文件控制程序流程图

文件控制程序第一章总则第一条目的为了规范XX银行（以下简称“本行”）的体系文件管理，确保各部门、各支行使用的文件均为有效文件，防止误用过期失效文件，特制定本程序。

第二条范围（一）本程序明确了本行管理体系文件控制的职责、程序、内容与要求。

（二）本程序适用于本行管理体系文件的控制，文件可以是纸质、电子媒体等其它形式。

第三条术语与定义文件指信息及其载体，本文中的文件是指体系文件、外来文件、行政公文，记录表格等。

第四条政策与原则工作需要、科学适用、适时评审。

第二章职责与权限第五条各部门负责本部门有关的管理体系文件的编制、修订、审核、执行和管理。

第六条各支行负责管理体系文件的执行。

第七条办公室负责体系文件打印、发放和存档；负责外来行政公文的识别、发放和管理。

第八条内控合规中心负责质量手册、合规手册、内控手册的组织编写；负责程序文件、管理规定和操作规程的合规性审查。

第九条风险管理部负责风险手册的组织编写。

第十条分管行领导负责管理规定和操作规程的审批。

第十一条管理者代表负责质量手册、风险手册、合规手册、内控手册的审核和程序文件的审批。

第十二条董事长或授权行长负责质量手册、合规手册、内控手册等政策文件的审批。

第三章内容与要求第一节编写第十三条文件和资料的分类：（一）质量手册、风险手册、合规手册、内控手册；（二）程序文件；（三）管理规定、操作规程等操作文件；（四）本行行政公文；（五）外来文件：国家、行业、地方性法律、法规、规章和标准；外部有关部门下发的政务文件、业务文件等；（六）本行记录表格。

第十四条受控文件的范围和分类，本行受控文件为：（一）质量方针、质量与内控目标、岗位说明书；（二）质量手册、风险手册、合规手册、内控手册；（三）程序文件；（四）管理规定、操作规程等操作文件；（五）国家有关法律、法规、规章和标准；（六）银行业有关规章、标准和规范性文件；（七）XX省有关法规、规章和标准；（八）本行记录表格。

第十五条文件的编号（一）质量手册、风险手册、合规手册、内控手册、程序文件的编号。

文件控制程序（ISO9001-2015）1.0目的确保管理体系在组织内能够有效落实，对管理体系所要求的文件予以控制；通过相关文件的编号、版本、类别、分发、回收、修订和批准等活动进行规划，防止作废的文件非预期使用，保持现场操作中的文件版本是最新、最有效。

2.0范围本程序适用于本公司的文件（包括外来文件）的控制。

3.0定义与术语3.1文件：信息及其承载媒体；3.2顾客图面资料：指顾客提供的产品组装图、部品表、包装资料、说明书、及各种标签。

4.0职责4.1总经理负责质量手册批准，副总经理负责质量手册审核及程序文件的批准；4.2管理者代表负责制订质量手册及三级文件的批准；4.3文控中心负责公司体系文件、外来文件的登录、发放、回收、作废；4.4各部门负责程序文件、工作文件、表单的编制、使用及保存、外来文件的收集；4.5文控中心责接收顾客图面资料及登记并转交给开发部进行转化；4.6工程部负责技术文件的审批、控制、发放、回收、作废；5.0作业流程5.1文件的分类a.受控文件:凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为受控文件，包括：质量体系文件：如质量手册、程序文件和其它质量文件（表格、报告等）。

管理文件：如制度等。

技术、支持性文件：如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。

外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。

b.非受控文件凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知等。

因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文件，均为非受控文件。

“非受控”文件，更改不通知，作废不回收。

c.文件层次分灰a.一阶文件：质量手册；b.二阶文件：程序文件；c.三阶文件：检验标准、技术标准、作业指导书、设备操保保养规程、日常管理制度、管理办法等；d.四阶文件：记录表单；5.2文件编号a.由文件起草人到文控中心申请文件编号；b.文件编号要求：b1.一阶文件编号要求(1)□□□□—01—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如质量手册b2.二阶文件编号要求(1)□□□□—02—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程b3.三阶文件编号要求(1)□□□□—03—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程b4.四阶文件（表单记录）编号要求二阶文件表单记录编号要求(1)□□□□—□□；①二阶文件编号②表单的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程表单三阶文件表单记录编号要求(1)□□□□—□□；①三阶文件编号②表单的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程表单4.2.5文件版本要求当文件更改时文件版本按照001、002、003……规律更新c.部门代码部门代码部门代码总经办01 资材部06管理部02 资材部/采购课0601 管理部/稽核课0201 资材部/物料课0602管理部/品管课0202 生产部07管理部/业务0203 生产部/生管0701 工程部03 生产部/一课0702 工程部/LED课0301 生产部/二课0703 总务部05 生产部/三课0705财务部08 生产部/五课0706内贸部09d.外来文件编号直接引用外来文件的编号。

