【企业邮箱使用规范】公司邮箱的使用规范

企业邮箱使用规定
目的
本规定旨在规范公司员工使用企业邮箱的行为，提高信息安全
保障水平，保护企业利益。

使用范围
本规定适用于公司所有员工使用企业邮箱的行为。

使用规定
账号使用
1. 企业邮箱账号仅限本人使用，不得转借、转让、租赁、出售等。

2. 邮箱密码应定期更新，并避免使用生日、身份证号、手机号
等个人信息作为密码，以免信息泄漏。

3. 使用节假日、出差等离开时，应将企业邮箱设置自动回复，
同时请上级和重要联系人知悉。

邮件发送
1. 邮件主题应明确简洁，不得使用与正文无关的词汇作为主题。

2. 遵循“不发送无关信息、不发送虚假信息、不含攻击性言论”原则。

3. 保证电子邮件内容真实、准确、完整，杜绝伪造、篡改等行为。

收发管理
1. 积极处理收到的邮件，对于重要邮件应及时回复或转发至相关人员。

2. 接收到垃圾邮件，请及时将其加入黑名单，避免后续影响。

附则
1. 违反本规定者，将被收回企业邮箱账号，并纳入个人信用档案中。

2. 违反国家法律法规的邮件行为，将被移交有关部门处理。

生效和修改
1. 本规定自发布之日起生效，并适用于所有员工。

2. 如需修改本规定，应征得公司相关部门意见后，经公司总经理批准后方可修改生效。

企业邮箱使用规范
为了统一规范公司对外联络工作和各部门间的交流与合作，提高工作效率，充分发挥企业邮箱的作用，最大限度地提高邮箱的使用率，特此制定企业邮箱使用范围及规范。

使用范围及规范：
1、员工在工作交流（包括公司内部或对外联系工作）中需要
使用电子邮件的，须使用企业邮箱来收发邮件。

2、企业邮箱的使用采用直线汇报的形式，与直接上级进行工
作汇报和沟通，如与其他部门或跨级沟通，要抄送给本部
门领导，起到知会的作用。

3、各类、各级任何请示、回复、传达、公务督办等一切工作
沟通与协调必须通过企业邮箱传达完成，否则不予办理。

4、发往各部门邮箱的文件须注明接收人的姓名等信息，防止
错收造成延误。

5、员工收到邮件后，主接收人必须立即予以回复或转发上级
领导，严禁拖沓、推诿、延迟，否则将以查询邮件收发时
间采用倒推方式对责任人进行严厉处。

公司邮箱使用规定通知
尊敬的各位员工：
为了规范公司内部邮件沟通，提高工作效率，保护公司信息安全，特制定以下公司邮箱使用规定通知，请各位员工严格遵守：
一、邮箱注册与管理
每位员工入职后，需立即向IT部门提交个人信息，完成公司邮
箱注册。

员工须妥善保管自己的邮箱账号和密码，不得将账号密码透露给
他人。

离职员工应及时通知IT部门停用公司邮箱，并清空个人文件及
邮件。

二、邮件发送规范
邮件主题应简明扼要，内容明确，避免使用夸张、负面词语。

邮件内容需符合公司价值观和文化，不得发送违法、暴力、色情
等不良信息。

避免在邮件中使用大写字母、特殊符号等影响阅读体验的内容。

三、附件管理
发送附件时，确保附件内容真实可靠，不得发送含有病毒、木马等恶意程序的文件。

对于大型附件的发送，建议先征得对方同意，避免对方收件箱容量不足。

四、邮件回复与处理
对于重要邮件，应及时回复确认，保持良好的沟通效率。

遇到无法解决的问题或需上级协助时，应及时向相关人员发送邮件请示。

五、邮件存档与备份
邮件存档应按照相关规定进行分类整理，便于查阅和管理。

定期对重要邮件进行备份，以防数据丢失或泄露。

以上为公司邮箱使用规定通知，请各位员工严格遐守。

如有违反规定行为，将受到相应处罚。

希望大家共同遵守规定，共同维护公司邮箱系统的正常运行和信息安全。

谢谢合作！
此致，
XXX 公司管理团队
日期：XXXX年XX月XX日。

公司电子邮件使用规定公司电子邮件使用规定尊敬的全体员工，为了规范公司内部邮件的使用，提高工作效率和沟通效果，特制定以下公司电子邮件使用规定，请各位员工严格遵守：1. 邮件主题：- 邮件主题应简明扼要地概括邮件内容，方便收件人快速了解邮件主旨。

