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文秘培训课件

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文秘培训课件

文秘培训课件

详细描述
2. 文件存储与备份：掌握如何进行文件的存储和备份 ，以避免文件丢失或损坏。
03
商务礼仪与沟通技巧
商务场合着装要求
职业装
在商务场合，应选择正式、得体 的职业装，如西装、职业套裙等 。避免穿着过于随意的服装，以 免给客户留下不专业的印象。
颜色搭配
选择合适的颜色搭配，以深色系 为主，避免过于花哨的颜色。同 时，注意服装颜色的搭配要得体 ，如黑色西装搭配白色衬衫或黑 色高跟鞋等。
文秘的工作技能要求
优秀的组织能力
文秘需要具备优秀的组织能力，包 括时间管理、任务管理以及协调沟 通等方面的能力。
熟练掌握办公软件
文秘需要熟练掌握办公软件，如 Word、Excel、PowerPoint等。
出色的沟通能力
文秘需要具备出色的书面和口头沟 通能力，以便协调内外部沟通。
关注细节与注重效率
文秘需要注重细节，同时注重工作 效率，确保工作质量。
沟通技巧与人际关系处理
倾听技巧
良好的沟通技巧需要具备良好的倾听能力。在与人沟通时，应认真倾听对方的意见和建议 。避免打断他人或过早地表达自己的看法。
表达技巧
在表达自己的观点和看法时，应清晰明了、言简意赅。同时，注意表达的方式和语气，以 避免引起误解或产生冲突。
人际关系处理
在商务场合，应处理好各种人际关系，如与客户、同事、上司等的关系。尊重他人的权利 和意见，积极协助他人解决问题。同时，要善于维护良好的人际关系，提高自己的社交能 力。
05
文秘工作常见问题与解决方 案
文件处理常见问题与解决方法
• 文件分类不明确：文件柜分类不清晰，文件摆放混乱，影响工作效率。 • 文件存储方法不规范：纸质文件随意存放，容易损坏或丢失。 • 文件查找时间过长：文件查找时间长，影响工作效率。 • 解决方案 • 建立明确的文件分类体系：根据文件性质、类型、紧急程度等分类，将文件摆放整齐，方便查找。 • 规范文件存储方法：纸质文件需进行防火、防潮、防虫等处理，及时存档备份。 • 建立电子化文件管理系统：使用电子化文件管理系统，提高文件查找速度和效率。

文秘工作培训课件(PPT115张)

文秘工作培训课件(PPT115张)

部门领导 审核
会签
机场 文秘
总经办核稿
总助、总师 审批
机场领导 签发
机场 文秘
编号
套红
盖章
校对
封发
中心代机场行文（行政发文）
拟稿人 拟稿
科室审核
部门文秘 审核
部门领导 审核
中心 文秘
中心文秘核稿
中心总监审核
会签
机场 文秘
总经办核稿
总助、总师 审批
机场领导 签发
机场 文秘
编号
套红
盖章
校对
封发
拟稿
要求
办文界面 显示全部待办工作
待阅公文 无承办单，只能看到文件正文和文件信息 无需填写意见 阅后点击“已阅”自动归档
已阅公文 在待阅公文中点击“已阅”后，该文件转至已阅公文。 可以查看之前已阅的公文。
未完公文 显示还在办理过程中的公文。 可以查看办理状态。
技巧：鼠标指针放在文件标题上会自动显示当前办理人。
2.根据签发领导的意见可以进行 多位部门领导审核.
操作：拟稿人选择“部门审核”，办理人选 择部门相应领导
中心文秘核稿
要求：同部门文秘核稿。
注意事项：1.核稿后可不在发文稿纸上落实核 稿意见。
2.如无法修改正文，联系拟稿人更改。
操作：拟稿人选择“变换经办人”，办理人选 择所在中心文秘。
中心总监签发
2.会签人一般为平行部门的领导， 可以多人会签。
3.会签意见与发文各级审核意见 有出入时，及时请示领导。
操作：拟稿人选择“会签”，需要选择办理人
收文办理
办文的实质是办事 区分部门收文与行政收文
发起收文三种途径 1 2 3
收文分类
阅知类（不需要办理具体事务，对于文件 中的信息阅知即可）