版本：B 受控号：修改：0文件控制程序JCC-QP421-2006编制：日期：审核：日期：批准：日期：北京久创普英特高层设备有限公司2006年8月8日发布2006年8月8日实施1 目的对与质量管理体系有关的管理性文件和技术性文件进行控制，确保各相关场所使用有效的文件。

2 范围适用于本公司质量管理体系文件和技术文件的控制，包括适用的外来文件。

3 职责3.1 总经理负责批准发布质量手册。

3.2 管理者代表负责批准程序文件。

3.3 办公室：3.3.1 负责组织质量管理体系文件操作规范、检验规范的编制，并负责收集与产品有关的外来文件（国家或行业标准、法律、法规等）并定期核查，确保使用有效版本，并负责文件的更改、控制和管理；3.3.2 负责质量体系文件的管理，及各类文件的归档、发放、回收和存档保管；3.3.3 各职能部门负责各自主管范围内文件的编制。

4 工作程序4.1 文件控制流程图：4.2 文件的标识4.2.1 对质量管理体系文件分为三个层次，分别为：A层次：质量手册B层次：程序文件C层次：工作规范、管理制度，技术文件、外来文件。

4.2.2 三个层次的文件标识分别为：a) 质量手册标识：JCC－QM－XXXXJCC－公司代号，QM－质量手册代号，XXXX－编制年份；b) 程序文件标识：JCC－QP XXX－XXXXJCC－公司代号；QP－程序文件代号；XXX－标准章节号（前两位），文件顺序号（最后一位）；XXXX－编制年份；c) C层文件标识：●工作指导书标识：JCC－WI XXXX－XXXXWI－工作指导书代号；XXXX－标准章节号（前两位），文件顺序号（最后两位）；XXXX－编制年份；●公司管理制度标识：JCC－BY XXX－XXXXBY－管理制度代号；XXX－文件顺序号；XXXX－编制年份；●外来文件，如技术标准按标准代号进行标识。

4.3 文件的编制、审核、批准和发布4.3.1 质量手册经管理者代表审核，总经理批准后发布；4.3.2 程序文件由公司管理部编制，管理者代表审核，经总经理批准后发布并实施；4.3.3 技术性文件、操作规范、检验规范，管理制度由各相关部门编制、审核，经管理部经理批准后实施；4.3.4 外来文件由部门经理确定适用性，经管理部经理批准后实施。

1.目的建立一套统一的文件管制体系，对文件和资料的编写、审批、发放、更改、保管和报废等整个过程进行有效控制，从而指导系统相关人员按正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。

2.适用范围适用于本公司质量管理体系文件和资料管理，如：质量手册、程序文件、作业指导书、表格及外部文件、资料等。

3.定义3.1 质量手册：是规定本组织质量管理体系的文件。

3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定途径的文件。

3.3 作业指导书：是为协助程序文件达成所制订的指引文件。

3.4 表格：是为证明系统执行有效之记录。

3.5 外部文件是指非本公司制定，但直接支持质量管理体系的文件，它包括但不局限于外来生产设备技术文件、外来工艺文件（如客户提供图纸等）、外来标准（如ISO9001标准等）、法律法规。

3.6 受控文件：是指所有使用的受发放、更新及作废等控制之文件。

3.7 非受控文件：是指所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。

4.职责和权限4.1文件有关拟制审核批准权限按上表执行。

有关影响组织架构方面之作业指导书均由总经理批准。

4.2文控中心负责对受控文件的发放、更改、报废进行控制及公司规定的正本的保管，并负责本公司的《文件总览表》、《文件发放与回收记录》的保管、更新。

4.3各部门主管负责保存受控文件副件，保证在其部门使用的是适宜版本，并负责其部门的受控文件副件之保管、更改。

5.流程图文件控制流程图见附表6. 程序内容6.1 文件编写：本公司文件采用统一文件模板格式编写，模板格式如同本文件。

6.2 文件编号：QR–口口–口口- 口口口流水号部门代码文件类别代码公司简称（东莞市群睿塑料制品有限公司）文件类别代码：部门代码：质量手册和程序文件后不需加部门代码，作业指导书后面加两位部门代码。

