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采购合同管理概述：采购合同管理是指对采购合同的签署、执行和结算过程进行有效管理的一系列措施和方法。
合同管理的目的是确保双方在采购过程中能够遵守合同约定，实现采购目标，保护采购双方的合法权益。
本文将介绍采购合同管理的重要性，以及相关的管理方法和注意事项。
一、采购合同管理的重要性1. 确保合同执行的一致性采购合同是供应商和采购方之间的法律约束，合同管理的核心是确保双方能够履行合同中约定的义务。
只有根据合同约定进行管理，双方才能在采购过程中实现预期的结果。
2. 最大化采购方的利益采购合同管理可以帮助采购方最大化利益。
通过对合同履行情况的监督和控制，采购方可以确保供应商按照合同约定提供产品或服务，避免合同纠纷和损失。
3. 降低风险和成本合同管理有助于降低采购风险和成本。
通过明确合同条款和条件，采购方可以合理控制采购过程中的风险，并通过对合同履行情况的审查来减少不必要的成本开支。
二、采购合同管理的方法1. 合同签署阶段管理合同签署是合同管理的起点。
在签署合同之前，采购方应当认真审查合同条款和条件，确保合同的合法性和有效性。
在签署之前，采购方还需要与供应商进行充分的协商和沟通，以确保双方对于合同内容的理解和认可。
2. 合同执行阶段管理合同执行阶段是合同管理的核心。
在执行过程中，采购方应当建立有效的合同履行跟踪机制，及时了解供应商是否按照合同约定提供产品或服务。
同时，采购方还应当配备专业人员对供应商的履约情况进行监督和评估，并制定相应的纠正措施，确保合同的顺利履行。
3. 合同结算阶段管理合同结算是合同管理的最后一步。
在结算过程中，采购方应当对供应商提供的产品或服务进行认真审核和验收，确保其符合合同约定的质量和数量标准。
同时，采购方还需要与供应商进行结算，并对供应商的合同履行质量进行评估和考核。
三、采购合同管理的注意事项1. 严格遵守法律法规在采购合同管理过程中，双方都需要严格遵守相关的法律法规和合同条款。
任何违约行为都可能导致法律责任的追究，因此双方应当始终遵守义务，履行合同。
项目采购与合同管理一、引言项目采购与合同管理是项目管理中至关重要的一环。
在项目实施过程中，项目团队需要进行采购活动，与供应商进行合作，并签订合同来确保项目能够按时按质地完成。
项目采购与合同管理涵盖了购买决策、供应商选择、合同管理等一系列流程，对于保证项目成功实施具有重要意义。
二、项目采购管理项目采购管理是指项目团队为满足项目需求而采购物品、服务或工程的管理过程。
项目采购管理主要包括需求确定、供应商选择、招标或竞标、议付与谈判、合同签订等多个阶段。
2.1 需求确定项目采购开始于项目的需求确定阶段。
项目团队需要明确项目所需的物品、服务或工程，并编制详细的采购需求清单。
采购需求清单应包括物品的规格、数量、质量要求等信息。
2.2 供应商选择供应商选择是项目采购的核心环节。
项目团队需要对市场上的供应商进行调研和评估，以选择最合适的供应商。
评估供应商时，应考虑供应商的信誉度、供应能力、价格竞争力等因素。
2.3 招标或竞标招标或竞标是项目采购中常用的一种方式。
项目团队可以发布招标公告或竞标邀请，邀请符合条件的供应商参与投标。
投标过程中，项目团队需要提供详细的采购要求，供应商则提交价格和相关资质文件。
2.4 议付与谈判在供应商确定后，项目团队需要与供应商进行议付与谈判。
议付与谈判的目的是就采购条件、价格、付款方式等进行协商，以达成双方满意的合作条件。
在谈判过程中，项目团队需要保持良好的沟通与协调，确保达成理想的合作协议。
2.5 合同签订经过议付与谈判后，项目团队与供应商达成共识后，需要签订正式的合同。
合同应包括供应商的责任和义务、采购物品或服务的详细描述、价格、交付时间等条款。
合同签订后，项目团队应监督供应商按合同履行义务。
