文件传阅管理制度

文件传阅管理制度

吉林国贸商业流通集团

文件收发、传阅、立卷

归档管理制度

一、发文:因工作需要应由单位名义对外行文(函、通知、答复件、上报请示件等)，先由有关部（室）、中心、公司提出要求,对于需要协调和解决的事项，事先进行协调,取得一致意见。然后有关部(室）、中心、公司拟定行文稿件（包括发文稿纸上的有关项目），送集团办公室（董事长秘书处）审核认可，并在核稿上签字后，报董事长签发。再由办公室（秘书处)登记编定发文号，打印的稿件经有关部（室）、中心、公司校对无误后，交办公室司印、装订、留存、分送。

二、收文：收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。文件收发按照收文办理的程序签收登记后，送办公室领导审核来文是否受理，对应转办的文件要及时转交董事长秘书处，在此基础上提出拟办意见，分送领导及有关部（室）、中心、公司阅读或对应办的事项作出批示。

三、传阅:根据领导的意见需传阅的文件，由办公室负责收发人员依次送有关部(室）、中心、公司和有关人员传阅，传阅文件一般做到当天送达,当天阅毕，签名交回,以提高传阅时效。因需要而暂留的文件，要打好招呼.需要复印的文件须经部（室）领导同意，由办公室（行政）具体操作.

四、承办：需要承办的文件根据领导批示，由办公室及时转交给有关

部（室)、中心、公司或有关人员，按照要求及时办理，超过时

限的,由办公室催促办理。办理结束后,将办理结果书面交办公

室，需要答复对方的，拟写成初稿，由办公室报请董事长审定后

行文。由董事长（秘书处)转给需提出拟办意见的文件，办公室 应及时报送董事长，签署意见后，直接送交转给相关部门。 五、立卷：收发的文件一般按照收发序号一月整理一次，对缺少或残

缺的文件,及时追查、弥补.次年五月底前分门别类，附上目录，

立成卷宗，保证文件、资料的整齐、完整。

六、归档：按照要求严格做好一年一次的归档工作，档案要摆放整齐,

便于查找，同时落实防潮、防火、防蛀、防鼠等措施，保证档案

安全。调阅档案须经董事长（秘书处）同意，并由工作人员具体

操作,档案一般不外借。

七、保密:切实按照文件密级要求做好保密工作。

行政机要文件材料传阅处理规定(保密制度）

总则：

为了加强机要文件传阅处理环节管理，提高传递效率，确保其安全运转,特制定本规定。

第一条：文件传阅组织：

为了有效地掌握传阅文件的运转行踪，避免文件在运转中积压和传递断线或下落不明,合理调整阅文次序，加快文件传阅的速度，提高工作效率，必须加强文件传阅工作的组织管理.具体工作由办公室指定专人负责。

第二条：文件传阅原则:

严格按文件规定的传阅范围进行。按文件传阅卡上的顺序依次传阅后，视文件

内容、工作需要和领导批示，再送有关人员传阅。

第三条:文件传阅方法:

文件传阅采用轮辐式方法，办公室专人负责传阅，每位领导阅文后退交负责人

登记，由负责人再送第二位领导传阅，以此依次送退，直至文件传阅完毕.领 导人不能自行转阅。文件传阅负责人必须严格办理文件传阅和登记手续. 第四条:文件阅退:

领导阅退的文件，文件传阅负责人要逐份进行检查，检查的具体内容:首先，

检查阅文人签名，验证文件是否都看过了；其次，检查在传阅过程中有无领导

批示，如有批示意见,按批示迅速处理；最后，检查文件在传阅过程中是否有

缺损丢失，是否完整无误，如有误差，及时查询处理。

第五条：文件传阅、阅退登记:

送阅文件以文件传递表（送阅时间、收文编号、份数、退文时间）一式二份作

记录，一份由组织传阅负责人存，以利于掌握文件的行踪，一份附在文件首页，

向阅文领导说明文件夹内的文件编号、份数，以方便阅退时清点。 附则:

本规定所说机要文件是指上级带有密级的文件和本机关需要保密的的档案资

料、图表、密码，未公开的会议内容，企事业内部的经济情报和有关数据.

第一条：机要文件传阅处理中的拟稿、核稿、打印、复制、收发、阅办、递送、

保管、清退、归档等环节，都应严格执行保密制度.

第二条：机要人员应有较强的党性原则，能严守机密，遵纪守法,守口如瓶,

绝不允许未将正式公开的事私自传播或泄密。

第三条：机要文件必须由机要人员或指定人员负责传送，按规定级限执行，不

能自行扩大阅读范围.

第四条：机要文件传阅实行登记制度。机要传阅人员应对其逐一登记，确切掌

握每份文件材料收发传递情况,使机密在运行中有记载和依据,并适时催办。

第五条：复印机要文件必须请示主办和有关负责人，履行审批手续，严格按照

有关复制规定执行。 第六条:机要人员在送批或收回机要文件时，要移交登记，清点签字，不能搞“信用交

接”。

第七条:机要文件应设置专室专柜集中保管,安全存放,定期检查.

第八条:对办理完毕的机要文件,要按规定期限向档案室移交归档.

第九条:凡需销毁的机要文件材料，必须登记造册,经主管部门批准，派两人以上专

人到指定场所负责监督销毁.

文件传阅卡 来文单文件编

位 号

收文日期： 年 月 传阅者签名、日期 日 领导批示：

备注

文件传阅卡

来文单文件编

位 号

收文日期: 年 月 传阅者签名、日期 日

领导批示：

文件传阅制度

第四条 文件传阅组织：为了有效地掌握传阅文件的运转行踪，避免文件在运转中积压和传递断线或下落不明，合理调整阅文次序，加快文件传阅的速度，提高工作效率,必须加强文件传阅工作的组织管理。具体工作由办公室指定专人负责。

第五条 文件传阅原则:严格按文件规定的传阅范围进行。按文件传阅卡上的顺序依次传阅后,视文件内容、工作需要和领导批示，再送有关人员传阅。 第六条 文件传阅方法：文件传阅采用轮辐式方法，办公室专人负责传阅，每位领导阅文后退交负责人登记,由负责人再送第二位领导传阅，以此依次送退，直至文件传阅完毕。领导人不能自行转阅。文件传阅负责人必须严格办理文件传阅和登记手续。

第七条 文件阅退:领导阅退的文件，文件传阅负责人要逐份进行检查，检查的具体内容:首先，检查阅文人签名,验证文件是否都看过了;其次，检查在传阅过程中有无领导批示，如有批示意见，按批示迅速处理;最后，检查文件在传阅过程中是否有缺损丢失,是否完整无误，如有误差,及时查询处理。

第八条 文件传阅、阅退登记:送阅文件以文件传递表（送阅时间、收文编号、份数、退文时间）一式二份作记录，一份由组织传阅负责人存，以利于掌握文件的行踪,一份附在文件首页，向阅文领导说明文件夹内的文件编号、份数，以方便阅退时清点。