采购部工作流程图及说明

采购管理制度与工作流程一、目的：为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。

二、适用范围：适用于本医院采购管理。

三、内容：1 、总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。

所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

2 、采购基本流程采购需求--- 采购计划--- 寻找供货商 ---- 询价、比价、议价----- 采购洽谈 ---- 合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）---- 交货验收（仓管）--- 质检（不合格退货）--- 入库--- 计划对账--- 财务结算采购流程图如下图所示：1) 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。

2）供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。

3）询价、比价、议价。

4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。

采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。

需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。

5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。

以采购员的确定和合同为验收数据。

6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。

7）财务结算：货物入库后，财务结算3、申请商品采购流程图1）各部门提出采购需求，2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报院长、财务审批；3）审批通过后，由采购主管下单。

4、申请付款流程图根据供应商帐期限1)采购商品入仓后，做应付款计划2)计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；3)采购部审批到期应付款4)院长批准付款5、商品到货验收流程1)仓库根据供应商送货单验收产品2)验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复6、退货流程1)退货部门填写退货申请单，写明原因2)采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请3)审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单4)不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过 0.5%四、采购管理制度：1) 建立供应商资料管理(表)册，售后服务管理表。

采购部操作流程图
采购是保证企业进行产品开发，保证质量，提高生产效率，进行成本控制的关键环节。

然而，很多企业出现采购管理疲软无力、混乱不堪的局面，或者运行效率低、成本高，给企业造成很大的损失。

企业特别是中型或大型的企业，为了企业的正常运行，必须健全采购管理组织和采购管理流程。

一般来说，采购管理包括采购计划、采购申请单的下达、执行、到货接收、检验入库到采购结算的全过程，采购部需对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，以实现对企业采购活动执行过程的科学管理。

为达到这一目的，企业应对采购的每一阶段都建立相应的流程，明确规定采购管理的权限、职权范围、审批权限、工作内容等，这有利于采购管理工作的顺利开展。

下面是采购管理中的几个常见流程，仅供参考。

采购管理总流程
采购管理总流程说明
采购申请管理流程
采购申请管理流程说明
采购询价管理流程
采购询价管理流程说明
采购合同管理流程
采购合同管理流程说明
采购退货管理流程
采购退货管理流程说明
招标采购流程图
节点总经理采购经
理
采购部供应商相关规程/表
单
采购招标流程说明。

公司物资采购流程公司各部门：根据公司高管办公会议研究决定，迁入新厂后按照新制定的采购流程采购生产及办公物资，采购物资遵循节约资金、严控成本、质优价廉、统一归口的采购原则。

非公司授权部门不得自行采购物资，如有违反财务部不予审核报销，并由人力资源部按照《管理人员绩效考核办法》对责任人进行考核，对数额巨大的将进行经济处罚。

现将公司授权履行采购职责的部门及采购围明确如下：一、采购部门采购围1、生产用原辅料、药材、包装材料；2、生产劳保用品（含工作服）及消耗材料；3、五金配件、电工电料、生产工器具（原生产部采购员划归采购部）；4、组织采购工程器材、生产设备设施、质量分析大中小型仪器；项目部、生产部、质量部有优先建议权，并参与选型及考察过程；5、生产用清洁用品类（含洁具、消毒洗涤用品等）；6、化验用试液、试剂、标准品、特殊管理药品及易制毒化学品。

7、其他由总经理批准的采购项目。

二、办公室采购围1、办公用品（笔墨纸、名片、耗材类）；2、办公设备、器材、清洁用具等；3、办公家具、电器、饮用水；4、食堂物资及宿舍楼维修维护材料；5、其他由总经理批准的采购项目。

三、请购及审批程序1、各部门需要采购的物资，由部门经办人填写请购单，部门经理初审、分管总监签字审核后，提交总经理批准，重大项目或大宗物资需执行董事或董事长核准后，由采购部门开展采购业务。

