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文件资料控制程序
苏州优以特胶带有限公司程序文件封面 FC-2_A/0
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1.目的
通过对质量/环境管理体系文件和资料（包括外来文件，如国家、行业、地方标准、法律法规和客户提供的文件、资料等）的控制管理，确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、发放管理、有效性控制、保管和更改的规定，使公司的各项工作依据正确的指示进行。
2.范围
适用于公司所有质量/环境管理体系文件和资料的管理与控制。
3.相关文件
3.1 UT-QEM_A/1《质量和环境手册》
3.2 UT-QEP-02_A/1《记录控制程序》
4.流程&权责
4.1公司内部质量/环境体系文件控制
流程权责部门流程说明记录表单
文件编制部
门文件编制部门编写/修改本部门文件。
责任部门按照 4.3之文件审批权责规定审批文件。
文控中心文件编制部门将批准之文
件交予文控中心，由文控中
心作登记。
《受控文件清单》
文控中心文控中心按照文件使用需
求将文件受控副本发行至
所需部门，同时回收旧版副
本。
《文件发放/回收
登记表》
文件使用部
门文件使用部门负责受控副
本的使用和存档。
《受控文件清单》
文件使用部
门文件内容不适用时，需提出修改。
文件编制部
门文件修改由原文件编制部
门提交修改申请。
《文件变更申请
单》
文控中心回收的作废文件由文控中
心登记，存档或销毁。
《作废文件登记
表》
《文件销毁申请
单》
文件编制/修改
审批
文件登记
文件发行/回收文件使用
文件更改申请NG
OK
是否适用Yes
No
文件作废
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文件资料控制程序
4.2公司外来文件控制
流程
权责部门
流程说明
记录表单
文件收集部
门
按照 4.4之规定由相应部门收集和接受外来文件。
文控中心
文控中心负责外来文件之编号，登记与存档。 《外来文件登记表》
文控中心 文控中心根据部门所需确定外来文件发放范围。
文控中心
文控中心将外来文件受控
副本发行至所需部门，同时
回收旧版副本。
《文件发放/回收
登记表》
文件使用部
门
外来文件使用部门负责受控副本的使用和存档。 《受控文件清单》
文件收集部
门 外来文件有更新时，文件收集部门应立即接受新版文件并交文控中心。
《外来文件登记表》
文件收集部
门 文件收集部门应询问客户是否需要回收旧版文件。
文控中心 文件收集部
门
如客户需要回收文件，文控中心应通过文件收集部门将旧版文件及副本返还客户。
《作废文件登记表》
文控中心
如客户不需要回收旧版文件，文控中心应将文件作销毁处理。
《作废文件登记表》
《文件销毁申请单》
4.3公司内部质量/环境管理体系文件由该文件所涉及质量/环境活动的主要责任部门组织编制，并按下述规定进行权责分配： 收集/接受
归档与保存 确定发放范围
文件发放/回收
文件使用
是否更新
Yes
No
是否需返还
Yes
No
文件销毁
返还客户
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文件类别文件的编制、
修订、废除
审核批准发行编号原稿保管
一阶文件
质量/环境管理
体系手册
品质保证部管理者代表总经理文控中心文控中心
二阶文件程序文件各责任部门
指定人员
管理者代表工场长文控中心文控中心
三阶文件作业基准
各部门
指定人员
各部门课长工场长文控中心文控中心
四阶文件记录表类
各部门
指定人员
各部门主任各部门课长文控中心各部门
4.4 公司外来文件由该文件所涉及的主要责任部门收集，并按下述规定进行权责分配：
文件类别收集审核发行编号原稿管制
与产品相关术要求、图纸、标
准等
营业课营业课长文控中心文控中心顾客要求，相关方要求营业课生产管理文控中心文控中心
法律法规
品质品质保证课品质保证课长文控中心文控中心
其他总务课总务课长文控中心文控中心
5.内容
5.1 公司编制的质量/环境管理体系文件和资料的定义：
5.1.1 一阶文件：即质量/环境管理体系手册，用于简要说明质量和环境管理系统如何满足国家或国际
标准的要求；
5.1.2 二阶文件：即程序文件，用于规定何人何时在什么地方做什么事情；
5.1.3 三阶文件：即作业基准书，用于设备维护、作业指导、检验标准、相关规章制度，说明如何做；
5.1.4 四阶文件：即表单，通过收集传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求；
5.1.5 外来文件：包括政府部门发布的法律、法规、规章、引用或参考的标准，客户或相关方要求，顾
客提供的图样和技术要求等.
注：文件可以是纸介质的，也可以是电子媒介质。
5.2 文件编写规则：
5.2.1 书写规定
5.2.1.1 第一阶文件和第四阶文件格式不作具体要求。
5.2.1.2 第二阶文件和第三阶需依照
a）目的
b）范围
c）相关文件[无相关文件时填写“无”]
d）工作权限
