学院档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第六条档案室的主要职责：（一）制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
（二）负责档案的收集、整理、归档和保管工作。
（三）负责档案的检索、借阅、复制和咨询服务工作。
（四）负责档案的销毁和鉴定工作。
（五）负责档案的保密工作。
第三章档案分类及归档第七条学院档案分为以下类别：（一）文书档案：包括学院各部门、各单位形成的各类文件、函件、报告、会议记录等。
（二）会计档案：包括会计凭证、账簿、报表等。
（三）教学档案：包括教学计划、教案、学生成绩、毕业论文等。
（四）科研档案：包括科研项目申报、立项、结题、成果等。
（五）设备档案：包括设备购置、验收、维修、报废等。
（六）人事档案：包括教职工履历、考核、培训、奖惩等。
第八条学院档案的归档应遵循以下原则：（一）按照档案类别和保管期限进行分类。
（二）按照档案形成的时间顺序进行排列。
（三）按照档案的重要程度进行鉴定。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗。
（二）档案柜架应保持整洁、有序，档案摆放整齐。
（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
学院教学档案管理制度
是指学院建立和执行的教学档案管理规定和程序，旨在确保教学档案的完整性、准确性和保密性。
1. 档案归档责任：学院应指定专人负责教学档案的归档工作，并确保档案归档的及时性和准确性。
2. 档案存储和保管：学院应统一规划和设立教学档案室，确保教学档案的安全存储和保管。
对于教学档案的电子化处理，学院应确保相关设备和系统的安全和稳定。
3. 档案管理流程：学院应明确教学档案的管理流程，包括档案的收集、整理、归档、维护和利用等各个环节，并建立相关的制度和流程文件。
4. 档案查阅和利用：学院应建立教学档案的查阅和利用制度，规定查阅和利用的权限和程序，保证教学档案的保密性和合法使用。
5. 档案保密措施：学院应采取必要的措施，确保教学档案的保密性。
制定相关规定，明确档案保密责任和保密措施，防止未经授权的人员接触或泄露教学档案。
6. 档案审计和评估：定期进行教学档案的审计和评估，发现问题及时整改，提高教学档案管理的效率和质量。
7. 档案销毁和处理：学院应建立教学档案的销毁和处理规定，明确档案销毁的条件和程序，确保教学档案安全、合规地销毁或移交。
通过学院教学档案管理制度的实施，可以规范学院教学档案管理的各项工作，提高教学档案管理的效率和质量，确保教学档案的完整性、准确性和保密性。
学院档案管理规章制度第一章总则第一条规章制度目的为了规范学院档案管理工作，保障学院档案的安全、完整和合规，提高档案管理效率，树立学院档案管理的重要性，特制定本规章制度。
第二条适用范围本规章制度适用于学院内所有涉及档案管理工作的单位和个人，包括但不限于档案管理部门、教学科研单位、行政机构等。
第三条基本原则学院档案管理工作应遵循以下基本原则：1. 法律遵从原则：遵循国家档案管理法律法规，确保档案管理工作合法合规；2. 安全保密原则：加强档案信息安全管理，确保档案材料不受损坏或泄露；3. 真实完整原则：确保档案资料真实、完整、准确，反映实际情况；4. 便捷公开原则：便利师生和公众查阅和利用档案信息，保证信息公开透明。
第二章档案管理部门规定第四条档案管理部门设置学院设立档案管理部门，负责学院档案的管理工作，并向学院领导负责。
第五条档案管理部门职责档案管理部门的主要职责包括但不限于：1. 制定学院档案管理制度，监督实施；2. 组织学院档案的鉴定、整理和保管工作；3. 组织学院档案的数字化管理和电子档案建设；4. 协助学院领导处理涉及档案管理的事务。
第六条档案管理员要求档案管理部门的档案管理员应当具有相关档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理法规，具有较强的责任心和团队合作精神。
第七条档案管理部门工作制度档案管理部门应制定详细的工作制度，包括但不限于档案借阅管理、档案销毁管理、档案数字化管理等，确保档案管理工作规范有序。
第三章档案管理制度规定第八条档案文件的存储学院档案应按照规定的分类标准和目录体系进行存储，确保档案资料的整齐有序。
第九条档案借阅管理1. 学院内部人员如需借阅档案，应提出书面申请，由档案管理部门审批后方可借阅；2. 借阅的档案应及时归还，不得擅自带离学院范围，避免档案遗失或损坏。
第十条档案销毁管理1. 学院档案管理部门应定期对档案资料进行鉴定，鉴定出需要销毁的资料后，应依照《档案鉴定销毁办法》的规定进行销毁；2. 销毁的档案应按照规定的程序、方式和标准进行销毁，并填写销毁记录，确保销毁工作合规。
丽学院办〔2006〕68号丽水学院院长办公室关于印发《丽水学院档案管理办法》等八个管理制度的通知各部门、二级学院（直属系）：现将《丽水学院档案管理办法》等八个管理制度印发给你们，请贯彻执行。
附件：1.丽水学院档案管理办法2.丽水学院档案接受移交制度3.丽水学院档案借阅利用制度4.丽水学院档案实体分类方案5.丽水学院归档文件整理规则(试行)6.丽水学院档案安全保密制度7.丽水学院立卷部门档案范围和保管期限编制说明8.丽水学院电子文件归档与管理办法二○○六年六月五日主题词：档案工作档案管理通知丽水学院院长办公室2006年6月6日印发（共印53份）附件1：丽水学院档案管理办法第一章总则第一条为加强我校档案的管理、收集、整理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的规定,结合我校实际，特制定本办法。
