下载文档原格式
九段秘书概念什么是九段秘书？所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时，要做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、作记录、发记录、定责任，最后将整个会议过程做成标准化会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系。
每段流程凸显的价值不同，圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。
一段秘书发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议门上贴上小条：系会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书发记录一会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
要求他们按照执行。
八段秘书定责任——将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以按照这个流程把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。
九段秘书读后感最近读了“九段秘书”的相关内容，感触颇深呐！这“九段秘书”说的是工作中不同层次的表现。
一段秘书只是简单地接收任务，完成基本传达；而九段秘书呢，则是把工作做到了极致，考虑周全，安排妥帖，让事情的结果远超预期。
这让我想起了之前在公司经历的一件事儿。
那时候，公司要组织一场重要的客户会议。
领导把相关的准备工作交给了我们小组。
一开始，大家都觉得不就是个会议嘛，能有多难。
我和同事们就像普通的一段秘书那样，开始分工做事。
有人负责联系客户，确定参会人员名单；有人负责预订会议室；我呢，则被安排准备会议资料。
我很快就把资料整理好了，心里还挺得意，觉得任务完成得不错。
可没想到，真正的问题才刚刚开始。
会议前一天，我们进行最后的准备检查。
这一查，可把我们惊出了一身冷汗。
预订的会议室空调居然坏了！这大夏天的，没有空调，客户不得热得心烦意乱？负责联系客户的同事也发现，有几位重要客户的行程临时有变，但他没有及时跟进协调。
这时候，组长站了出来。
她没有责备我们，而是迅速思考解决方案。
她先联系了维修人员，加急抢修空调，自己则亲自和客户沟通，重新调整会议时间和安排，尽量减少对客户的影响。
看着组长忙前忙后，我心里很愧疚。
我这才明白，我们之前做的那些工作，只是表面上完成了任务，根本没有深入考虑各种可能出现的问题，更别说提前做好应对措施了。
组长这时候就像是个“九段秘书”，有条不紊地处理着各种突发状况。
她不仅重新梳理了会议流程，还准备了备用的方案，以防再有意外发生。
她甚至想到了客户在会议期间可能需要的一些小物品，比如清凉油、薄荷糖之类的，以防有人因为天气闷热而感到不适。
在组长的努力下，会议最终顺利进行。
客户对我们的服务很满意，还和我们达成了进一步的合作意向。
这件事让我深刻地认识到，“九段秘书”所代表的工作态度和方法是多么重要。
我们不能只是满足于完成任务，而要多思考、多深入，把每一个环节都做到最好。
就像这次会议，如果我们一开始就能像九段秘书那样，全面考虑各种因素，提前做好应对预案，就不会在关键时刻手忙脚乱，差点搞砸了事情。