三、合同管理合同管理是指在项目执行过程中，对项目采购合同进行全程管理和监督，以确保供应商按照合同要求履行合同义务。
3.1 合同履行监管项目团队应对供应商的合同履行情况进行监管。
监管的主要内容包括供应商的进度、质量、合规性等方面的履行情况。
采购过程与合同管理1. 采购过程采购是公司运营中至关重要的一环，采购过程的效率和准确性直接影响到公司的运营成本和质量。
采购过程主要包括采购计划、寻找供应商、谈判和购买商品/服务。
1.1 采购计划采购计划是制定采购过程的核心，通过明确需求和成本控制来指导采购活动。
在采购计划中，需要对所需采购物品进行明确的规划和属性描述，包括需求数量、质量要求、配送时间、质量标准等。
1.2 寻找供应商寻找供应商是采购过程中的重要环节，涉及到采购目标的实现和成本的控制。
公司可以通过多种途径寻找供应商，如互联网搜索、供应商推荐、参加采购展览会等。
在寻找供应商的过程中，需要权衡多种因素，如产品质量、价格、配送时间、售后服务等。
1.3 谈判谈判是采购过程中的核心，是供应商和采购方之间达成协议的重要环节。
在谈判过程中，涉及到多个议题，如价格、数量、交付时间、付款方式、保修期等。
谈判过程需要双方在公平、诚实、透明的原则下进行。
1.4 购买商品/服务购买商品/服务是采购过程的最后一步，需要将双方达成的协议写入合同文本中，明确质量标准、购买数量、付款方式、交付时间等关键条款，并签署协议。
购买商品/服务后，需及时进行验收和付款。
2. 合同管理合同管理是公司执行采购计划的重要环节，其目的是确保公司在采购过程中能够合法合规地进行交易。
合同管理包括合同签署、履行和终止等多个环节。
2.1 合同签署合同签署是采购过程中的关键环节，需要借助律师等专业人员协助进行，确保合同文本严谨、完整，防止出现漏洞和法律纠纷。
合同签署需要关注物品/服务的质量、价格、数量、售后维修等关键条款，合同文本应包含所有重要信息。
2.2 合同履行合同履行是指双方按照合同文本要求执行采购活动，如按时交付采购物品、付款等。
在合同履行过程中，需要关注供应商的质量、配送时间等关键指标，如遇问题应及时与对方联系协商解决。
2.3 合同终止合同终止可能是由于自然灾害、政策变化、合同解除等原因引起，公司应及时与对方联系，妥善处理合同中未完成的事项，如付款、退货等。
公司采购管理与合同管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范公司的采购管理和合同管理，提高采购效率、掌控采购风险，保证采购活动的合法性、公平性和透亮度，依据公司相关制度和法律法规，订立本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司内各类采购活动，包含原材料子、设备、办公用品、服务等的采购，以及与采购相关的合同管理。
第二章采购管理第三条采购需求确认采购需求确认应由采购部门或相关部门提出，经过审核后进行采购计划编制。
第四条供应商选择1.采购部门应依据产品质量、价格、供货本领、服务水平等因素，对供应商进行评估和筛选。
2.采购部门应建立供应商库，及时更新供应商的基本信息、评估结果和历史合作情况，供参考和查询。
第五条招标与竞争性采购1.对于金额较大且有竞争性的采购项目，应通过公开招标或邀请竞争的方式进行采购。
2.采购部门应编制招标文件或邀请函，并邀请符合条件的供应商参加竞争。
3.招标或竞争结果应经过评审小组评审，并进行公示。
第六条采购合同签订1.采购部门应依据相关法律法规和公司规定，编制采购合同草案，并征求法务部门的看法。
2.采购合同应明确双方的权利和责任、产品规格、价格、交货期限等紧要内容。
3.采购合同签订前，采购部门应对合同进行审查，并与供应商进行协商，达成全都看法后方可签订合同。
第七条供应商绩效评估1.采购部门应定期对供应商的绩效进行评估，包含供货及时性、产品质量、服务态度等方面。
