浅谈公文管理工作规范化
公文管理工作是一个单位不可或缺的工作内容。所谓公文，是指党政机关、企事业单位、社会团体等组织在行政管理活动或处理公务活动中形成的，按照严格、法定的生效程序和规范的格式制定的，具有一定法定效力，起到一定信息传递、记录作用，并具有一定归档价值的载体文件。公文管理则是公文从形成、运转、办理、存贮到归档或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制、加工、保管，使其逐步趋于完善并获得功效的行为或过程。规范公文管理，对进一步加强单位管理职能，提高办事效率，强化职工职业素养都具有重要意义。对下面我就新形势下如何做好公文的制发与管理工作谈几点意见。
一、充分认识新形势下公文管理工作的重要性
随着信息多元化时代的到来，公文的作用已不仅仅局限于上传下达和交流沟通上，新的政治经济形势赋予了传统公文新的内涵和意义。特别是对于中心这样一个承载了农业国际贸易与合作交流行政职能的事业单位来说，除了普通公文外，目的明确、针对性较强的事务性公文与中心主要工作有着更为紧密的结合，例如在WTO谈判、自贸区谈判、农业贸易政策理论研究及相关体系建设、组织开展各类展会及论坛研讨活动、农业信息监测预警以及专业人员培训等工作方面，不仅要对其参与的公务活动及时进行阶段性总结，更要
在目标完成后促进成果的转化，所形成的报告、纪要等文书突破了狭隘的信息传递职能，通过信息汇集、现状分析和未来预测，不仅在本系统工作体系建设中起到典型引路、推动全盘的作用，更为国家农业贸易政策的制定提供了决策依据和理论支持。因此严格按照公文管理规则制定和管理公文，使之不断规范化、制度化，对充分发挥公文的现实效用，维护本单位正常工作秩序，有效推动经济政治改革和发展有着不可低估的作用。
二、切实掌握基础知识，培养正确观念意识
（一）公文分类有要求，内涵作用各不同
不同类型的公文，作用各有侧重，为了合理使用各类公文并使其效果达到最大化，我们应当充分认识和正确把握公文的主要分类和作用。
首先，依据不同的标准，公文通常有以下几种分类角度：
1.按照公文形成和使用的领域可以划分为普遍适用的通用公文和特殊使用的专用公文。
2.按照公文的来源可以划分为对外文件、收来文件及内部文件。
3.按照公文的行文关系和行文方向可以分文上行文、平行文和下行文。
4.按照公文的秘密程度和阅读范围可以划分为绝密文件、机密文件、秘密文件、内部文件、限国内公开的文件和对外公开文件。
5.按公文处理时限要求，可以划分为特急件、急件及平
件。
6.按收文机关处理方式可将文件划分为阅知性文件和承办性文件。
7.从物质载体监督可划分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件及电子文件。
其次，这些不同种类的公文起到的作用和侧重点各有不同，作为实施领导和管理的工具来说，它的作用主要包括以下几个方面：一是为了确立一定范围内的办事规则和行为规范，发布法律、法规及规章制度，传达党和国家方针、政策以及领导决策、意图，具有申明法度、传达政令、指挥指导工作的作用；二是为了各单位、部门之间上传下达、沟通协调、商洽联系，通过此种渠道互通有无，相互促进工作开展；三是为了宣传形势，宣讲政策，用以提高认识、统一思想，并使其成为一种重要而特殊的舆论工具，进行监督，促进廉洁，引导正确舆论导向；四是作为领导意图、决策的载体，为执行公务活动、部署工作、解决问题和办事提供有效依据；五是单位工作经历和公务活动的真实记录以及历史见证。
（二）公文种类有区别，合理使用是关键
为了使各种公文都能有稳定的性质和特定的用途，我们把性质、用途一致的公文都归为同一种并赋予其固定的名称，这就是公文的文种。文种是公文必不可少的组成部分，在公文中正确标明文种，将为公文制发流程带来很多便利，且有助于维护公文的权威性和规范性。
我国行政机关的公文种类主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种，它们性质不同，各有特定的适用范围。选择公文文种的依据主要有四个方面：一是根据国家有关法律、法规等有关公文处理的规定选择适当文种；二是看作者与主要受文者（主送机关单位）间的工作关系；三是不能随意超出作者的法定权限；四是依据行文目的、行文要求以及表现公文主题的需要。
以我中心工作性质为落脚点，目前中心适用的文种主要有以下几类：
1．决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员。
2．通知
适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；需要有关单位周知或者执行的事项；人员任免。
3．通报
适用于传达重要精神或情况；表彰先进，批评错误。
4．报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况；答复上级机关的询问。
5．请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
6．意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
7．函
适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
8．会议纪要
适用于记载、传达主任会议、常务会议以及有关重要会议情况和议定事项。
9．答复
适用于答复办理全国人大代表的议案、全国政协委员的提案。
在这里需要特别说明的是，“答复”并不是《国家行政机关公文处理办法》中规定的公文种类，而是由于近些年来，为进一步发扬民主，加强与群众联系，接受群众监督，各级政府办公厅(室)及有关部门、组织对人大代表的建议和政协委员的提案办理之后，将结果直复有关人员和组织，一种新兴的公务文书—答复,应运而生。在此，结合我中心公务活动具体内容，我们将此类文书也列入中心使用的公文文种。
这些公文文种既有相似之处，又各有不同，特别是有一些容易混淆的公文种类，更需要我们正确选定和适用，这直接关系到公文自身质量和其效能的发挥。下面我就几种易混淆的文种做简单说明和区分。
1.“公告”与“通告”
“公告”和“通告”都是周知性公文，内容不涉密且都
