文件修改控制记录表

生效日期2009.5.6 质量&环境管理体系文件文件编号QEP -04文件及记录控制程序页码 1 of 12 编制：xxx 日期： xxx审核：xxx日期： xxx批准： xxx 日期： xxx受控标识声明：未经同意，不得复制！生效日期2009.5.6 质量&环境管理体系文件文件编号QEP -04 文件及记录控制程序页码 2 of 12版次页次制/修订日期制/修订内容概要制/修订人相关部门经理会签核准行政财务工程生产采购品管PMC 客服文件分发表分发单位份数分发单位份数分发单位份数□总经理1# □采购部1# □生产部1# □副总经理1# □行政人事部1# □客服部1# □管理者代表1# □财务部1# □总经办1# □品管部 1 □工程部1# □市场部1# □研发部1# □ PMC部1# 1# “1”表示书面发放份数，“1#”表示电子档形式共享份数。

生效日期2009.5.6 质量&环境管理体系文件文件编号QEP -04文件及记录控制程序页码 3 of 121.0 目的1.1 确保公司内部文件、记录、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性;1.2 确保公司所有与品质/环境管理体系相关的文件、记录、图纸及技术资料在流通、应用、处理时能在受控条件下进行；1.3 确保公司各职能部门持有最新的、有效版本的文件、记录、图纸、技术资料。

2.0 适用范围适用于本厂质量、环境管理体系文件,这些文件包括但不局限于以下各项:1) 质量、环境方针以及质量、环境目标；2）一阶文件：质量/环境手册；3）二阶文件：程序文件；4）三阶文件：系统性作业指导、产品性作业指导(技术文件)，如产品性作业指导/技术规格/生产指令/检验规范/校正指导等；5）法律法规:与质量/环境体系相关的国家、国际及行业标准、法律/法规/等；6）外来文件：与质量/环境体系相关资料以及客户提供的记录、文件、图纸等技术资料。

7）其他类文件:本厂管理体系网络内信息/资料以及各部门相关制度、规定等非受控文件。

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上海文化广播影视集团有限公司SMG信息化建设—-OA协同办公平台技术需求书编号：版本：Ver 1.0密级：项目组内公开集团信息化建设项目组2015年4月文档修订记录目录第一章概述 (6)1.1 项目背景 (6)1。

2 建设原则 (6)1。

3 建设目标 (7)第二章 OA协同办公平台项目总体要求 (7)第三章 OA协同办公平台功能需求 (9)3.1 系统基础功能需求 (9)3。

2 流程管理应用需求 (10)3。

3 表单管理应用需求 (11)3.4 知识管理应用需求 (11)3.5 公文管理应用需求 (12)3。

6 合同管理应用需求 (16)3。

7 辅助办公应用需求 (16)3。

8 移动办公应用需求 (17)3。

9 系统集成应用需求 (18)第四章其他非功能性需求 (19)4.1 系统稳定性与性能要求 (19)4.2 用户体验要求 (20)第五章 OA协同办公平台实施内容和要求 (20)5。

1 实施范围 (20)5.2 实施主要内容 (20)5.3 实施时间要求 (22)第一章概述1。

1 项目背景上海广播电视台、上海文化广播影视集团有限公司（以下简称SMG)目前包含十三个职能部门、三十多家事业部或一级子公司。

SMG日常行政管理、各类事项的审批、办公资源的管理、多部门的协同办公以及各种信息的沟通与传递需求日益增长.有些单位为提高办公管理效率已经实施了办公自动化，还有一些职能部门、事业部、子公司尚未实现办公自动化,为避免集团各部门独立建设导致集团办公管理数据分散、流程“孤岛”等问题，SMG计划在全集团实施推广一体化的OA协同办公平台，依据SMG 台、集团整体框架,搭建一个高速、安全、稳定可靠、经济实用、方便操作的OA协同办公平台,全面实现SMG办公自动化、信息资源共享化、决策相对智能化，从而推动SMG台、集团信息公开，提高工作效率，降低内部管理费用，增强集团的监管和服务能力。