2.绩效评估结果应作为供应商选择和评价的紧要依据，并及时进行反馈和惩罚。
第八条采购合规管理1.采购部门在采购过程中应遵守相关法律法规和公司内部规定，确保采购活动的合法性和合规性。
2.采购部门应建立健全的采购审批流程，并进行相应的备案和记录。
第九条更改管理1.采购合同的更改应经过双方协商全都，并及时进行书面确认。
2.采购部门应建立更改管理制度，确保更改的合理性和合规性。
第三章合同管理第十条合同备案1.采购部门应及时将签订的采购合同进行备案，包含电子文档和纸质文档的保管。
采购过程与采购合同管理采购过程与采购合同管理1. 采购过程采购过程是指企业在购买物品或服务时所需经历的一系列步骤。
通常包括以下几个阶段：1.1 采购需求确认在采购过程开始之前，需要明确采购的需求。
这包括对所需物品或服务的详细描述、数量、质量要求等。
1.2 供应商选定在确认采购需求之后，企业需要选择合适的供应商。
供应商的选择通常依据价格、质量、交货能力、信誉度等因素进行评估。
1.3 询价与谈判与供应商确定后，企业需要与供应商进行询价和谈判，以达成合理的采购合同。
在谈判过程中，双方可以就价格、交货时间、质量标准等方面进行协商。
1.4 采购合同签订在谈判达成一致后，企业与供应商签订正式的采购合同。
采购合同应包括双方的权利义务、交付日期、付款条件等重要条款。
1.5 供应商管理与跟踪在采购过程中，企业需要对供应商进行管理与跟踪，以确保供应商按合同要求履行责任。
这包括对供应商的产能、质量控制、交货进度等进行监督和评估。
2. 采购合同管理采购合同管理是指企业对采购合同的签订、履行和管理过程进行有效监控和控制的活动。
主要包括以下内容：2.1 合同履行监控企业需要监控供应商按照合同要求履行义务的情况。
这包括监督供应商的交货进度、质量控制、付款要求等。
2.2 合同变更管理在合同履行过程中，可能出现需要对合同进行变更的情况，如数量、交货时间等的调整。
企业需要根据合同变更的需要进行协商和签订补充协议。
2.3 合同风险管理采购合同管理还需要对合同履行过程中可能出现的风险进行管理。
这包括合同违约风险、质量问题风险等。
企业需要采取措施减少和应对这些风险。
2.4 合同评估与企业应对采购合同进行评估与，以改进采购管理和提高合同执行效果。
这包括对供应商的绩效评估、采购成本分析等。
以上是采购过程与采购合同管理的主要内容，企业在采购过程中应合理运用各项管理措施，以确保采购效果和企业利益的最大化。
采购流程及采购流程管理采购流程是指一个组织为了满足自身业务需求，实施从需求确认、采购计划、供应商选择、合同签订、采购执行、验收入库、付款结算以及采购记录等一系列活动的过程。
采购流程管理是指对整个采购流程进行规范、优化和监控，以实现采购目标的过程。
采购流程中的各个环节和关键步骤如下：1.需求确认：组织内部各部门将业务需求通过申请单或其他形式提交给采购部门，明确采购数量、规格、质量要求、交付时间等相关信息，并由采购部门根据需求确定采购计划。
2.供应商选择：采购部门根据采购计划和供应商数据库，对潜在供应商进行筛选和评估，以确定最佳供应商。
3.报价和合同：与供应商进行谈判、洽谈价格、签订合同，并明确采购项目的交付条件、质量要求、付款方式等。
4.采购执行：按照合同约定的交付时间和质量要求，与供应商协调交付事宜，跟进采购进度，确保按时按量完成采购项目。
5.验收入库：采购完成后，由质量控制部门对采购物资进行质量验收，符合要求的物资进行入库，不合格的物资返回供应商或进行处理。
6.付款结算：根据合同约定的付款条件和采购执行情况，与财务部门进行结算，及时付清款项。
7.采购记录：对整个采购流程进行记录和归档，包括需求确认、报价单、合同、付款凭证等文件，以备后续查阅和审计。
采购流程管理是为了规范和优化采购流程，提高效率和准确性，降低采购成本和风险。
采购流程管理的核心工作包括以下方面：1.流程规范化：明确每个环节的工作内容、责任和时限，制定相关的采购流程文件和操作规范，确保各个环节按照规定流程进行。