- 邮件主题中请勿使用过于宽泛或模糊的词汇，如“重要”、“紧急”等，以免引起误解或忽略。

2. 收件人：- 在选择收件人时，请仔细考虑邮件内容与收件人的关联性，避免不必要的抄送。

- 如果需要将邮件抄送给多人，请使用密送功能，以保护各个收件人的隐私。

3. 邮件内容：- 邮件内容应简洁明了，重点突出，避免冗长的叙述和重复信息。

- 请使用清晰、准确的语言表达，避免使用含糊不清或具有歧义的词汇。

- 邮件内容中请勿使用粗俗、侮辱性或歧视性的语言，保持礼貌和尊重。

4. 附件：- 如果邮件需要附带文件，请确保附件的格式正确，并且文件大小适中，以免给收件人带来不必要的麻烦。

- 如有需要，可以在邮件正文中对附件进行简要说明或总结。

5. 回复和转发：- 如有需要回复邮件，请及时回复，并在回复中引用原始邮件的部分内容，以方便对话的连贯性。

- 在转发邮件时，请先核实邮件的重要性和适当性，并在转发前删除不必要的内容。

6. 电子邮件的保密性：- 请注意保护公司和个人的隐私，不要将敏感信息通过电子邮件发送。

- 如有需要发送敏感信息，请使用公司内部安全加密系统或其他安全通信工具。

以上规定是为了提高公司邮件的质量和效率，希望各位员工能够认真遵守。

如有任何疑问或建议，请随时与人力资源部门联系。

谢谢合作！人力资源部门。

公司邮件使用规则制度模板一、总则第一条为规范公司内部邮件通信行为，保障邮件通信的安全、高效、有序，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工在使用邮件系统进行通信时的行为规范和管理。

第三条公司邮件系统主要用于内部商务沟通、信息传递、工作协调等业务需求，禁止用于传输国家秘密、企业机密以及其他违反国家法律法规、公司规章制度的内容。

第四条公司邮箱账号、密码等账户信息应当保密，禁止泄露给他人或以不正当手段获取他人邮箱账号。

第五条公司邮件系统管理员负责邮件系统的日常维护、安全监控和违规处理等工作，确保邮件系统的正常运行。

二、邮件发送与接收第六条发送邮件时，应明确邮件主题，简明扼要地描述邮件内容。

邮件正文应采用正式、规范的语言，避免使用口语化、非正式的表达方式。

第七条发送邮件前，应对附件进行审核，确保附件内容合法、合规，不影响邮件系统的正常运行。

邮件附件应标明名称和格式，便于接收方识别和处理。

第八条接收邮件时，应定期查看邮件，对于重要邮件，应及时回复或处理。

避免因未及时查看邮件而导致的业务延误。

第九条对于垃圾邮件，应立即报告给邮件系统管理员，由管理员进行处理。

禁止接收、打开、传播垃圾邮件。

第十条禁止使用公司邮件系统发送垃圾邮件、广告邮件、骚扰邮件等影响公司形象和邮件系统稳定的行为。

第十一条禁止在邮件通信中发布、传播反对党和国家方针政策、损害国家形象、破坏社会稳定的言论。

三、邮件存储与归档第十二条邮件存储应遵循业务需求和数据安全的原则，对邮件进行合理分类和存储。

第十三条重要邮件应进行归档，便于日后查询和审计。

归档邮件应包括邮件正文、附件等全部内容。

第十四条归档邮件应按照公司档案管理相关规定进行管理，确保邮件数据的安全、完整。

四、邮件系统安全第十五条定期更改邮箱密码，确保密码复杂度，避免使用容易被猜测的密码。

第十六条禁止在公共场合使用公共Wi-Fi环境下登录公司邮件系统，避免邮件账号和密码泄露。

第一章总则第一条为规范公司内部电子邮件的使用，确保公司信息的安全和保密，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工及公司合作伙伴。

