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会议筹备阶段的会务操作概述(PPT 46张)

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会议议程及筹备PPT

会议议程及筹备PPT

2. 综合部协助业务牵头部门做好汇报单位 的次序编排、汇报形式预演、汇报样品的准 备、汇报材料预审等工作；
会务注意事项
3、 会务组会议开始前迎接专家、主要领导到达会场； 4、 文秘组负责会议内容的声像、书面记录工作；
5、 会务组提前到达会场进行设备调试，并负责会间服 务、汇报单位设备连接、应急事项的处理等工作；
LOGO
席桌摆放物品
1. 主持词、主要领导发言材料； 2. 会议议程； 3. 汇报材料（由汇报单位准备，文秘组负责派发）； 4. 专家评审意见表；
5. 专家用记录纸笔（A4打印纸、黑色中性笔）； 6. 席签； 话筒； 7. 激光笔； 8. 茶水、果盘（果盘可根据会议规格与领导指示进行准备）。
会务、文秘使用物品
五、 会后用餐
（如无特殊要求，按照公司日常接待标准）
会议议程模板
席签摆放：如下图示（可根据实际情况进行调整）
与会领导
与会专家
汇报席
4
2
1
3
5
10
主 屏
10 8
6
4
2
1
3
5
7
9
幕
与会领导
02
会务筹备方案
Template and preparation of the agenda of the meeting Nhomakorabea202X
Template and preparation of the agenda of the meeting
演讲人：XXX
LOGO
目 录
contents
01 会议议程模板
Template for the agenda
02 会务筹备方案
Meeting preparation plan
会务课件PPT

会务课件PPT


02
提供不同档次的房间，满足不同需求，确保住宿安全、卫生。
住宿服务
03
提供24小时前台服务、洗衣服务、叫醒服务等，确保参会人员
得到贴心照顾。
会议交通保障
1 2
交通工具选择
根据参会人员数量和会议地点，选择合适的交通 工具，如大巴车、中巴车等。
交通路线规划
提前规划好交通路线，确保参会人员准时到达会 议地点。
根据问题分析结果，制定相应的改进措施，并落实到下一次会议中。
06 会务案例分享
成功案例介绍
案例一
某公司年度销售会议
案例二
某大学学术研讨会
案例三
某政府机构工作会议
失败案例分析
案例一
某公司月度管理会议
案例二
某社会组织公益活动
案例三
某医院内部培训课程
案例经验总结
成功案例的共同点
01
明确的目标、周密的计划、有效的组织和良好的沟通
03 会务组织与实施
会议签到与接待
签到
确保参会人员准时签到，记录参 会人员名单，以便后续核对。
接待
为参会人员提供必要的指引和帮 助，确保他们顺利参加会议。
会议议程进行
安排议程
根据会议主题和目的，制定详细的议程安排，确保会议内容 紧凑有序。
引导发言
引导发言人按照议程顺序发言，控制发言时间，确保会议顺 利进行。
多样性
从不同角度和维度收集 反馈，包括意见、建议 和问题等。
深入性
鼓励参会人员提出具体 的意见和建议，以便更 好地了解他们的需求和 期望。
会议问题总结与改进
01
问题分类
将收集到的问题进行分类整理，如组织管理、内容质量、技术保障等。
-会务安排PPT课件