文秘教程培训-办公室文秘概述(ppt 36页)

文秘教程培训-办公室文秘概述(ppt 36页)
4）、坚韧 工作中要有为实现目标而不怕 困难、锲而不舍、百折不挠的精神，避免一 遇困难即改弦更张，也不能时冷时热，时紧 时松。
4、意识
办公室文秘要加强以下几种意识：
1）、创新意识，善于接受新事物，捕捉新 信息，研究新问题，在工作职权范围内，大 胆发挥主观能动性；
2）、参与意识，把工作重点放在为领导服 务上，想领导之所想，急单位之所急，当好 参谋和助手；
3、文秘工作的辅助性和服务性
*文秘工作人员在处理任何问题时，都要以领导 意见为根据，而不能代替领导做决定，可以提出 意见、建议以至方案，但只有被领导采纳并成为 决定后，才能贯彻执行。
*文秘工作的出发点和归宿点都是为领导者的领 导活动服务，以提高领导活动的效率和质量。与 此同时，文秘工作也为各职能部门服务。
1、写作能力
指应用写作能力，即要能写出观点正确、内 容充实、结构严谨、表达清晰、语言流畅、 符合公文格式的各类应用性文件。写好应用 文，就应熟悉其程式，对应用文语体有透彻 的理解，具有丰富的语法、修辞、逻辑知识。 另外，办公室文秘应当写得一手好字，虽然 不一定要成为书法家，但一定要把字写得正 确、端正、匀称，给人以实用美感。
*文秘要善于在日常的阅读文件中发现新精 神、新动向、新政策、新经验，即发现文件 的“新鲜信息”。
*对信息的深刻理解、综合处理及合理利用 是文秘工作的基本职能。
第二节 文秘与领导的关系
文秘与领导的本质关系是组织关系和工作关 系；文秘是领导者的直接助手和参谋。
一、文秘与领导的特别关系 1、就政治本色而言，文秘与领导是同志关
办公室文秘岗位技能培训教程
第一章 办公室文秘概述
第一节 文秘的角色
办公室是访客最先到达和最后达到的地方，给 人以先入为主的第一印象和告别时的最后印象。 如果文秘部门环境优雅、关系融洽，文秘人员态 度友好、办事认真，就会给访客留下良好的印 象，进而增进与本单位的业务往来。

《秘书培训》PPT课件

《秘书培训》PPT课件

七、接待礼仪
1、接待实施原则
诚恳热情 讲究礼仪 细致周到 按章办事 俭省节约 保守秘密
接待咨询工作："一听、二问、三记、四分析"
2、对来访者所反映的问题和要求 处理原则：
要求合理、按政策应当解决的问题： "分级负责， 归口办理"
要求合理、但由于现行政策不允许或现实情况还难 以解决的问题：解释说明
秘书工作指南
一、什么是秘书?
什么是文员?（文员即领导的助手） 什么是秘书?（秘书小姐是公司的形象的代言人） 企业需要秘书懂得什么?（请问在坐的：把自己怎样
定位的）
二、秘书应具备的能力
1、21世纪专业秘书应具备的能力： 外交官的圆滑 骡子般的耐力 光线般的速度 修女般的忠诚 犀牛般的厚韧 爱因斯坦般的头脑 母亲般的温柔与耐久力
三、秘书岗位职责
➢ 提醒领导次日的重要日程安排、做好纪录 ➢ 文书拟写与处理（文书拟写/收发文处理/文档
管理） ➢ 接电话的技巧（不要什么事情都去打扰领导） ➢ 收发邮件、传真，并进行分类整理。 ➢ 会议管理（会前筹备/会中服务/会后落实） ➢ 接待来访客人、准备会见资料 ➢ 汇总各部门的营业报表，以报总经理审阅。
6、接待应约而来的客户
起立并热情招呼客人 询问他是否有约 询问他与哪位老板有约 询问他及其公司的姓名 请他坐等 茶水或咖啡（递上报纸或公司简介） 通知与客人约好的上司
八、接听电话的技巧
❖ 电话铃响三声内接起 ❖ 热情问候 ❖ 表明自己的身份 ❖ 说话时保持微笑 ❖ 礼貌地称呼对方 ❖ 调整好音量和语速 ❖ 表示兴趣和关注
自 信 ， 角努 色力 扮
体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解
演
好
知道上司的目标，按照此方向努力协助达成目标 秘

