第二讲行政公文格式行政公文格式指行政公文各组成要素在载体（主要是纸张）上排列的规定及行政公文的外观形式，其内容包括行政公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
行政公文格式在行政公文制发实践中逐渐形成并不断得到规范。
行政公文之所以要有规范的格式，是为了保证公文的完整、准确、庄重、有效、合法，便于公文处理，为立卷、归档提供方便，为办公自动化奠定基础，有利于提高办文效率，进而提高工作效率。
行政公文具有规范的格式是行政公文权威性和约束力在形式上的具体表现。
由中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局共同起草，国家质量技术监督局于1999年12月27日批准，2000年1月1日实施的《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）（以下简称《国标》）及《办法》对行政公文格式作了严格规定。
本节主要依据《国标》和《办法》，结合约定俗成的惯用格式对行政公文格式作详细介绍。
一、行政公文一般格式(文件式格式)（一）用纸规格1、公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸，纸张白度为85%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5~9.5。
“纸张定量为60g/m2~80g/m2”，这一规定综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。
定量过低，纸的质量差，与公文的地位不相符；定量过高，又太奢华。
“纸张白度为85%~90%”，白度过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很不庄重；白度过高，反光度太大，看上去晃眼，很不舒适。
“横向耐折度≥15次”是为了保证公文纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。
因为很多公文需在较多的层次传阅，若纸张过脆，容易破碎，使公文不能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥。
“不透明度≥85%”是为了保证公文不使用透明度过高的纸张，若透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量差，影响公文的阅示传看。