第三条公司企业邮箱是公司内部及对外沟通的重要工具，应合理使用，遵守国家相关法律法规和公司内部规定。

第二章邮箱申请与分配第四条员工入职后，由人力资源部门统一为员工申请企业邮箱账号。

第五条邮箱账号分配原则如下：1. 根据员工岗位和部门，分配相应的邮箱后缀；2. 部门负责人或主管需为企业邮箱命名提供指导；3. 邮箱账号一经分配，不得随意更改，如确需更改，需经相关部门批准。

第三章邮箱使用规范第六条邮箱用户应遵守以下使用规范：1. 不得使用邮箱进行违法活动，如传播不良信息、进行网络攻击等；2. 不得将邮箱账号、密码泄露给他人；3. 不得利用邮箱进行商业欺诈、恶意竞争等不正当行为；4. 不得在邮件中泄露公司机密信息，包括但不限于客户信息、财务数据、技术秘密等；5. 邮件内容应文明礼貌，不得使用侮辱、诽谤、威胁等不当言语。

第七条邮箱用户应定期清理邮箱，包括删除无用的邮件、整理邮件文件夹、定期备份重要邮件等。

第四章邮箱安全管理第八条公司设立邮箱管理员，负责邮箱系统的日常维护和管理。

第九条邮箱管理员应定期对邮箱系统进行安全检查，包括：1. 检查系统漏洞，及时更新系统补丁；2. 监控邮箱登录情况，发现异常登录及时处理；3. 定期对邮箱密码进行加密存储；4. 对离职员工的邮箱账号进行清理和封存。