-会务安排PPT课件

议程一旦确定，就不应再变。 日程在时间、地点、人员等问题上，
与变化可相应调整。
16
第二节 会前筹备
二、选择会议场地
• 交通便利。 • 会场大小应与会议规模相符。每人平均2-3平米左右的活
动空间。 • 场地要有良好的设置配置。 • 场地应不受外界干扰。 • 考虑有无停车场。 • 场地租借的成本必须合理。
30
第三节 会中服务
二、做好会议记录和简报工作
（一）会议记录
•
4.注意事项
重点应将主要观点、决议、决定、声明、修正案内 容、结论一字不漏地记录。
漏记内容应事先做记号，然后根据录音补全，也课 题是会议主持人请发言者重复内容。
记录人名：在提出动议或附议一个动议 表格记录：可设计一张表格来记录会议信息
31
17
第二节 会前筹备 三、布置会场和安排座次
（一）会场整体布局要求： 1.庄重、美观、舒适，体现会议的主题和氛围 2.整体格局要根据会议的性质和形式创造和谐氛围 3.大中型会议保证一个绝对中心 4.小型会场注意集中方便
18
（二）会场的布局的主要形式
1.会谈人数较少 马蹄型
19
（二）会场的布局的主要形式
13
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
确定会议名称
确定会议规模与规格
明确会议组织机构 明确会议所需设备和工具 确定会议时间与会期
确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
14
会议通知范本
15
第二节 会前筹备 一、拟定会议议程、日程
第三节
一、编写纪要
章 会议筹备工作.ppt

章 会议筹备工作.ppt

15
第二节 制订会议工作计划 一、制定会议工作计划
会议将讨论研究中消协2010年工作要点；讨论 研究2010年年主题；开展“树立XXXX观，开创消协 新局面”讨论情况交流。
各项会议活动环节可自拟。 如何根据工作需要，设置必要的工作机构？各
工作机构（工作小组）的任务是什么？
13
第一节 成立会务工作机构 一、会务工作机构的设置 二、会务人员的职务名称 三、会务工作机构的分工 四、确定会议对外公布的联络人
设立会务秘书组的小型会议，会务秘书部门负责人一般称 为秘书组长和副组长，下设若干名秘书分管各项会务工作。有 的党政机关、企事业单位中的小型会议，常常由办公室或领导 指定一名秘书负责会务工作，这名秘书的身份、称呼与平时一 样。
11
第一节 成立会务工作机构
一、会务工作机构的设置 二、会务人员的职务名称 三、会务工作机构的分工
第四章 会议筹备工作
第一节 成立会务工作机构 第二节 制订会议工作计划 第三节 会议印刷品 第四节 场地与布置 第五节 会场座次安排 第六节 餐饮 第七节 住宿 第八节 交通 第九节 其它活动安排 第十节 会议预先注册 第十一节 全面会前检查
1
第四章 会议筹备工作
举办会议的整个过程可以分为四个阶段： 申办阶段、筹备阶段、举行阶段和善后阶段。
通讯地址和收件人 电子邮件 会议网页 电话 传真
14
第二节 制订会议工作计划 一、制定会议工作计划
根据会议预期达到的目的与目标，拟定详细的会议 工作计划，对会议基本要素予以书面安排。
1确定会议名称。 2会议目的 3确定议题。 4确定与会人员。 5确定时间地点。 6确定会议通知内容，及跟进落实程序与要求。 7会场布置要求。 8会议文件资料种类、内容、要求。
会议筹备教学精品PPT课件

会议筹备教学精品PPT课件

❖ 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前 的准备和会议结束后的跟踪,这两个基本点是最容易 被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。 所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工 作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟 踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以 及安排下次做汇报的人选等。
花饰）
7 确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求）
11 服务员指导工作 12 会间摆放（点心、水果） 13 PPT提示，指引牌提示 14 娱乐保龄、游泳、台球、OK、网球 15 会议通知
16 预算申批、借支票
17 会务通知
8
用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊 要求）
18 购买用品、水果
9
车辆安排（时间表、用车人、接机、机动 用车）
19 房间安排
责任人 核查
10 借还设备 投影机、投影幕、插线板、无线麦 剪刀、订书机、笔记本 电子白板 激光笔、白板笔、白板擦
20 接听电话、安排事情
21 文件发送、传递信息、会场应急 22 会后结帐 23 设备整理 24 费用报销
照相机、摄像机、打印机
25 会务总结
（二）各阶段准备工作的主要内容
思考：如何筹备一次会议？
❖ 一、拟定会议计划 ❖ （一）拟定会议的基本要素，如名称、议题、
时间、地点、参与人员等。 ❖ （二）成立会务工作机构，如有必要可对工
作人员进行分组。 ❖ （三）制订会议预算
❖
❖ 二、拟定会议议程、日程与程序
❖ 大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导 和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言； 参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。
一、会议准备工作的内容
❖ （一）总体思路 ❖ 1.估算工作量 ❖ 2.调配资源 ❖ 3.明确职责 ❖ 4.落实重点 ❖ 5.会前综合检查
会务工作流程(PPT30页)