文秘工作培训教材(PPT 56张)

文秘工作培训教材(PPT 56张)

参考
案例
钟苗刚刚成为办公室秘书的时候，在管理办公室物品时曾经手忙脚 乱：同事急着要复印明天参展的资料，却发现储物间中复印纸已所剩无 几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才能既够用又不造成闲 置；还有的同事三天两头来领同一种物品……后来，钟苗认真学习了有 关库存管理的相关知识，为每类办公用品制作了库存控制卡，加强了办 公用品的管理和监督，成为办公设备和办公用品库房的好管家，深得好 评。
二、办公室环境优化
（一）改善办公室环境的办法
1.办公室的绿化
2. 空气的优化 (1)温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。办公室的温度冬天一 般在20～22℃，夏季在23～25℃之间为最宜。 (2)湿度。 (3)清洁度。 (4)流动速度。 3.光线的优化 办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力。
办公用品 类别
文具
小工具
纸张
常用耗材
（二）办公用品采购流程：
（三）办公用品订购方式
办公用品 大多数的日常办公用品都可以通过电话 订购方式 从供应商处订购。
直接去 商店购买
电话订购
传真订购
网上订购
不论采用哪种订购方式，秘书人员一定要保留一张购货订单，收到货 物时，要将实物与订单一一核对，以防出错。
二、办公室环境优化
刘经理在外面忙了整整一上午，分别与几家客户谈了新产品 分销的相关事宜，吃过了午饭，他打算回公司看看还有什么重要 的事情需要他最后拍板。刚一推开公司的门，一股刺鼻的气味让 他脸色一下子难看了起来，他忍住了没发脾气，再往前走，经过 一道回廊，以前一直亮着的灯怎么今天没亮。他把秘书小张喊来， 问他气味的事。小张解释说中午吃工作餐的时候，大家叫来的外 卖有当下最流行的地方小吃，气味虽难闻，不过味道却很好，闻 到的气味大概是这些小吃散发出来的。刘经理叫小张停下手中其 他一切事情，处理掉这难闻的气味，并叫小张把办公室的灯都打 开，今天下午先把办公室环境搞好了，再做其他的事情。 思考：公司办公室的环境都出现了哪些问题，应该如何处理？

文秘培训教材课件

文秘培训教材课件

PPT学习交流
16
文秘---事务管理之会议管理
会议纪录者应强化的多项技能：
◆反应快。对于大家提到的问题，能够迅速反应。
◆写字快。做会议记录，写字速度当然有一定要求。
◆知识面广。在做会议记录时，经常会听到一些专业术语， 没有相对广的知识面，对这些专业术语，你可能既听不懂， 也不会写。这属于一个会议记录者的硬件能力。
D、积P极PT学心习交态流 ，亲切态度。
3
文秘----角色意识培养
• A、培养强烈的服务意识及责任感 • B、培养积极的参与意识 • C、培养较强的公关意识 • D、培养较强的制度意识 • E、培养较强的保密意识
书(Secretary) 缘于拉丁文secretar-ius，
意即“可靠的职员”
PPT学习交流
PPT学习交流
15
文秘---事务管理之会议管理
会议记录的写作技巧 ：一快、二要、三省、四代 一快，即书写运笔要快，记得快 二要，即择要而记 。关键内容为：围绕会议议题、会议主持 人和主要领导同志发言的中心思想 三省，即在记录中正确使用省略法 四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法 。如用姓代表全 名，用拼音代表文字等
•要点不漏:决议、建议、问题和发言人的观 点、论据材料等要记得具体、详细。
时间控制
初步诊断并提交诊断报告
•过程中提醒会议主持者 控制会议进度
会议进行过程工作的成功是会议成效的保证
PPT学习交流
13
文秘---事务管理之会议管理
前会期议准任备务
项目准启备动工作
会议进 调查分行析
方案设计会议踪跟培 实训 施和
•大型会议/中型会议/小 型会议
•公司内部会议/公司外 部会议（略）