文件记录控制要求1版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解1目的文件控制记录是为了证明公司相关记录符合ISO9001：2015质量管理体系的实施要求，对相关记录按要求进行控制，以提供证明本公司质量体系有效运行的客观适时依据，并提升质量管理体系运行水平，增强公司竞争力。

2范围适用于为证明本公司产品实现和提升服务符合体系要求的所有过程及体系运行的记录。

3职责3.1相关部门搜集整理、保存本部门的表单、记录以及相关信息。

3.2质管部为表单及记录管理部门。

4工作程序4.1表单制定、审批、编号和修改4.1.1记录所使用的表单，由使用部门进行编制，经业务部门领导审批后空白表单由质管部按《文件控制程序》对空白表单进行编号，并登记在《文件控制清单》中，一年发布一次，由总经理进行批准。

4.1.2记录表单的审批、修改必须执行《文件控制程序》的有关规定。

4.2记录使用和保存4.2.1相关的记录第一责任人应按《文件记录控制要求》的要求，做好有关的记录，保证记录清晰。

1版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解4.2.2记录完成后，由相应业务部门收集、整理，按月装订成册，并由相应职能部门保存。

4.3记录要求4.3.1各项记录应完整、清晰、真实，不得随意涂改。

4.3.2如因填写错误要修改记录内容，应采用一条直线划去错误内容，并在直线的右上方填写正确内容，并由修改人员在修改处签章，并注明修改日期。

4.4记录的归档与查阅4.4.1各职能部门应将记录分类归档，建档时应按记录日期和表单号顺序排列。

并在资料夹或档案袋的封面标示记录的名称。

4.4.2记录的查阅分现场查阅和借阅二种形式a.除公司例行检查或内、外部审核外，各部门现场查阅记录时应经受查阅部门分管领导批准，应填写《借阅登记表》登记备案。

b.有关部门相互借阅或复制记录时，借阅部门应确保所借资料的完整和清洁。

4.5.1各职能部门负责管理记录，防止记录散失、损坏。

充装质量手册——文件和记录控制公司建立并且有效实施包括充装要素控制程序、管理制度、安全操作规程、充装工作记录和见证资料等的充装质量保证体系。

充装要素控制程序：编制并且实施文件和记录控制、设备(包括充装设备及充装工艺装备)控制、充装介质检测控制、人员管理、充装工作质量控制、信息追踪和质量服务、执行特种设备许可制度等程序。

1.文件控制对与安全质量有关的文件和资料进行控制，包括编制、审核、批准、标识、发放、修改、回收，保管(方式、设施等)、查新及其销毁各环节进行管理，确保有关部门使用最新版本的受控文件。

1.1受控文件的类别文件分“受控”与“非受控”二种，分别应在封面上作出标识。

受控文件包括“质量保证手册、管理制度、安全操作规程、充装工作记录和见证资料及外来文件，以及其他需要控制的文件。

外来文件包括法律、法规、安全技术规范、标准，分供方产品质量证明文件等。

1.2文件的编写与审核1.2.1质量手册、管理制度文件由安全、生产等相关人员负责组织编写，安全总监审核，上报总经理批准发布。

综合部负责登记，编制发放范围报安全总监审核，总经理批准，并在批准范围内发放；1.2.2各操作规程和质量记录由各相应人员组织编写、汇总，由部门负责人审核，技术负责人批准，综合部负责登记，技术负责人批准，并在批准范围内发放；1.3文件标识和状态管理公司文件（包括内部文件和外部文件）应有唯一性标识。

