合同档案归档制度

工程合同档案的归档制度工程合同档案归档制度是为了规范工程项目中合同文件的管理，确保项目从筹备到竣工验收各阶段的文件能够得到妥善保存和有效利用。

本制度适用于所有参与工程项目的单位和个人，包括但不限于建设单位、设计单位、施工单位、监理单位以及相关的供应商和服务商。

一、归档原则1. 完整性原则：所有与工程项目相关的合同文件必须完整归档，不得遗漏任何关键性文件。

2. 及时性原则：合同文件应在签署或变更后立即归档，确保信息的时效性。

3. 保密性原则：对于涉及商业秘密或个人隐私的合同文件，应按照相关法律法规进行保密处理。

4. 可追溯性原则：归档的合同文件应保证来源清晰、流转有序，便于追踪和查询。

二、归档内容1. 合同正本及附件：包括双方签订的正式合同文本及其所有附件。

2. 合同变更记录：记录合同执行过程中的所有变更事项。

3. 履行证明文件：如付款凭证、验收报告等证明合同履行情况的文件。

4. 相关通信记录：双方在合同执行过程中的书面通信记录，如信函、电子邮件等。

5. 法律文书：涉及合同争议的法律文书、判决书等。

三、归档流程1. 收集：由项目负责人负责收集所有应归档的合同文件。

2. 审核：法务部门或专责人员对收集的文件进行审核，确保其完整性和合规性。

3. 分类：根据文件性质和内容进行分类编号，便于检索和管理。

4. 登记：将文件详细信息登记入专门的档案管理系统，建立电子索引。

5. 存储：纸质文件应按类别存放于指定的档案室内，电子文件应备份存储于安全的服务器中。

四、档案管理1. 定期检查：定期对档案室进行物理检查，确保环境适宜且无安全隐患。

2. 访问控制：限制无关人员访问档案室，确保文件安全。

3. 借阅管理：建立借阅登记制度，确保每一份借出的文件都能追溯到借阅者。

4. 更新维护：定期更新档案目录，及时淘汰过时无效的文件。

五、责任追究对于违反归档制度的行为，应根据情节轻重进行相应的责任追究，确保制度的严肃性和执行力。

第一章总则第一条为了规范公司合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有合同归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。

第三条本制度旨在确保合同档案的归档、保管、利用等环节符合国家法律法规和公司内部管理规定，提高合同管理水平和效率。

第二章归档范围及要求第四条合同归档范围：1. 所有签订并生效的合同文本；2. 合同签订过程中形成的各类文件，如洽谈记录、会议纪要、修改稿等；3. 合同履行过程中产生的各类文件，如发票、收据、付款凭证等；4. 合同变更、解除、终止等相关文件。

第五条合同归档要求：1. 合同文本必须完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同附件、相关文件必须与合同文本一并归档；3. 合同归档应当及时、准确、完整，不得遗漏；4. 合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类、编号。

第三章归档程序第六条合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门。

第七条合同管理部门对报送的合同进行审核，确认无误后，按照归档范围和分类要求进行整理、归档。

第八条合同归档后，合同管理部门应当编制合同档案目录，并定期对档案进行清理、核对。

第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案应当妥善保管，确保档案安全、完整。

1. 合同档案应当存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当遵守国家有关法律法规和公司内部管理规定；3. 合同档案的保管人员应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。

第十条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当由合同管理部门负责办理；2. 需要查阅、复制合同档案的单位和个人，应当向合同管理部门提出申请，并说明查阅、复制的原因；3. 合同管理部门应当在收到申请后，及时办理相关手续，并确保档案的完整性和安全性。

第五章责任与奖惩第十一条合同承办人、合同管理部门及其他相关部门应当严格遵守本制度，对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理。

合同档案归档制度为规范股份公司合同文档管理工作，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，保证合同档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、合同档案归档范围本制度所指的合同档案是公司在项目建设和业务经营中形成的各类合同、合约、协议等文本。

包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表等相关材料。

二、合同档案管理原则1、合同档案实行由股份公司、各产业、公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、安全和有效利用。

2、各办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管本单位所有合同文档。

3、各办公室应确定一名兼 (专)职合同档案员负责合同文档管理。

三、合同档案的移交1、在正式签署合同后三个工作日内须将合同正本原件（包括：合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表等相关材料）移交办公室1份。

