文件与记录编写规范

体系管理中的文件控制和记录保存要点体系管理中的文件控制和记录保存是企业正常运作和持续改进的重要保障。

正确的文件控制和记录保存可以帮助企业提高工作效率，确保质量和安全，促进持续改进。

下面将从不同角度展开讨论体系管理中文件控制和记录保存的要点。

一、文件控制的重要性文件控制是体系管理中的基础工作，它涉及到文件的编写、审批、发布、分发、修订、废止等方方面面。

只有建立科学严谨的文件控制制度，才能确保所有工作按照规定程序进行，避免因文件混乱、过时等问题导致的混乱和失误。

二、文件编写的原则文件编写应当科学合理，内容准确清晰，格式规范统一。

在编写文件时，应遵循简洁明了的原则，避免出现冗长复杂的表述，确保读者能够准确理解文件内容。

三、文件审批的程序文件的审批过程应当严格按照规定程序进行，确保审批人有权有责、审批程序清晰明确。

审批人应该仔细审阅文件内容，对不符合要求的地方提出修改意见，保证文件质量。

四、文件发布和分发发布文件时，应确保所有相关人员都能够及时收到文件，并且确保他们能够理解文件的内容和要求。

分发文件时，应根据实际需要和风险情况进行分类、归档，确保文件信息的安全性和有效性。

五、文件修订与废止文件是会随着工作的变化不断进行修订和更新的，这就需要建立健全的修订机制。

修订时应注明修订日期、修订内容、理由等信息，并及时通知所有相关人员。

对于过时或无效的文件，应予以废止，并通知相关人员及时停止使用。

六、记录保存的重要性记录保存是企业运作的重要组成部分，也是体系管理的重要内容之一。

记录保存可以帮助企业追溯工作过程、判断责任和改进方法，同时也是对企业经营情况的一种展示和证明。

七、记录分类和整理记录保存时，应根据不同的内容和重要性进行分类和整理。

重要的记录应妥善保管，建立归档和检索制度，便于日后的查阅和利用。

八、记录保存的期限不同类型的记录保存期限有所不同，企业应根据法律法规和业务需要确定记录的保存期限。

对于过期的记录，应及时销毁或转存，以节省存储空间和维护成本。

文件记录管理制度规范目录一、总则二、管理责任三、文件的分类、编号和命名规范四、文件的存储和备份规范五、文件的传递和传阅规范六、文件的借阅和归还规范七、文件的销毁和归档规范八、附则一、总则为规范文件管理工作，提高文件管理的效率和规范性，制定本规范。

