业务跟单工作流程图

一、日常工作：⒈全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样），确认所掌握的所有资料之间***细节是否统一、详尽。

对指示不明确的事项详细反映给技术部和业务部，以便及时确认。

⒉务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料文字化并明确、一致！⒊事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底。

⒋跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。

严禁以任何主观或客观理由对客户（或客户公司跟单员）有过激的言行。

处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。

⒌预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。

不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。

二、生产厂中验货工作程序：⒈面/辅料到厂后，督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点，并由工厂签收。

若出现短码/少现象要亲自参与清点并确认。

⒉如工厂前期未打过样品，须安排其速打出投产前样确认，并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。

特殊情况下须交至公司或客户确认,整改无误后方可投产。

⒊校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认，详细记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认，并通知其开裁。

⒋根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面/辅料的溢缺值，并将具体数据以书面形式通知公司。

如有欠料，须及时落实补料事宜并告知加工厂。

如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司，并督促其节约使用，杜绝浪费现象。

⒌投产初期必须每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验，如有问题要及时反映工厂负责人和相应管理人员，并监督、协助工厂落实整改。

⒍每个车间下机首件成品后，要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。

1.1:业务员、客户提供样板或图纸询价时必须按我司规范的产品询价单格式填写清楚（详见附件：产品询价单一式两份）2.1:跟单员根据产品询价单登记编制报价编号3.1:跟单员在出具工作任务单给预算部时必须写清楚客户要求报出价格的时间（详见附件：预算部工作任务单）4.1:预算部报价必须在公司要求时间内完成,并填写产品询价单、产品计划成本明细表给到跟单员（详见附件：产品报价分析表）5.1:业务员或跟单员在发送报价给客户后,必须确认客户有无收到,并到对该报价的业务事项进行跟进，确认客户是否有下单意向，如未下单找出原因，并将最终结果反馈到总经理处6.1:所有客户确认过的单价（询价单）必须有客户签名、盖章,业务员或跟单员必须给一份财务部,自已也须复印存档保管,备查6.2-6.3:所有没有签合同收订金的订单,须查明原因,在确保货款能收回（公司订单低于5000元且有客户书面下单依据跟单员可自行下单，业务员订单低于2000元且有客户书面下单依据业务员可自行下单）超出以上金额必须有总经理审批签名才可以下单生产7.1:所有的合同必须是原件,而且是有客户签名及盖公司章,并收30%以上的订金8.1:所有产品订购单要到跟单员处编号方可到财务部盖章；订单签订的合同必须给到一份原件给财务部留底,并由出纳或会计查账确认有收到订金才可以盖章;所有产品订购单上标明产品名称、尺寸、数量、单位、报价单、客户名称、联系电话、下单日期、出货日期（详见附件：产品订购单）9.1:业务员将产品订购单交跟单员手中，跟单员填写订单完成情况考核表相关内容（详见附件：订单完成情况考核表）10.1：跟单将产品订购单及图纸发到生产部负责人处,生产部负责人将产品订购单及图纸给到生产部技术总监，生产部技术总监安排生产部技术员按订单完成情况考核表要求时间内完成计料（排工单上必须要有所有用料的明细及汇总数