2.信息化管理：采用采购管理软件或系统，实现采购流程的电子化、信息化管理，方便采购人员的操作和监控，提高工作效率和准确性。
3.供应商评估和绩效管理：定期对供应商进行评估，包括供应能力、产品质量、服务质量等方面，并对供应商绩效进行跟踪和管理，及时发现问题和改进措施。
4.风险管理：对采购过程中的各个环节和关键风险进行识别和分析，制定相应的风险应对措施，减少采购风险对组织造成的不利影响。
工程采购与合同管理内容一、采购计划制定在项目启动之初，必须明确工程采购的目标和需求。
采购计划应包括：工程所需材料、设备清单，预计采购时间表，预算控制以及供应商选择标准。
制定计划时，要充分考虑市场供应情况，合理预估价格变动，确保采购工作的前瞻性和可行性。
二、供应商管理选择合适的供应商对保证工程质量至关重要。
应建立一套全面的供应商评价体系，包括供应商的资质、历史业绩、财务状况、信誉度以及售后服务等。
通过竞标或谈判等方式，选择最佳的供应商进行合作。
同时，建立长期合作关系可以在未来的项目中减少采购成本和时间。
三、合同谈判与签订合同谈判是确定双方权利和义务的重要环节。
在谈判过程中，要确保合同条款明确、具体，包括但不限于供货范围、质量标准、交货期限、付款方式、违约责任等。
所有细节都应在合同中明确规定，以避免日后的纠纷。
四、合同执行监控签订合同后，需要对供应商的履约情况进行跟踪监督。
定期检查供应商的生产进度和产品质量，确保其按照合同约定履行义务。
同时，应建立有效的沟通机制，及时处理合同执行过程中出现的问题。
五、变更与索赔管理在项目实施过程中，可能会遇到需要变更合同内容的情况。
对此，应严格按照合同约定的程序进行处理，并对可能产生的额外费用进行评估和协商。
对于供应商的违约行为，应及时提出索赔要求，并采取相应的法律手段保护自己的权益。
六、合同结算与评估项目完成后，应根据实际完成的工作量和质量进行合同结算。
同时，对整个采购过程进行评估，总结经验教训，为未来的项目提供参考。
评估内容包括供应商的履约情况、采购成本控制效果、合同管理的有效性等。
七、风险管理在整个工程采购与合同管理过程中，应重视风险的识别和控制。
常见的风险包括供应商延期交货、产品质量不符合要求、市场价格波动等。
通过制定风险应对措施，可以最大程度地减少这些风险对项目的影响。
采购流程与合规管理制度1. 目的与适用范围本制度的目的是规范企业的采购流程，确保采购活动合规，有效掌控采购本钱，保证企业采购过程的透亮度和公正性，适用于我公司全部的采购活动。
2. 术语定义•采购：指企业为取得所需商品或服务而进行的购买活动。
•采购部门：指负责组织和管理企业采购活动的部门。
•供应商：指向企业供应商品或服务的外部机构或个人。
•合规：指采购活动遵守国家法律法规、企业内部规定以及行业准则等相关要求。
3. 采购流程3.1 采购需求确认•采购需求发起方（部门、人员）填写《采购需求单》，明确所需商品或服务的具体要求，包含但不限于数量、规格、品质等，并注明紧急程度和预算限制。
3.2 供应商选择与评估•采购部门依据采购需求单，进行供应商的筛选和评估工作，包含但不限于供应商信誉调查、业绩评价、价格比较等。
•供应商需供应合法有效的营业执照、产品质量认证等相关资质证明。
3.3 采购申请与审批•采购部门向选定的供应商发出正式的采购询价函或采购订单，并附上相关技术规格、合同条款等。
•采购部门内部进行采购申请的审批流程，确保采购活动符合预算和管理权限。
3.4 合同签订•采购部门与供应商进行合同谈判，并依据谈判结果签订正式采购合同。
•采购合同应明确商品或服务的规格、数量、价格、交货方式、付款条件、违约责任等内容。
3.5 采购执行与履约•采购部门负责与供应商进行采购执行的跟踪和管理，确保按合同商定的时间、质量等要求履约。
•采购部门与供应商之间对于采购执行过程中的问题和更改进行及时沟通和协商，并及时记录与备案。
