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采购管理流程图采购管理流程图是一个有助于组织和展示采购流程的图表。
它显示了从采购需求的识别到最终采购决策的整个过程。
该文档将具体介绍采购管理流程图，并对其每个步骤进行详细解释。
以下是一个基本的采购管理流程图：1. 采购需求确认在采购管理流程中的第一步是识别和确认采购需求。
这个过程通常由需要采购物品或服务的部门或团队发起。
他们会向采购部门提交采购申请，并提供相关的详细信息，如产品描述、数量、质量要求和交付日期等。
2. 供应商选择一旦采购需求被确认，采购部门将开始筛选潜在的供应商。
他们可能会与现有供应商进行沟通，并邀请新的供应商提供报价。
通过评估供应商的信誉、质量控制能力、价格竞争力以及其他因素，采购部门将选择一个或多个供应商。
3. 报价和谈判选定的供应商将被要求提交正式报价。
采购部门将评估报价，并与供应商进行谈判以获取更有利的合同条款和价格。
在谈判过程中，可能需要就价格、产品质量、交付时间和支付条件等进行多次讨论和协商。
4. 订单确认当达成最终谈判结果后，采购部门将向供应商发出正式的采购订单。
订单中包含了采购的详细信息，如产品描述、数量、价格、交付日期和付款方式等。
供应商将根据订单要求开始生产或准备提供服务。
5. 供应链管理一旦订单被确认，采购部门将与供应商密切合作，确保及时交付。
他们将监督供应链和物流过程，以确保产品按时到达，并符合质量要求。
6. 接收和审计当产品或服务交付后，采购部门将对其进行接收和审计。
他们将检查产品的质量和数量是否与采购订单的要求相符，并将对供应商的绩效进行评估。
如果存在任何问题或纠纷，采购部门将与供应商协商解决。
7. 付款和绩效评估一旦采购部门确认产品或服务符合要求，他们将进行付款。
付款方式可能根据合同条款而有所不同，可以是预付款、分期付款或后付款等。
在付款后，采购部门将对供应商的整体绩效进行评估，以确定是否继续与他们合作。
通过以上的采购管理流程图和步骤解释，组织和团队可以更好地了解采购流程，并按照规定的步骤进行采购活动。
采购管理制度和采购流程图(总14页)--本页仅作为文档封面，使用时请直接删除即可----内页可以根据需求调整合适字体及大小--采购管理制度及采购流程一、目的：规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。
二、适用范围适用本公司范围内采购管理三、内容（一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。
所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算（三）采购流程图如下：寻找供应商审批流程询价比价议价采购洽淡签采购合同付款审批流程下采购订单交货验收计划对帐财务结算验收合格验收不合格入库退、换货采购需求四、制度细则（一）采购需求的提请1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。
2、采购需求流程如图：3、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：●请购的部门；●请购物品所属项目；●请购的用途；●请购的物品名；●请购的物品数量；●请购的物品规格；●请购物品的样品、图纸或技术资料等；●请购物品的需求时间；●请购如有特殊需要请备注；●请购单填写人；●请购的部门负责人；●请购单的审核人；●财务审核人；●公司总经理；●分管领导。
4、请购单及其提请规定●请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。
●请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。
●涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。
●遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
●如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面说明。
预付账款管理制度预付账款管理制度第一章总则第一条为确保公司预付账款管理规范、有效，避免出现不必要的风险和损失，制定本规定。
第二条适用范围：本规定适用于公司与供应商签订的预付账款合同及相关业务。
