档案存放示意图

档案馆检索体系编制指南档案馆检索体系是指从不同角度揭示馆藏,为满足利用者使用档案的需要而建立起来的各种检索工具,彼此之间各司其职，互相联系、互相补充的一个有机体系。

档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。

按功能划分，可分为介绍性检索工具、查找性检索工具和指引性检索工具。

1. 介绍性检索工具：用文字叙述的形式对馆藏档案或某一专题档案进行介绍的工具书，有档案馆指南、全宗指南、全宗卷、专题介绍等。

1.1 档案馆指南《档案馆指南编制规范》（中华人民共和国行业标准DA/T 3-1992）《档案馆指南》是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。

它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。

包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。

前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。

目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。

档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。

馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。

按立档单位整理保管的档案，以全宗为单位介绍；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位介绍。

馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。

附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。

1.2 全宗指南《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012代替DA/T 14-1994,2012-11-15发布2013-01-01实施）《全宗指南编制规范》对全宗来源简况、档案内容与成分介绍以及其检索和查阅注意事项，作出了规范要求。

档案库房管理制度
一、档案工作人员要提高警惕，认真做好库房的保卫、保密工作，确保档案的安全。

二、档案库房中密集架统一编号，按档案门类从左到右从上到下排放。

库内应有档案存放排列示意图。

三、库房安全管理，非本室人员未经允许不准进入库房。

四、房内严禁存放易燃、易爆物品，库房内无人时要切断电源、水源、火源。

库房周围的明显处要配置防火设备。

五、对库房内的安全设备、温湿度情况、档案完好程度，要定期进行检查，做好记录，发现问题要采取有效措施及时解决。

六、要采取相应措施，保证库房内达到三无（无鼠、无虫、无尘）、四防（防盗、防水、防潮、防阳光），保证档案安全，延长档案寿命。

七、库房的门窗要坚固，库内无人要关好门窗。

班前班后要进行库房全面检查，发现问题及时处理。

八、建立登记和统计制度，帐目、库存数量要一致，各库房内存放的档案，其类别、数量应按年代做好统计。

九、值日生为当天库房管理责任人。

机械设备档案管理制度一、总则为规范机械设备档案管理工作，保障机械设备档案的完整性、可靠性和安全性，提高机械设备的使用效率和性能，特制定本管理制度。

二、适用范围本管理制度适用于公司所有设备的档案管理工作，包括但不限于机械设备的购置、维护、维修和报废等过程中的档案管理工作。

三、机械设备档案的管理1、机械设备档案的建立（1）公司应当在购置新机械设备时，建立相应的机械设备档案，包括设备名称、型号、规格、出厂编号、购置日期、生产厂家、配件清单等信息。

（2）公司应当按照国家标准和行业标准，建立机械设备档案的格式和内容，确保档案的完整性和准确性。

2、机械设备档案的管理（1）公司应当建立机械设备档案的存档制度，将档案存放于专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全性和机密性。

（2）公司应当制定机械设备档案的归档和检索规范，确保档案的及时归档和方便检索。

3、机械设备档案的维护（1）公司应当定期对机械设备档案进行检查和维护，确保档案的完整性和可靠性。

（2）公司应当确保机械设备档案的及时更新，将设备的维护、维修和报废等信息及时录入档案中。

4、机械设备档案的利用（1）公司应当遵守档案管理的相关法律法规，规范机械设备档案的利用方式和范围。

（2）公司应当为需要使用机械设备档案的人员提供便利，确保档案的及时提供和可靠利用。

四、监督和检查1、公司应当建立机械设备档案管理的内部监督机制，确保档案管理工作的规范和有效进行。

2、公司应当定期对机械设备档案管理工作进行检查，发现问题及时纠正并整改。

3、公司应当建立机械设备档案管理的外部监督机制，接受有关部门的监督和检查。

五、附则1、本管理制度由公司负责制定和修订，并报相关部门备案。

2、本管理制度自发布之日起执行。

3、对本管理制度的解释权归公司负责。

六、附件机械设备档案管理流程图机械设备档案存放位置示意图机械设备档案填写样例机械设备档案检查表格机械设备档案管理工作台账七、制定单位：XX公司日期：XXXX年X月X日以上是机械设备档案管理制度的内容，希望能够对您有所帮助。

新疆维吾尔自治区档案局关于印发《新疆维吾尔自治区区级单位档案工作考核办法》(试行)的通知文章属性•【制定机关】新疆维吾尔自治区档案局•【公布日期】2006.08.02•【字号】新档发[2006]31号•【施行日期】2006.08.02•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文新疆维吾尔自治区档案局关于印发《新疆维吾尔自治区区级单位档案工作考核办法》（试行）的通知（新档发〔2006〕31号）自治区各部、委、办、厅、局、人民团体、大专院校、大中型企业：为进一步加强自治区区级单位档案业务建设，提高区级单位档案工作的整体水平，进一步促进区级单位档案工作的健康发展，使档案工作在为自治区的经济社会发展和各单位工作服务中发挥更大的作用，自治区档案局特制定《新疆维吾尔自治区区级单位档案工作考核办法》（试行），现印发你们，请遵照执行。

新疆维吾尔自治区档案局（馆）二○○六年八月二日新疆维吾尔自治区区级单位档案工作考核办法（试行）第一条为了适应新形势下全区档案工作发展的要求，进一步提高自治区区级单位档案工作整体水平，促进档案工作在科学化、规范化、标准化的轨道上健康发展，根据《中华人民共和国档案法》、《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》、《新疆维吾尔自治区实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《机关档案工作条例》以及国家和自治区有关档案工作的规定，结合自治区实际，制定本办法。