3.6 采购支出与结算•采购部门收到供应商供应的发票或结算单后，进行核验与审批，并依照合同商定及时支出采购款项。
•采购部门记录和归档全部与采购支出和结算相关的文件，并确保财务透亮和账务准确。
4. 采购合规管理4.1 合规政策与培训•企业订立并公布相关的采购合规政策，明确采购人员的职责与义务，以保证采购活动符合法律法规和企业要求。
采购管理的四大过程是指采购管理是指组织对物资、设备和服务的采购活动进行规划、组织、指导、控制和评估的过程。
它涉及到物资采购的全过程，包括需求确定、供应商选择、合同签订和采购执行等环节。
采购管理的目标是确保组织能够以最优的成本、时间和质量获取所需资源，以支持组织的运作和发展。
采购管理的四大过程为需求管理、供应商管理、合同管理和采购执行。
一、需求管理需求管理是采购管理的第一个过程，它主要涉及到明确和管理组织对物资、设备和服务的需求。
需求管理包括以下几个步骤：1.需求识别：组织首先需要明确对物资、设备和服务的需求，包括数量、质量、规格和交付时间等要求。
这可以通过与相关部门的沟通和调研来实现。
2.需求规划：在明确需求的基础上，组织需要制定采购计划，包括确定采购的时间安排、预算和资源需求等方面的计划。
3.需求评估：组织需要对不同供应商和产品的需求进行评估和比较，以确定最适合组织需求的供应商和产品。
4.需求确认：最后，组织需要与相关部门和供应商进行确认，确保对需求的理解一致，并达成共识。
二、供应商管理供应商管理是采购管理的第二个过程，它主要涉及到选择、评估和管理供应商的过程。
供应商管理包括以下几个步骤：1.供应商选择：组织需要通过招标、竞争性谈判等方式选择供应商。
选择供应商时需要考虑多个因素，包括供应商的信誉、实力、价格、质量和交货能力等。
2.供应商评估：选择供应商后，组织需要对供应商进行评估和审核，以确保其能够满足组织的需求。
评估内容包括供应商的管理体系、质量管理能力、交货能力和售后服务等方面。
3.供应商合作：与供应商建立起合作关系后，组织需要与供应商进行合作，包括与供应商进行业务沟通、签订合同等。
4.供应商管理：组织需要对供应商进行日常管理和评估，包括对供应商的交货、质量和售后服务的跟踪和监控。
三、合同管理合同管理是采购管理的第三个过程，它主要涉及到采购合同的签订和执行过程。
合同管理包括以下几个步骤：1.合同准备：组织需要制定采购合同的拟定和准备工作，包括明确合同的内容、条款和条件等。
采购流程及合同管理规范。
合同编号：__________甲方（采购方）：乙方（供应商）：第一章定义及术语1.1 甲方：指采购流程中的采购方，具体名称为__________。
1.2 乙方：指采购流程中的供应商，具体名称为__________。
1.3 合同：指甲乙双方在平等、自愿、公平、诚信的原则基础上，就采购流程及合同管理规范所达成的协议。
1.4 采购：指各级及其所属部门、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购货物、工程和服务的行为。
第二章合同标的2.1 乙方应根据甲方的要求，提供以下货物/工程/服务：__________（具体描述合同标的）。
2.2 乙方提供的货物/工程/服务应满足以下标准和技术要求：__________。
第三章价格与支付3.1 乙方应按照以下价格提供合同标的：__________。
3.2 甲方支付货款的方式为：__________。
3.3 甲方应在合同签订后__________日内支付乙方合同款项。
第四章交货及验收4.1 乙方应在合同约定的时间内完成货物/工程/服务的交付：__________。
4.2 乙方交付的货物/工程/服务应符合合同约定的质量标准和技术要求，并按照甲方的要求提供相关验收资料。
4.3 甲方应在收到货物/工程/服务后__________日内进行验收，并出具验收报告。