本规范适用于本单位所有文件的管理工作。

二、管理责任1.单位领导是文件管理工作的第一责任人，要加强对文件管理工作的领导，确保文件管理工作的顺利进行。

2.文件管理员是文件管理的执行人员，要严格按照本规范的要求，认真负责地开展文件管理工作。

3.各部门负责人要加强对本部门文件管理工作的监督和检查，确保文件管理工作的规范性和有效性。

4.全体员工要自觉遵守文件管理规范，做到按规定使用、传递、借阅和归还文件，共同维护文件管理的良好秩序。

三、文件的分类、编号和命名规范1.文件应根据其内容和用途进行分类，确保分类清晰、科学合理。

2.文件编号应采用统一的编制规则，编号要保持连续性和唯一性。

3.文件的命名应简明扼要，反映文件的内容和主题。

四、文件的存储和备份规范1.文件的存储应按照一定的顺序和分类放置，保持文件的整齐和便于查找。

2.重要文件要进行定期备份，备份资料要存放在安全可靠的地方，避免意外丢失。

五、文件的传递和传阅规范1.文件的传递要采用统一的方式和规范的流程，确保传递的准确性和及时性。

2.文件的传阅要按照规定的权限和程序进行，不得擅自传阅机密文件。

六、文件的借阅和归还规范1.文件的借阅要经过书面申请，经批准后方可借阅，借阅期限不得超过规定时间。

2.借阅后的文件要妥善保存，并按时归还，不得拖延。

七、文件的销毁和归档规范1.文件的销毁要按照规定的程序进行，确保文件的安全和完整。

2.文件的归档要有专门的归档管理人员进行，建立档案管理系统，做到查寻方便和快捷。

八、附则本规范自公布之日起生效，如有需要修改的地方，需经单位领导批准后方可修改并重新公布。

1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。

2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。

3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。

（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。

）3.1.2文件编写条目按照以下格式。

1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。

3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。

3.1.5文件文档为word文件，表单不限。

3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。

3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。

图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。

3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。

3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。

3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。

XXXXXX有限公司
三阶文件文件编号：XXXX-QC-X-007版本号：A0
标题：文件的编号与编写规定页次：1/2
生效日期：2018.01.01
1．目的：
规范文件编号与编写。

2．范围：
本公司质量管理体系文件的编号
3．职责：
文控：负责文件的管理存档
管理者代表：负责文件的审批
4．工作内容：
4.1文件书写规定：
4.1.1一阶文件按：按照ISO13485标准条款号进行编制；
4.1.2二阶文件按：（1）目的（2）范围（3）职责（4）定义（无时填无） (5)作业内容（6）
相关文件（无时填无）（7）表单（无时填无）
4.1.3文件章节次编号：
1……1.1……1.1.1……1.1.1.1
……1.1.1.2
2……2.1……2.1.1……2.1.1.1
……2.1.1.2（如此类推）
4.1.4文件的页次格式为：页次/总页数。

4.1.5版本版次：A1…A9,B1…B9依次变更。

4.2文件编号：
4.2.1一、二阶文件编号：
□□□□—□——□□
流水号（01－99）
文件性质A、B、C、D
质量体系Q
公司代号KSMD
4.2.2三阶文件编号：
□□—□□—□□□—□
流水号（001－999）
文件类型代号
部门代号
版本。

事业单位会议纪要的格式规范会议纪要是事业单位日常办公中常见的一种文件形式，在会议结束后起到总结、记录和传达会议内容的重要作用。

为了确保会议纪要的准确性和规范性，现就事业单位会议纪要的格式规范进行如下阐述：一、会议纪要的基本要素1. 标题：会议纪要的标题应明确反映会议主题，字体大小通常为16号，居中对齐。