秘书人员培训教材(PPT50页)


第二节、秘书人员的思想修养和职业道德
一、秘书的政治理论修养 二、秘书的思想作风修养 三、秘书的职业道德
一、秘书的政治理论修养
1、认真学习和掌握马列主义理论和经济理论 2、坚持正确的政治方向、树立远大的理想 3、具有较高的政策水平和较强的法制观念 4、具有强烈的忧患意识，为党和人民忧患。 5、要思想敏锐，正确地服从领导。
极情绪。为了有效地工作和正常地生活，秘书人员要克服 不良的嗜好和不良心理影响；善于调适自己的心理，保持 稳定、乐观、健康的心态，淡泊名利，乐于奉献。 5、形成良好的的性格 乐观开朗、敏捷稳健、坚毅自律、幽默自信
二、秘书人员的性格要求
1、开朗
乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热 情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难
三、秘书的业务能力要求
书面写作能力 口头表达能力 听知理解能力 阅读概括能力 社交活动能力 沟通协调能力 观察分析能力 随机应变能力 设备操作能力
公文和事务应用文的写作能力 标准而流利的普通话，口齿清楚而又简明扼要
耐心倾听并正确理解他人的发言 善于阅读，抓住精要，提炼浓缩，把握关键 精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持
四、女性秘书的自我保护
讨论： 年轻漂亮的女秘书，如何处理上司的关系？ 即女性秘书的自我保护策略
四、女性秘书的自我保护
1.正确的认识和心态。秘书出卖的是智力和劳力，充当工作中 的参谋和助手，绝不是花瓶和色相。女性要自尊、自爱、自 重。坚持原则，灵活对付，防微杜渐。情人绝不是秘书，也 不可能当好秘书，只能是秘书的异化，亵渎了秘书的神圣性 和重要性。
二、秘书的知识结构
秘书知识结构要求具有博与专的兼容性，成 “T”型展开。秘书应有的三层知识结构：
1、基础知识：即具有相当于高中

《文秘培训》课件


03
文秘的文书处理能力
公文写作
01
02
03
04
公文写作
掌握公文的基本格式和规范， 能够撰写通知、通报、报告等
公文。
公文语言特点
了解公文的语言特点，如准确 、简练、庄重，能够运用合适
的措辞和语气。
公文处理流程
熟悉公文的收发、登记、传阅 、归档等流程，确保公文处理
的及时性和准确性。
公文写作技巧
掌握公文写作的技巧，如结构 清晰、条理分明、逻辑严密，
提高公文的质量和效率。
商务信函写作
商务信函格式
商务信函语言特点
掌握商务信函的基本格式和规范，包括称 呼、正文、结尾敬语和签名等部分。
了解商务信函的语言特点，如礼貌、专业 、简洁，能够运用合适的措辞和语气。
商务信函内容
商务信函写作技巧
熟悉商务信函的常见内容和要点，如建立 业务关系、询盘、报价、订货等，能够根 据不同情境撰写合适的信函。
《文秘培训》ppt课件
contents
目录
• 文秘的职责与角色 • 文秘的沟通技巧 • 文秘的文书处理能力 • 文秘的行政能力 • 文秘的职业素养
01
文秘的职责与角色
什么是文秘
定义
文秘是指在企业和组织中担任行 政、秘书等职务的人员，负责处 理日常办公事务、文件管理、沟 通协调等工作。
特点
具备扎实的文字功底和组织协调 能力，能够高效处理各类办公事 务，保障企业日常运营的顺利进 行。
定期对文件进行备份，以防数据丢 失，确保文件安全。
文件传递与保密
确保文件传递过程中不泄露机密信 息，采取适当的保密措施。
时间管理
制定工作计划
根据任务优先级和时间安排，制 定详细的工作计划。