2、合同文档移交时，必须在《合同档案交接表》上登记，以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同档案的归档1、合同档案以专项档案进行单独立卷归档。

2、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

3、必须建立合同档案管理台账，记录合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的（合同总额）、履行情况等事项，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

4、合同档案必须在合同变更、或履行完毕后，及时系统整理、装订归档，并在每年一季度对上年度档案按短期、长期、永久(永久、30年、10年)期限归档保管。

5、合同档案的销毁严格按照股份公司档案管理制度相关条款执行。

6、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

7、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

五、合同文档的查阅1查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经主管领导、办公室主任签字同意后，合同管理员方可办理借用、调阅手续。

合同借用、调阅原则以影印件借出，合同原件无特殊情况不得外借。

第一条为规范公司合同归档调阅工作，确保合同资料的完整、安全、有效利用，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同资料的归档、保管、调阅及销毁工作。

第三条公司合同归档调阅工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同资料的完整性，不得遗漏任何重要信息。

2. 安全性原则：采取必要措施，确保合同资料的安全，防止丢失、损毁或泄露。

3. 有效性原则：确保合同资料能够在需要时迅速、准确地调阅。

4. 经济性原则：在保证安全和有效的前提下，尽量降低管理成本。

第二章归档第四条合同归档范围1. 公司与外部法人、自然人、其他经济组织签订的各类合同、协议、章程等；2. 公司内部各业务部门与外部签订的各类合同、协议、章程等；3. 公司内部各部门之间签订的各类合同、协议、章程等。

第五条合同归档要求1. 合同归档前，应确保合同内容完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同归档时，应按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类、编号；3. 合同归档资料应包括合同正本、附件、合同签订审批表、合同履行情况等相关文件。

第六条合同归档流程1. 合同签订后，签订部门应及时将合同及相关资料报送合同管理部门；2. 合同管理部门对合同资料进行审核，确保符合归档要求；3. 合同管理部门将审核通过的合同资料归档，并建立合同档案。

第七条合同调阅对象1. 公司内部各部门、子公司、分支机构；2. 公司外部合作伙伴、政府部门等。

第八条合同调阅程序1. 调阅人填写《合同调阅申请表》，明确调阅目的、合同名称、编号等信息；2. 合同管理部门对申请进行审核，确认调阅资格及合同资料是否齐全；3. 合同管理部门将审核通过的合同资料提供给调阅人；4. 调阅人应妥善保管调阅的合同资料，不得擅自复制、泄露；5. 调阅结束后，调阅人应及时将合同资料归还合同管理部门。

第九条合同调阅期限1. 一般合同资料调阅期限为30个工作日；2. 特殊情况需延长调阅期限的，调阅人应提前向合同管理部门提出申请。

第一章总则第一条为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案利用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类合同档案的归档、保管、利用和销毁等工作。

第三条合同档案归档工作应遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）及时归档，安全保管；（三）规范整理，便于查阅；（四）确保完整，防止遗失。

第二章归档范围第四条合同档案归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同、协议、章程等；（二）公司内部各部门之间签订的各类合同、协议、章程等；（三）公司对外提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同；（四）公司对外投资、融资、租赁、担保等签订的合同；（五）公司对外捐赠、赞助、联营等签订的合同；（六）公司内部各部门之间发生的其他合同、协议、章程等。

第三章归档要求第五条合同档案归档应满足以下要求：（一）合同档案应齐全、完整，包括合同文本、附件、相关文件等；（二）合同档案的纸张、墨水等应符合档案保管要求；（三）合同档案的装订、装框、编号等应符合档案规范化要求；（四）合同档案的归档时间应遵循以下规定：1. 合同签订后，应立即归档；2. 合同履行过程中产生的相关文件，应在合同履行完毕后及时归档；3. 合同终止、解除或变更后，应将相关文件一并归档。

第四章归档程序第六条合同档案归档程序如下：（一）合同签订部门负责收集、整理合同档案，填写《合同档案归档登记表》；（二）合同签订部门将合同档案送交档案管理部门进行审核；（三）档案管理部门对合同档案进行审核、整理、编号、装订，并存档保管；（四）档案管理部门将合同档案信息录入档案管理系统，实现电子化管理。

第五章保管与利用第七条合同档案保管应满足以下要求：（一）档案管理部门应配备专门的档案保管设施，确保档案安全；（二）档案管理部门应定期对合同档案进行检查、整理，确保档案完整、准确；（三）档案管理部门应建立合同档案查询制度，方便相关人员查阅。