2. 文件编号：会议纪要应有唯一的文件编号，以便于查阅和管理，编号位于标题下方，字体大小为12号。

3. 日期：会议纪要的日期应紧随文件编号之后，格式为“年-月-日”，字体大小为12号。

4. 与会人员：列出参会人员的姓名，并注明其身份和单位，居中对齐。

5. 地点：会议举行的地点应清楚标注，居中对齐。

6. 主持人：会议主持人负责引导会议流程、提问和总结讨论要点，应在会议纪要中予以表彰。

7. 记录人：记录人负责记录会议内容和各方发言，确保会议纪要的准确性，同时在会议纪要中标明姓名。

二、会议纪要的正文1. 内容概述：在会议纪要正文的第一部分，对会议主题和目的进行简要概述，包括会议的背景、目标和重要议题。

2. 会议过程记录：按照会议的时间顺序，记录各项议题的讨论内容、决议和相关事项。

每个议题应单独列出，使用项目符号或编号。

3. 决议和建议：在会议纪要的正文中，对会议的决议和建议进行明确的记录，包括决策的结果和涉及的行动计划或措施。

4. 履行情况追踪：在后续的会议纪要中，应对前一次会议的决议和建议进行追踪和更新，以确保相关事项得到落实。

5. 会议时间和地点变更：如有变更会议时间和地点的情况，应在会议纪要中进行明确的说明和提醒。

6. 其他事项：会议纪要的正文中，可以包含其他与会议相关的事项和补充说明。

三、会议纪要的附带资料若会议纪要涉及到附带资料或重要讨论内容的补充，应在会议纪要正文之后，用附注形式添加在最后面。

四、会议纪要的签署1. 主持人签署：主持人在会议纪要正文末尾进行签名，并注明签署日期。

2. 制作人签署：会议纪要的制作人也要在会议纪要末尾进行签名，并注明签署日期。

特种设备文件和记录管理制度范本一、总则为了加强特种设备文件和记录的管理工作，确保特种设备的安全运行和使用，制定本管理制度。

二、文件的管理1. 文件的分类管理1.1 设备档案：按设备种类进行分类管理，包括设备的基本信息、设计文件、制造文件、安装调试文件等。

1.2 维修记录：按设备的故障情况和维修方式进行分类管理，包括维修记录、维修票、维修方案等。

1.3 安全检查记录：按设备的检查项目和结果进行分类管理，包括安全检查记录、检查表、检查报告等。

2. 文件的编号管理2.1 文件的编号应具有唯一性和顺序性，便于查找和归档。

2.2 文件的编号应包括设备名称、文件类型、编号年份等信息。

3. 文件的存储管理3.1 文件应存放在专门的文件柜或文件室中，保持整齐、清洁和安全。

3.2 重要文件应采取防火、防水等措施进行保护，确保文件的安全。

4. 文件的查阅和借阅管理4.1 文件的查阅和借阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。

4.2 文件的查阅和借阅应记录在册，并进行统计和动态管理。

三、记录的管理1. 记录的分类管理1.1 设备运行记录：按设备的运行情况进行分类管理，包括设备运行记录、日志、仪表读数等。

1.2 维护保养记录：按设备的维护保养项目进行分类管理，包括维护保养记录、保养计划、保养记录卡等。

1.3 安全事故记录：按事故的性质和结果进行分类管理，包括事故记录、事故报告、事故调查报告等。

2. 记录的填写和签字2.1 记录应由具备相应资质和技能的人员进行填写，确保记录的准确性和完整性。

2.2 记录应及时填写和签字，遵循填报、审核、签名等程序。

3. 记录的归档和保管3.1 记录应按照文件编号进行归档，确保记录的顺序性和完整性。

3.2 归档的记录应存放在专门的档案柜或档案室中，保持整齐、清洁和安全。

4. 记录的查阅和复制4.1 记录的查阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。

4.2 记录的复制应符合相关规定，遵循申请、审核、复制等程序。

病历文书写作与记录制度一、总则1.1 为规范医院的病历文书写作与记录工作，提高病历质量和管理水平，保证医疗服务的安全和有效性，订立本制度。

1.2 本制度适用于医院全部临床科室的医务人员，包含医生、护士、病案员等相关人员。

1.3 全部医务人员必需严格遵守本制度，不得违反病历文书写作与记录的有关规定。

二、病历文书的要求2.1 医疗机构的病历应当真实、准确、完整、规范。

2.2 病历内容应包含患者的基本信息、主诉、病史、体格检查、辅佑襄助检查、诊断与治疗方案、疗效评估、医嘱、护理措施、医生引导、出院情况等。

2.3 病历应使用书写工具进行书写，书写必需清楚、工整，不得使用涂改液、划线笔等。

2.4 病历纸张分为出院病历和日常病历两种，分别针对不同情况进行备案和管理。