第五章违约责任5.1 若乙方未能按照合同约定的时间、质量标准和技术要求完成货物/工程/服务的交付，甲方有权要求乙方支付违约金，违约金计算方式为：__________。
5.2 若甲方未能按照合同约定的期限支付合同款项，乙方有权要求甲方支付滞纳金，滞纳金计算方式为：__________。
5.3 双方应严格按照合同约定履行各自的权利和义务，如发生违约行为，守约方有权依法采取相应的法律措施追究违约方的责任。
甲方（采购方）：乙方（供应商）：第六章质量保证6.1 乙方保证所提供的货物/工程/服务符合国家相关法律法规、行业标准及甲方提出的质量要求。
第七章采购过程与采购合同管理回顾：采购程序采购程序是指从提出和接受材料请购单起至到货验收与核付货款止的一系列采购业务活动。
采购程序包括以下流程：申购人提出申请→部门主管或部长审核、签批→大额向财务提出用款申请和采购清单→会计主审、查询库存→财务主管或部长审核、签批→总经理（或财务副总）批准→签订采购供货合同→采购人领取支票汇票→实施采购、运输到库→有关方会同物料质量检验→不合格办理退货或索赔；合格办理入库手续、搬运堆码。
以上是大额采购的程序，对于小额或易耗品采购，一般不需要这样繁琐的程序，一般申购人提出申请送交部门主管或部长审核、签批后，就可以直送采购部主办询价或比价，进行采购活动。
一、要购要购就是需要购买。
1、采购需求分析在采购的初始阶段进行需求分析，确定采购需求。
传统方法是采购部门收集的采购需求计划表和请购单，然后进行分类整理。
还可以使用需求分析法，根据历史数据和生产计划找出其中的规律，根据需求规律预测客户将来的需求品种和数量，作为采购计划的依据。
2、编制采购计划根据需求分析先要确定采购量及采购规格。
采购规格可以根据行业或国家的标准来确认。
采购计划是企业进行采购的基本依据，企业要根据采购需求、资金情况等来编制采购计划，并严格执行计划。
采购计划可以控制盲目采购，做好现金流量图的一种有效方法。
3、提出采购需求（1）、规格、图样和采购文件。
这些东西可以准确地对所采购的产品做出规定，同时让供应商能准确理解采购方所做出的产品的相关规定。
（2）、对采购产品的要求。
准确规定产品的类别、形式和等级，建立产品检验的流程和规范，选定质量体系标准（ISO9000、Qs9000、as9000）QS9000是“QS9000质量体系要求”的简称，它是由美国三大汽车公司克来斯勒、福特和通用于1994年8月制定的对其供方的标准质量要求。
QS900是以ISO9001为基础，增加了汽车行业的特殊要求。
ISO是一个国际标准化组织,其成员由来自世界上100多个国家的国家标准化团体组成,代表中国参加ISO的国家机构是中国国家技术监督局(CSBTS)。
标准的内容涉及广泛,从基础的紧固件、轴承各种原材料到半成品和成品,其技术领域涉及信息技术、交通运输、农业、保健和环境等。
（3）、明确主要控制环节。
对规格、图样和采购文件的编制、审批、发放的环节。
（4）、提出完整的采购文件。
合格的采购合同、图样、标准、样品和技术协议书等。
二、定购指供应商调查、选择供应商、进行采购谈判，签订采购合同，并进行采购订单的管理。
定购过程要监督供应商是否按照合约暗示供货，对供应商的延期供货要及时催货，对供应商的质量问题要及时提出和处理，以避免给生产造成重大影响。
1、供应商的调查：初步供应商调查――资源市场调查――深入供应商调查2、供应商选择：（1）、是分包还是总包。
总包――把整个任务交给一个供应商。
分包――把任务分成几个部分，分别交给不同的供应商，由采购方进行协调。
（2）、付款方式。
固定价格、一次付款――采购方会要求供应商必须在预定的时间内完成工作，同时以固定的价格一次性付款。
优点：①采购方确切地了解供应商的财务状况。
②由于供应商承担了所有风险，所以工作完成之后没有结算的必要。
③具有严格的完工日期。
缺点：①采购方如果不熟悉供应商的成本分析，就会出现采购价格偏高的情况。