会务工作流程(PPT30页)

• 1、会议文件清退的程序 （1）向会议主席团或主持人汇报发文情况，
提出清退文件资料建议。 （2）待主席团或主持人批准后，下发收退文
件资料目录，并做好必要的解释工作。 （3）会议结束后进行清退，清退要逐份清点、
登记，发现丢失应查明原因，及时向领导 汇报。
• 文件清退的方法：
1、小型会议
• 由会议主持人宣布会议结束的同时，请与会人员 将文件放在桌上，由秘书统一收集。
误会。 • 4、清退文件，需要填写“文件清退登记表”，交
接双方清点无误并签字后留存。 • 5、文件清退、归档后，剩余的文件资料，经鉴别
没有保存价值的进行登记，经批准后，由2人以上 送到指定地点销毁。
三、整理会场、会议室
• 1、清点、检查物品 • 2、归还会议所借物品 • 3、揭去会场标示物、拿走指示牌 • 4、如有与会者遗留物品，应代为保管 • 5、与会议室（会场）管理人员交接
• 在签到表上签名。（签到表应事前制作， 其内容应包括姓名、单位、职务、到会时 间、签名栏）
• 小型会议或公司内部会议，秘书可自行在 名单上批划。
• 有条件的重要大型会议可采用电子签到卡。
• 注意：秘书应根据签到名单及时统计到会 人数，发现未到会的及时电话联系。
3、做好借用物品和代保管物品的登 记工作
四、及时做好会议总结，吸取本次会议的经 验和教训（复习指导P115操作题第二小题）
• /link?url=4TeytV8K DlBqAJ932BwyWP2blAiHqhsXdzpQg9sUP8yWxwx mVwkk723gRpiYj4PpvvewXYZKG1UBFfmTfsg-xTcrDlDxA53ZduC9xH-hK
• 由秘书在会议室门口收集
• 由秘书单独向个别已领取文件而未到会的人员收 集。
第四章会议进行阶段的会务操作PPT课件

第四章会议进行阶段的会务操作PPT课件

3. 签到能保证会议顺利进行，按时召开；准 确统计到会人数，掌握与会人员情况。
4. 引导有利于会场内外正常秩序的建立。
二、会议接站的工作
接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待 工作的第一道环节。会议接站的工作主要有以 下工作：
（1）确定迎接规格 （2）做好接站准备 （3）竖立接待标志 （4）掌握抵达情况 （5）介绍宾主双方 （6）安排与会人员上车
四、会议期间陪同服务的意义
1、意义和作用 表达尊重和友好 便于沟通和交流 提供方便和保障 2、规格 3、落实陪同人员 4、准备 5、方式和要求
案例分析
1.引入案例：联欢会为何不欢而散？ 2.课堂练习示例：2005浙江旅游职业教
育会议在金华召开
开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。
第五节 会议餐饮服务
会议记录是分析研究会议议题的依据
会议记录是编写会议纪要和会议简报的 基础
会议记录是查证会议情况的凭证。
三、会议记录的种类
1、按详细程度分 详细记录、摘要记录 2、召开形式分 报告式会议记录、座谈会式会议记录 决议式会议记录
四、做好会议记录准备工作
准备足够的钢笔、圆珠笔、铅笔、笔记本和记录用 纸。
五、会议记录的重点
会议中心议题以及围绕中心议题展开的有 关活动；
会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见 解；
权威人士或代表人物的言论； 会议开始时的定调性言论和结束前的总结
性言论； 会议已议决的或议而未决的事项； 对会议产生较大影响的其他言论或活动。
六、会议记录的方法
（1）根据需要，采取详记和略记相结合 的方法。
六、会议简报的特点
具有“简、真、新、快”的特点。 简报编写时要力求精辟简短、真实性和
新闻性、编发速度很快 。
《会议前的准备工作》PPT课件

