档案管理复习资料

档案管理复习资料档案的概念档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等文书和信息材料。

文书的概念文书总是为说明机关单位内一切的事实，反应一定的现象，解决一定的问题而产生和形成的。

是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中，为了某种需要，按照一定的体式和要求形成的书面文字材料。

文书种类划分：从行文关系上分1上行文。

是指下级机关向其所属的上级领导机关发送的公文、也就是自下而上的行文。

例如请示报告2、下行文。

是指上级机关领导对所属下级机关、单位的一种行文。

例如市政府对所属区政府的行文、3、平行文。

是指平级机关、单位或不相隶属的机关、单位之间的一种行文，其主要文种是涵或知照性的通知等。

从机密缓急程度分从机密程度分：绝密机密秘密缓急程度：特急急件电报分为：特提特急加急平件公告和通告的区别、都是公布性文种1、发布性质不同。

通告发布以后，具有执行性，同时也具有告知性；而公告主要是告知性，没有执行性。

就告知性而言，告知范围也有所不同，通告范围小，公告范围大。

2、发布机关级别不同。

公告庄重严肃，宣布事项重大。

一般由级别较高的领导机关或授权的专门职能机关发布。

3、事项的范围不同。

公告范围大，面向“国内外”。

而通告范围较公告范围小，“在一定范围内”使用。

无论是法规性通告，还是事务性通告，都只在一定范围内周知或者执行。

通报的类型1情况通报主要是反映情况，通报信息，用于传达上级重要精神与重要情况，引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。

2、表彰性通报主要用于表扬好人好事或通报先进典型和先进经验。

通过对群体或个人的先进模范事迹，或者企事业单位的典型经验，通过表彰性通报，以推广经验，树立榜样，起到充分调动积极性、开创新局面的作用。

3批评性通报主要用于通报事故或反面典型，引起有关部门、单位的注意。

起到警戒和教育的作用。

报告分类1工作报告。

指将本机关一个时期的工作情况，向上级机关汇报。

这种报告可以是综合性的，也可以是单项性的。

2情况报告。

主要是指本机关将工作中出现的有关情况和问题，向上级报告。

如《关于。

事故的情况报告》等。

3、回复性报告。

主要是回答上级机关对有关问题的询问，及上级布置的有关工作，提出上级要求，下级根据上级要求做出回答报告等。

报告与请示的比较1、行文目的不同。

报告是下级机关向上级机关汇报工作等所使用的陈述性公文，报告的目的是下情上达，使上级机关随时掌握情况，以便制定出正确的方针政策，做出正确的决定。

请示是请求上级机关对某一事项中的问题给予指示或批准的上行公文，它请求上级机关对本机关难以决断、无权决定的事项给予指示、批准，目的是要上级帮助、处理和解决有关问题。

