公务文书的含义

浅议公务文书的特点作者：张沈豪来源：《神州》2011年第04期摘要：公务文书写作是一项复杂的、系统的精神劳动，要了解其写作特点及规律，必须对其中的各个环节、各种因素进行深入了解。

只有把握了公文写作过程中各因素的作用，才能体味公文写作的真谛。

本文将简要的分析下公务文书的特点。

关键字：公务文书；公务文书的特点；公务文书的写作一、公务文书的定义公务文书是指法定机关与组织在公务活动中使用的书面材料，它是按照特定的形式、经过一定的处理加工形成的，又称为公务文件。

二、公务文书的特点公务文书的特点，是指公务文书有别于其他文体所独具的特点。

1.工具性明确的工具性是公务文书的基本特点。

公文是各级机关、团体、单位等组织行使业务职能和管理职能的重要工具。

《国家行政机关公文处理办法》中规定国家行政机关的公文（包括电报）,“是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具”《中国共产党机关公文处理条例》也规定“党的机关的公文,是党的机关实施领导,处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。

”代机关、团体、单位等组织立言,作为组织机构或领导机关意志的载体,服务于组织的领导和管理工作，这是公务文书的主要作用。

2.真实性公务文书的大忌是失实。

倘若下发的公文说假话,就会造成指挥失误!倘若上报的公文反映了虚假情况,就会导致领导决策失误，因此真实是公务文书的生命。

公务文书的“真实”和文艺作品的“艺术的真实”不同,它必须是绝对真实的,即它的观点必须正确、鲜明,材料中的每一个细节、数据必须是真实的、准确的,用词造句也必须简明、贴切,因此公文写作排斥虚饰和曲笔。

总而言之,公文一定要说真话、叙真事、讲真理!3.法规政策性公务文书是一种传达贯彻党和国家政策方针的工具,尤其是法律文书本身就是国家法律法规的载体，因此这类公务文书的内容必须具备政策性、法规性。

文书是人们在日常生活、机关公务活动中广泛使用的书面材料，它具有一定的规则、体式。

从使用范围来看，文书可划分为私人文书和公务文书两大类。

私人文书是指个人、家庭为自身的需要而形成使用的文书，包括家谱、房契、手稿、遗嘱和书信等；公务文书即公文，是指政府机关、社会团体、企事业单位从事公务交往活动的文书。

公文是公务文书的总称。

文件则有两种含义：一是指政府机关、社会团体和企事业单位的正式发文；另一是指反映职能、政策、技术、活动等具有保存、查考价值的文字或声像材料，如工作总结、会议记录、重要活动的录音、录像、照片等。

档案是指使用过的、已经办理完毕、具有保存价值的文书，把它们挑选出来按照一定的规则重新整理、立卷、编排之后，便称之为档案。

文书与档案实务是文员和秘书重要的、基本的工作任务。

每一个文员必须能够掌握并熟练操作。

1．公务文书的特点和作用公务文书的作者是党政机关、社会团体和企事业单位及其负责人。

公务文书的这些特定的作者必须依据党和国家的方针、政策、法令，在法定的职责范围内制作文书，不能越权越轨发布公文。

公务文书体现的是领导机关和职能部门的工作意图和规定要求，反映各项工作的进程和效果，其内容具有有效性，其中部分还具有权威性。

公务文书在制作上应该按常规的格式和各种类的结构写作，在处理上有一定的程序和制度。

包括拟稿、审核、签发、缮印、收发、登记、批办、立卷、归档等环节。

撰制和处理公务文书的全过程，就是文书工作。

2．公务文书的种类与格式2．1 公文性文书的种类按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院所规定的行政公文共有13类14种：①命令（令）；②决定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通报；⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑾意见；⑿函；⒀会议纪要。

2．2 公文的格式（有文件样式）公文的完全格式包括18项，但多数公文不完全使用格式，如无密级、附件、注释等。

（1）版头。

将发文机关的全称或规范化简称加上“文件”（也可省去）二字，用红色大字居中套印在公文首页上端。

公文写作知识讲座一、公文的定义与特点（一）定义：公文，全称公务文书，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

（二）特点：权威性、规范性、工具性。

二、公文文种（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、公文的写作格式公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。

