采购预付款管理流程图及说明表

采购管理流程图采购管理流程图是一个有助于组织和展示采购流程的图表。

它显示了从采购需求的识别到最终采购决策的整个过程。

该文档将具体介绍采购管理流程图，并对其每个步骤进行详细解释。

以下是一个基本的采购管理流程图：1. 采购需求确认在采购管理流程中的第一步是识别和确认采购需求。

这个过程通常由需要采购物品或服务的部门或团队发起。

他们会向采购部门提交采购申请，并提供相关的详细信息，如产品描述、数量、质量要求和交付日期等。

2. 供应商选择一旦采购需求被确认，采购部门将开始筛选潜在的供应商。

他们可能会与现有供应商进行沟通，并邀请新的供应商提供报价。

通过评估供应商的信誉、质量控制能力、价格竞争力以及其他因素，采购部门将选择一个或多个供应商。

3. 报价和谈判选定的供应商将被要求提交正式报价。

采购部门将评估报价，并与供应商进行谈判以获取更有利的合同条款和价格。

在谈判过程中，可能需要就价格、产品质量、交付时间和支付条件等进行多次讨论和协商。

4. 订单确认当达成最终谈判结果后，采购部门将向供应商发出正式的采购订单。

订单中包含了采购的详细信息，如产品描述、数量、价格、交付日期和付款方式等。

供应商将根据订单要求开始生产或准备提供服务。

5. 供应链管理一旦订单被确认，采购部门将与供应商密切合作，确保及时交付。

他们将监督供应链和物流过程，以确保产品按时到达，并符合质量要求。

6. 接收和审计当产品或服务交付后，采购部门将对其进行接收和审计。

他们将检查产品的质量和数量是否与采购订单的要求相符，并将对供应商的绩效进行评估。

如果存在任何问题或纠纷，采购部门将与供应商协商解决。

7. 付款和绩效评估一旦采购部门确认产品或服务符合要求，他们将进行付款。

付款方式可能根据合同条款而有所不同，可以是预付款、分期付款或后付款等。

在付款后，采购部门将对供应商的整体绩效进行评估，以确定是否继续与他们合作。

通过以上的采购管理流程图和步骤解释，组织和团队可以更好地了解采购流程，并按照规定的步骤进行采购活动。

采购管理制度和采购流程图(总14页)--本页仅作为文档封面，使用时请直接删除即可----内页可以根据需求调整合适字体及大小--采购管理制度及采购流程一、目的：规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。

二、适用范围适用本公司范围内采购管理三、内容（一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。

所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算（三）采购流程图如下：寻找供应商审批流程询价比价议价采购洽淡签采购合同付款审批流程下采购订单交货验收计划对帐财务结算验收合格验收不合格入库退、换货采购需求四、制度细则（一）采购需求的提请1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。

2、采购需求流程如图：3、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：●请购的部门；●请购物品所属项目；●请购的用途；●请购的物品名；●请购的物品数量；●请购的物品规格；●请购物品的样品、图纸或技术资料等；●请购物品的需求时间；●请购如有特殊需要请备注；●请购单填写人；●请购的部门负责人；●请购单的审核人；●财务审核人；●公司总经理；●分管领导。

4、请购单及其提请规定●请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。

●请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。

●涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。

●遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。

●如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面说明。

预付账款管理制度预付账款管理制度第一章总则第一条为确保公司预付账款管理规范、有效，避免出现不必要的风险和损失，制定本规定。

第二条适用范围：本规定适用于公司与供应商签订的预付账款合同及相关业务。

第三条定义：1. 预付账款: 公司事先向供应商预付的货款或服务款，一般用于预付定金或采购款项等。

2. 供应商: 向公司提供货物或服务的自然人、法人或其他组织。

3. 风险管理: 为预测、评估和管理不确定性风险的过程。

4. 减少风险: 对于已经发生或可能发生的风险，采取措施，使其影响到最小。

第二章预付款申请第四条预付款申请流程：1. 供应商应根据公司规定的采购流程提交预付款申请单。

2. 采购部门收到供应商的预付款申请后，应及时进行审核，审核通过后，应将预付款申请单转交财务部门。

3. 财务部门收到审核通过的预付款申请后，应按照合同约定的比例及时间节点进行支付。

第五条预付款金额：1. 未签署供货合同前，预付款金额不得超过订单总金额的30%。

2. 签署供货合同后，预付款金额不得超过合同总金额的50%。

3. 预付款金额应根据风险评估和供应商的信誉度进行核定。

第六条风险评估：1. 采购部门应对供应商进行风险评估，主要包括供应商的财务状况、信誉度、生产能力等。

2. 根据采购部门的风险评估和财务部门的审批意见，确定预付款金额及支付时间节点。

第七条支付条件：1. 预付款应按照合同约定的比例和时间节点进行支付。

2. 如供应商未按照合同履行义务，导致公司受到经济损失，公司有权中止支付预付款，并视情况采取法律手段追究供应商的责任。

第三章风险管理第八条风险管理措施：1. 对于风险较高的供应商，应采取更加严格的风险管理措施，如加强供应商的财务监管、加大采购部门的审核力度等。

2. 对于预付款金额较大的合同，应采取逐步支付的方式，以减少风险。

3. 根据实际情况，合理使用银行承兑汇票等工具，以减少风险。

第九条风险评估：1. 风险评估应该是动态的过程，采购部门在与供应商的合作过程中，应及时调整风险评估，避免因评估不及时而导致的风险。