量）11.1：生产技术总监在2小时内审核好生产技术部的排工单、图纸及工艺流程并将审核完毕的排工单、图纸由生产部统计员发到仓库主管处，再在1小时内与各部门主管一起协商拟定计划工价交预算部经理审批（详见附件：排工单、工价审核表）11.2.1：预算部经理在收到生产部的工价后将在2小时内审核,再返回到生产部统计员处11.2.2：仓管员根据生产部技术总监已审核的计料单（如发现有未明确标明明细用料尺寸及数量，无条件退回生产部负责人处，并记录该事项然后要求生产部负责人签名确认）必须优先使用仓库现有库存料，提高边料利用率在，并收到计料单1小时内做好有明确标识:名称、规格、质量要求、数量及要求回货时间的采购计划单交到仓库主管处11.3：仓库主管在收到采购计划单,审核无误,签名确认交到跟单员（详见附件：采购计划单）11.4：跟单员在收到采购计划单后，做好登记交到采购主管处11.5：采购部在收到采购计划单30分钟内对采购计划单进行分析,选择质量、价格、供货速度最优的供应商11.6：采购部根据仓库提供的采购计划单内容要求供应商在采购计划单要求回货时间内并确保产品质量的前提下将物料采购回厂（如未按时回货，仓库应予以记录）,所有物料回厂时必须附上有货物名称、数量、单价、金额的产品送货单11.7：供应商送货到仓库,质检员必须检验产品质量是否合格,合格出具合格单,不合格则出具检验报告,退回给供应商（详见附件：产品合格单、检验报告）11.8：质检员检验合格后,仓管员将核对好产品数量及质量办理入库手续并在送货单上签名确认,仓库主管开出采购入库单并通知跟单员12.1：生产部负责人在收到技术总监已审核的排工单,与各部门主管协商安排工艺流程,做好生产排产计划12.2：如有公司内部无法生产的物件,将由生产技术部填写有回厂时间、质量要求的一式两份的外协采购计划交到采购部及仓库（附件详见：外发加工申请表）12.3：仓管员签名确认并发出需要的原材料给到外协员12.4：外协采购员则拿仓管员已签名确认的外协计划单到财务部开具物资放行条12.5：外协员拿财务部开的放行条到保卫科,保卫科则放行物资,并清点物资的数量是否与放行条上相符12.6：外协员与供应商签订外加工协议之后,供应商开始帮我司进行加工生产,在协议规定时间内按质完成12.7：外协员将外加工物料带回公司交质检员验收,合格则出具合格单,不合格则出具检验报告,标明不合格原因退回供应商返工处理（详见附件：产品合格单、检验报告）12.8：质检员检验合格后,仓管员将核对好产品数量及质量办理入库手续并在送货单上签名确认,仓库主管开出采购入库单13.1：生产部厂长、统计员填写订单完成情况表：交货期限、产品质量要求、预计完成时间14.1：厂长将生产任务下达到各部门主管或班、组长处，并要求其签名确认交货时间、产品质量15.1：各班组人员根据排工单开具的领料单到仓库领用材料,领料单上要标明:物料名称、规格型号、数量、订单编号（以上四项如缺任何一项，仓库不予以发料），需生产部技术员、部门主管、领料人签名才可以发料，补料的超出计划内的1%需要甘总同意才可以发料，发料必须是在收到领料单时起10钟内将物品准确发出（详见附件：领料单）16.1：各流程在收到物料时先检查核对物料是否与排工单相符才进行生产16.2:生产完成后在流入下一工序前所有产品必需先自检,自检无误再通知部门主管16.3:各部门主管、班、组长在收到下属完成任务单时，应该根据产品数量做出相应的比例检验，检验合格之后再通知质检员16.4:质检员检验合格出具合格单,不合产品则出具检验报告,标明不合格因素,并要求工人返工处理,合格之后再交下工序生产17.1:生产部将生产合格的产品交成品终检员验收,验合格出具合格单,不合产品则出具检验报告,标明不合格因素,并要求工人返工处理17.2:生产部收到产品验收报告后,即时将产品进行返工处理,再到仓库办理入库18.1:成品仓管员在核对好产品的数量及质量时在产品入库单上签名确认,仓库主管则根据产品入库单录入电脑,进行账务处理，并在1小时内通知业务员或跟单员（详见附件：产品入库单）19.1:跟单员或业务员得知产品入库后,到仓库办理出库手续,仓库主管为其开具产品出库单并签名盖仓库章，跟单员或业务员必须在出库单上签名确认20.1:跟单员或业务员拿仓库开具的出库单到财务部,财务部会计核对无误,将填写客户名称、单价、金额，并进行账务处理21.1:财务部会计或出纳确认收到货款后将开具放行条给业务员或跟单员,如没收到货款则不给予其开具放行条22.1:保卫科在看到有财务部签名盖章的放行条,并在核对好数量之后对物资进行放行23.1:所有货物,必须有客户签名确认,工程则由工程部经理及客户现场管理人员签名确认23.2：所有工程必须在完工三个月内验收完成并收回工程款。