文秘培训课件

31
一、秘书人员的知识结构
3、高级秘书人员的综合素质
优秀——对高级秘书人员的评价
优秀的八点表现
责任 忠诚
分寸 礼貌 优 秀 评 价 谦虚
爱好
敏感 自制
32
一、秘书人员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
初级秘书的替身作用 ——人手型：代替的是哪一部分？ ——内容及特点
A、日常事务性工作
46
四、文字组织能力的培养
1、书面语言
诞生文字，记录口语（古代无法记录口语）
2、书面语诞生的价值
跨越时空，永久保存记载历史，传承文化
3、中国文字的特点
字、词、句与篇章卷册 ——音、形、义 ——与拚音文字的区别
四、秘书性格和心理素质修养
2、秘书人员的职业素养
具有强烈的事业心，表现在：
忠诚敬 业 的精神 乐于奉 献的精 神 四 精 个 神 积极进 取的精 神
开拓创 新的精 神
具有坚定的信念
16
要有较高的思想水平
四、秘书性格和心理素质修养
3、秘书人员的职业性格
正直 内敛
缜密 善良
职 业 性 格
坚毅 豁达 温和
基础知识
——政治哲学类
相关的辅助知识
——管理知识
——语言文学类
——数学统计类
——外语知识
——地方志知识
——历史地理类
——法律知识类
30
——导游和礼宾
接待知识
一、秘书人员的知识结构
2、秘书人员应掌握的各学科知识
秘书人员的个人才艺 ——从琴棋书画讲起 ——中国传统文化中的审美艺术 职业化秘书的个人才艺修养 ——诗词歌赋等文化底蕴 ——吹拉弹唱等文艺才能 ——文化娱乐活动的组织者与主持人

文秘培训课件


应对突发情况的策略
来宾迟到
保持耐心和礼貌，主动与来宾 联系并询问是否需要帮助。
来宾临时变更计划
灵活应对，及时调整接待计划 并与相关部门协调。
来宾提出特殊要求
尽量满足来宾的合理要求，如 无法满足则礼貌解释原因并提 供替代方案。
遇到紧急情况
保持冷静和镇定，迅速采取应 急措施并与相关部门联系。
04
沟通技巧与表达能力提升
和关注度。
接待流程与规范
迎接来宾
热情周到地迎接来宾，主动介 绍自己并引导来宾至指定地点 。
茶水服务
及时为来宾提供茶水服务，注 意茶具清洁和茶叶品质。
接待准备
了解来宾信息，制定接待计划 ，准备接待用品。
安排座次
根据来宾身份和场合要求，合 理安排座次并引导来宾入座。
送别来宾
礼貌周到地送别来宾，主动询 问是否需要帮助并道别。
多读书
阅读可以丰富自己的词汇和表达方式 ，提高表维和 表达能力。
参加辩论或演讲
参加辩论或演讲可以锻炼自己的口头 表达能力和思维能力。
学习外语
学习外语可以拓宽自己的视野，提高 跨文化交流能力。
倾听与反馈的艺术
积极倾听
理解对方观点
在倾听他人时，要给予积极的反馈和回应 ，鼓励对方继续表达。
团队协作的重要性
提升工作效率
通过团队协作，可以充分利用各 成员的专业技能和知识，从而提
高工作效率和质量。
促进信息交流
团队协作有助于促进成员之间的信 息交流，使信息更加畅通，减少误 解和沟通障碍。
增强团队凝聚力
良好的团队协作可以增强团队凝聚 力，使成员更加认同团队目标和价 值观，提高工作积极性。
领导力培养途径
  1. 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
  2. 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
  3. 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。