记录编号直接在相应文件后+流水号，如QR-QP-001-001。

6.3文件版次管制：本公司文件最初原始本版次为V1.0，依次变更为V1.1、V1.2、V1.3、V1.4、V1.5，当经过5次变更或有大幅度修改时版本升为V2.0。

更改历史
页码
第3页，共5页
七、作业说明：
（一）文件编写格式的各项说明如下： 1.格式内容：
（1）目的：说明该程序文件执行的目的；
（2）范围：说明该程序文件执行时所涵盖的内容； （3）参考文件：列出可当程序文件参考的文件；
（4）权责：说明与程序文件有关的执行单位的责任；
（5）定义：说明该程序文件需特别说明的名称所代表的意义；
（6）流程图：绘出作业流程是使阅读者能由图而得知整个作业流程；
（7）作业说明：详细列出完成此程序所需的步骤，必须详细说明其作业内容,使员工能通过阅读此程序而了解该项工程；
文件制订/修订/废止
文件编号
权责人员审查
总经理核准
颁布
记录、控制 回收旧文件
分发
修订/废止
销毁
OK
NG
OK
NG。

文献控制程序QP-SP1-01编制审核同意1、目的确保质量管理体系有效运作，各部门均能得到最新版本(或合用版本)的受控文献。

2、范畴本程序合用于质量手册、程序文献、体系支持文献（含技术文献）和统计的编制、评审、同意、发放、使用、保管、更改、处置，以及外来文献的控制和发放。

3、术语和定义第一层次的文献：质量手册是根据ISO/TS 19649:的规定编制的公司质量体系文献，它明确各部门的职责以及其在质量管理体系中的角色，告知其应当做什么。

第二层次的文献：程序文献即依“质量手册”精神所订的各项程序，为进行某项活动或过程所规定的途径。

第三层次的文献：体系支持文献（即各部门自行制订但未涉及其它部门的原则化文献及APQP 小组制订的特殊文献，它涉及作业指导书、工艺文献、操作规范、技术原则、检查原则、管理原则、外来文献、控制计划、FMEA 等。

）.告知其如何做。

第四层次的文献：表格、统计，阐明所获得成果或提供所完毕活动的证据的文献。

4、过程图资源文献柜. 电脑档案夹过程拥有人质量部输入质量管理体系原则和规定公司内部技术规范外部顾客提供的各项工程规技术规范合用的法律、法规规定过程指标最新有效文献覆盖率过程活动文献编制文献的评审文献的同意文献的登记/编号文献的发放文献的培训文献的使用、保管文献的更改文献的审批文献的作废资料归档办法文献控制程序工程变更控制程序输出受到控制和管理的文献有效使用适宜的文献5、内部文献控制程序6、外来文献控制程序程序文件修改控制。

页文件控制流程图1. 目的对质量体管理系中的文件进行规范和控制，确保文件的充分性与适宜性，确保各相关场所使用有效文件。

2. 适用范围适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。

3. 职责3.1质量部负责编制质量手册，管理者代表审核，总经理批准。

3.2各相关业务主管部门负责编制相关的质量管理体系程序文件，相关部门主管审核、签字，质量部审定，管理者代表批准。

3.3各相关业务主管部门负责编制其他管理性文件，相关部门主管审核、签字，综合部审定，管理者代表批准。

3.4技术部和相关部门负责编制主管的技术文件、支持性文件，包括《工序标准操作卡》、《作业指导书》、《设备操作规程》、《检验指导书》等，并由部门主管领导审核批准。

3.5各部门设兼职文件管理员，负责本部门文件和资料的管理工作。

4. 工作程序和要求4.1文件的分类4.1.1受控文件凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为受控文件，包括：a.质量体系文件：如质量手册、程序文件和其它质量文件（表格、报告等）。

b.管理文件：如制度等。

c.技术、支持性文件：如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。

d.外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。

4.1.2非受控文件凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知等。

a.盖“非受控”章的文件为非受控文件，供有关人员参考用。

b.因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文件，均为非受控文件。

c.“非受控”文件，更改不通知，作废不回收。

4.1.3文件管理a.质量体系文件、管理性文件由综合部归档、控制、分发和回收。

b.技术文件由技术部归档、控制、分发和回收。

c.外来文件由各相关部门接受后进行识别，对需执行的文件按受控文件进行控制和管理。

d.各相关部门文件由各部门进行控制和管理。

4.2 文件编号4.2.1 质量手册B版文件顺序号质量手册组织简称4.2.2程序文件和管理规定/规则/细则/工作标准文件顺序号文件代号组织简称文件性质规定编码如下：程序文件-QP；管理文件-GL；支持性文件-WI；外来文件-WL。