太原经济市经开区机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

文书材料归档范围和保管期限规定文书材料归档范围和保管期限规定为了加强档案资料的管理，明确文书材料归档范围和保管期限，增强广大干部职工收集整理档案资料的自觉性，根据档案管理的有关要求，制定如下规定。

一、办公室1、局务会议记录、纪要。

（永久）2、以局名义印发的文件及审签稿。

（永久）3、上级、同级重要来文及资料。

（永久）4、省委老干部工作领导组会议材料。

（永久）5、指导全省老干部业务工作及老干部部门自身建设等方面的有关资料。

（短期）6、局公函存根。

（永久）7、局、办印章使用及编号发文登记本。

（长期）8、机关创建文明单位工作的计划、总结、申报、验收等材料以及创建过程中形成的有关资料。

（短期）9、以局名义召开的大型会议材料。

（长期）10、办公室牵头召开的有关会议材料。

（短期）11、以局名义与外单位联系、协商工作的重要来往函件。

（短期）12、办公室产生的请示与有关批复。

（长期）13、局机关管理制度。

（永久）14、我局组织沿革、大事记、年鉴及反映我局重要工作的声像、奖旗、荣誉证书、奖牌等。

（永久）15、全省老干部工作年度计划、要点、总结。

（短期）16、中央有关部委、省委省政府、省委组织部、我局领导批示的重要信访材料和督办情况以及其他批示材料。

（长期）17、《山西老干部工作信息》、《信访简报》、《信访动态报告》及通报、公告、决定等材料。

（短期）18、档案管理、保密工作、机要交换等方面达标验收的文字资料及证书、奖牌、牌匾等。

（长期）二、人事处1、局系统机构设置、撤并、名称更改、职能划分、人员编制、启用印信的请示报告和批复以及人事方面的其他重要批示等文件材料。

（永久）2、局机关干部职工及局属单位领导干部任免的文件材料。

（永久）3、机关干部职工及局属单位处级以上干部年度考核材料。

（短期）4、有关干部职工培训，专业技术职务、工人专业技术等级的评定、聘任的请示批复、通知等。

（短期）5、局系统干部职工录用、转正、定级、调资、职务任免、交流（轮岗）、奖惩、停薪留职、辞职、退休、死亡、抚恤等材料。

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（20XX年12月18日国家档案局令第8号发布）第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。

定期一般分为30年、10年。

第七条永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》今年5月份，省档案局主办了一次培训班，主要是学习2006年12月国家档案局颁发的8号令《机关文件材料归档范围与保管期限规定》精神(以下简称《规定》)。

当前我们执行的还是1987年国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个文件。

随着改革开放的不断深入，档案工作理论与实践的发展，办公自动化的日益普及，20年前制定的文件难以完全适应新形势的需要，给档案的鉴定和移交进馆等工作带来了一系列影响。

因此省委、省档案局非常重视国家档案局8号令贯彻执行，做了一系列的工作布置。

还以省委、省档案局两个单位做了试点。

省委办公厅、省档案局成功的编制《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限》，并向我们做了经验推广介绍。

国家档案局第8号令的《规定》中出现了一个档案专业的新名词“机关文件材料”，其中“机关”是指各级党政机关和人民团体，各级人大、政协、法院、检院等，都属于《规定》的执行范围，“文件材料”是指机关在其工作过程中形成的各门类和载体的历史记录。

军队系统、民主党派、企事业单位参照执行此《规定》。

所以，省里组织的这次培训班的培训对象，不仅有各县、区级机关档案业务主干，还有各大专院校、大型企业等参照执行的部门也来了人学习，学习人数达500-60xxxx左右。

可见省里对贯彻国家档案局8号令工作的重视。

省档案局胡振荣副局长，关于贯彻8号令施实的作用和意义作了重要的讲话，概括如下3点：1、贯彻实施新《规定》是加强国家档案资源建设的重要举措，有利于档案工作更好地为社会经济发展服务。

2、贯彻实施新《规定》是依法治档的重要依据，有利于档案工作的社会地位的提高。

3、贯彻实施新《规定》是推动机关档案基础业务建设的重要手段。

有利于档案科学流转；有利于国家综合档案馆档案结构优化；有利于提高档案人员的工作效率和档案工作的延续性。

这次我们档案局派代表从省里学习回来后，局长魏力辉同志立即组织全局人员学习。

太原市档案局关于印发《太原市市直机关档案工作规定(试行)》的通知文章属性•【制定机关】太原市档案局•【公布日期】2011.11.28•【字号】并档发[2011]34号•【施行日期】2011.11.28•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文太原市档案局关于印发《太原市市直机关档案工作规定（试行）》的通知（并档发【2011】34号）市直各单位：为了进一步加强市直各机关单位档案管理工作，全面提高我市机关档案工作水平，现将《太原市市直机关档案工作规定（试行）》印发给你们，请遵照执行。

二○一一年十一月二十八日太原市市直机关档案工作规定（试行）第一章总则第一条为加强我市市直党政机关（含人民团体、民主党派、市直事业单位，以下统称机关）档案工作，提高机关档案规范化、现代化管理水平，维护国家档案资源的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山西省档案管理条例》和《太原市档案管理条例》，制订本规定。

第二条机关档案工作，是国家档案事业的重要组成部分，是维护历史真实面貌的凭证，是机关各项工作健康开展的基础，一切法人、机关工作人员和公民都有保护机关档案的义务。

第三条机关档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

全市机关档案工作由市档案局进行统筹规划、组织协调和监督指导，各县（市）区档案局分别负责本行政区域内机关档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。

第四条机关应加强对档案工作的领导，把档案工作列入本机关发展规划和工作计划，保障开展档案工作所需经费，维护档案的完整与安全，采用现代化管理设施推进档案工作与机关整体工作同步协调发展。