热忱
17
四、秘书性格和心理素质修养
4、优秀秘书人员的性格塑造
现实 性 情趣 性 专业 性 独立 性
亲和 性 包容 性
性 格 塑 造
计划 性
适应 性
18
五、秘书情感和意志力修养
1、情感修养注意三个方面
内向与外向的结合
——外向型的优点： ——内向型的优点：
A、开朗活泼
B、敏锐大胆
A、沉着
C、谨慎
B、冷静
——外交人员，介于参赞和随员之间
——宫中的藏书
——谶纬（chen wei），汉代流行的迷信书
3
一、企业文秘工作的基本特征
1、秘书的涵义
现代秘书的涵义 ——为政府机关、企事业单位、团体或个人提供 辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手
企业单位的秘书
——为企业单位各层次管理组织和领导者个人提
供各方面辅助管理与综合服务的文秘人员
秘书的层次
三 个 层 次
越高，知识越 丰富，知识结 构越趋于完善
两个趋向
28
一、秘书人员的知识结构
2、秘书人员应掌握的各学科知识
专业知识：秘书业务知识 ——秘书学知识 ——秘书写作知识
——文书档案知识
——调研、会务、
人际关系等知识
——所在工作部门 岗位的专业知识
29
一、秘书人员的知识结构
2、秘书人员应掌握的各学科知识
31
一、秘书人员的知识结构
3、高级秘书人员的综合素质
优秀——对高级秘书人员的评价
优秀的八点表现
责任 忠诚
分寸 礼貌 优 秀 评 价 谦虚
爱好
敏感 自制
32
一、秘书人员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
初级秘书的替身作用 ——人手型：代替的是哪一部分？ ——内容及特点
A、日常事务性工作
D、细心
C、善于交际
热情与沉稳的结合
19
E、稳健
F、持重
宽广与容忍
五、秘书情感和意志力修养
2、秘书人员的意志力修养
培养 自觉性
培养 自控性
意志力 修 养
培养 果断性
培育 坚韧性
20
五、秘书情感和意志力修养
3、秘书人员的作风修养
思想作风和工作作风 ——正： ?????? ——贤： ?????? ——实： ?????? ——真： ?????? ——严： ?????? ——细： ?????? ——敏： ?????? ——勤： ??????
——有一定的概念、判断、决策能力（助手）
36
二、秘书人员事务处理技能
1、什么是办事能力
秘书人员有效地处理各种日常事务的本领 ——文书事务 ——会议事务
——值班事务
——接待事务 ——电话事务 ——生活管理事务 ——领导交办的其他事务
37
二、秘书人员事务处理技能
2、什么是良好的办事能力
注意事项 ——要明白职权范围，不越权，讲实效 ——要熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急 ——要善于交往，能同 各种人打交道 ——要掌握挡驾艺术，设 法减轻领导者的负担
34
一、秘书人员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
中级文秘人员的知识技能
——具备初级文秘人员的基础
——有较好的文字处理能力，能起草一般性文件
——有较好的沟通协调能力，
A、能协——艺术气质，能主持一定的文艺活动
——计算机熟练，英语优秀
——摄影、驾驶等
1、角色认知
秘书角色的重要意识
——心理意识
A、主动工作意识
B、参谋助手意识
C、乐于奉献意识 ——行为意识
A、服从意识
B、服务意识
C、保密意识
12
三、秘书人员的自我角色定位
2、秘书角色与领导角色
与领导相处的基本原则 ——思想一致原则 ——知识互补原则 ——相互信任原则 ——相互适应原则 ——人格平等原则 ——维护团结原则
民间组织的会议
——按时间推进划分
企业常有的会议
——按业务类型划分
——按层次级别划分 ——按业务区域划分 ——按会议特点划分 ——其它
40
二、秘书人员事务处理技能
5、会务处理的流程
明确会议目的（凡事皆有因）
作好充分准备（预则立，不预则废）
——通知、会议资料、会场布置、发言人等
人员要有限制（会议的保秘范围）
13
三、秘书人员的自我角色定位
3、容易出现的误区
主观态度上的问题
——服从和服务意识淡薄
——没有敬业精神，工作态度不佳
——保密意识差，导致泄密事件
——向上错位，擅作主张 客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄
——概念、判断、概括能力差
14
四、秘书性格和心理素质修养
1、秘书人员素养能力构成
——声音传递、时间性、临场感、情感性
42
三、口头表达能力的培养
2、口语表达能力训练
基础前提 ——丰富的知识基础 ——天生一副好嗓子