第八条合同档案利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应经相关部门负责人批准；（二）查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》；（三）查阅合同档案应遵守档案保密规定，不得泄露公司商业秘密。

合同档案归档管理制度一、背景介绍合同是企业日常运营中不可或缺的一部分，对于企业来说，管理合同档案是一项重要的工作。

合同档案的管理不仅关乎企业的合规风险和经营效率，还体现了企业的规范化管理水平。

为了提高合同档案管理水平，确保合同档案的安全和便捷检索，本公司特制定了合同档案归档管理制度。

二、制度目的本制度的目的在于明确合同档案归档的管理原则和具体操作程序，规范合同档案的归档、查阅和保管工作，提高合同档案管理效率，确保合同档案的准确性、完整性和可追溯性。

三、适用范围本制度适用于本公司所有合同档案的归档与管理工作，包括试用合同、劳动合同、采购合同、销售合同等各类合同。

四、合同档案归档操作流程1. 准备归档材料a) 合同及附件的原件或复印件；b) 归档申请表；c) 归档人员的身份证复印件。

2. 填写归档申请表a) 在归档申请表中填写合同名称、签订日期、合同编号等信息；b) 填写归档人员的姓名、职务等基础信息；c) 申请表必须经审核人签字。

3. 归档a) 按照合同的签订日期顺序进行归档；b) 给每份合同和附件贴上唯一的标识码，并记录在申请表上；c) 按照合同类型进行分类，分别存放在相应的归档文件夹中；d) 将归档文件夹按照事务顺序标注并放入归档柜中。

五、合同档案的保管1. 归档柜的安排a) 归档柜的安排应该便于取放，并标明相应的事务名称和时间范围；b) 每个归档柜都要设有锁，并设置权限，仅有特定人员可以开启。

2. 合同档案的保密a) 所有有关合同的文件和资料仅限于归档人员查阅和保管；b) 合同档案不得外借或转移，避免遗失和泄露风险；c) 离职人员离职前必须将手中的合同档案交接清楚，确保档案完整。

3. 合同档案的定期检查a) 每半年进行一次合同档案的定期检查，确保档案的完整性和准确性；b) 发现档案缺失或损坏，需及时进行补充和修复。

六、合同档案的查阅1. 查阅申请a) 填写合同查阅申请表，包括查阅人的姓名、职务以及查阅事由；b) 查阅申请表需经申请人和主管审核人签字。

合同档案归档制度合同档案归档制度一、背景介绍合同档案是企业重要的法律文件和经营信息载体，对企业的合法权益保护和业务发展至关重要。

为了规范合同档案的管理，确保档案的完整性、真实性和准确性，制定本合同档案归档制度。

二、总则1. 合同归档的目的是确保合同文件的保存、利用和管理，以满足合同的履约、保全、清算等需求。

2. 所有涉及公司财务、业务、风险管理等方面的合同，都应按照本制度进行归档管理。

3. 归档管理涉及的流程包括合同的登记、存档、档案管理和销毁等。

4. 确保合同原件的保存，合同的复印件只作辅助参考使用。

三、归档流程1. 合同登记（1）合同的签订方应当在合同签订之日起3个工作日内，将合同的基本信息报送给合同归档管理员。

（2）合同归档管理员根据合同的基本信息进行登记，并录入档案管理系统。

2. 合同存档（1）合同存档必须保存合同的原件，并附有合同登记表格。

（2）合同归档管理员根据合同的类别和编号，将合同存放在专门备案的柜子内，并进行标签标注。

（3）合同存档后，合同归档管理员需再次检查合同的完整性和准确性。

3. 档案管理（1）合同归档管理员负责对合同的存档、整理和管理。

（2）合同归档管理员定期对合同档案进行检查和清点，确保档案的完整性和准确性。

（3）合同归档管理员负责档案的借阅和归还，并记录借阅信息。

4. 合同销毁（1）合同的销毁需经过合同归档管理员和相关部门的审核批准。

（2）合同归档管理员按照公司相关规定对合同进行销毁，销毁后需填写销毁记录，并将记录归档。

四、附件列表1. 合同登记表格2. 合同存档标签3. 合同借阅记录表格4. 合同销毁记录表格五、法律名词及注释1. 合同：具有法律约束力的协议，包括书面合同和口头合同。