第二章机构职责第五条机关应建立健全档案工作机构（以下称机关档案部门）和档案工作网络，依法开展档案管理工作。

㈠领导班子中明确分管档案工作的领导及其工作职责；㈡明确主管机关档案部门的内设机构、主管领导及其工作职责；㈢配备档案工作人员，档案人员应保持相对稳定；㈣机关各内设机构应确定负责归档工作的文书处理人员及电子文件管理人员。

太原经济技术开发区管委会关于印发公文处理办法的通知文章属性•【制定机关】太原经济技术开发区管理委员会•【公布日期】2006.11.27•【字号】并经管发[2006]222号•【施行日期】2006.11.27•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】机关工作正文太原经济技术开发区管委会关于印发公文处理办法的通知(并经管发[2006]222号)区属机关各单位：为使公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《关于在全区干部队伍中集中开展思想作风纪律整顿的方案》中改进文风的要求，结合我区实际，对《太原经济技术开发区管委会公文处理办法》进行了修订，已经管委会领导同意，现印发给你们，请遵照执行。

并经办发[2004]8号文件同时废止。

特此通知。

二○○六年十一月二十七日太原经济技术开发区管委会公文处理办法第一章总则第一条为使公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据市委、市政府有关规定，结合管委会工作实际，制定本办法。

第二条管委会的公文（包括电报，下同），是管委会在行政管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式和公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条综合办公室是公文处理主管机构，主管管委会并负责指导区属单位的公文处理工作。

第四条管委会所属各单位应有专职或兼职人员负责公文处理工作。

第五条各单位要按照“精减、规范、准确”的要求，减少文件数量，提高文件质量，发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，注重实效。

第六条公文处理必须做到及时、准确、安全。

管委会公文由综合办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

区属各单位公文参照本办法处理。

第七条公文处理工作实行“党政分开”的原则。

山西省档案局关于贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的实施意见【法规类别】机关工作综合规定【发文字号】晋档字[2007]22号【发布部门】山西省档案局【发布日期】2007.05.30【实施日期】2007.05.30【时效性】现行有效【效力级别】地方规范性文件山西省档案局关于贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的实施意见（晋档字[2007]22号）各市、县档案局，省直各单位：2006年12月18日，国家档案局第8号令正式发布施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）。

该《规定》是一部部门行政规章，具有法规效力。

《规定》的发布施行对机关正确界定文件材料的归档范围，准确划分文书档案保管期限，按时开展档案价值鉴定工作将发挥重要的指导作用，同时也为档案移交进馆奠定了工作基础。

各级档案部门和省直各单位要站在依法治档、推动机关档案基础业务建设和国家档案资源建设的高度，认真学习，积极行动，精心组织，稳步实施。

为了更加广泛、深入、有效地实施《规定》，现将全省贯彻实施意见通知如下：一、积极行动，尽快编制省直单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表界定机关文件材料归档范围和划分档案保管期限是机关档案工作的基础性工作，是做好机关档案工作的前提，关系到机关文件材料的存毁，直接影响着国家档案资源建设。

省直各机关必须依照《规定》的要求，结合本单位职能和各部门工作实际，合理界定文件归档范围、科学鉴定保存价值、准确划分档案保管期限，着手依法编制本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并报省档案局审批后执行。

省直单位的编制和审批工作原则上分三批于2009年上半年完成，各单位具体编制审批完成时间安排。

文件材料归档范围及保管期限划分方法文书档案 Modified by JEEP on December 26th, 2020.文件材料归档范围及保管期限划分方法（文书档案）一、永久保管期限（一）本单位文件材料1、总结类（记录反映单位一年工作情况历史凭证）：⑴年度工作总结（每年县委办政府办及上级主管部门都要求报）。

⑵党（委、组、总）支部工作总结（每年都报组织部、机关党委）。

⑶本单位几个主要业务工作的方案和总结汇报（每开展活动后上级主管部门都要求汇报）。

⑷年鉴（每年都报县志办）。

⑸单位大事记、历史沿革（每年县委办和档案局都要求撰写）。

⑹领导班子及成员述职述廉报告（每年组织部和纪委都要求报）。

⑺年度统计报表（业务主管部门每年都要求报送）。

2、花名册类（涉及人的历史身份证明之用）：⑴干部职工花名册（每年都报县人事局和组织部），⑵党团员工会花名册（每年都报机关党委、团县委）。

⑶干部任免审批表（每年都报组织部）。

3、重要会议材料类：⑴会议纪录、会议纪要（反映单位是否开展思想政治业务学习教育、是否执行民主集中制度问题，每年绩效考评都检查的项目）。

⑵单位主要会议及县委县政府召开属于主管业务的领导讲话稿、会议方案、议程日程安排、会议总结等会议材料。

4、重要活动材料。

年内开展几个重要活动方案、总结。

5、本单位下发重要红头文件（部署主要业务、领导工作分工、任免下级干部等）。

6、向县委县政府及上级主管部门报送的主要业务请示及批复。

7、对下级重要问题请示的批复。

8、与外单位鉴定重要协议（合同）书。

9、与下级签订业务责任书。

10、给相关单位出具相关证明及意见等重要问题的复函。

（二）平级单位文件材料1、年度考核结果文件（县委组织部和人事局每年都下发，涉及优秀称职不称职档次人员的增资权益问题）。

2、年度预算通知文件（县财政局每年都下发）。

3、新录用、调入干部职工的调令，党团组织关系转移介绍信（涉及人的身份资格权益问题）。

4、县发改局、住建局、国土局、环保、审计等部门关于项目立项、土地、规划、验收、审计等相关材料。