档案数字化与数字档案馆(室)建设PPT幻灯片51页PPT

纸质档案数字化
• 采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按 照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联 关系的处理过程。
纸质档案数字化的基本环节
• 主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、 图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆市中心的科 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在短时间内裂 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发了档案馆的 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最大的历史档案 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史档案，包括 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德国都属于珍 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一份文字档案 资料。
安ห้องสมุดไป่ตู้第一
• 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体 和档案信息的安全。
• 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
• 一审法院经审理，判决科技公司全额支付商贸公司货款70 万余元。科技公司不服，认为自己与商贸公司已经协议确 认，可以用14万余元的网上储值抵扣货款。该公司在公证 处的监督下，从互联网上调取了有关电子订单、电子邮件， 提出上诉。
• 二审法院认为，科技公司提供的电子邮件，客观真实 地反映出双方就结算问题达成的协议。电子邮件是我国 《合同法》允许采用的订立合同的形式之一，电子邮件通 过互联网传到当事人后，不能进行更改，足以证明双方的 协议成立。最后，一中院改判科技公司支付货款人民币55 万余元。
档案数字化培训教材PPT课件
档案数字化

2
第1节 档案数字化概述
2. 档案数字化的实质
档案数字化的实质： 是档案信息形式的转换，是将现实世界中记录于传统载体的图、文、声、 像等档案信息转化为计算机世界中记录于数字载体的数字化信息。
现实世界中的 传统档案
数字化
计算机世界中的 数字档案
3
第1节 档案数字化概述
3. 档案数字化的实现方式
纸质档案 缩微胶片
7
第1节 档案数字化概述
5. 档案数字化的原则和要求
（2）安全性要求 确保档案原件的安全 保守档案信息的秘密
8
第1节 档案数字化概述
5. 档案数字化的原则和要求
（3）真实性要求 确保档案信息内容的原真性 技术上优先考虑文件的保真度，力争将失真降低到最小 避免对档案内容作额外处理
9
第1节 档案数字化概述
26
第2节 纸质档案的数字化
2.纸质档案数字化的基本流程
（3）图像处理 1）图像数据质量检查 2）纠偏 3）去污 4）图像拼接 5）裁边处理
对方向不正确的图像进行旋转还原， 以符合阅读习惯。
对出现偏斜的图像进行纠偏处理， 以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
27
纠偏前
档案信息化概论
28
纠偏后
档案信息化概论
一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于 5%。
目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、 图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问 题时，抽检标记为“不合格”，一个全宗的档案，数字 化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时， 给予以验收“通过”
合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%
5. 档案数字化的原则和要求
（4）效率性要求 要采取最优化的技术方案 要实现档案数字化工程的专业化和社会化

改痕迹）、版式文件（PDF、CEB）、扫描件（如需 要）、元数据
2020/3/7
广州市档案局
21
电子文件归档（三）
电子文件与电子档案
区别：电子档案是具有保存价值的已归档的电 子文件
电子文件生成方式：系统（办公系统OA、业 务系统）、加工（扫描及OCR、拍照、采集）
2020/3/7
广州市档案局
2020/3/7
广州市档案局
4
工作目标和任务（三）
省落实《国家电子文件管理“十三五” 规划》的实施意见
到2020年，全国地级市全部建成数字档案 馆，50%县建成或启动数字档案馆
电子文件的归档范围、电子文件元数据归 档范围
开展政府网页、电子邮件、音视频归档
开展“单套制”、“单轨制”管理试点
完整地归档记录单位、机构活动的真实全貌， 应该归档的全部电子文件。
完整地归档电子文件的内容信息和元数据（背 景、结构）信息。
2020/3/7
广州市档案局
27
电子文件归档（九）
可用性原则（有效性原则）
《电子文件归档与管理规范》规定：有效性指电子文件 应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性 、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
五”规划》的实施意见 2018年广州市档案工作的主要任务
2020/3/7
广州市档案局
3
工作目标和任务（二）
广东省档案事业发展“十三五”规划
到2018年，市、区综合档案馆初步建成 “数字档案馆”，传统载体数字化比例不 少于馆藏量（2010年）70%；有移交进馆任 务的单位50%建成“数字档案室”，室藏传 统载体档案100%数字化
纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2017） 纸质档案数字化数据质量规范