②需要足够的实践准备购货订单说明书，并进行正式招投标程序。
③事先不能预计那一个是理想的供应商。
采用成本补偿法――将要完成的工作特性和范围是实现不能确定的，采购方要求采用事先确定的单位时间内的费率来计算报酬，或预先安排的百分比来冲消管理费。
优点：①采购方了解整个工作的成本构成。
②采购方可以事先了解供应商，自由地选择供应商。
缺点：①没有事先确定的固定价格，采购方对财务成果不能肯定。
②由于供应商是按工时计价，因此他就没有加紧工作的动力，因为厌恶还可以向采购方收取费用。
③完成日期无法确定。
用于一些非重要的产品采购以及需要维修保养的活动。
（3）、实行招投标采购或询价采购等采购方式。
招投标采购，按照招投标的标准程序执行。
询价采购在供应商中挑选3～5家，收到报价单后，组织专家评估及分析，选择一个最适合本企业的供应商并与之谈判。
3、签订采购合同不同的行业，合同的内容、条件及附加条款有所不同。
合同具有法律效力，合同上规定签约者应履行和应获得的权利和义务(不能列入与法律相抵触的条款)，受到国家法律的承认、维护和监督，违反时要受到法律的制裁。
因此，签订合同既是一种经济活动，同时也是一种法律行为，经济合同制是管理经济的一种有效的经济办法，也是一种依据法律办事的法律办法。
签约双方之间达成的一致意见的各项条款构成经济合同的内容。
经济合同的内容一般包括：合同的标的，标的数量和质量，价款和酬金，履行的地点、期限和方式，违约责任，合同附则与签署等。
因此，零售企业采购合同的条款，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：（1）、交货价格和条件采购方愿意采用固定的价格，这个固定价格是通过采购方和供应商谈判达成的，是双方都可以接受的。
对合同运作过程中可能出现的各种风险在合同里要有明确的规定。
固定价格加奖励：供货及时、质量优良，用奖金的形式奖励。
成本加利润成本补偿合同：以设备或人工的固定计时工资为依据。
价格调整合同。
（2）商品的品种、规格和数量商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出；必要时可附上商品品种、规格、数量明细表。
(3)商品的质量和包装合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商或凭样订(交)货；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的方法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积，重量、标志、及包装物的处理等，均应有详细规定。
(4)商品的价格和结算方式合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序。
(5)交货期限、地点和发送方式。
交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。
同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。
（6）、付款条件以供应商履行合同的情况为基础。
例如：当工作完成25%时，付总货款的20%。
而最后的5%~10%的货款在可定设施能够正常运转的情况下，供应商的工作完全满足采购方的需求后财进行支付。
以银行担保的方式抵补。
有利于供应商履行承诺。
（7）、罚款条款和保证条件合同中要求供应商提供的货物必须满足三个方面的要求：1、产品的质量优良，和合同中的要求以致，能够使用。
2、产品必须是全新的，无缺陷，产品的制造必须使用适当的原材料和良好的技术和管理。
3、产品要满足供应商所在国的法律法规，产品的使用不会对人员、财产和环境造成任何的影响和损失。
产品的保质期12个月，规定开始生效时间---是货物投入使用的日期，获交货期。