第二条本办法所称档案，是指学校在教学、科研、党政管理以及其他活动中直接形成的,已经办理完毕的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。
第三条各部门、二级学校（直属系）在工作活动中形成的不同形式、不同载体的档案，均由学校档案室集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的开发利用，实现资源共享。
第四条档案工作是维护学校历史真实面貌的重要事业，是办好学校的重要基础工作之一。
学校把档案工作纳入总体发展规划和年度计划，在人员配备、经费投入上给予保证。
第五条档案工作是衡量和检查学校所属机构工作质量、管理水平的重要标志。
学校所属机构应将档案工作列入本部门的议事日程，加强领导，将立卷归档工作列入本部门有关人员的职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。
第六条档案管理部门应严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。
第二章档案管理体制和任务第七条我校档案工作实行统一领导。
各部门、二级学院（直属系）管理本部门档案，业务上接受学校档案室指导、监督，并定期向学校档案室移交档案。
第八条学校设立档案工作委员会，领导、协调、检查全校档案工作。
一、学校档案工作委员会的人员组成为：学校分管领导任主任委员，设副主任委员若干名，委员由有关所属机构负责人担任。
二、学校档案工作委员会的主要职能是：1.贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定全校档案工作规划；2.审定学校档案工作各项规章制度；本办法自2006年5月1日起实行。
附件2：丽水学院档案接收移交制度为使我校档案接收移交工作制度化，根据国家教委发布的《高等学校档案部门业务建设规范》、《高等学校各类档案工作规范》有关规定，结合我校实际情况，特制定本制度：一、档案移交各立卷部门、二级学院（直属系）、课题组应将各自职务活动中形成的对学校或社会有保存价值的档案材料分类组卷，经检查合格后按时向学校综合档案室移交。
二、案卷质量检查为了保证档案质量，综合档案室应对立卷部门兼职档案员进行立卷业务指导，并在档案移交时，对归档材料进行质量检查，对于不合格的归档材料应提出改正要求，由立卷人改正后再办理移交手续。
三、归档时间⑴党政类和能按自然年度归档的各门类档案在次年6月底以前归档；⑵教学类和能按教学年度归档的各门类档案在当年寒假前归档；⑶科研项目和基建项目在完成验收后两个月内归档。
四、移交档案时，立卷人需同时提交“移交清单”一式二份，经档案室人员验收后，双方签字，各执一份。
附件3：丽水学院档案借阅利用制度为了有效地利用档案信息资源，更好地为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关政策、法规，结合我校档案工作实际，特制订本制度：一、档案室工作人员要提高服务意识，对查阅档案者要热情接待，积极耐心地提供利用服务。
二、查阅利用档案：㈠查阅利用公开档案：1．本校人员或校外单位（个人），可持有效证件（单位介绍信、身份证、或学生证），填写《丽水学院档案查阅利用登记表》后，即可查阅。
2．外籍人员借阅档案，须持国家有关部门介绍信，经校办分管领导批准后查阅。
㈡查阅利用其他部门的非公开档案或保密档案：1．学校所属机构或本学校人员凭单位介绍信和本人有效证件，填写《丽水学院保密档案查阅利用登记表》，经该档案的立卷部门领导（例如：党群类、行政类档案经学校办公室主任批准、科技档案由科技处长或课题组负责人批准）审查同意后，方可查阅。
2．校外单位（或个人）持单位介绍信及本人有效证件，经档案室审核，报学校有关部门领导同意后方可查阅；四、借阅档案人员要对档案安全、完整性负责，不得擅自带出、抽拆、涂改，阅毕归还时，应当面清点注销。
五、原则上档案限在校综合档案室内查阅，不得借出，如特殊需要借出，本校人员凭所在部门（盖有公章）证明，填写《丽水学院档案借出审批单》，经批准，方可借出。
借出档案应按期归还并保证无损坏。
出借档案不得转借，更不能丢失，违者酌情处理。
综合档案室的保密档案除特殊情况外一律不外借。
附件4：丽水学院档案实体分类方案一、编制目的为了统一我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务建设的整体水平，根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》所确定的基本原则，结合我校档案工作实际，特制订本方案。
二、编制原则1．考虑我校档案工作的历史、现状和今后的发展，从实际出发，体现教学、科研档案在学校档案工作中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用。
2．以我校全部档案（除人事档案外）为对象，并按照“形成同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别”。
3．本方案参照原丽水师专档案实体分类法，力图以最少的变动，保证学校档案类目设置较长时期的稳定性，建立起能与《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》相吻合的，有利于学校档案事业发展的新体系。