2、行文时间不同。

报告行文时间比较灵活，既可在事前行文，也可在事后行文；而请示必须事前行文，请求上级机关指示、批准、审核、答复，以便付诸实施。

3、上级处理不同。

报告的性质决定了报告的上级可以同时分送有关领导同志及部门审阅，一般不答复来文机关。

对涉及重要问题的报告，领导同志作出指示后，可转为办件处理。

请示，上级机关在接到来文后，必须作出处理和答复。

4、行文要求不同。

报告既可为专题性的，也可为综合性的，一般不经协商即可上呈。

有的报告在呈送上级机关的同时，也可抄下级机关。

报告，一般只能陈述情况，汇报工作，不应夹带请示事项。

请示的内容必须是一文一事，扼要明确。

在公文中涉及其他部门或地区职权范围的问题，呈文机关事先要与有关部门或地区协商一致。

一份请示只能主送一个隶属关系的上级机关，不能多头主送，也不能同时抄送同级和下级机关。

函函，通常指信件。

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

函是一种反映平行关系的书信性质的公文。

函具有三个方面的特点1、函反映的是平行、不相隶属机关之间的行文关系，适用范围比较广。

同级政府之间、政府各部门之间，下级政府与上级政府之间，如果需要行文商洽工作，都可以用函。

2、函是一种双向的关系。

3、“函”原则上不具有指挥或命令作用。

函从使用的严肃程度上可以分为正式函和便函两种。

函的行文是多方向的，按行文方向可分为上行函、下行函、平行函三种。

函就其行文交往而言，可分为去函、复函。

根据内容和适用范围，函可以分为5种类型：商洽函。

询问函请准函答复函委托函专用文书专用文书是指在专业职能部门根据专业需要形成和使用的具有一定专业内容和特点的文书。

申请书与请示的比较申请书与请示很相似，但又有明显的区别。

他们的写作范围和写作对象不同。

请示是下级机关写给上级机关的，请求对某个问题予以指示或批准；而申请则多是个人写给组织的请求，即使是那些由某些单位写的申请，也只是写给有关单位的，而非写给上级的。

因此，如果是下级机关写给上级机关的，要求予以指示和批准的，必须用请示。

其他情况则用申请。

建议书与倡议书的比较建议书与倡议书虽然都有提议的意思，但是二者的区别也很明显。

一是建议对象不同。

倡议书是面对群众而发，带有号召性和鼓舞性，建议书是面对领导机关或有关部门的，没有发动群众的号召性作用。

二是要求实施建议的缓急程度不同。

倡议书的内容是需要马上去做而且能够马上做到的事，建议书的内容则要等领导机关及有关部门批准认可后方能付诸实施。

正文的写作要求第一、正文的内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规。

提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相连接。

第二、正文反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法必须切合工作实际，切实可行。

第三、内容涉及有关部门的要经过协商、会商，取得一致意见。

第四、在文字表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。

第五、用数字表示多层次结构序数。

第一层用“一”第二层用“（二）”。

第三层用“1.”第四层用“（1）”文书整理归档工作的改革优点成效以“件”取代“卷”1、以客观标准取代主观标准2、更加符合文书整理的基本原则3、文书整理更简便易行和具有确定性4、有利于整理手段的现代化以“案盒”取代“案卷”1、方便文书档案的借阅和查找2、方便档案的复制与保密3、简化了装订手续4、使文书工作和档案工作统一起来需要整理归档的文书上级机关来文本机关文件下级机关来文同级或非隶属机关的来文其他文件资料文件整理归档的基本原则1、遵循文件形成的客观规律2、保持文件之间的有机联系3、区分文书的不同价值4、便于保管和查找利用文书整理归档的质量要求1、整理归档的文书应齐全完整2、整理归档的文书要符合档案保护的要求3、整理归档的文书材料的保管期限应界定准确分类方案类目是指在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，在研究机关的工作性质，职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，按照文书整理的原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。

归档范围凡属整理归档的文件，一律归档；不属于文书整理归档范围的文件，不需归档。

不归档的文件可按制度销毁。

归档时间文书部门或相关业务部门，一般应在第二年的上半年向档案室移交全部案盒档案，对一些专门性的文书或驻地比较分散的个别业务单位的文书，为便于日常查找和利用，也可根据实际情况商定适当的归档时间。

归档质量要求1、应归档的文件材料收集齐全，完整2、按照文件之间的有机联系和保存价值，科学的整理归档3、归档的案盒应符合文书整理归档的各项质量要求4、编制移交目录，至少一式两份，交接双方经过清点案盒，履行签字手续。

鉴定档案价值的原则1、从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值2、全面观点（1）从档案的来源、内容、时间、文本、外形等方面综合判定档案价值。

（2）把握被鉴定档案与其他档案的联系（3）全面地预测社会对档案利用的需要3、历史的观点档案是人类历史活动的沉积物，它的产生、形成总是同一定的历史条件相联系的。

4、发展的观点鉴定档案的保存价值，必须坚持运用发展的观点，要有远见。

5、效益的观点在鉴定工作中，应充分考虑到每份档案是否值得保存，值得保存多久。

档案期限表一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目。

档案鉴定的程序1、在机关文件归档时确定归档范围，同时剔除没有保存价值的文件，由机关文2、书处理部门或业务部门保存一两年后销毁3、对于归档文件确定保管期限4、到一定年限时进行档案价值复审档案整理工作的原则1、尊重和维护档案的本质特征，保持档案文件之间的历史联系2、充分尊重和利用原有的整理基础3、便于保管和利用档号的结构四部分组成：全宗号案盒目录号案盒号页号或件号档号的四部分之间用一短横连接“-”档号的编写要求1、要完整成套档号具有层次和系统性，每个部分代表了不同层次的整理或管理情况。

因此，每一层次都应系统编号，是各个层次的编号成为一个完整的系统。

2、各层次的号码不能重复档号具有唯一性，即同一档案馆中不能有相同的全宗号，同一全宗号不能有相同的案盒目录号，同一案盒目录不能有相同的案号盒，同一案盒内不能有相同的页号。

案盒和其他包装纸应采用无酸纸制作库房的温湿度控制温度：14℃~20℃相对湿度：50％~65％库房编号一般是先编建筑号，再编层号和房间号。

编号方法一般是按某种顺序用阿拉伯数字编流水号。

档案标引的质量指标1、档案标引的网罗度2、档案标引的专指度3、档案标引的一致度间接利用工作的主要形式常用参考资料可分为两种：一种是档案文献报道型资料包括：全宗指南、专题指南、档案文摘等；另一种是档案文献撰述型资料，包括大事记、组织沿革等。

全宗指南的概念又称全宗介绍，它是以本机关全宗为对象范围，以叙述的形式对立档单位及其档案的内容及成分等情况进行报道的材料。

全宗指南的结构1、立档单位历史沿革简介2、全宗历史概况3、全宗内档案内容和成分介绍大事记概念：大事记是一种以时为经，以事为纬，简明地记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具书。

编写要求：第一：观点正确。

选材真实第二：大事突出，要事不漏，小事不要。

文书处理程序图收文处理发文处理签收调研登记草拟审核审核拟办签发批办复核承办办理复文缮印催办用印注办登记分发平时归整整理归档组织沿革也叫组织机构沿革，是以文字或者图表形式，系统地技术和反映某一独立机关自身发展演变情况的参考资料和工具。

组织沿革着重记述和反映机关自身在组织系统方面的有关情况。

组织沿革以系统地反映该机关自身发展、变化的历史过程为目的。

组织沿革的编写体例可采用：1编年法 2系列法 3阶段法 4问题法照片文字说明的编写文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景、人物、摄影者六要素。

要求文字简洁、语言通顺，一般不超200字。

格式：照片号/底片号拍摄时间文字说明参见号摄影者照片档案的保护：底片保管温度：13~15℃相对湿度：35％~45％照片保管温度：14℃~24℃相对湿度：40％~60％温度变化不应大于±3℃，适度变化不能大于±5％磁记录载体周围的温度应控制在14~24℃，温度波动小于±5℃，使用磁带时周围的温度不超过50℃，湿度45％~50％，波动小于10％。