（一）国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级等组成。

占文件首页的三分之一到五分之二，用横隔线与正文分开。

1、文件名称由发文机关全称或规范简称加上“文件”二字组成（函只署发文机关名称），置于首页的上端，用庄重、醒目的字体套红印刷。

两个以上机关联合行文，牵头主办机关排列在前，也可只用主办机关的名称。

党委和政府联合行文，党委排列在前。

2、发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺序号组成，位于文件名称之下、横隔线之上正中位置（函的发文字号标注在标题的右上方）。

公文就是公务文书，也被称为机关应用文。

是党政机关、团体、企事业单位在管理过程中形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。

是实施领导和管理，进行公务活动的重要工具。

为了认识、使用和处理公文的需要，常依据不同标准，从不同角度，对公文分类。

一、按形成和使用的公务活动领域划分1.通用公文是各级各类机关、团体、企事业单位，在公务活动中普遍使用的公文。

2.专用公文指一定的专门业务机关、部门、组织在业务工作范围内，因特殊需要专门使用的行业、专业、部门公文，例如外交文件、司法文件、军事公文、审计文件等等。

二、按公文的来源划分1.对外文件简称发文指本单位向外单位发出的文件。

2.收来文件简称收文，指由外单位发送来本单位的文件。

3.内部文件限于单位内部制发、运行和使用的文件。

三、按公文的行文关系和行文方向划分1.上行文指下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。

2.平行文指同级或者不相隶属的机关单位之间的行文。

3.下行文指上级领导机关单位对所属的下级机关单位的行文。

四、按公文的秘密程度和阅读范围划分从公文内容涉及秘密的程度，以及对公文规定的阅读范围，可将公文划分为：1.绝密文件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。

2.机密文件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。

3.秘密文件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。

4.内部文件指内容虽不涉及秘密，但不宜或不必对社会公开，只限在国内某系统、某部门内部使用的公文。

5.限国内公开的文件指内容不涉及秘密但不宜或不必向国外公布而只在国内公开发布的公文。

6.对外公开的文件指内容不涉及任何秘密，可直接对国内外公布的公文。

五、按公文处理时限的要求划分1.特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文。

自考公文写作与处理复习资料一、公文的概念及其含义：★★TJ公文即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。

含义：1、公文形成的主体是国家机关及其他社会组织2、公文形成的条件是行使职权和实施管理3、公文是具有法定效力和规范体式的文书4、公文是进行公务活动的重要工具二、公文的产生与发展：★★★TX1、原始社会：结绳记事；2、商代后期：甲骨文书—是我国迄今发现的最早的文书档案；3、西周：设立了专门管理文书的机构与起草文书的官吏；4、《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本；5、秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期，秦代出现的“书”、“奏”，是我国最早的上行文；6、汉代及稍后，又出现了章、表、疏、议、启等上行文，官府之间移书、关、刺、咨等平行文，另令、谕、制、教等下行文；7、1912年元月，临时政府规定公文分为：令、咨、呈、示、状五种。

8、汉代以前，我国文书的载体材料一般为：金石、青铜、竹木、谦帛等直至东晋末年，太尉恒玄下令公文统一用纸。

三、文书、文件和公文：★★L1、文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。

最早出现于西汉。

2、文件：广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。

狭义上说：文主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。

出现于清末。

3、公文：是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。

出现于东汉末年和三国时期。

4、在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。

四、公文的特点：★★★XJ1、公文有法定的作者2、公文有法定的权威3、公文有特定的效用4、公文有规范的体式5、公文有规定睥处理程序五、什么是法定作者：★★★XJ法定作者是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。

、公文的基本知识（一）公文的含义公文，系公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体.公文有其特定的撰写程式和行文格式,是传达党和国家的方针政策、发布党规政令、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、交流经验的一种重要文字工具。

公文是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体。

公文有狭义和广义之分.狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文.广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文.所谓通用公文,是指党政机关、社会团体、企事业单位等普遍使用的公文；所谓专用公文,是指在一定的业务范围内，按照特定需要而专门使用的公文.专用公文具有很强的专业特点,如外交公文，法规公文，司法公文，经济公文，公关公文，军事公文，等等。