辽档发[2005]1号文件 《关于印发〈辽宁省电子文件归档管理暂行规
定〉的通知》
标准要求：
◆规定要求：已开展办公自动化的单位，应在计算机信息管理系统中设置相 应的电子文件归档管理功能，实现归档电子文件的在线管理与利用。
◆规定要求：对各种类型的电子文件，归档时要采用各自的通用文件格式， 同时收集其必需的归档背景信息即硬件环境、与其相关的软件及说明资 料并保证能够与随着计算机技术的发展而产生的通用文件格式进行转换。
◆规定要求：在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全 措施，随时备份，并存储在能够脱机保存的载体上。需永久、长期保存 的电子文件，应采取“双套制”的保管方式，并建立互联关系。
标准要求：
◆ 电子文件归档前应进行有效性、完整性、安全性进行鉴 定，并由鉴定负责人签署审核意见。
◆电子文件归档分为逻辑归档和物理归档，逻辑归档随时 进行，物理归档要按“电子文件集”进行管理。
辽档发[2008]10号
《辽宁省档案数字化技术标准》
四、怎样做好本单位的档案数字化工作
（一）数字化工作主要内容： 1、电子文件归档管理： 什么是电子文件: 是指在数字设备及环境中生成,以数字形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处 理，并或在通信网络上传送的文件。
电子文件归档标准
全宗号
馆编件号
文件形成时间
年度
页数
档号
保管期限
题名
机构（问题）
责任者
组织机构代码 密级
控制标识
归档文件目录录入界面图例
数据录入时具体问题的处理
所有阿拉伯数字一律以半角录入 来文与复文为一件时，用复文题名作为本件题名。 案卷题名特殊处理：
题名过长时，可省略冗余部分，并用“﹍”表示。 无题名或题名不全不能揭示文件内容时，应根据内容另拟加[ ]号， 如通知[关于召开安全生产紧急调度会议的通知] 转发文与被转发文视为一件，用转发文题名，如转发文不能揭示 文件内容，原题名照录，同时录入被转发文题名，加[ ]号，如关 于转发省档发[2005]1号文件的通知[关于印发〈辽宁省电子文件归 档管理暂行规定〉的通知]

45
• 数据备份时间 • 电子业务数据可根据各单位业务信息管理系统的数
据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可每 日备份；对于数据变动较少的，可每周、每旬、每 月、每季、每半年备份，但每年至少一次以上。 • 电子公文根据每年进行一次登记备份，一般应在第 二年6月底前完成前一年度电子公文的登记备份。 • 档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应在 第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果 的登记备份。
负责档案数据的安全工作。 ①数据入库 ②数据修改 ③数据备份 ④数据删除
41
• 数据入库。电子档案及其目录数据应进行真实性、完整性、有效性鉴定，确认达到相 应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。
42
• 数据修改。入库后的档案数据一般不能修改。入库数据有错误确需修改的，应形成书面报 告，按相关制度规定的程序进行批准后方能修改
6
施硬 件 设
计算机
做为客户端用于访问服务器或进行档案数字化处 理的终端设备，一般为个人计算机。 最低要求为P4级2.0GHZ主频CPU，256M内存，80G 硬盘空间
7
扫描仪、数码相机
施硬 件 设
用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据 室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理 配置不同规格的扫描仪等数字化设备。对于工 程、产品设计单位应该配备大型扫描仪；需要 批量扫描的单位，一般应配备具备自动进纸功 能的扫描仪，以提高扫描工作效率；扫描纸张 质量较差或珍贵的档案，一般应采用平板扫描 仪，以保护档案原件。
• 数据备份形式 在已联网的情况下，电子文件和档案数字化成果备份数据的移交工作可在网络上进行。未联网
的情况下，采用脱机移交的方式，脱机载体按优顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘 、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。建议采用一次写光盘（推荐DVD数据光盘）作为脱机移 交的主要载体。也可以根据各单位实际，采取在线备份、离线备份，完全备份、差异备份 、增量备份等不同技术手段进行数据备份。