为确保使用最新有效版本的文件，应：1）在文件的封面上加盖“受控”标识；2）发放新版本文件时应同时回收作废文件。

确因工作需要留用作废文件时，应在文件封面上加盖“作废”标识。

1.4文件的受控与发放1.4.1文件分为“受控”和“非受控”两大类皆有综合部统一归口管理。

质量管理体系文件皆为受控文件，所有受控文件必须在该文件封面上加盖表明其受控的“受控”印章后发放。

1.4.2文件领用人应填写《文件发放回收记录》，经综合部批准后领用。

1.4.3安环部应确保使用文件的各场所及时得到相关文件的有效版本。

文件和资料的控制程序1．目的：对与本实验室质量管理体系相关文件进行控制，确保各相关场所得到有效版本，并确保组织质量管理体系相关文件得到正确的使用。

2．范围：适用于与质量管理体系相关文件和资料的控制。

3．职责：3．1主任负责批准发布质量手册（含质量方针及质量目标）；3．2技术负责审核质量手册（含质量方针及质量目标）；3．3技术负责人审核质量管理室分程序文件，质量负责人负责审核管理部分程序文件；3．4各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管；3．5质量管理室总体负责组织质量体系相关文件的制订、编号、保管等管理工作和定期评审。

4．程序：4．1文件分类4．1．1第一级文件：质量手册（含质量方针、质量目标）。

4．1．2第二级文件：程序文件。

4．1．3第三级文件：作业指导书及各类检测标准、规范，与质量管理体系相关的外来文件，各种质量记录、技术记录文件。

4．2文件编号4．2．1质量手册编号：GYDS-QM-××（××表示版次，手册中各章以章节号区分），例如：GYDS-QM-01表示组织质量手册第一版。

4．2．2程序文件编号：GYDS-QP-××（××表示顺序号），例如：GYDS-QP-05表示组织编制的第5个程序文件。

4．2．3作业指导书、规范、制度编号：GYDS-QI类型-×××（×××为顺序号）。

4．2．4各程序文件后所附质量记录的编号：GYDS-QR-×××（×××为顺序号）。

其它质量记录可不编号,而以其名称作为标识.4.3 文件的制定与审批4.3.1质量负责组织编写《质量手册》，技术负责审核，实验室主任批准。

4.3.2质量负责组织编写和审核管理类程序文件，实验室主任批准。

4.3.3技术负责组织化学分析室编写和审核技术类程序文件，实验室主任批准。

为了对公司质量管理体系文件进行有效控制，确保公司内所有部门、场所使用、执行的文件为有效版本，使公司文件管理规范化、制度化，特编制本程序文件。

2、范围适用于本公司质量管理体系文件的控制。

3、职责3.1 总经理：负责质量手册的批准。

3.2 管理者代表：负责组织编制、修订及审核质量手册，组织文件的评审，审核质量管理体系程序文件，审核批准质量管理体系三级文件。

3.3 品管部文控中心：负责编制质量手册；公司质量管理体系文件及相关法律法规、外部资料的登录、发放、更新及回收、作废、销毁等文件管理。

3.4 工程部：负责本公司产品的设计和开发过程的技术文件的形成，如技术图纸及资料的编制，产品相关的技术标准、法律法规等外来文件的收集。

3.5 各部门：负责本部门相关的体系文件的编写及修订，本部门相关体系文件的接收、保管并确保在使用处可获得文件的有关版本。

4、定义4.1 文件：信息及其承载媒体。

4.2 质量手册：描述公司质量管理体系方针和目标及对客户承诺各项活动开展的纲领性文件。

4.3 程序文件：为实现质量手册中所描述的管理方针和目标而建立的运作文件，描述实施管理体系所需活动的程序和产品过程顺序及相互关系的程序。

4.4 三级文件：是对某一产品的操作或管理要求的作业程序、规范，或者某一工序的详细控制方法，它们可以是图纸、作业指导书、流程图、检验标准、管理规定等。

4.5 质量记录：根据规定的要求，用以收集、传达信息、控制作业流程或证明作业已符合要求的文字或图表。

4.6 受控文件：被使用为作业依据的文件，须随时保持最新版次，具有分发控制、修订版本时须重新分发并回收旧版本，以确保文件正确性。

4.7 外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、文献等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。

4.8 流程图：对某一个问题的定义、分析或解法的图形表示，图中用各种符号来表示操作、数据、流向以及装置等。

5、内容5.1文件的编写根据公司与产品、活动有关质量的作业需要，同时依据标准等适用的全部要素及客户、相关方的特殊要求识别所有过程，并制订、修订内部作业文件、CE技术文件或接收外来文件，支持、指导所有活动过程。