跟单信用证操作流程信用证的流程跟单信用证操作的流程简述如下：1.买卖双方在贸易合同中规定使用跟单信用证支付。

2.买方通知当地银行（开证行）开立以卖方为受益人的信用证。

3.开证行请求另一银行通知或保兑信用证。

4.通知行通知卖方，信用证已开立。

5.卖方收到信用证，并确保其能履行信用证规定的条件后，即装运货物。

6.卖方将单据向指定银行提交。

该银行可能是开证行，或是信用证指定的付款、承兑或议付银行。

7.该银行按照信用证审核单据。

如单据符合信用证规定，银行将按信用证规定进行支付、承兑或议付。

8.开证行以外的银行将单据寄送开证行。

9.开证行审核单据无误后，以事先约定的形式，对已按照信用证付款、承兑或议付的银行偿付。

10.开证行在买方付款后交单，然后买方凭单取货。

信用证的开立1.开证的申请进出口双方同意用跟单信用证支付后，进口商便有责任开证。

第一件事是填写开证申请表，这表为开证申请人与开证行建立了法律关系，因此，开证申请表是开证的最重要的文件。

2.开证的要求信用证申请的要求在统一惯例中有明确规定，进口商必须确切地将其告之银行。

信用证开立的指示必须完整和明确。

申请人必须时刻记住跟单信用证交易是一种单据交易，而不是货物交易。

银行家不是商人，因此申请人不能希望银行工作人员能充分了解每一笔交易中的技术术语。

即使他将销售合同中的所有条款都写入信用证中，如果受益人真的想欺骗，他也无法得到完全保护。

这就需要银行与申请人共同努力，运用常识来避免开列对各方均显累赘的信用证。

银行也应该劝阻在开立信用证时其容套用过去已开立的信用证（套证）。

3.开证的安全性银行接到开证申请人完整的指示后，必须立即按该指示开立信用证。

另一方面，银行也有权要求申请人交出一定数额的资金或以其财产的其他形式作为银行执行其指示的保证。

按现行规定，中国地方、部门及企业所拥有的外汇通常必须存入中国的银行。

如果某些单位需要跟单信用证进口货物或技术，中国的银行将冻结其中相当于信用证金额的资金作为开证保证金。

一、日常工作：⒈全面准备并‎了解订单资‎料（客户制单、生产工艺、最终确认样‎、面/辅料样卡、确认意见或‎更正资料、特殊情况可‎携带客样），确认所掌握‎的所有资料‎之间***细节是否统‎一、详尽。

对指示不明‎确的事项详‎细反映给技‎术部和业务‎部，以便及时确‎认。

⒉务必保证本‎公司与外加‎工厂之间所‎有要求及资‎料文字化并‎明确、一致！⒊事先尽可能‎多地了解各‎加工厂的生‎产、经营状况并‎对工厂的优‎/劣势进行充‎分评估，做到知根知‎底。