第十条邮箱用户如发现邮箱异常，应及时向邮箱管理员报告。

第五章奖励与处罚第十一条遵守本制度，合理使用邮箱，对工作有显著贡献的员工，公司给予表扬或奖励。

第十二条违反本制度，情节轻微的，给予口头警告或书面警告；情节严重的，给予纪律处分或解除劳动合同。

第六章附则第十三条本制度由公司人力资源部门负责解释。

第十四条本制度自发布之日起实施。

原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。

通过以上制度，我们旨在确保公司企业邮箱的安全、高效使用，促进公司内部沟通与外部交流的顺畅，同时保护公司利益不受损害。

关于公司邮箱使用规定1.1 目的为了进一步提高信息化工作水平，加强各部门对内对外的交流与合作，更好地提升公司对外形象，树立公司文化。

1.2 适应范围公司全体员工，公司邮箱是公司对内对外交流的快速通道。

1.3 职责行政部是公司邮箱的监管部门，负责邮箱的入职分配及离职收回登记工作。

销售部技术支持是公司邮箱的保障部门，负责确保所有邮箱的正常使用及备份工作。

1.3 具体要求：1、行政部按部门对所有员工配置专用企业邮箱（具体可参见公司内部联系单），原则上一人一邮箱。

2、公司邮箱统一通过FOXMAIL或者OUTLOOK进行收发，如使用有问题需及时与公司技术支持取得联系，并及时解决。

2、员工对外联系的所有邮件都需使用公司配置的企业邮箱进行发送，严禁使用私人邮箱。

公司邮箱只作为工作使用，不可发送私人邮件。

3、部门员工对外发送邮件时，必须一对一发送，不可群发。

且所有对外发送的邮件都需抄送部门经理。

部门经理对外发送的邮件需同时抄送张总监和张赫娜常务。

（公司内部人员之间可以使用群发功能）。

4、发送出去的邮件，主题不能为空。

一般主题可以采用描述邮件的简要内容或关键字提示的方式填写。

5、发送出去的邮件，发送人员务必确保所有外发的内容不涉及公司机密及危害公司利益的敏感性字眼及内容。

6、发送出去的邮件都需附有签名。

公司技术支持出具规范的统一签名模版，供所有人员使用。

7、所有拥有公司邮箱的人员，需及时查看邮件，对重要文件要及时上传下达，早请示，稳处理。

上述内容作为公司邮箱使用的规范，属于公司规章制度。

上海万集贸易有限公司2013.09.30 编制/日期：卞国燕/2013.09.30 审核/日期：。

企业邮箱使用规范及管理制度第一章总则为规范企业员工使用企业邮箱的行为，保障信息安全，提高工作效率，特制定《企业邮箱使用规范及管理制度》（以下简称“本规定”）。

第二章使用范围本规定适用于公司内所有员工在工作中使用企业邮箱的行为。

第三章使用规范1. 使用目的：员工使用企业邮箱应以完成工作任务为目的，禁止利用企业邮箱进行私人活动。

2. 安全意识：员工使用企业邮箱时应注意信息安全，不得传播虚假信息、淫秽色情信息、政治敏感信息等违法违规内容。

3. 禁止行为：禁止员工使用企业邮箱从事违法活动，传播垃圾邮件等不良行为。

4. 存储管理：员工应对重要邮件进行备份和存储，对于临时邮件应及时清理。

5. 保密要求：对于公司机密信息的邮件，员工应严格遵守保密要求，不得擅自外泄。

6. 使用权限：公司对不同部门的员工设置不同的邮箱权限，员工不得擅自修改权限设置。

7. 收发邮件：员工应及时处理接收到的邮件，并按照工作需要发送邮件。

8. 审核管理：公司有权对员工的邮箱进行监控和审查，发现违规行为将给予相应惩罚。

第四章管理制度1. 账号分配：公司根据员工岗位和职责分配企业邮箱账号，严格执行账号制度。

2. 密码管理：员工应定期更改邮箱密码，公司有权对密码进行定期检查。

3. 安全防护：公司将对企业邮箱进行安全防护设置，保障信息安全。

4. 培训教育：公司将定期开展企业邮箱使用规范培训，提高员工的安全意识和技能。

5. 违规处理：对于违反本规定的员工，公司将按照公司规章制度给予相应处罚，并记录在个人档案中。

第五章监督和检查公司将建立定期检查机制，对员工的邮箱使用情况进行监督和检查，确保员工的行为符合规定。

第六章附则1. 本规定由公司于制定并实施。

2. 对于本规定的解释权归公司所有。

3. 本规定自发布之日起生效。

以上就是《企业邮箱使用规范及管理制度》的内容，希望全体员工遵守规定，共同维护公司的信息安全和工作效率。

企业邮箱使用规定
1. 引言
企业邮箱是公司内部传递信息和沟通的重要工具，为了确保企
业邮箱的安全和有效使用，制定本使用规定。

2. 邮箱申请与设置
- 所有员工在入职时，需向人力资源部门申请企业邮箱。

- 申请时需要提供真实有效的个人信息，包括姓名、职位、部
门等。

- 邮箱密码由申请者自行设置，应保证密码的复杂性和安全性。

3. 邮箱使用规范
- 企业邮箱仅限于用于工作联系和职务相关事务；
- 严禁使用企业邮箱进行个人事务、娱乐活动或发送违法违规
信息；
- 禁止将企业邮箱用于广告、商业推销或其他非工作相关目的。

4. 保密责任
- 员工对企业邮箱中的信息拥有保密责任，不得将信息泄露给外部人员；
- 禁止将公司机密信息通过企业邮箱发送给外部人员；
- 如发现安全漏洞或信息泄露，应及时向IT部门报告。

5. 邮件管理
- 员工应保持邮箱整洁有序，及时清理无用邮件；
- 员工应妥善处理来自客户和同事的邮件，回复及时有效；
- 禁止删除与工作相关的邮件，应根据公司规定的时间范围进行归档。

6. 邮件备份
- 公司会定期对企业邮箱进行备份；
- 如有需要，员工可以向IT部门申请恢复已删除的邮件。

7. 处理离职
- 离职员工离职前应将企业邮箱内的工作邮件转交给继任者或向上级领导；
- 离职员工的企业邮箱将被注销并无法继续使用。

以上为企业邮箱使用规定，所有员工应严格遵守。

如有违规行为将受到相应的纪律处分。

请注意，本规定有可能会不定期进行修改和调整，以适应公司发展的需要。

企业邮箱使用规范(建议) 为了进一步提高我公司的信息化工作水平，加强各部门对外与公司内部的交流与合作的整体规范，公司行政人事部特制订以下电子邮箱使用管理规定。

电子邮箱用于公司对外合作单位、公司各部门的电子邮件的信息交流、工作联系、业务沟通及文件快速传送等，是公司对外与对内交流的快速通道。

1.开通邮箱行政部信息科负责企业邮箱的审批、开通和维护事宜。

2. 企业邮箱的账号构成2.1 企业邮箱域名后缀如下：用户名@2.2 用户命名规则如下：姓名的拼音+邮箱域名后缀，如：张三：*******************李四：***************重名或重音的命名规则：先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增数字1、3、5、6、7、8、9……加以区分。