《会议前的准备工作》PPT课件


编辑ppt
30
1.秘书长
• 秘书长的设置分为两种情况： • 一种是会展组织的常设性秘书长； • 另一种是临时性、单一性会展活动秘书
长。
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31
• （1）秘书长的职责 • 1）在筹备阶段，协助会展筹备工作领导机构负责人（组委会或筹
委会主任、理事长等）开展工作，执行筹备机构的各项决定和决 议。 • 2）根据会展筹备工作领导机构的授权，审查批准会展活动的各项 具体预案，并组织落实、检查指导和统筹协调。 • 3）向会展筹备工作领导机构及时汇报筹备工作的进展情况，指出 存在的问题，并提出改进措施。 • 4）法定性代表大会的秘书长，在预备会议之后，主持召开第一次 主席团会议，选举或协商产生主席团常务主席和执行主席。 • 5）领导秘书处处理会展活动举办期间的日常工作，签发各种文件 。 • 6）负责领导会展的善后工作。
编辑ppt
41
一、政治方面
• 1. 拥护政府、爱岗敬业 • 2. 服从组织、服从领导 • 3. 遵守法律、服从政令
编辑ppt
42
二、业务方面
• 1. 遵守纪律、熟悉政策 • 2. 钻研业务、熟悉工作 • 3. 应用现代科技，提高业务技能 • 4. 认真负责、体贴入微 • 5. 遵守各项规章制度 • （1）请示报告制度 ； • （2）岗位值班制度 ； • （3）领款、领物制度； • （4）设备、设施使用维护制度 ； • （5）安全保卫制度； • （6）保密制度
和展览的领导机构的意图，实施策划、
组织、协调、落实各项具体事务的工作
人员。
编辑ppt
40
第四节 会展服务人员的素质要 求
• 会展服务人员的素质高低关系到与会者 或参展商对会展的评价，其在岗位期间 的言行举止、业务熟练程度、思想道德 水平等是会展活动成功的重要保证。为 使会展服务人员有据可依、有章可循、 有要求可自律，以下从政治、业务、语 言举止、交际、保密、外事等方面对会 展服务人员的素质要求作一介绍。
会务的组织和管理PPT课件

会务的组织和管理PPT课件

会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。
第4页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
第5页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇出
所需款项； 提前行文，写明规则。
第23页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表
第24页/共50页
会议的组织和管理
案例
案例：《99代理会费申请报告》 《99代理会费用使用、审批、 报销规定》 《关于参加西安活动的人员 通知》
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
第47页/共50页
会议的组织和管理
谢谢大家
课讲完了，
对大家有用吗？
谢 谢 大 家！
第48页/共50页
休 息， 休息一会儿！
第49页/共50页
感谢您的观看！
第50页/共50页
1、北京制定原则、分配名额；
2、大区操作定名单； 3、E-mil 参会代理； 4、代理填个人资料回执发大区； 5、大区审核E-mil北京；
6、北京终审、给编号；
7、编号分别发大区；
第19页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000代理会 物资准备清单
会务操作讲解PPT