——心态与心理素质
客观机遇
——职业型机遇
——名师指导机遇 ——其它偶发性机遇
43
三、口头表达能力的培养
2、口语表达能力训练
没有机遇创造机遇 ——认识口头表达力的重要价值 ——主观上有强烈的训练欲望
四、秘书性格和心理素质修养
2、秘书人员的职业素养
具有强烈的事业心，表现在：
忠诚敬 业 的精神 乐于奉 献的精 神 四 精 个 神 积极进 取的精 神
开拓创 新的精 神
具有坚定的信念
16
要有较高的思想水平
四、秘书性格和心理素质修养
3、秘书人员的职业性格
正直 内敛
缜密 善良
职 业 性 格
坚毅 豁达 温和
21
人际交往作风 ——文明礼貌 ——谦虚谨慎
——不卑不亢
生活作风 ——先公后私 ——勤俭戒奢 ——人格高尚
六、个人职业道德品质修养
1、秘书人员的重要品质
传统道德的延伸 中华民族的道德修养观 ——修身、齐家、治国、平天下
关键的个人品质
——有社会责任感 ——对领导和团队忠心耿耿
——有敬业精神
一、企业文秘工作的基本特征
4、秘书工作的基本特征
辅助性
——主体上的从属性
——工作上的被动性
——权力上的非强制性
——绩效上的间接性
机密性
事务性
文牍性
政策性
综合性
7
一、企业文秘工作的基本特征
4、秘书工作的基本特征
综合性 ——从职能范围上看 A、不承担某一具体工作
B、承担全面了解、联络、沟通
1
一、企业文秘工作的基本特征 二、秘书人员的重要价值和作用 三、秘书人员的自我角色定位 四、秘书性格和心理素质修养
五、秘书情感和意志力修养
六、个人职业道德品质修养
2
一、企业文秘工作的基本特征
1、秘书的涵义
《辞海》中“秘书” 的5种涵义
——职务名称之一，是领导的助手
——官名，秦汉以来的秘书监/令/郎等
——通过一定的方法总可以达到目的
有目的和有计划地进行口语训练
——训练内容
A、知识的丰富性积累 Ｃ、表达的技巧性训练
44
Ｂ、思维的逻辑性培养 Ｄ、心理素质培养
三、口头表达能力的培养
３、口语训练的原则
表达的准确性(遣词造句)
意思的完整性(表达明白)
语言的内装饰性 ——丰富、形象和生动 语言的外装饰性 ——标准的普通话
46
四、文字组织能力的培养
1、书面语言
诞生文字，记录口语（古代无法记录口语）
2、书面语诞生的价值
跨越时空，永久保存记载历史，传承文化
3、中国文字的特点
字、词、句与篇章卷册 ——音、形、义 ——与拚音文字的区别
基础知识
——政治哲学类
相关的辅助知识
——管理知识
——语言文学类
——数学统计类
——外语知识
——地方志知识
——历史地理类
——法律知识类
30
——导游和礼宾
接待知识
一、秘书人员的知识结构
2、秘书人员应掌握的各学科知识
秘书人员的个人才艺 ——从琴棋书画讲起 ——中国传统文化中的审美艺术 职业化秘书的个人才艺修养 ——诗词歌赋等文化底蕴 ——吹拉弹唱等文艺才能 ——文化娱乐活动的组织者与主持人
C、起全局性整体协调工作 ——从工作内容上看 A、管理事务 B、搞好服务
C、参与政务
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二、秘书人员的重要价值和作用
1、秘书人员的助手作用
文 件 处 理 文 字 把 关
助 作 手 用
事 务 处 理
检 查 督 促
2、秘书人员的参谋作用
提供依据
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出谋划策
二、秘书人员的重要价值和作用
3、秘书人员的耳目作用 4、秘书人员的桥梁作用
上情下达 内情外达
下情上达
外情内达
上情下达 内情外达
5、不管部作用 6、窗口作用
下情上达 外情内达
——有什么样的领导就有什么样的秘书
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三、秘书人员的自我角色定位
1、角色认知
秘书人员常扮演的六种角色
领导者 替身 参 谋 助手
职责 履行人
下 级 角 色
报告人
服务员
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事务 执行者
三、秘书人员的自我角色定位
——有认真的工作态度
——有任劳任怨的胸怀
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六、个人职业道德品质修养
1、秘书人员的重要品质
秘书人员的职业道德
忠于 职守 实事 求是 职 业 道 德 文明 礼貌 善于 合作 恪守 信用
严守 秘密
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六、个人职业道德品质修养