2.3 企业邮箱初始密码为：123456，用户初次登陆后请立刻修改密码并完善个人信息，防止邮件被其他人恶意篡改。

3. 企业邮箱收发3.1 浏览器访问：/或者登录公司网站右侧登录。

8．企业邮箱使用管理办法8.1频繁与外单位有业务往来的员工可以申请企业邮箱，申请时请填写“企业邮箱申请表（附录）”。

8.2 由于实际业务调整不再需要邮箱，需由员工所在部门信息员通知行政部信息科注销邮箱帐号，经审核确认邮箱无重要信息后，方可注销。

员工离职时，将注销已经开通的企业邮箱。

8.3 企业邮箱仅作为业务往来中信息传递使用，禁止将其作为活动存储器使用，行政部信息科不提供邮箱服务器的管理备份，不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源，必须将重要邮件及附件下载保存至本地磁盘。

由于未及时保存造成重要信息丢失的，责任由用户自己承担。

8.4 企业邮给每个成员帐号提供3G邮箱容量、附件大小支持50M，当使用浏览器发信时，一封信可以粘贴50M的附件，同样也可以接收来自他人发来的50M的附件。

8.5 邮箱空间占用长期保持在高比率（指空间占用率在30天内一直保持在80%）的用户，管理员将发送通知邮件到该邮箱，此状况一周后仍未整改，管理员有权清理该邮箱邮件。

公司邮箱使用管理规定一、目的为加强对公司统一配备邮箱的管理，规范邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行，特制定本规定。

二、使用要求1、所有员工一旦成为公司邮箱的合法用户，必须严格遵守以下规定：⑴用户必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国电信条例》、《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》和国家其他有关法律、法规、行政规章。

⑵用户不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。

⑶用户不得自己或允许他人利用公司的邮件服务散布大量不受欢迎或未经请求的电子邮件、广告等，也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信息。

⑷违反以上规定，给公司和公司员工造成损失的，由该用户承担全部责任，部门负责人承担连带责任。

2、为充分利用邮箱空间，接收和发送邮件使用OUTLOOK或FOXMAIL（资讯部将预先为所有邮箱进行设置），登陆WEB界面的账户密码由资讯部分配。

3、公司邮件服务器将开启垃圾邮件过滤功能，为了不避免发生邮件被劫持为垃圾邮件，需注意一下几个事项：(1)外发邮件必须填写邮件主题，不得以空白主题发送邮件。

(2)邮件附件应采用压缩包形式。

(3)邮件正文中尽量避免出现网页地址链接内容，容易被识别为垃圾邮件。

(4)对一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需要邮箱认证的，填写其他私人邮箱，禁止使用公司邮件注册（容易被垃圾邮件攻击）。