⒋跟单员言行‎、态度均代表‎本公司,因此与各业‎务单位处理‎相应业务过‎程中，须把握基本‎原则、注意言行得‎体、态度不卑不‎亢。

严禁以任何‎主观或客观‎理由对客户‎（或客户公司‎跟单员）有过激的言‎行。

处理业务过‎程中不能随‎意越权表态‎,有问题及时‎请示公司决‎定。

⒌预先充分估‎量工作中问‎题的潜在发‎生性，相应加强工‎作力度，完善细化前‎期工作，减少乃至杜‎绝其发生的‎可能性。

不以发现问‎题为目的，预先充分防‎范、工作中重复‎发掘、及时处理问‎题并总结经‎验，对以后的工‎作方式和细‎则进一步完‎善方为根本‎之道。

二、生产厂中验‎货工作程序‎：⒈面/辅料到厂后‎，督促工厂最‎短时间内根‎据发货单详‎细盘点，并由工厂签‎收。

若出现短码‎/少现象要亲‎自参与清点‎并确认。

⒉如工厂前期‎未打过样品‎，须安排其速‎打出投产前‎样确认，并将检验结‎果书面通知‎工厂负责人‎和工厂技术‎科。

特殊情况下‎须交至公司‎或客户确认‎,整改无误后‎方可投产。

⒊校对工厂裁‎剪样版后方‎可对其进行‎版长确认，详细记录后‎的单耗确认‎书由工厂负‎责人签名确‎认，并通知其开‎裁。

⒋根据双方确‎认后的单耗‎要与工厂共‎同核对面/辅料的溢缺‎值，并将具体数‎据以书面形‎式通知公司‎。

如有欠料，须及时落实‎补料事宜并‎告知加工厂‎。

如有溢余则‎要告知工厂‎大货结束后‎退还我司，并督促其节‎约使用，杜绝浪费现‎象。

大学四年学的国际贸易知识竟然比不了这张图清晰…外贸跟单的流程1．客户询盘：一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。

4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。

按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。

合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。

如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。

合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7．验货：7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。

确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件。

工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

•跟单文员工作流程表如下：跟单文员就是负责业务的跟踪、监督，避免飞单就是接到单子后把所要用到的原料辅料还有产品相关的所有的东西都要管的.跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）。

1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同等等）。

基础外语及函电往来。

2 .物料采购跟单。

（业务跟进）懂营销，懂产品。

（物料，性能，使用，保养）3 .生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。

4 .货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。

5.客户联络跟踪（客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。

面试不用紧张，自然点就行，也不要太随意，跟人主动握手，和公司其他人打招呼，早点去混个脸熟，说话利索，一般没什么问题，他们也就问你一些生活方面和以前经历，简单谈谈就好．跟单员的工作内容十分繁杂，涉及面广，面对部门多。

即要对上级反馈进度，又要对相关人员进行及时跟踪，稍有不慎，即铸成大错。

因此,在跟单过程中,如果能够借助于一些专业的跟单工具,就会收到事半功倍的效果。

比如:跟单网,提供跟单行业的丰富资讯与专业的外贸跟单软件，帮助企业解决跟单过程中的大事，杂事，琐碎事，使跟单更加轻松.解决了跟单过程中的知识问题与提供了跟单过程中的专业软件系统,使得跟单员真正从繁杂的跟单事务中解脱出来,从而提高了企业的跟单管理水平。

跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。

（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。

跟单员分为：业务跟单员，外贸跟单员，生产跟单员。

跟单员的工作性质跟单员是业务员。

他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。

因此，跟单员要：（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

外贸部业务操作流程之新手上路序•目的: 规范业务跟单操作程序,规避工作疏漏与失误,降低业务操作成本与风险.•范围: 适用于本部门对既有客户所有订单的跟踪、服务、处理过程。

•责任：业务跟单员对其所跟客户的所有订单负全面责任。

第一部分: 如何处理客户邮件电子邮件沟通是国际贸易最重要的沟通方式. 有效的处理客户邮件对于提高沟通效率, 促成双方合作起关键作用.有效处理客户邮件, 本公司本部门人员需要做到如下几点:1, 会意: 领会客户邮件之要义. 着手点:A, 必须了解邮件发出时间,发件人基本信息(国家,抬头), 邮件主题B, 邮件共涉及几个问题? 各问题重要性分别如何? 哪些问题可以立即回答?哪些问题需要请示或者与其他部门沟通?C, 客人邮件是否更深层次的意思？是什么？2, 及时：回复客人邮件一定要及时A,普通邮件：１２小时内（不包括非正常工作时间）B,紧急邮件：正常工作时间４小时内3, 完整：邮件回复必须建立在完全理解客人邮件内容的基础上, 内容一定要完整.A, 邮件格式必须符合常用贸易函电基本要求,注意“穿脚戴帽”B, 逐项回复客人问题,并保证内容完整,无遗漏现象.C, 充分考虑到与客人邮件内容相关联的问题.4, 精确: 保证邮件回复精确,需要做到两点:A, 精: 回复要专业,简单,明了!B, 准: 回复要有的放矢,不能答非所问. 内容要正确,避免常识性错误. 5, 礼貌:A, 回复客人要语气谦恭B, 处理问题要礼节有加C, 遇到抱怨要情绪控制小结: 在理解客户邮件的基础上, 及时,完整,精确, 礼貌地回复客户邮件是建立和维持良好业务合作关系的前提.第二部分: 基本国际贸易条款贸易条款,也叫贸易术语,或价格条款. 基本贸易条款按照风险与费用界定范围可分如下:1, EXW: EX-WORKS(卖方工厂交货). 出厂后的所有费用于风险由买方承担.2, FCA: Free Carrier(或交承运人). 本公司仅负责将货物送到承运人指定地点或仓库即完成交货. 举例说明:A, 深圳交货: 本公司负责送货到深圳指定地点即可,不负责出口报关与装运港手续费.B, 香港交货: 本公司负责送货到香港指定地点, 并负责深圳到香港的运费与报关, 不负责香港的出口报关与手续费.C, FCA香港交货, 香港通常叫FOR.3, FOB: FREE ON BOARD(装运港船上交货,也叫甲板交货), 即货物越过船舷前的费用与风险由卖方承担, 货上船的费用与风险由买方承担!货物到到目的港前的费用与风险均由卖方承担5）交货期限：对交货期限的审核至关重要。