会务操作讲解PPT

附件二：《会议
4.预估开会人数
提案内容必须包括：会议组织人员把该阶
立项申请表》
5.确定会议形态 （品牌新闻发布会、品
5天 段的竞争品牌会议情况做一个基础统计， 尽量赶在强势的竞争品牌开会前举办会
牌答谢定货会、终
议，避免经销店出现资金不足影响回款量。
端会模拟版定货会
忌讳在其它竞争品牌组织旅游的时间，这
附件七：内部人员联系表 附件八：客户联系联系表
第二阶段
后勤部职责
工作描述
时间
1.文宣品/物件的准备/运输 2.运输车辆的调度安排
KPI
使用表格
附件四：物料总表
第二阶段
财务部职责
工作描述
时间
1、；财务部对总费用评估、核实 （住宿、餐标）
2、会前部分款项借支
3、政策款项部分的确认、查收
KPI
使用表格
会前30
会前7天 会前7天
会前 会前35天
KPI
使用表格
将设计稿发后勤
附件四：物料总表 附件五：就餐桌位安排 附件六：住宿表 附件七：内部人员联系表 附件八：客户联系联系表
第二阶段Βιβλιοθήκη 教育推广部职责工作描述
1. 会议环节建议方案 2. 会中课程PPT的制作与
完善 3. 外请讲师讲课内容的建
议提案
5.参与部门协调会 6.会议类型不同，具体以每场 会会前部门协调事项为准
发 布
产 销 合 *** 品 售 影表 展 政 留演 示 策念
发 布
PM
爱 现 现 网现
心 场 场 点场
工 拍 颁 拓抽
程 卖 奖 展奖
启
竞
动
赛
仪
启
式
会议筹备 PPT课件

会议筹备 PPT课件

会议专题组织
目录
一、 会前筹备 1·会议准备资料 2·会议通知 3·会议议程安排 4·会场布置 5·现场安排 二、会中进行和管理 1·会议记录 2·会议服务 3·会议控制 4·其他 三、会后整理
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立工作团队组
TEAM 组 总指挥
副总指挥
宣传策划组
（4）应考虑有无停车场。
（5）场地租借的成本必须合理。
六 会场检查
答案
1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人 员名额？
2、会议期间能否排除各种干扰：手机？ 3、环境条件与用品准备 4、文件材料准备 5、会场布置情况 6、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设 施、入场人员身份等）
7、其他
见会议检查表（EXCEL）
会议台形的布置－中小形会议座次
根据会议的类型，安排选择会议的台形：
会议台形选择－较大型会场
大、小方型台型适合：大型代表会 议、纪念性会议、布置工作会议
1、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如 相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会 议总结工作。 2、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)， 否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。 3、会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内 容）。 4、横幅（会议的题目、大小、大约提前3-5天制 作）。 5、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅 子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反 映出服务细节的水平。
谢谢！
2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量 将会议时段安排在正常工作时段内，如9：0011:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或 者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐 宿问题。
（四）会场布置

会议前的筹备工作PPT参考课件

5
如何确定会议议题？
一是由领导提出； 二是由秘书部门上下广泛征求意见后，按
重要程度、缓急程度提出，简要拟出“近 期会议安排议题”的书面材料，送有关领 导审定后纳入会议计划。这种书面材料一 般按顺序逐条排要议题不宜过多。 重大议题以一会一题为妥，议题多了会出
日程安排大体包括：时间、地点、内容。 会议日程可采用文字或表格形式
21
会议议程与会议日程的区别
1.议程的编制在前，一旦确定，不应改变。 2.会议日程编制在后，编制时要确保会议议
程的落实。如遇时间、地点、人物变化， 可以作相应调整
22
会议前的筹备工作
主讲人：单凤娥
1
会议前的准备内容
安排会议议题。 确定会议时间。 确定与会人员。 确定会议方式。 确定会议场所。 确定会议议程。 确定会议日程。
2
安排会议议题
会议为议事而开，要讨论的核心内容 即为议题。会议前要确定明确的会议 议题，会议的议题需科学合理、有针 对性，才能达到开会的目的。如果没 有明确的议题，开会的时候会出现怎 样的局面呢？
11
诊治分析：
确定与会人员的名单是秘书工作的一项重 要内容。确定与会人员，应根据会议性质、 议题、任务，确定出席会议人员的范围、 资格、条件、人数，供有关领导审查后确 定。秘书提名错漏，可能给领导造成工作 上的被动，甚至带来不良影响。
12
［小窍门］
如何确定会议与会人员？可以从以下几个方面考虑： ( 1 ）与会者与会议所要实现的目标是否有直接或主要
现多个主题。 安排议题时，要考虑与会人员的心理，将
最重要的、最复杂的议题先讨论。因为人 对首先接触的事物会产生新鲜感，对后接 触的事物缺乏新鲜感。
7

