秘书学课件——秘书机构

协调政府统计工作。
▪ 史料组：编写官方史料。 ▪ 主管科学的官员：负责对制定科研计划和推广发展政策提
供意见和建议。
▪ 管理和人事局：负责文官的管理、培训、录用等工作。
第二章 秘书机构
半权力化办公机构的特点：
▪ 对首脑机关负责，为首脑机关提供综合性公务服务，主要
服务对象为首脑机关群体；
▪ 其权力和影响力往往通过安排首脑机关决策性会议议程，
▪ 阿根廷总统府计划秘书处，除了参与制定各部的政策外，
还是国家在教育、文化、经济、社会、科学、技术以及劳 工方面进行国际合作的联络处，管理全国的科学技术工作。
第二章 秘书机构
这一类型秘书机构的共同特点： 1、参谋辅助活动是全面的、综合的，而管理工作是局部的
专门性的，是极为关键的，影响全局的； 2、参谋辅助活动围绕首脑和首脑机关各项施政要务展开，
▪ 协助总统处理日常事务； ▪ 负责总统与国会两院的联系； ▪ 负责协助总统与政府各部、各独立机构、及各社会团体进
行联系、磋商，拟定有关政策。
第二章 秘书机构
权力化办公机构的特点： ▪ 贴近首脑，其权力和影响力是首脑权力和影响力的延伸； ▪ 其权力和影响力一般要通过参谋咨询、辅助决策、协调控
制及办文办会办事等办公事务体现出来；
例如：
▪ 英国内阁秘书处，负责准备内阁会议议程，在具体操办内
阁办公事务中进行铺垫性参谋辅助。
▪ 德国联邦总理府秘书处负责准备内阁会议，对内阁决策进
行铺垫性参谋辅助；另有国务秘书委员会，其任务是对即 将提交内阁回已讨论的问体进行预备性磋商，或者讨论涉 及某一部门的专门性问题。
第二章 秘书机构
▪ 铺垫性参谋辅助活动的意义
第二章 秘书机构
第二节 秘书机构的任务
一、秘书机构任务的时代发展
古代：适应统治者施行统治的需要，围绕办文、议政、办事 等业务展开。
近代：生产力迅猛发展，管理组织扩大，管理事务增多，职 能进一步拓展。
现代：
▪ 计划经济时代：中国－秀才、笔杆子；西方－接待、电话
应对、打字、整理办公室内务。
▪ 当代社会：
第二章 秘书机构
（2）信息处理
▪ 各国秘书机构信息服务工作的共同特征：
1、宏观动态性 首脑机关的信息服务，是为首脑把握全局范围的，因此
它提供的信息不是局部的零散的，而是在全面把握信息的 基础上，进行了综合加工和科学预测，反映全局性动态和 发展趋势，为制定和执行全局性重要政策和决策服务的
▪ 通过与有关职能部门的联系、磋商、协调，广泛收集处理
信息，分析发展态势，对施政政策的制定和执行发挥参谋 作用；
▪ 对现行政策及执行情况的反馈进行分析研究，对修改完善
政策和制定新的政策发挥参谋作用；
第二章 秘书机构
▪ 在草拟重要文件，管理和操办日常事务的过程中发挥政策
性参谋辅助作用；
▪ 为首脑制定或论证政策，提供各方面的可靠依据。
▪ 在首脑授权后，其工作人员能代表首脑行使职权，处理重
要问题；
▪ 首脑与办公机构之间相互信任，密切配合。
第二章 秘书机构
2、半权力化办公机构 英国内阁办公厅：英国内阁的办事机构。 下设机构：
▪ 内阁秘书处：处理日常办公事务，准备内阁会议议程，记
录内河内阁委员会的决定。
▪ 统计局：收集和分析信息及统计资料，供内阁决策之用，
2、协助领导密切联系群众，深入实际，充当领导和群众的 纽带和桥梁；
3、以本职工作为主，一专多能，密切合作，在中心工作和 紧急任务中充当中间和骨干。
第二章 秘书机构
▪ 第三节 外国秘书机构
一、外国政府高层秘书机构的权力和影响力
按影响力差异可分为三类： 1、权力化办公机构 美国总统办公厅： 承担的秘书职能：
第二章 秘书机构
3、管理性参谋辅助活动 各国首脑或首脑机关的秘书机构，大多既要承担某方面的 管理职能，又要有为首脑或首脑机关决策发挥重要参谋作 用。
例如：
▪ 日本总理府本府是总理大臣的办公机构，下设的统计局负
责统计日本国情和基本形势动向；人事局统管全国各部门 的人事政策，同时还对总理的政务工作，进行有效的参谋 辅助。
第二章 秘书机构
3、通过秘书机构，代表首脑机关与社会各界的联系、磋商， 协调各种关系，在共识互利的前提下行成协同行动的有关 政策和各种政治关系；
如：印度总理办公厅要协调总理与议会、总统、在野党、社 会各界公众的关系。
4、通过办理日常公务，促进政务运作中各环节、各相关方 面的协调一致，这类协调活动在首脑的秘书机构中是经常 性的、大量的。
1、为制定重要政策和决策提供信息情报的依据，提供备选 方案；
2、通过与有关各方面的联系、讨论和磋商，为有关政策决 策问题作前期准备，为顺利决策和实现目标铺平道路；
3、通过及时综合各方面的信息情报，加强预测，把握动向 和发展趋势，为首脑和首脑机关制定新的决策提供参谋建 议和信息辅助