跟单工作流程根据我们现行的定单情况，我们制定以下的工作流程，以更好的进行定单管理。

一, 头板（1件）1，制作样办指示书。

收到客人原始资料，由业务跟单(如是英文,翻译),进行整理,按客资料要求找面料,辅料,制做样板单（公司有标准格式），根据客不同要求,部分物料可代用.2，样办指示书经主管批核后,安排合适的工厂生产头办,跟进工厂根据要求时间出样。

3，样办收到后，业务跟单员要根据客人尺寸/工艺要求对办进行核对,质检人员/QA配合检查无误后同客人原版一同寄出给客户。

注意：寄办时一定要有挂牌，注明款号，时间，面料，里布如有特殊说明，一定要在吊牌上注明。

寄办一定要包装好，给客户留下好的印象。

4，打板初期，要求工厂进行报价，寄办的同时，由经主管批后报给客户.5，要求工厂收集同类面料或其它颜色一同推荐给客人以供选择。

一旦客人确认面料辅料，需要贴3套完整的QC file（格式见附件，包括样品定单搭配表，工艺单，尺码表，包装资料，面辅料确认卡等），一套给工厂，一套给QC，一套自己留底，以备大货核对。

如果客人不确认，则要求工厂重新打色样给客批，直到确认。

注释:有关客原始资料应有:尺寸表,物料表,工艺图或客原办.生产头办时,如有特殊辅料的,要第一时间要求打办,经批核正确后方可给做办.报价:计算面料/物料/车间/后整/运费/利税/公司利润(此项由业务跟单提供报价单),参考工厂报价，经主管审核后方可报于客人.二, 修正板（2件）头办寄出后,要跟踪客人批办情况,收到客评语后,根据评语生产修正办给客批,样办生产程序与头办一样,如客修改评语涉及到更改用量或其它成本的,要重新报价.三, T OP板(产前版)1，收到客人订单,根据客评语要求安排打板1件(拉链/线/客人或要求用正确唛头及其它物料的),2，根据面料/物料回厂期安排办房生产样办,样办生产中要跟进样办生产进度/质量,完成样办后要严格按照客要求对样办进行仔细核查,度尺寸/核对物料做工是否正确,做好后寄出给客户.3，TOP办确认后，要跟生产人员/QA审核，主管开产前会，汇总定单需要特别注意的地方，改进的客人意见等，准确的传达给工厂。

拟制:杜琪山2013-4-13审核:业务下单及跟踪出货流程图客户下单跟单员确认业务下单,并核对转交仓库评审无料或
欠料仓库请购采购订料采购回复到料交期有材料确认BOM 表中物料
并反回到市场部业务打印生产单
并提交生产部生产部回复生产周期
和内部交期业务部回复客户交期生产/检验/包装/标识跟单员关注生产进度包装员填入库单并报检合格
包装员封箱QA 在入库单上签名QA 在外标识中盖章
不合格退回生产部返工
入库单转业务部签名后分发到生产/业务/仓库各1份
通知跟单员对货/出货
业务经理审批。