2、特殊商品如专业书籍、杂志、报刊、专用账册等非常规物资经部门请购，总经理批准后可由提出请购需求的部门采购。

3、印字包装材料变更按照专用程序进行审批和采购。

特此通知，请各部门遵照执行。

附：采购流程图二O一五年五月二十八日附件一：生产物料采购管理流程编号：采购-1-步骤表/流程图编制日期：2015-05-28流程图：采购主管采购经理公司领导财务审核附件二：食堂物资采购管理流程编号：行政-1-步骤表/流程图编制日期：2015-05-28审批人：行政总监、办公室主任制作人：食堂管理员流程图：食堂管理员行政办公室其他部门参与财务审核食堂管理委员会：9人附件三：五金配件及工器具类采购管理流程编号:采购-2-步骤表/流程图编制日期:2015-05-28流程图：采购专员、主管采购经理总经理财务审核附件四：办公用品、器材采购流程备注：1、办公用品除非紧急业务外，日常办公用品只受理各部门每月请购计划，部门计划上报日期每月为30日，逾期不予受理。

采购流程及采购流程图1 采购过程1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定的要求。

PMC部是采购过程的归口管理部门。

1.2 公司确保按如下要求预先评定供方：A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方；B、明确各类供方的评定方式和评审程度；C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方；D、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定；E、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。

2 采购信息2.1 公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关的验证要求。

2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。

2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求：A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求；B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求；C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。

2.4 按要求保存有关的记录和资料。

3 采购验证3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。

3.2 公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进行复查或验收，或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收。

3.3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量趋势。

还应保存各批物料的标识记录，以实现可追溯性。

一、采购流程图（略）二、采购流程说明各申购部门根据实际情况及公司的相关规定，提报材料申购计划，由所在部门主管同意后，到五金仓库核实所请购材料的实际库存是否超过公司的相关规定，由系统财传至务总监、总经理批准（根据权限），然后至采购部采购内勤，采购内勤进行整理建单，系统自动分流至各采购人员，除五金、小品种直接采购外，其余均须经相关资信确认后建立询价单并传真至供应商，要求客户进行报价，客户的报价经内勤整理后登记进入系统，采购人员负责进行议价，经过与供应商的几轮的洽谈，与每家商定的最终价格与几轮议价结果一并由采购内勤整理进入系统采购审批表，相关部门：申购部门主管确认、采购主管或总经理（根据权限）在系统里签字确认后，采购内勤按要求订立合同、订购单及相关技术或服务协议，合同及协议的原件送办公室存档，复印件采购内勤保管并扫描进入系统，并进行整理登记，价格审核人员进行核价，采购人员按合同要求通催促供应商送货，内勤在系统里进行订金、结帐、质保金管理，材料到公司后，由采购内勤开具收料单，由保管员通知申购人员按合同要求及相关标准进行验收，验收合格后入库，五金仓库保管员进行分类登记，开具入库单，并通知申购人员，采购内勤根据入库登记，进行消单。

采购流程图一、需求提交四、采购跟踪五、入库保管采购工作流程一、需求提交阶段第一步：需求部门领取并填写请购单第二步：需求部门负责人审批二、申请认可阶段第一步：采购部经办人认可第二步：上报采购部审批第三步：上报董事长审批需求部门上交请购单经采购部经办人审批确认，通过电子邮件（除特殊情况可手机短信或电话）报营销采购部审批；最后要经董事长审批同意后，进入询价阶段；三、询价搜索阶段第一步：找供应商、询价第二步：有权人审批第三步：签订合同采购部经办收到请购单后，寻找不少于3家供应商询价，对比供应商报价并制作对比表。

报有权人审批后，再与供应商签订合同，进入下一步采购阶段；四、采购跟踪阶段第一步：财务部核算第二步：采购、跟踪第三步：进货1、财务部根据采购部提供的采购凭据视不同情形做好核算处理：①先预付部分货款；②全额付款后提货；③30/60天结算2、采购员与供应商签合同及合同备案，一式三份（采购部、供应商、财务部各执一份），采购人员填写《供应商资料表》和《新品录入资料表》。