4、公司邮箱的合法用户，对外业务联络必须使用公司邮箱，不得以任何形式利用私人邮箱收发邮件。

5、公司邮箱仅限本人使用，禁止将公司邮箱以各种形式转让给他人。

公司邮箱的账号和相应的密码，由用户自行负责保管。

三、邮箱管理1、资讯部负责管理公司员工的邮箱帐号、空间等工作，并保证电子邮件系统的正常运行（不可抗拒因素除外）。

【企业邮箱使用规范】公司邮箱的使用规范公司邮箱的使用规范公司邮箱的使用规范规则一对外、对内工作交流使用公司邮箱，禁止私人邮箱用于公事、公司邮箱用于私事规则二对外发送邮件时，①必须抄送给直接领导；②首次发送时发送给对方负责人，由对方转给相关人；③回复对方邮件时，选择全部回复，即需要抄送给对方原本抄送的相关人规则三对内发送邮件时，跨部门时需抄送给本部门领导和对方部门领导规则四“收件人”为直接沟通的人，通常需要对方回复的；“抄送”为知会的人，通常可不回复；“密送”为特别知会，不想收件人和抄送人知道的，通常“密送”的接收者回复时不能选择回复全部规则五邮件主题不能为空；要有规范的签名（包含姓名、电话、公司名称、地址、网址）规则六正文和附件规范：①纯文字、无样式或样式变更不影响阅读的页数不多的表格可以复制粘贴在正文中，截图直接粘贴在正文中；②能不用RaR压缩的就不要用（手机无法阅读）；③超过20m的附件采用百度云盘存放，发送下载码；④需要保持原始样式的office文档一律采用附件方式规则七成果提交规范：①解决方案、开发设计、概要设计等计划方案文档，在未定稿前只能发给直属领导审核；②开发设计、二次开发、项目日志、项目总结、以及概要设计和解决方案的定稿等由项目负责人发送给直属上级，抄送给领导层；③源代码、核心算法、开发设计等重要技术文件，只能发给公司指定源码负责人，并且一律用附件发送；④发送时注意按保密等级分开发送。

规则八为方便发送群体邮件，公司使用邮件列表；进行对外对内工作时，代表某部门或某职位时，公司使用职能邮箱。

详见附录二规则九员工入职时由人事部分配公司邮箱，并培训使用；员工离职后由人事部5个工作日内注销邮箱，在职员工或部门若因工作需要查看或暂时保留该邮箱，在3个工作日内提交书面申请到人事部保留该邮箱规则十人事部负责公司邮箱的安全管理和运行秩序维护，定期整理公司邮箱列表到通讯录中；各部门员工负责正确使用公司邮箱，定期清理邮箱保障邮件接收正常，对其邮箱传播的所有活动和事件负责，忘记密码时与管理员联系；邮箱管理员负责邮箱邮件资料的保密，保证邮箱资料更新及时准确附录一邮箱设置①首次使用时需要网页方式登录邮箱，修改密码，入口②imaP:使用安全链接SSL端口993③SmTP:使用安全链接SSL端口994附录二邮件列表、智能邮箱附录三签名规范示例BestRegards,朴志刚Kevinpiao---让人?物?联网---南京大小多少物联网科技有限公司手机：1565166982818600002973Email：kevin@附录四邮箱使用1、Pc端网易闪电邮（推荐）：/腾讯Foxmail：http:/// 2、手机端网易邮箱大师（推荐）腾讯Foxmailandroid应用市场上搜索，ioS上appStore上搜索。

电子邮件使用规范一、邮件文本及格式规范：1、邮件内容：一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。

2、邮件字体：（1）全文统一；（2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字；（3）字体为正体；（4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。

3、邮件附件：如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。

4、邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。

5、个人签名：（1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、 e-mail等；如：（2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码等。

二、邮件语言文字规范：1、语言表述清楚、简练，不能有歧义。

2、规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。

3、段落分明、清晰。

4、用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。

三、邮件发送规范：1、邮件主题：邮件必须写明主题。

2、邮件发送：（1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员；（2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件；（3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式；（4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明；（5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；（6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导；（7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容；（8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误；（9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复；（10）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送3、邮件群发：（1）邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发;（2）回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。

企业邮箱使用规范及管理制度范文企业邮箱使用规范及管理制度一、前言随着信息技术的快速发展，电子邮件已经成为企业日常沟通及信息传递的主要工具之一。

企业邮箱不仅可以提高工作效率，还可以方便员工之间的沟通与协作。

为了保护企业信息安全，合理使用企业邮箱，制定企业邮箱使用规范及管理制度势在必行。

二、企业邮箱使用规范为了保障企业信息安全和提高工作效率，制定以下企业邮箱使用规范：1. 注册及开通1.1. 申请企业邮箱需要经过公司审批，并提供相关身份证明材料。

