大型会议会务工作流程清单.doc

会议名称会议时间会议地点会议室预订根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等确定酒店根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备范厂准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT 等）姚良会议通知撰写通知附：资料（参见上一行）确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式已完成整理通讯录（内容同上）AMY 准备与收集电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表姚良储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员小马印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间AMY打印列出打印清单及打印份数AMY 装订将文件整理装入资料袋AMY发放发送邮件住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐AMY预定确认AMY 始程回程金都（预定会议室、费用拟定）范厂外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处文具文具准备及领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证AMY/小马会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水AMY会场布置桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位姚良摄影联系与总办专业人员联系摄影事宜黄永飞自备数码相机会议现场抓拍用礼品(茶叶）会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量雷总会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订待定横幅欢迎各位领导莅临时尚货架参观指导确认尺寸、制作、安装范厂会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订待定会议确认会议前期准备就餐形式、地点确定会场确认行程(大巴）摄影会议事由确定回执收集资料车辆餐饮14:00起行设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪AMY/小马会场检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位AMY/小马到达指引（木工厂）会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议姚良15:00电脑与网络笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知酒店管理接待人员协助姚良茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位AMY 摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关黄永飞现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况厂部专家会议会议记录录音笔录音，人员现场记录AMY麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人小马会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏AMY/小马/厂里车辆18:00晚宴就餐地点指引带领与会人员到就餐点18：00-19：30回程待定会议后期工作宣传资料准备稿件撰写及照片整理姚良宣传报道发布各销售纪要整理会议后尽早整理会议纪要AMY 邮件发布经领导审阅后通过邮件发布各销售会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销月会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处雷总工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理月会议摄影会议11月28日后续工作跟进16：00-18：00客户：13:50集合：统一展场，展位集中，定点上车（各销售经理落实客户到位）统筹小组：13：00到达会议地点（金都酒店）-自检1、琶洲会展 — 木工厂 — 茶歇 — 五金厂 — 坐谈会 -- 晚宴 – 回程2、14:00起行 — 15:00 — 15:30 — 16:00 — 16:10 -- 18:30 – 20：00宣传报道会议纪要。

大型会议会务工作流程清单
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组织
人员上车联系车辆到位，
人带领人员上车
观看表演组织入座、
处理、组织出场
组织
人员返程车辆、人员到齐，全送达酒店
组织
人员上车联系车辆到位，人带领人员上车
参观一汽与一汽本次活动负
责人合作组织参观
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生产车间及园区
就餐地点指引带领与会人员到华天大酒店中餐厅就餐
组织
人员上车联系车辆到位，人带领人员上车
参观
一汽生产与一汽本次活动负
责人合作组织参观
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车间及园区
组织
返程
组织人员结束参观、安全送达逸夫楼会场 布置
闭幕
会场 设备、条幅、施座位牌等
摄
影、照相、
人员仍按第一天安
排
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大型会议会务工作流程一、前期准备1. 策划会议会议前期策划非常重要，需要根据会议主题、规模、时间等因素确定会议的场地、参会人员、议程、嘉宾、财务预算等。

此时需要与各相关单位合作，制定详细的策划方案。

2. 确定场馆场馆是会议成功的关键因素之一。

选择场馆时需要考虑到场馆的容纳人数、交通便捷程度、场馆硬件设施等多方面因素，并且需要提前与场馆方沟通并签订合同。

3. 预算计划预算计划是一个完整的财务预算，需要考虑到各项开支，例如场馆租金、餐饮、礼品、设备租赁、人员费用等。

此时需要根据预算计划制定预算报告，并向会议组织者报送相关报告。

二、会议准备1. 会前宣传为了吸引更多的人参加会议，需要对会议进行宣传。

此时需要通过各种方式进行宣传，例如通过媒体宣传、名片、宣传单等方式，向目标受众传达会议的时间、地点、主题等信息。

2. 物资准备物资准备是会议准备的重点之一，需要考虑到会议所需的各种物品，例如会议资料、签到表、餐具、音响设备等。

此时需要提前将这些物品准备好，并做好相应物品的记录和编号等工作。

3. 确定议程议程的制定需要考虑到会议的时间、地点、参会人员等因素，制定议程时需要与各部门协调，确定会议的时间表和议程方案，并将议程与会议组织者进行核实和确认。

4. 人员安排人员安排是会议准备工作中不可忽视的因素之一。

人员安排需要根据会议宣传、物资准备、议程确定等多个因素确定，需与各部门提前沟通，确定好各个区域的人员和职责。

5. 安全保障安全保障是会议准备的必备之一，需要考虑到会场安全、参会人员身体健康等问题。

此时需要提前与安保人员、医护人员等相关人员进行沟通，并做好安保、医疗等措施。

三、会议执行1. 会前检查会前检查是确保会议顺利进行的重要步骤之一。

此时需要对会议现场进行安全性、物资配置等方面的检查，避免会议中出现任何安全问题或设备故障等。

2. 人员引导在会议现场，需要安排专业的人员进行指引参会人员到达指定场所，并引导参会人员完成了签到、领取资料、餐饮等信息。