三、类目设置与主要内容(一)一级类目的设置与标识一级类目是我校档案实体分类的最高层位。
我校档案确定的一级类目计13个。
其标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母，例如：行政（Xing Zheng）标识为“X Z”。
一级类目名称、标识符号和主要内容如下：1．党群ＤＱ主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
2．行政ＸＺ主要包括学校行政职能部门（除教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门外）工作中形成的文件材料。
3．教学工作ＪＸ主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
4．科学研究ＫＹ主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
5．产品生产与科技开发ＣＰ主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
6．基本建设JJ 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
7．仪器设备ＳＢ主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。
8．出版ＣＢ主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。
9．外事ＷＳ主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
10．财会ＣＫ主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
11．声像ＳＸ主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料12．人物RＷ主要包括丽水学院名人，教学、科研骨干档案材料，人事组织部门移交的已故人员档案材料。
13．实物ＳＷ主要包括省部级以上领导，名人等的题词、印章、字（书）画、礼（纪念）品，及非科研类奖状等实物。
(二)二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映内容性质进行设置。
根据我校的实际情况，党群类、行政类、产品类、设备类档案只设一级类目，教学类档案扩展到三级类目，其余门类设置到二级类目。
二级类目及三级类目的标识，均采用“双位制”。
如综合“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
四、类目划分与标识(一)党群类 DQ （所设二级类目用于输入计算机系统的分类号，档号按一级类目下大流水编号）ＤＱ 11 党务综合（各党总支部、直属党支部综合材料入此）ＤＱ 12 纪检（监察材料入此）ＤＱ 13 组织（党校材料入此）ＤＱ 14 宣传教育（学生政治思想工作材料入此）ＤＱ 15 统战（民主党派材料入此）ＤＱ 16 工会（妇女工作材料入此）ＤＱ 17 团委（学生社团材料入此）(二)行政类ＸＺ（所设二级类目用于输入计算机系统的分类号，档号按一级类目下大流水编号）ＸＺ 11 综合（教职工代表大会，学校评估，校史工作，二级学院、系、所等单位综合材料入此）ＸＺ 12 人事（师资培养材料入此）ＸＺ 13 审计ＸＺ 14 武装保卫ＸＺ 15 总务（计划生育等材料入此）ＸＺ 16 档案、图书(三)教学类 J XJX 11 综合（非针对本校的教学文件、学生运动会材料、教学评估、优秀教学评奖材料、军训材料等入此）JX 12 学科与实验室建设（研究生导师材料入此）JX 13 招生JX 14 学籍管理JX 1411 学籍变更、学生（入学）登记卡、学生奖惩材料JX 1412 学生成绩单（册）JX 15 课堂教学与教学实践JX 16 学位JX1611 学位工作文件JX1612 论文及学位评审材料（医学论文实验记录入此）JX 17 毕业生（毕业生信息反馈材料入此）JX 18 教材(四)科研类KYKY 11 综合（科技文件、科研经费管理、科研计划等材料入此）KY 12 项目KY 13 专利KY 14 奖状(五)产品类CP(六)基建类JJJJ 11 综合JJ 12 项目工程（蓝图入此）JJ 13 工程底图(七)设备类SB(八)出版类CBCB 11 综合CB 12 报纸CB 13 刊物CB 14 书藉（九）外事类WS （所设二级类目用于输入计算机系统的分类号，档号按一级类目下大流水编号）WS 11 综合WS 12 出国（境）WS 13 来校WS 14 国际合作与会议(十)财会类CKCK 11 综合CK 12 会计报表CK 13 会计帐簿CK 14 会计凭证CK 15 工资清册（贷学金、奖学金、助学金名册入此）CK 16 涉及债权等凭证(十一)声像类SXSX 12 照片SX 13 录音带SX 14 录像片SX 15 幻灯片SX 16 磁盘SX 17 影视胶片SX 18 缩微胶片SX 19 光盘(十二) 人物类RWRW 11 名人档案RW 12 科研、教学骨干业务档案RW 13 已故人员档案(十三)实物类 SWSW 11 大张纸质类（词题、字画、非科研类奖状等入此）SW 12 织物类（锦旗、织绵等）SW 13 馈赠书籍、画册等SW 14 小件物品SW 15 大件物品（不能存放在橱柜内）SW 16 珍贵物品五、档号的编制方法档号是存取档案的代号，排架的依据，反映我校档案实体分类体系和物理位置。