第二章 秘书机构
三、外国首脑机构的政务协调、信息处理活动 （1）政务协调
▪ 各国首脑的秘书机构发挥协调作用的途径：
1、成立专门协调机构，承担专门协调任务； 如：俄罗斯联邦总理办公厅，就具有协调政府各机构的职能；
德国总理府成立专门的协调机构，以协调各部工作，处理 涉及几个部门的工作。 2、通过秘书机构和相关部门的协调会议，沟通信息，增进 了解和理解； 如：在瑞士，联邦办公厅主任主持召开各部秘书长定期会议 交流情况，协调部署，使整体政务协调运作。
第二章 秘书机构
第二章 秘书机构
▪ 定义：
秘书机构即秘书部门，是秘书人员在其中 从事工作的地方。它是各级各类领导机关 的综合性办事机构，它隶属于领导机关， 并在领导机关内为领导工作和机关日常运 转提供公务服务。
第二章 秘书机构
第一节 秘书机构的设置 一、秘书机构在机关中的地位
领导决策层
秘书机构
职能机构
第二章 秘书机构
6、机要保密工作 7、承担会议和有关大型活动的组织工作； 8、办理议案、提案，处理人民来信来访； 9、来往接待，日常事务； 10、完成交办事项，随时处理突发事件。
第二章 秘书机构
▪ 中层领导机关秘书机构所承担的工作任务：
1、协助领导制定政策、决策研究的任务相对较轻，重在协 助领导在理解上级机关政策、决策的前提下，结合本组织 本机关的实际，制定实施要点和工作计划，以便保持与上 级组织的一致性，又能根据本单位实际创造性地完成工作 任务；
第二章 秘书机构
二、秘书机构任务的层次区别 ▪ 高层领导机关秘书机构所承担的工作任务：
1、协助领导，总和信息，研究政策，推进工作； 2、协助领导密切各方面的关系； 3、对各项决定、指示的执行情况进行监督检查，收集反馈
信息，向机关领导回报，向上级机关报告； 4、围绕中心工作组织或参与调查研究； 5、文件、材料的处理，起草领导人讲话；
以后者为例，其下设秘书处负责总统日常办公事务； 新闻处 负责总统与议会、政府及其他部门的沟通关系和 发布新闻；副官处负责总统的礼宾、授勋、庆典等事务的 筹备和组织工作。
第二章 秘书机构
服务性办公机构的特征：
▪ 服务对象级别很高，但无实行政务的实权； ▪ 其所承担的主要是礼仪性、沟通性、法定形式性、公共交
往性的具体事物，涉及国家权力的运用和重大政务的较少；
▪ 范围小、任务轻，所以其规模不大，人员较少； ▪ 其领导人级别较低，非国家权力核心班子成员，多为部级
以下司局级。
第二章 秘书机构
二、外国首脑秘书机构的参谋活动
从秘书机构参谋活动的形式及作用分析，大体可分为四类： 1、政策性参谋辅助活动
各国首脑和首脑机关的秘书机构都要位队政务政策的制定 及实施进行参谋辅助活动。其形式主要有以下几个方面：
提供决策依据，制定施政计划等综合性辅助活动的形式体 现出来；
▪ 承担某些重要管理职能； ▪ 其负责人级别较高，多为政府权力核心班子成员，是政府
首脑的重要助手；
▪ 对首脑机关的市政效率和效果有直接影响。
第二章 秘书机构
3、服务性办公机构 所谓服务性办公机构，指的是其政务管理的实际权力和影响
力相对较小，其主要工作任务是提供公务服务、操办事务 工作的办事机构。 如：联邦德国总统办公厅； 英国枢密院办公厅； 奥地利总统办公厅；
第二章 秘书机构
3、适应领导工作、综合辅助及公务服务
这里主要是指秘书机构的适应、应变能力，包括五个方面：
▪ 做好铺垫工作； ▪ 分担事务性工作； ▪ 优化办公环境； ▪ 做好服务工作； ▪ 做好总结和善后工作。
第二章 秘书机构
三、秘书机构的内部分工
秘书工作的特点决定了秘书机构内部必须进行科学合理 的分工。
2、联系和协助的面比较窄，主要是加强组织系统内及往来 单位之间的沟通联系和综合协调；
3、就总体而言，工作内容与高层领导机关秘书机构大体相 同，但涉及范围较小。
第二章 秘书机构
▪ 基层领导机关秘书机构的主要工作任务：
1、协助领导执行上级领导机关的政策、决策和指示，同时 要及时、真实、准确、全面地反映基层发现的新情况、新 经验、新问题；
例如： 1、美国的总统办公厅要协助总统和政府各部门、各独立机构、
各社会团体进行磋商，拟定有关政策，对总统的决策具有 重要参谋作用和影响力。 2、奥地利总理府承担汇总分析各方面的信息数据，以作为 制定和执行政策的参考，特别是在制定国民经济的中、长 期政策和国有企业的有关政策方面，发挥了重要的参谋作 用。
组建原则：
精简、效能、适应领导工作、综合辅助及公务服务。
第二章 秘书机构
1. 精简
▪ 实事求是，从实际出发，因地因事制宜，避免
盲目；
▪ 合理分工，职责分明，配合和谐，便于提高工
作效率；
▪ 减少层次，压缩不必要的中间环节，规范性与
灵活性相结合。