页文件控制流程图1. 目的对质量体管理系中的文件进行规范和控制，确保文件的充分性与适宜性，确保各相关场所使用有效文件。

2. 适用范围适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。

3. 职责3.1质量部负责编制质量手册，管理者代表审核，总经理批准。

3.2各相关业务主管部门负责编制相关的质量管理体系程序文件，相关部门主管审核、签字，质量部审定，管理者代表批准。

3.3各相关业务主管部门负责编制其他管理性文件，相关部门主管审核、签字，综合部审定，管理者代表批准。

3.4技术部和相关部门负责编制主管的技术文件、支持性文件，包括《工序标准操作卡》、《作业指导书》、《设备操作规程》、《检验指导书》等，并由部门主管领导审核批准。

3.5各部门设兼职文件管理员，负责本部门文件和资料的管理工作。

4. 工作程序和要求4.1文件的分类4.1.1受控文件凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为受控文件，包括：a.质量体系文件：如质量手册、程序文件和其它质量文件（表格、报告等）。

b.管理文件：如制度等。

c.技术、支持性文件：如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。

d.外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。

4.1.2非受控文件凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知等。

a.盖“非受控”章的文件为非受控文件，供有关人员参考用。

b.因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文件，均为非受控文件。

c.“非受控”文件，更改不通知，作废不回收。

4.1.3文件管理a.质量体系文件、管理性文件由综合部归档、控制、分发和回收。

b.技术文件由技术部归档、控制、分发和回收。

c.外来文件由各相关部门接受后进行识别，对需执行的文件按受控文件进行控制和管理。

d.各相关部门文件由各部门进行控制和管理。

4.2 文件编号4.2.1 质量手册版文件顺序号质量手册组织简称4.2.2程序文件和管理规定/规则/细则/工作标准文件顺序号文件代号组织简称文件性质规定编码如下：程序文件-QP；管理文件-GL；支持性文件-WI；外来文件-WL。

1、目的对质量管理体系文件与检测工作有关的文件，资料及外来法规文件进行控制，确保有关部门使用的文件为有效版本，确保质量工作依据可靠。

2、适用范围适用于质量管理体系文件，检测工作有关的技术标准，技术规范，技术资料和外来法规文件的控制。

3、职责3.1站长负责批准《质量手册》和程序文件；3.2技术负责人负责组织技术性文件和记录格式的编制和批准；3.3质量负责人负责组织《质量手册》、程序文件的编制及审核，批准质量记录格式； 3.4检测组组长负责本部门技术性文件和记录的审核；3.5质量管理组负责标准、规范、法规文件的收集、查新、保管，负责所有文件的发放控制及跟踪；3.6质量管理体系文件持有人应熟悉并认真执行质量体系文件； 3.7质量管理组负责质量管理体系文件的控制。

4、程序4.1文件的编号4.1.1质量体系文件分类及代号方法文件顺序号 版本号 文件分类字 公司拼音简称4.1.2质量体系文件分类号4.2文件的编制4.2.1质量手册和质量体系程序文件及管理性质量记录格式由质量负责人组织编制；4.2.2作业指导书和技术性质量记录格式由技术负责人组织编制；4.3文件的审批4.3.1质量手册和质量体系程序文件由质量负责人审核，站长批准；4.3.2作业指导书和技术性质量记录格式由检测组负责人审核，技术负责人批准；4.3.3管理性质量记录格式由质量管理组负责人审核，质量负责人批准；4.3.4所有文件批准后，均由质量管理组负责编号按“受控文件目录”登记。

4.4文件的发放4.4.1文件由质量管理组负责在规定范围内发放，并登记受控，保证有关人员使用现行有效的文件；4.4.2文件的发放范围由质量管理组根据工作需要确定，报质量负责人批准。

特殊情况下需要向上级有关部门、客户提供有关文件时，要由站长批准；4.4.3文件发放时要注明分发号和文件受控状态，并记录于“文件和资料发放与回收记录”，由领用人签收。

操作者和执行人员能方便地得到相关作业指导书、技术标准和法规性文件。