1.2. 应尽量使用真实姓名注册，并保证个人信息的准确性。

1.3. 严禁私自篡改个人信息、修改密码等操作。

2. 电子邮件发送2.1. 发送邮件时，应填写清晰明确的主题，并确保邮件内容准确明了。

2.2. 邮件内容应符合职业道德，严禁涉及违法内容、谩骂语言、侮辱他人等行为。

2.3. 如果需要抄送、密送邮件，应明确抄送对象并了解对方意见。

3. 电子邮件接收3.1. 对于任何未知或怀疑的邮件，请提高警惕，避免打开、下载或点击附件链接。

3.2. 对于确认是垃圾邮件的，请及时标记举报，以便系统进行过滤和处理。

3.3. 在收件箱内保持整洁，定期清理并归档不再需要的邮件。

4. 附件发送4.1. 对于需要发送大文件的情况，应使用文件压缩工具进行压缩，并在邮件中说明。

4.2. 对于包含病毒风险的文件或可疑文件，严禁发送或接收。

5. 安全注意事项5.1. 严格保守企业邮箱账号及密码，避免泄露或与他人分享。

5.2. 如发现账号异常登录情况，应及时向网络部门报告，并尽快更改密码。

5.3. 在非公司设备上使用企业邮箱时，应避免勾选“记住密码”等选项，防止信息泄露。

5.4. 不得私自更改邮箱设置或使用非法软件插件。

三、企业邮箱管理制度为了加强对企业邮箱的管理，保障企业信息安全，制定以下企业邮箱管理制度：1. 邮件备份1.1. 全面备份企业邮箱的电子邮件，包括发件箱、收件箱、草稿箱等。

1.2. 定期进行企业邮箱的备份，确保数据安全。

竭诚为您提供优质文档/双击可除企业邮箱使用规范及管理制度篇一：企业邮箱管理规定企业邮箱管理规定1、目的为了规范公司邮箱管理，正确使用和利用邮箱平台，充分发挥企业邮箱的作用，最大限度地提高邮箱的使用率。

2、适用范围本制度适用于中旭全体员工（含分公司）。

3、权责3.1行政部负责企业邮箱的安全管理和运行秩序维护。

3.2各部门(中心)员工负责正确使用企业邮箱。

3.3网管员负责公司邮件资料的保密，保证邮箱资料更新及时准确。

4、具体规定4.1企业邮箱的申请程序4.1.1申请人到前台填写《企业邮箱申请单》，呈部门负责人、网管员审核。

4.1.2网管员根据审核情况，设定申请人用户帐户和初始密码。

4.1.3申请人接到邮箱地址后，应立即修改密码，并为该邮箱的使用责任人，申请人应对其邮箱传播的所有活动和事件负法律责任。

4.2企业邮箱的使用规定4.2.1企业邮箱仅限于工作使用,不得从事与工作无关的事情。

4.2.2邮箱用户不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用。

如用户发现其帐号遭他人非法使用，应立即向行政部汇报。

4.2.3邮箱用户在使用邮箱帐号的过程中，必须遵循以下原则：4.2.3.1员工必须遵守公司相关的网络制度。

4.2.3.2员工必须遵守所有与网络服务有关的网络协议、规定和程序。

4.2.3.3员工不得因非法目的使用公司的邮件系统。

4.2.3.4员工不得利用企业邮箱进行任何可能对公司的正常运转造成不利影响的行为。

4.2.3.5员工不得利用企业邮箱上传、展示或传播任何虚假的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料。