第二条本办法适用于自治区区级机关、团体、企事业单位。

驻疆单位委托自治区档案局进行档案工作考核时，亦可采用本办法。

第三条考核工作的组织领导（一）成立考核工作领导小组，组长由自治区档案局局长担任，副组长由自治区档案局副局长担任，成员由自治区档案局相关处室主要领导担任。

（二）成立考核小组，组长由自治区档案局局长或副局长担任，成员由自治区档案局业务指导处等相关处室人员及自治区区级单位档案工作协作组有关人员组成。

第四条考核工作依据《考核标准》（见附件）进行，《考核标准》采用百分制， 90分以上（含90分）为优秀单位， 80分以上（含80分）为良好单位，70分以上（含70分）为合格单位， 70分以下为不合格单位。

档案保管制度为维护档案的完整与安全,便于档案的利用,特制订本制度。

（一）必须建立各类档案移交目录、归档文件目录、案卷目录、案卷目录登记簿、案卷统计簿等帐册，定期进行清点核对，做好记录，发现问题及时处理。

（二）接收档案时要按规定办理交接手续，接受档案后要及时做好档案的分类、编目、录入等整理工作。

（三）各类档案入库时，应检查帐、物是否相符。

以全宗为单位按不同门类、不同载体，依档号顺序排列。

（四）档案调阅完毕，必须及时入库，上架时要仔细核对档案柜标识与档号是否一致，避免排列错误。

（五）到期档案的销毁，按鉴定销毁制度办理，任何档案工作人员不得自行销毁档案。

（六）如遇档案遗失或损坏，直接责任人或保管人需及时写出书面情况报告，按《档案法》有关规定，根据情节轻重进行处理。

未经批准，保管人员不得将有关案卷、目录擅自注销。

（七）档案人员在调离或退休时，应办理完档案交接手续后再离岗。

档案安全保密制度为维护档案的安全，根据国家和学校有关档案安全、保密规定，制定本制度。

（一）档案工作人员要严格执行安全保密制度，忠于职守，增强安全保密观念，认真做好档案安全保密工作。

（二）档案工作人员必须严格遵守国家和学校有关档案保密范围的规定，不得擅自传播有关保密档案的内容。

（三）档案的密级由归档文件整理单位根据有关文件确定，综合档案馆（室）进行复核。

密级的变更和解密必须按（保密法）和有关法规办理。

（四）查阅、摘抄、复印密级档案时，必须履行审批手续，并妥善保管好摘抄记录和复制件，使用完毕后，由综合档案馆（室）收回销毁。

（五）为确保档案的安全，档案馆（室）内禁止吸烟和存放易燃、易爆物品，不得在库房内会客和接待非档案工作人员。

（六）认真贯彻执行“八防”方针，建立库房管理责任制，定期检查库房，发现隐患及时向有关领导报告，积极采取应对措施。

（七）每天工作完毕后，必须把取出的档案材料及时放入档案柜内，不得放在桌上或随意堆放，下班前要检查门、窗，切断电源、水源，保证安全。

档案借阅管理规定一、档案借阅通用规定1、集团各级组织及工作人员查阅、借阅本单位档案，必须持介绍信履行登记手续。

借阅重要档案需经有关部门和领导批准，不按规定手续办理，不予借阅。

2、借阅各类档案一律履行领导印章备案制度。

3、集团外部人员查阅档案必须携带本单位介绍信，信中必须写查阅档案具体内容，办理审批手续后，方能接待。

在查阅过程中，不经许可，不准照抄、照画、拍照和复印，违者进行处罚。

4、档案馆保管的各类档案，原则不外借。

特殊情况外借时，每卷档案（含照片档案、实物档案）需交档案保证金20元。

归档后清退保证金。

到期不归还，每拖延一天扣除保证金10%。

损坏、丢失档案，依据《档案法》视重要程度进行处罚和追究责任。

所借档案不准转借他人，如发现限期追回，追回前停止借阅。

5、档案工作人员严禁私自查看、借阅超出本人工作范围的各类档案，违者严肃处理。

6、借阅档案要及时填写信息反馈单，以便档案部门了解档案利用效果。

二、科技档案借阅规定1、本集团科技人员，因工作需要查阅、借阅档案，需持科技档案借阅申请单，注明档案名称、设计项目，方可查阅、借阅一般（非密级）科技档案。

2、借阅档案时间不得超过一个月。

因工作需要延期，需携档办理借阅手续，但续借次数不得超过三次，否则停止借阅，并按通用规定执行。

3、凡借阅集团总平面图、机密、绝密档案，需经集团总工程师批准方能借阅，但不能带出档案阅览室。

竣工档案不外借，只限档案阅览室查阅。

特殊情况需经档案馆领导批准。

4、未存底图的蓝图和文字资料一律不外借，只限档案馆内阅览。

5、外单位人员借阅我集团科技档案或索取图纸，需持单位介绍信，经集团总工程师和档案馆领导批准方可办理，并收取科技咨询费。

6、本集团设计人员给外单位设计，需借阅档案时，仍按科技咨询收取咨询费。

7、借阅者对借阅的档案，必须当面点清，填写好借阅卡片，在利用过程中要妥善保管，精心爱护，不准在档案上面涂改、打标记、损坏和丢失档案，否则根据档案重要程度进行处罚和赔偿。