3、采购部门随时跟踪采购物资的发货、到货时间、数量、种类、地点等信息，凡出现情况变化时应与有关各方及时沟通告知；五、入库保管阶段第一步：验收第二步：入库第三步：保管1、验收要有相应负责人签名；2、凭入库单与发票到财务部报账。

入库单一式三份，第一联保管单位留存，第二联供应商索取货款凭证，第三联采购部；3、保管人员应做到定期与不定期对物资进行盘点核对，物资保管部门、采购部、财务部物资库存数每月应做到三方核对一致；附件一：请购单请购部门： 2012年 09月05日经办人：审批人：制表人：附件二：采购单附件三：询价单供应商名称：联系人：供应商电话：供应商传真: 供应商地址______________________付款方式：月结____天其它交货方式：送货上门其它交货日期______________________询价人：_______________年月日（需盖章签名确认）附件三：询价结果对比单需求单位: 产品名称：规格：联系电话：传真：地址：供应商名称联系人电话传真地址所出单价备注询价人：时间：。

采购部工作流程图
采购部工作流程图
采购基本流程：
采购需求→ 采购计划→ 寻找供货商→ 询价、比价、议价→ 采购洽谈→ 合同签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）→ 交货验收（仓管）→ 质检（不合格退货）→ 入库→ 计划对账→ 财务结算
申请商品采购流程图：
提出需求→ 采购部审批（有合同）→ 采购订购→ 采购部审批（无合同）→ 总经理审批→ 销售部
申请付款流程图：
根据供应商账期限→ 采购→ 财务对账→ 采购总监审批→ 总经理审批
商品到货验收流程：
门店打入库单→ 门店凭入库单确认型号、数量、包装等→ 成本会计审核入库单→ 合格进仓，不合格退回供应商
采购管理制度：
1.建立供应商资料管理。

2.建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。

3.每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。

4.签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。

5.所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

6.验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。

7.采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册，交人事部备案。

招采部部门职责及工作流程一、总则1.1 目的和意义（1）为了促进项目总体目标的实现、合理控制工程成本、优化资源配置，特制定本工作职责及流程。

（2）通过本流程明确采购部的部职责和围，以求提高工作效率。

1.2 适用围（1）本流程适用的项目管理阶段是：从“获得土地使用权益”起，到“工程竣工决算完成”止，项目的全过程管理。

（2）管理围：公司所有开发项目所涉及的工程招标、工程服务招标（工程监理、工程检测、工程咨询等）、工程物资（材料、设备、设施）的采购、工程造价管理与成本控制。

1.3 工作容1.3.1 计划管理工作按照需求部门要求，编制招标采购实施计划，并纳入“项目总控进度计划”畴。

1.3.2 招标、采购及合同管理工作（1）组织进行资格审查，负责组织本地区建筑材料设备价格信息的市场调研，建立、完善和维护资料信息库；（2）主持编制招标文件；（3）统一发布招标信息和招标文件发放；（4）主持答疑会议、组织现场踏勘；（5）组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程（供应能力）等进行考察，依据项目公司提出招标要求，推荐选择入围投标单位；（6）组织和参与评标、评审和合同谈判；（7）组织商签合同；（8）编制合同台帐，建立采购部招标采购档案。

1.3.3 工程造价管理及成本控制工作（1）负责工程方案的造价对比分析；（2）负责设计变更、签证的造价管理；（3）负责工程项目的预算、结算工作；（4）编制付款台帐，并定期与财务核对。

二、工作职责2.1 招标、采购及合同管理（1）按照需求部门提供的工程实施进度计划和需求部门的招标要求，主持编制招标文件，组织招标、评标、定标工作；（2）发布招标信息和招标文件的发放；（3）主持发标、答疑会议，审核投标单位资质；（4）组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程（供应能力）等进行考察，依据需求部门提出招标要求，推荐选择入围投标单位报总经理批准；（5）组织和参与评标、评审；（6）组织签署《评标报告审批表》报总经理批准，以最终确定中标人；（7）组织和参与合同谈判，进行合同分析和合同交底；（8）组织和参与样板封存；（9）组织商签合同和发中标通知书；（10）负责收集归档有效招标资料；（11）负责编制合同台帐；（12）组织收取和退回投标保证金；（13）在通用合同本的基础上规工程合同条款；（14）参与工程“甲供”物资的到货验收工作。