4.2.3.6员工不得侵犯其他任何第三方的专利权、著作权、商标权、名誉权或其他任何合法权益。

4.2.3.7员工不得利用企业邮箱进行任何不利于公司的行为。

4.2.3.8员工不得利用企业邮箱全公司群发个人日结果日计划、个人周结果周计划、部门内部工作安排、工作回复（只抄送给相关人员即可）。

公司邮件使用规则制度范本第一条总则为了规范公司邮件的使用和管理，提高工作效率，保护公司信息安全，特制定本邮件使用规则。

本规则适用于公司所有员工，不论是用公司提供的邮件系统还是个人邮箱处理公司邮件。

第二条邮件发送与接收1. 所有涉及公司业务往来的邮件，应当使用公司统一的邮件系统发送和接收。

个人邮箱用于处理私人邮件，不得用于发送涉及公司业务的邮件。

2. 发送邮件时，应明确邮件的主题，内容应简洁明了，附件应标明名称和用途。

3. 接收邮件时，应及时查看邮件内容，对于重要邮件应立即进行处理或转交相关人员处理。

4. 对于无法判断邮件内容和性质的情况，应主动向上级或相关部门咨询，不得擅自删除或忽略。

第三条邮件内容规范1. 邮件内容应真实、合法、合规，不得含有虚假信息、违法信息或侵犯他人合法权益的内容。

2. 邮件内容应尊重他人，不得含有侮辱、诽谤、歧视等不当言论。

3. 邮件内容应保守公司秘密，不得泄露公司商业秘密、客户信息等敏感信息。

4. 不得利用邮件系统发送垃圾邮件、广告邮件或其他影响公司正常运营的邮件。

第四条邮件存储与归档1. 员工应对工作中产生的邮件进行合理分类，重要邮件应进行归档存储。

2. 归档邮件应包括邮件正文、附件及相关回复邮件，以便于后续查询和审计。

3. 归档邮件应按照公司规定的期限进行存储，超过期限的邮件应及时清理。

第五条邮件安全与保密1. 员工应定期更改邮件密码，确保密码的安全性。

2. 不得将邮件密码告知他人，也不得使用他人的邮件账号发送邮件。

3. 对于涉及公司机密的邮件，应采取加密措施，确保邮件传输的安全性。

4. 不得在公共场合或未经授权的设备上登录邮件系统，防止信息泄露。

第六条邮件违规处理1. 违反本规则的行为，公司将根据情节严重程度对相关人员进行警告、罚款、停职等处理。

2. 对于涉及违法行为的邮件，公司将积极配合有关部门进行调查，并依法予以处理。

3. 对于导致公司损失或声誉受损的邮件，应承担相应的赔偿责任。

公司电子邮件使用规范1. 引言公司电子邮件使用规范是为了规范员工在使用电子邮件时的行为举止，确保电子邮件的安全、专业和有效。

本规范适用于所有公司员工，在使用公司提供的电子邮件服务时，请遵守以下规定。

2. 邮件发送规范2.1 电子邮件的主题和内容•主题应简明扼要地概括邮件的内容，避免使用太长或不相关的主题；•内容应清晰、准确地表达意思，避免使用来历不明、含有敏感信息或不合法内容的邮件；•邮件内容中的附件应根据需要进行精选，避免发送过多或不相关的附件。

2.2 邮件的收件人•邮件的收件人应根据邮件的内容和目的进行选择，避免将邮件发送给不必要的人；•在邮件的抄送（CC）和密送（BCC）时，务必在有真正需要知晓邮件内容的人员之间进行选择；•避免将敏感信息发送给不相关或未经授权的人员。

2.3 邮件格式•邮件应使用统一的格式，包括字体、字号、段落等，以确保邮件的可读性；•邮件中的引用、回复和转发应清晰明确，避免混淆邮件的内容和历史记录。

2.4 邮件的语言和礼貌•邮件应使用专业的语言，避免使用粗俗、侮辱或歧视性言辞；•邮件应尊重收件人的隐私和感受，避免发表不当的评论或观点；•邮件中的称呼应根据收件人的职位和身份进行选择，避免使用不恰当的称呼。

3. 邮件接收和处理规范3.1 邮件的查收和回复•邮件应及时查收，避免长时间未处理或忽略邮件；•对于需要回复的邮件，应在合理的时间范围内做出及时回复；•回复邮件时，应尽量清晰、简洁地回答问题，避免模糊或含糊其辞。

3.2 邮件的保密性和安全性•邮件内容应保持机密，不得将机密信息发送给未经授权的人员；•邮件中的附件和链接应经过安全检查，确保不包含恶意软件或病毒；•对于收到的垃圾邮件或可疑邮件，应及时向信息安全部门报告。

3.3 邮件的管理和归档•邮件应按照一定的分类和归档方式进行管理，以便查找和检索；•对于不再需要的邮件，应及时删除或移动到归档文件夹中；•邮件中的重要信息和文件应进行备份，确保不会因为意外或系统故障而丢失。