会议举办流程PPT课件(会议前中后)


会议记录
负责会议各项议程的记录，参会人员发言、讨论等的记录工作。
1
提前到达会场，会前注意 参会人员的签到及引领， 会议即将开始前注意再次
通知尚未到场人员。
2
提醒参会人员手机调 成震动或静音，会中 注意维持会场秩序。
3
注意给领导倒茶顺序，一 般茶水不能倒满，会议进 行中注意给领导加水及加 水时间，加水时拿起水杯， 切勿在桌面上直接添加。
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会议主持
负责会议的主持工作，会议流程控制，会场秩序管理。
礼仪接待
负责会议现场参会人员的签到、引领，未及时到场的与会人员的联络工作， 会前及会间供应茶水等服务工作，相关物品的保管工作。
现场拍摄
负责会议现场照片拍摄，保证现场拍摄设备电量充足，拍摄出清晰符合要求 的影片资料。
设备调控
负责现场仪器设备的调控，空调、灯光、投影仪、麦克风等设备的管理调控， 保证设备正常运行，保证会议的正常进行。
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会议筹备PPT幻灯片

会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
协助总指挥，负责常务工作
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等
会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、 会议资料的整理、汇编
16
二、会议中
（一）会议记录 1、安排好专职的会议记录员，对参会
人员的发言进行记录（特别是讨论性质 的会议），记录内容会后留底。
2、安排专人摄影（摄像、录音），会 后留底。
17
（二）会议服务
1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负 责茶水服务。 2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负 责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。 3、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯 一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意 着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出 声响；动作要轻、慢、柔、避免快、重！ 4、主持人也要避免少走动，如有特急的事情， 可以通过写纸条的形式来传递。
10
主席台座次的要求
关于会议主席台座次的安排 （1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同 志对号入座，避免上台之后互相谦让。 （2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领 导居中， 2 号领导在 1 号领导左手位置， 3 号领 导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时， 1 、 2 号领导同时居中， 2 号领导依然在 1 号领导左手 位置， 3 号领导依然在 1 号领导右手位置。
15
（五）现场安排（人员入场）
1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到 表，对参会人员签到；在入口处安排服务人员，明确、 清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？ 例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？ 2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人 员。 3、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份） 4、会议日程安排表 5、铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同 给与会代表） 6、空调的温度问题，如果在高楼层，因为温度会往上 走，导致原空调失效，这些必须在会议前进行安排， 可以提前进行降温或升温！ 7、出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责
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第三章 会议筹备阶段的会务操作
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 第六节
拟定会议计划 拟定会议议程、日程与程序 制发会议通知 准备会议材料 制发会议证件 布置会场
本章要点与要求
• (一) 本章要点 • 拟定会议计划 • 拟定会议议程、日程
与程序 • 制发会议通知 • 准备会议材料 • 制作会议证件 • 布置会场
• （3对方是否收到和是否赴 会。
案例分析
• 1.引入案例：尴尬的总经理秘书 • 2.课堂练习示例： • （1）中国信息经济学会2005年会议通知 • （2）山东鲁西化工股份有限公司关于召开
• 4．落款与日期。写明主办单位的全称，并注明 发出通知的日期。
五、会议通知的发出
• （1）要恰当把握发送时间，应让与会者在接 到通知后，能够从容做好赴会准备，并能准时 到达会议场所为宜。
• （2）如需要回复的会议通知或预备通知还可 夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、 电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能 及时回复。
案例分析
• 1.引入案例： 2005年福建省旅游工作会议议程 • 2.课堂练习示例： • （1）美国某公司董事会会议议程 • （2） 2005中国营销领袖年会会议议程 • （3） ××大学 “终身教授奖”颁奖大会程序
第三节 制发会议通知
• 一、会议通知的概念 • 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，