第三条定义：1. 预付账款: 公司事先向供应商预付的货款或服务款，一般用于预付定金或采购款项等。
2. 供应商: 向公司提供货物或服务的自然人、法人或其他组织。
3. 风险管理: 为预测、评估和管理不确定性风险的过程。
4. 减少风险: 对于已经发生或可能发生的风险，采取措施，使其影响到最小。
第二章预付款申请第四条预付款申请流程：1. 供应商应根据公司规定的采购流程提交预付款申请单。
2. 采购部门收到供应商的预付款申请后，应及时进行审核，审核通过后，应将预付款申请单转交财务部门。
3. 财务部门收到审核通过的预付款申请后，应按照合同约定的比例及时间节点进行支付。
第五条预付款金额：1. 未签署供货合同前，预付款金额不得超过订单总金额的30%。
2. 签署供货合同后，预付款金额不得超过合同总金额的50%。
3. 预付款金额应根据风险评估和供应商的信誉度进行核定。
第六条风险评估：1. 采购部门应对供应商进行风险评估，主要包括供应商的财务状况、信誉度、生产能力等。
2. 根据采购部门的风险评估和财务部门的审批意见，确定预付款金额及支付时间节点。
第七条支付条件：1. 预付款应按照合同约定的比例和时间节点进行支付。
2. 如供应商未按照合同履行义务，导致公司受到经济损失，公司有权中止支付预付款，并视情况采取法律手段追究供应商的责任。
第三章风险管理第八条风险管理措施：1. 对于风险较高的供应商，应采取更加严格的风险管理措施，如加强供应商的财务监管、加大采购部门的审核力度等。
2. 对于预付款金额较大的合同，应采取逐步支付的方式，以减少风险。
3. 根据实际情况，合理使用银行承兑汇票等工具，以减少风险。
第九条风险评估：1. 风险评估应该是动态的过程，采购部门在与供应商的合作过程中，应及时调整风险评估，避免因评估不及时而导致的风险。
XX企业公司采购预付款审批支付流程一、背景信息随着公司业务的发展，采购项目越来越多，在采购过程中，有时需要提前支付预付款给供应商，以保证供应商能够按时交付货物或提供服务。
为了确保资金的有效使用和风险的控制，公司需要建立一套严格的采购预付款审批支付流程。
二、采购预付款申请1.采购员收集需求方所提供的预付款信息，包括供应商名称、预付款金额、预计交付时间等，并填写采购预付款申请表。
2.采购员将采购预付款申请表提交给需求方审核。
三、预付款审批1.需求方负责对采购预付款申请进行审批。
审批的内容包括预付款金额是否符合公司规定、供应商信用情况、采购项目的紧急程度等。
2.若审批通过，需求方将采购预付款申请表转交给财务部门进行财务审批。
四、财务审批1.财务部门负责对采购预付款申请进行财务审批。
审批的内容包括预付款金额是否符合公司预算、公司资金状况允不允许支付预付款等。
2.若审批通过，财务部门将采购预付款申请表转交给供应链部门。
五、供应链管理1.供应链部门负责对采购预付款申请进行供应链管理审批。
审批的内容包括供应商的交货能力、供应商的信用情况、供应商的交货记录等。
2.若审批通过，供应链部门将采购预付款申请表转交给采购员。
六、采购员审批1.采购员负责对采购预付款申请进行审批。
审批的内容包括预付款金额是否符合采购合同、供应商的实际交货情况等。
2.若审批通过，采购员将采购预付款申请表转交给财务部门进行支付流程。
七、支付流程1.财务部门接收到采购预付款申请表后，核对申请金额、预计支付时间等信息，并将相关信息录入支付系统。
2.财务部门生成支付指令，并将指令发送给银行进行支付。
3.银行接收到支付指令后，核对信息并进行支付。
4.财务部门接收到支付反馈后，将支付结果通知给需求方、采购员和供应商。
八、后续处理1.需求方、采购员和供应商收到支付结果通知后，进行验证。
2.供应商根据支付结果提供相应的货物或服务。
3.财务部门根据支付结果，进行账务确认和记录。
采购管理系统的业务流程图1. 采购申请流程1.员工填写采购申请单，并提交给部门主管审核。
2.部门主管审核并批准采购申请，将申请单转发给采购部门。
3.采购部门收到采购申请单后，评估申请的合理性和紧急程度。
4.如果申请合理并紧急，则采购部门立即开始寻找合适的供应商。
5.如果申请合理但不紧急，则采购部门将申请单加入待处理队列，按照优先级进行处理。
6.采购部门向提交申请的员工发送一份确认邮件，说明采购进度和预计交货时间。
7.采购部门与供应商达成协议，完成采购订单，并将订单信息录入采购管理系统。
8.采购部门发送订单给供应商，并指定交货地点和日期。
9.供应商收到订单后，开始组织采购物品或服务，并进行内部审批流程。