档案数字化与数字 档案馆（室）建设
广州市档案局 刘浩明 2018年4月
2
1
讲课内容
工作目标和任务 建设指南、测试（评价）办法 规定、规范、标准 纸质档案数字化 电子文件归档 电子档案管理 新形势、新挑战
2020/3/7
广州市档案局
2
工作目标和任务（一）
全国档案局长馆长会议2017.12 全省档案工作会议2018.02 广东省档案事业发展“十三五”规划 全省落实《国家电子文件管理“十三
商事登记冲突） 县级以上档案行政管理部门备案登记（省局） 五年内无档案安全事故、泄密事件等（省局） 股东及工作人员必须为中国境内公民 工作人员无犯罪记录证明、签保密承诺书
2020/3/7
广州市档案局
14
纸质档案数字化（二）
数字化场所的安全管理
独立空间、配档案装具、防火防盗防潮等 视频监控，保存不少于6个月 封断所有加工设备的无线网络功能
2020/3/7
广州市档案局
7
数字档案室（一）
数字档案室建设指南（档发[2014]4 号）
基础设施建设、应用系统建设、数字档案 资源建设、保障体系建设
2020/3/7
广州市档案局
8
数字档案室（二）
数字档案室建设评价办法（档办发 [2016]3号）
80分通过（省），90分“示范”（国家）
五”规划》的实施意见 2018年广州市档案工作的主要任务
2020/3/7
广州市档案局
3
工作目标和任务（二）
广东省档案事业发展“十三五”规划
到2018年，市、区综合档案馆初步建成 “数字档案馆”，传统载体数字化比例不 少于馆藏量（2010年）70%；有移交进馆任 务的单位50%建成“数字档案室”，室藏传 统载体档案100%数字化

随后，卜先生起诉到海盐法院，要求马女士偿还8万元。 为支持自己的诉讼主张，卜先生向法院提供了中国银行的 汇款凭证一份以及当时与马女士的微信聊天记录一份(复印 件)。
最终，原被告在承办法官的主持下，达成一致调解意 见，马女士同意分期归还此8万元。
• 【案例3】东北某重型机械企业在前不久的一次法律诉讼中， 因无法提供有关电子文件，无法有效举证，而背负巨大经 济损失。
档案数字化
省档案局经科处 刘春波
档案数字化的意义：通过案例来呈现
• 【案例1】北京某商贸公司在网上设立“8848 网站”，并 设有网上购物交易平台，客户可通过电子订单、电子邮件 等与其建立买卖关系。上海某科技发展公司系“8848 网站” 的客户，于2000 年8月与商贸公司曾通过电子邮件形式， 就“以网上储值形式冲抵货款”达成过协议。去年8月，科 技公司向“8848 ”订购各类电脑产品价款70余万元，但科 技公司在收取电脑后没有按约付款，诉讼烽火由此点燃。
质量要把关
• 应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果 质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实 反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。
• 清晰，真实，完整，准确
不要忽略元数据
• 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环 境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的 确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆市中心的科 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在短时间内裂 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发了档案馆的 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最大的历史档案 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史档案，包括 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德国都属于珍 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一份文字档案 资料。

数字化加工和存储设备，如扫描仪等
网络连接设备，常用的网络设备有网卡、中继器、 网桥、路由器、网关、调制解调器等。
服务器。如Web服务器 、电子邮件服务器、数据库 服务器 、应用服务器等。
网络布线。包括6个子系统。
❖库是以一定组织形式存储在一起的相关数 据的集合。按照数据库所采用的不同数据模型， 可将数据库划分为层次型数据库、网络型数据 库、关系型数据库和对象型数据库等。
❖ 2002年12月，国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)
❖ 2003年7月，国家档案局发布《电子公文归档管理暂行办法》 ❖ 2005年4月，国家档案局同时发布了《公务电子邮件归档与管理
规则》(DA/T 32-2005)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 312005)等三个标准 ❖ 2006年3月，国家标准《中国档案机读目录格式》（GB/T 20163-2006） ❖ 2008年4月，国家档案局发布了《电子文件归档光盘技术要求和 应用规范》（DA/T38-2008）
档案信息化建设
❖ 档案信息化建设概述
档案信息化建设的概念和内涵、原则和内容、任务
❖ 档案信息化基础建设
档案信息化硬件建设、档案信息化软件建设、档案信息化标 准规范建设
❖ 数字档案资源建设
档案数据库建设、传统载体档案的数字化
❖ 数字档案馆建设
数字档案馆概述、目标和要求、规划和实施、其他相关问题
❖ 规范电子文件归档、管理与接收工作，建立健全电子 档案接收机制和相关规章制度。利用电子政务网络平 台进行政府公开信息的网上数据传输、采集和档案发 布。
❖ 进一步推进电子文件中心和数字档案馆建设。
❖ 档案信息化硬件建设 ❖ 档案信息化软件建设 ❖ 档案信息化标准规范建设