二、会议日程
• 会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按 单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议 题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活 动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。
• 日程是表明会议发展的进程，同时也是对完成各 项议程需要时间的预测和必要的限制，以提高会 议的效率。
三、会议程序
二、会议计划的主要内容
• （一）拟定会议的基本要素，如名称、 议题、时间、地点、参与人员等。
• （二）成立会务工作机构，如有必要可 对工作人员进行分组。
• （三）制订会议预算
（一）成立会务工作机构
• 会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等 会议的组织、协调工作。
• 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资 料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。
• 2.课堂练习示例： • （1） 2005年度全国热作信息工作会议预算 • （2）政协嘉兴市第五届委员会第三次会议秘
书处各组工作职责
第二节 拟定会议议程、日程、程序
• 一、会议议程 • 二、会议日程 • 三、会议程序 • 四、会议议程、日程和程序的联系与区别
一、会议议程
• 会议议程是会议主要活动的安排 顺序，即将会议的议题按讨论、 审议和表决的次序编排起来并固 定下来，反映议题的主次、轻重、 先后。
• 3．按通知的名称分为： 会议通知、邀请信(函、书)、请柬、
海报、公告等
四、会议通知的内容
• 1．标题。第一种，主办机关名称十会议名称十 “通知”。第二种，只写“会议通知”或“通 知”。
• 2．通知对象。通知对象可以是单位或个人。 • 3．正文。包括（1）会议的目的；（2）名称和主
题；（3）会议的时间；（4）会议的地点，必要 时画出交通简图，标明地理方位及抵达的公交线 路，以方便与会者；（5）参加对象；（6）其他 事项。
• 会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先 后排列的详细的活动步骤。会议程序可以让与 会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺 序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。
• 以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活 动，一般只制定会议程序。
会议议程、日程和程序的关系
• 会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先 后顺序的安排。它们之间的区别在于：
是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠 道。制发会议通知是会前准备的重要环节。
• 二、会议通知的内容 • 包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大
项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、 地点、参加对象等事项。
三、会议通知的种类与方式
• 1．按通知的形式可分为： 口头通知和书面通知
• 2．按通知的性质可分成： 预备性通知和正式通知
• (二) 本章要求 • 了解会议计划的制作
• 掌握制定会议议程、日 程与程序
• 掌握会议通知的基本写 法
• 能够给领导写发言稿
• 了解会议证件的种类与 基本制作方法
• 能够熟练布置中小型会 议的会场
第一节 拟定会议计划
• 一、制订会议计划的意义 • “凡事预则立，不预则废”，虽然会议有多种
类型，但任何一个会议都需有相应的计划，秘 书在做会议的筹备工作时，首先要根据召开会 议的基本情况，拟定详细的会议计划。
2．会议经费预算的原则
• （1）科学合理 • （2）总量控制 • （3）确保重点 • （4）精打细算 • （5）留有余地
3．会议经费的筹措途径
• （1）行政事业经费划拨 • （2）主办者分担 • （3）与会者分担个人费用 • （4）社会赞助 • （5）转让无形资产使用权
案例分析
• 1.引入案例： “汇丰冠军杯高尔夫赛”上海新 闻发布会
• 会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括 会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了；
• 会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单 位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程；
• 会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤， 是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定 一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事 为主的会议活动，一般只制定会议程序。
• 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。 • 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务
和对外宣传报道。 • 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。 • 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保
密工作。
（二）制订会议预算
• 1．会议经费的的构成 • （1）交通费用 • （2）会议室费用 • （3）住宿费用 • （4）餐饮费用 • （5）旅游费用 • （6）设备视听费用 • （7）宴请及演出费用 • （8）培训费或讲演费 • （9）预计外支出