2. 归档：将合同存放到专门备案的柜子内，进行标签标注，以备后续使用。

3. 存档：保存合同的原件，确保合同的完整和真实性。

合同保管及归档制度合同保管及归档制度。

1. 目的。

本制度的目的在于规范和管理公司的合同保管和归档工作，确保合同的安全性、完整性和可追溯性，以及便于合同的查阅和管理。

2. 适用范围。

本制度适用于公司所有部门和员工，在公司签订的所有合同范围内执行。

3. 责任部门。

（1）合同管理部门，负责公司合同的全面管理和监督。

（2）各部门负责人，负责本部门合同的保管和归档。

4. 合同保管。

（1）所有合同必须在签订后立即送交合同管理部门备案，并建立合同档案。

（2）合同管理部门负责建立合同档案库，对合同进行编号、归类和存档。

（3）合同必须按照合同类型、签订日期等进行分类存档，并建立相应的索引和档案目录。

5. 合同归档。

（1）合同管理部门负责对合同进行归档，确保合同的完整性和安全性。

（2）合同归档包括电子档案和实体档案两种形式，电子档案必须进行定期备份和存储，实体档案必须放置在防火、防水、防盗的档案柜中。

6. 合同查阅。

（1）任何部门需要查阅合同，必须提出书面申请，并经过合同管理部门的批准。

（2）查阅合同后，必须填写查阅记录，并确保合同的安全性和完整性。

7. 合同销毁。

（1）合同管理部门负责对合同的销毁工作，包括电子档案和实体档案的销毁。

（2）合同销毁必须经过合同管理部门的审批，并建立销毁记录，确保合同的安全销毁。

8. 法律合规。

本制度的执行必须符合国家相关法律法规和公司内部规定，确保合同管理工作的合法性和合规性。

9. 其他。

对于特殊类型的合同，如涉及商业机密、知识产权等的合同，必须按照公司相关制度执行，并加强保密措施。

以上为《合同保管及归档制度》的范本，如有需要，可根据实际情况进行调整和完善。

合同档案归档制度一、背景随着企业发展，合同数量逐年增长，合同档案管理成为了企业不可忽视的问题。

既要确保合同档案安全可靠，又要方便快捷地查阅合同，因此需要建立合同档案归档制度。

二、建立合同档案归档制度的目的1. 统一管理合同档案，确保合同档案的完整性和准确性。

2. 提高查询合同档案的效率和便捷性。

3. 降低合同档案丢失和遗失的风险。

4. 便于企业对合同执行情况进行监督和评估，为企业管理提供依据。

三、建立合同档案归档制度的内容1. 合同档案的分类方式：按合同类型、时间顺序、合同主体等方式分类。

2. 合同档案的编号：使用唯一的编号标识每份合同档案。

3. 合同档案的密级：根据合同涉及内容的保密级别划分密级，并采取相应的保密措施。

4. 合同档案的存储方式：采取实体存储和电子存储相结合的方式，实物档案存放在专门的合同档案柜中，电子档案存放在专门的服务器中。

5. 合同档案的借阅管理：要求借阅人必须填写借阅申请，并经过主管部门审核，借阅期限不得超过一个月。

借阅的合同档案需保证归还，逾期需承担相应的违约责任。

6. 合同档案的保管期限：按照国家有关法律和规定，制定保管期限，对达到保管期限的合同档案及时进行销毁。

四、建立合同档案归档制度的实施办法1. 建立合同档案管理规定，包括合同档案的归档、存储、借阅、销毁等方面的规定，以确保合同档案管理的规范化。

2. 成立合同档案管理小组，由专门的人员进行合同档案管理和维护。

3. 开展合同档案管理培训，对合同档案管理人员进行培训，提高其合同档案管理水平和操作技能。

五、建立合同档案归档制度的风险控制1. 加强合同档案的保密管理，对涉及商业秘密和个人隐私的合同档案进行严格保密。

2. 建立合同档案备份制度，定期备份合同档案信息，以防止数据丢失或遗失。

3. 加强合同档案安全管理，确保合同档案的安全可靠，防止合同档案的遗失或损毁。

六、建立合同档案归档制度的效益1. 确保合同档案的完整性和准确性，提供合同执行情况的依据，为企业决策提供支持。

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一、目的。

为了加强合同管理，规范合同归档工作，确保合同的安全、完整和可查阅性，特制定本制度。