采购工作流程图
本文档旨在说明采购工作流程的主要步骤和相关流程。

1. 采购需求确认
- 采购申请：依据所需项目或物品，部门提交采购申请。

- 需求评估：采购部门评估需求的合理性和紧急程度。

- 预算核准：财务部门核准采购预算。

2. 供应商选择与评估
- 供应商调研：采购部门调研潜在的供应商，并收集其基本信息。

- 供应商筛选：根据调研结果，采购部门筛选符合要求的供应商。

- 供应商评估：依据供应商的信誉、价格、质量和交货能力等因素进行评估。

3. 采购合同签订
- 咨询法务：采购部门就合同条款和风险进行法务咨询。

- 合同谈判：与供应商商讨、协商合同条款。

- 合同签订：双方就合同内容达成一致，并签订正式采购合同。

4. 采购订单下达
- 下达订单：采购部门根据采购需求和合同条款，向供应商下
达采购订单。

- 订单确认：供应商确认采购订单的接受和可行性。

5. 供应商交货与验收
- 交货安排：采购部门与供应商协商交货时间和地点。

- 交货跟进：采购部门跟进供应商交货进度，确保按时交付。

- 验收与质量检查：采购部门对交货的数量、质量进行验收和
检查。

6. 采购付款与结算
- 付款审批：采购部门提交付款申请，并经财务部门审批。

- 付款处理：财务部门根据付款申请，向供应商支付采购款项。

- 结算记录：财务部门记录采购款项的结算情况。

以上是采购工作流程的主要步骤和流程。

根据具体的采购项目
和组织需要，可能还会有一些特殊的步骤或流程，需要灵活调整。

采购部工作流程图及说明一、采购部的工作职责采购部负责公司的采购工作，包括材料、设备、办公用品等各类物资的采购，以及委托加工和外协服务的采购、成本控制、供应商管理等工作。

其主要职责如下：1. 制定公司的采购计划和采购程序，保证公司的采购工作按照规范的流程进行；2. 研究市场动态，寻找优质的供应商，并与之建立长期、稳定的合作关系；3. 制定采购标准和质量标准，并检验采购物资的质量和数量是否符合公司的要求；4. 管理公司资金流动，控制采购成本，降低企业采购成本；5. 督促供应商按时交货，及时解决采购过程中的问题等。

二、采购部的工作流程图及说明采购部的工作流程可以分为需求计划、询价比价、订单签订、货物收货和验收、入库操作、付款操作、物资发放等七个阶段，具体流程如下：1. 需求计划采购部在企业经营计划和销售计划的基础上，进行物资采购计划的编制，主要包括采购的品种、数量、计划采购时间等内容。

采购计划应当与其他部门以及公司战略发展保持一致，例如生产计划、销售计划、人力资源计划等，采购部门必须要考虑到这些因素才能制定更科学的采购计划。

2. 询价比价完成采购计划后，采购部门需要选择合适的供应商进行询价。

根据采购部门所制定的采购计划，采购员向各个供应商发送采购询价单，要求供应商在规定时间内报价。

采购部门在收到各个供应商的报价后，会对这些报价进行比价，以确定最佳的采购方式。

3. 订单签订经过多轮比价和询价，采购部门确认最佳的供应商后，开始与供应商签订订单。

订单包含以下要素：供应商名称、采购物品名称、品种、数量、质量要求、价格、交货时间、运输方式、付款方式等信息。

4. 货物收货和验收采购部门在指定收货点等待收到供货方发送的物资。

收到物资后首先需要根据采购合同或订单核对物料名称，规格，数量，型号，标志（图像及文字等）等信息是否与订单一致，是否符合公司的质量标准和要求。

如发现问题，需及时与供货方联系沟通，泊车并尽快进行物资退货等相关问题的解决。