10.供应商按照要求交付采购物品或提供服务，并将相关凭证发送给采购部门。
11.采购部门验收采购物品或服务的质量和数量，并根据实际情况确认订单完成。
12.采购部门将订单完成的信息更新到采购管理系统，并将相关凭证归档。
2. 采购审批流程1.采购部门提交已完成的采购订单给财务部门。
2.财务部门对采购订单进行审批，并根据需要进行预付款或后付款的处理。
3.如果需要预付款，财务部门将支付预付款给供应商，并将相关凭证存档。
4.供应商按约定的时间交付采购物品或提供服务。
5.采购部门进行验收，并将采购物品的质量和数量与采购订单进行核对。
6.如果采购物品或服务达到预期要求，则采购部门通知财务部门可以进行后续付款。
7.财务部门确认采购物品或服务的质量和数量与采购订单一致后，进行付款。
8.财务部门将支付的相关信息录入财务系统，并归档付款凭证。
3. 采购退货流程1.员工发现采购物品有质量问题或数量错误，向采购部门提出退货申请。
2.采购部门收到退货申请后，进行初步审核。
3.如果退货申请符合退货政策和流程，则采购部门将退货申请转发给供应商。
4.供应商收到退货申请，并与采购部门沟通确认退货细节和方式。
5.供应商进行退货处理，并将退货凭证发送给采购部门。
供应商预付款流程1.流程说明此流程描述因应供应商预付款作业的管理需要，于SAP系统中相应的作业处理过程。
本流程注意涉及采购部主管、采购部采购人员、财务部主管、财务部应付款会计、财务部出纳等岗位。
采购部采购人员根据实际业务需要，填写暂支款申请单，经采购部主管、财务主管核准后，由财务部应付款会计填写记帐凭证，在SAP系统中进行应付款帐务处理，并开具付款票据。
当预付款记帐凭证在SAP系统中过帐完毕后，银行出纳人员需依采购部门经办人员指定之付款日办理付款手续，并取得回单确认。
注意事项：1）对于有预付款支付比例要求的采购合同，银行出纳人员在编制会计凭证前，需予以审核，以避免支付有违合同条款及公司预付款支付权限的款项。
2）采购部门经办人员办理预付款作业时，需指定预定之清帐日期，以便财务部门进行预付款的状况跟踪。
相关附件：付款票据，暂支款申请单2.流程图3.系统操作3.1.操作范例1)库存类供应商预付款:预付上海富佳家具有限公司货款,金额100002)非库存类供应商预付款:预付上海嘉水纯水公司货款，金额10003.2.系统菜单及交易代码1)库存类供应商预付款:预付上海富佳家具有限公司货款,金额10000路径:会计→财务会计→应付帐款→凭证输入→预付定金→预付定金交易代码：F-482)非库存类供应商预付款:预付上海嘉水纯水公司货款，金额1000路径:会计→财务会计→应付帐款→凭证输入→预付定金→预付定金交易代码：F-483.3.系统屏幕及栏位解释1)库存类供应商预付款:预付上海富佳家具有限公司货款,金额10000路径:会计→财务会计→应付帐款→凭证输入→预付定金→预付定金交易代码：F-48栏位名称栏位说明资料范例凭证日期会计凭证日期2001/03/10 凭证类型以区分不同交易业务产生的会计记帐凭证。
不同的记帐凭证具有不同的凭证编号范围，同一种记帐凭证编号连续KZ：顾客预付款公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码设定为自“F001”至“F999”F001：震旦家具总公司记帐日期预付定金入帐日期。
采购预付款管理流程图及说明表
采购经理采购部
①协商，确
签订采
收款备
⑥验收入
19.采购预付款管理流程说明表
任务概要采购预付款管理
节点控制相关说明
①采购部与选定的供应商就采购方式、付款方式、采购项目、货品价格
等进行协商、谈判，双方达成一致意见后，确定采购的付款方式为预
付款采购
②经采购经理及总经理审批后双方签订采购合同
③合同签订后，采购部根据企业生产、经营的实际需求发出采购订单，
详细说明采购货品的数量、质量要求、技术指标要求、价格、交货日
期等内容
④采购部相关人员根据采购订单预算情况，计算预付款数额，填写《预
付款申请书》报采购经理、财务部、总经理审批
⑤预付款申请经总经理审批通过后，财务部按照相应程序将货款划入供
应商账户，保存好汇款或付款凭证，同时通知供应商查收款项并开具
发票
⑥经验收确定货品不存在质量等问题后，采购部根据合同规定，安排支
付剩余货款，填写《应付账款单》上报采购经理、财务部、总经理审
批
⑦总经理审批后，财务部按照相应程序付款，保存付款凭证，由采购部
通知供应商查收货款并索取发票
⑧财务部接收发票，进行会计记录、做账，同时保存相关单证。