就法院来说，法院公文既包括专用的司法文书如裁判文书、各种笔录等，又包括有正式版头的行政公文和党组织公文，还包括其他一些公务文书如总结、汇报、发言、经验交流材料、事迹材料、宣传、调研、简报类材料等等.可以说，范围非常广泛。

我们今天讲的主要是狭义的公文，即有正式版头的行政公文和党组织公文。

公文、文件、文书，这是三个既密切联系又有所区别的概念.公文、文件、文书,它们在内涵上是有交叉的,就是说，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，还可以叫做文书，但是，这样的文字材料，在形式和内容上都是有严格要求的，只有符合这种要求、公文、文件、文书才可以作为同义词来交替使用，否则便是误用。

公文、文件、文书三者可以说是同中有异、异中有同。

所谓文件,它是领导机关根据自己的职责范围而制发的、具有法定效力并设有特定版头的公文；所谓文书,它是一切机关、团体、单位和个人,为传递信息、交流思想、联系事务、商洽问题、记录情况等而形成并使用的文字材料.稍加对比我们便不难发现，公文、文件、文书三者是一种包含与被包含的关系，具体地说,文件只是公文当中的一部分，而公文则又只是文书当中的一部分，文书除了公文之外，还包括私人文书.狭义的公文与调研文章和宣传文章也有很大的不同。

一、公文的概念及其含义：★★TJ公文即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规X体式的文书，是进行公务活动的重要工具。

含义：1、公文形成的主体是国家机关及其他社会组织2、公文形成的条是行使职权和实施管理3、公文是具有法定效力和规X体式的文书4、公文是进行公务活动的重要工具二、公文的产生与发展：★★★TX1、原始社会：结绳记事；2、商代后期：甲骨文书—是我国迄今发现的最早的文书档案；3、西周：设立了专门管理文书的机构与起草文书的官吏；4、《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本；5、秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期，秦代出现的“书”、“奏”，是我国最早的上行文；6、汉代及稍后，又出现了章、表、疏、议、启等上行文，官府之间移书、关、刺、咨等平行文，另令、谕、制、教等下行文；7、1912年元月，临时政府规定公文分为：令、咨、呈、示、状五种。

8、汉代以前，我国文书的载体材料一般为：金石、青铜、竹木、谦帛等直至东晋末年，太尉恒玄下令公文统一用纸。

三、文书、文件和公文：★★L1、文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。

最早出现于西汉。

2、文件：广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。

狭义上说：文主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。

出现于清末。

3、公文：是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。

出现于东汉末年和三国时期。

4、在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。

四、公文的特点：★★★XJ1、公文有法定的作者2、公文有法定的权威3、公文有特定的效用4、公文有规X的体式5、公文有规定睥处理程序五、什么是法定作者：★★★XJ法定作者是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。

第一、办文方面办文主要包括：收发文登记、填写文件处理签、注明办理意见、跟踪催办及文件夹收交等。

一、公文概念公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料，是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

公文是在公务活动中形成和使用的文书材料，离开公务活动就不存在公务文书。

法定机关和组织以公务文书作为实现其职能的重要手段的依据；公务文书必须反映和处理公务。

这就是公务文书区别于私人文书的本质所在。

公文有广义和狭义之分：广义公务文书的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等。

它们都是法定机关与组织在公务活动中所形成和使用的，具有法定效力和规范体式并须经过一定处理程序处理的文书材料。

狭义公务文书的指称范围包括通用公文与专用公文。

通用公文指《公文处理办法》中规定的公文，专用公文指除通用公文外由外事、军事、司法等机关根据本部门需要而使用的专用公文。

二、公文种类公文的种类，在中办发[2012]14号文件出台之前，党的机关公文和行政机关公文是分开的。

党的机关公文按《中国共产党机关公文处理条例》执行（共14类）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、报告、请示、批复、公报、条例、规定、函、会议纪要。

行政机关公文按《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》执行（共13类）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

《党政机关公文处理工作条件》（中办发[2012]14号）文件出台之后，把党的机关公文和行政机关公文合并，共有15类：决议、决定、命（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

注：中办发[2012]14号文件自今年7月1日开始执行。