还要保证维修和提供备用件。
如果没有达到合同中的规定，首先考虑纠正措施，不齐作用的时候采取罚款措施，要求供应商补偿采购方的成本损失。
或者退货。
(8)违约责任签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。
在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金；1．不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。
2．不按合同中所规定商品质量标准交货；3．逾期发送商品。
购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。
(9)合同的变更和解除的条件合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。
此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。
4、其他协议包括保险和安全规则，权利和义务的转移，向第三方转包，交货条件等。
（4）、定购和发出订单采购合同就是购货订单。
采购订单分两种：一种按照传统采购方式，发放采购订单。
另一种企业如果使用ERP或MRP系统会根据产量、库存量确定一个需要量，制定物料需求计划，提出什么时候定什么货，订多少。
订货单上要有：订单编号、产品简要说明、单价、需求数量、交货时间、交货地址等。
（5）、采购完成<1>、供应商跟踪管理供货过程中，对供应商跟踪管理很重要。
实际执行过程中还是会出现质量不合格、交货不及时、数量差错等问题，这些问题供应商不会重视，因此采购部门要采取相应的措施。
对过程中的问题要积极的向供应商提出，采取补货、退货、扣款等相应措施。
跟踪和催货的方法有：订单跟催—安订单预定的日期提前一段时间进行跟催。
有联单法，安日期拍理好，提前一定的时间跟催；统计法，奖订单统计成报表；跟催箱，30格的箱子，安日期顺序排放，每天跟踪相应的订单。
定期跟催—固定时间内，奖跟催的订单整理好，打印呈报表跟催。
物料要是落后于进度，采购人员即使采取措施：与供应商联系，得到确定的进货时间，通知物料控制人员，告知准确的供货时间；与技术人员和无聊控制人员商量，找替代品；改变生产计划。
重要供应商经常出现问题，则要考察供应商的生产情况，甚至重新审核供应商。
<2>、进货验收收获时必须进行验收。
设备验收：装运之前的供应商的生产现场进行的验收测试；交货后在采购方的安装现场的验收测试；设备第一次投入运行之前的验收测试。
产品验收：免检—某种物料的质量长期幼稚稳定。
全检—交织很高和关键的物料；抽检—前提是生产过程稳定，从整批产品中随即抽取的一些样本，根据赝本的情况来判断整批产品的质量情况。
需要合格的检验人员，适当的检验工具。
（检验文件—重要一句，包括物料的名称、规格、型号、计量单位、抽样方案等；若通过ISO9000的认证，所有原材料的检验报告嗾使质量记录。
）付款并结清票据。
付款是供应商关心的问题。
是财务部门的工作，采购部门也要协助。
结算和支付工具是票据，包括汇票、本票和支票，以汇票为祝。
支付的方式有：汇付、托收和信用证。
付款方式有：预付、活到付款和月结30天等。
第二节采购表格一、请购单2、订购单采购部门要协助使用部门进行物料需求预测。
使用部门应及时、准确尽早提供需求预测，尽量少采用一些紧急订单和特殊订单。
订购单要对采购的产品有准确的描述，此外还包括交易的条款，如交货期、质量、不良品处理、以及其它有关人员的签名等。
在交给供应商之前，采购部门要进行最后的审核。
3．其他辅助性单据包括：采购计划表、进料验收单，外协加工成本核算。
第三节采购的监管与控制控制好企业的采购环节是实现企业经营计划目标的重要手段，也可以说，控制好企业的采购环节就等于控制住了企业生产的起点和源头。