2.5 病历应依照患者的就诊次序进行编号，并进行存档和归档，确保病历的查阅和保密。

三、病历文书写作与记录流程3.1 门诊病历的写作与记录流程3.1.1 患者就诊后，门诊医生应认真询问患者的病史、主诉等情况，并进行体格检查和辅佑襄助检查。

3.1.2 门诊医生依据患者的症状和检查结果，拟订初步诊断和治疗方案，并进行医嘱和建议。

3.1.3 门诊医生将相关信息记录在门诊病历中，并向医务科进行备案和归档。

3.2 住院病历的写作与记录流程3.2.1 患者入院后，接待部门登记患者信息，并通知病案科。

3.2.2 病案科依据患者信息向病案员发放病历书写料子，并告知医生书写要求。

3.2.3 主治医生在患者入院后24小时内完成住院病历的书写工作，包含病史、主诉、体格检查、辅佑襄助检查等。

3.2.4 医生诊断和订立治疗方案，并进行医嘱和护理措施的书写。

3.2.5 医生在患者治疗过程中，依据病情变动及时记录相关信息。

3.2.6 科主任或副主任医生负责审核住院病历的质量和规范，并签字确认。

3.2.7 宣教人员负责向患者和家属解释和说明病历内容，并征得他们的同意。

3.3 病历文书的更新和修订3.3.1 诊断和治疗方案有紧要变动时，医生应及时更新和修订病历，并存档和归档。

受控状态：1.目的与适用范围1.1 目的为规范质量管理体系文件（不含质量手册）的编写原则和格式，制定本规定。

1.2 适用范围本规范适用于编写公司内部质量管理体系文件（不包括质量手册），对于体系外文件的编写亦应参照执行。

2.引用标准GB1.1标准化工作导则标准编写的基本规定3.术语及定义文件：本规范中的文件指在工作中由公司或部门制定发放的体系文件，包括程序文件及各类管理标准、技术标准、作业文件、外来文件等。

文件类别：指文件的属性，即程序文件、管理标准、技术标准、作业文件、外来文件等。

4. 文件编写的一般原则4.1应贯彻国家法律、法规、政策的要求，并与其它标准和规定相协调。

4.2职责界定和划分、工作程序的设计、及各类要求应与公司《质量手册》、《程序文件》相一致，并不得与其它文件相矛盾。

4.3编写目的明确、针对性强。

4.4格式应统一，语言简练、文字表达清楚、准确。

4.4内容应具有可操作性，尽量做到量化，便于检查、落实。

4.5编码依据《文件编码管理规定》确定，由企管处统一编号。

5. 文件编写基本构成文件基本构成包括：标题部分、正文部分、更改栏三部分。

5.1 标题部分包括标题、编制栏、受控状态等，在首页上部，占版面的五分之一，包括：公司名称、文件名称、文件类别、版次、受控状态、编码、编号、编制、审核、批准、发布时间、执行时间等内容。

5.2 正文部分包括编写目的、适用范围、引用文件、术语与定义、部门或人员职责、工作程序、质量记录、相关或支持性文件等。

5.2.1 目的：简要说明文件的编写目的，字数一般在50字以下。

5.2.2 适用范围：主要规定文件的适用范围。

必要时，应明确写出不适用的范围和领域。

建议采用下列典型用语：“本文件适用于┈┈”。

“本文件适用于┈┈，亦适用于┈┈”。

“本文件适用于┈┈，亦应参照使用（执行）┈┈”。

“本文件不适用于┈┈”。

5.2.3 引用文件：主要说明本直接引用、依据或必须配合使用的文件。

公文写作中的公文装订和归档规范公文是现代组织机构和政府部门之间进行正式沟通的主要方式之一。

为了确保公文的传达效果和保存完整性，公文的装订和归档必须遵循一定的规范和标准。

本文将介绍公文写作中的公文装订和归档规范，包括装订方法、归档材料和归档程序。

一、公文装订规范1. 封面设计公文的封面应清晰、简洁，包括发文单位名称、文号、标题、日期等基本信息。

封面上可以使用单位标志或公章，以提升公文的正式性和可信度。

2. 页眉页脚设置每页公文应设置统一的页眉和页脚，页眉包括公文标题和文号，页脚包括页码和日期。

页眉和页脚的字体大小应与正文一致，并保持在合适的位置。

3. 页面格式公文的页面格式应统一，一般为A4纸，页边距要合理设置，以便于阅读和复制。

正文的字体、字号、行距等要符合规范，通常建议使用简洁明了的宋体或仿宋字体。

4. 段落格式公文的段落要求整齐划一、分行分段。

标题应居中，正文段落的首行应缩进，行间距要适中。

二、公文归档规范1. 归档材料公文归档时应将公文正文、封面和其他相关附件一并归档。

附件的归档顺序应与正文保持一致，并在归档文件上注明附件的数量和名称。

2. 归档文件夹公文归档时，可以使用文件夹、卷宗或文件箱等装订材料。

归档文件夹应选择质量好、无污损的材料，便于长期保存和检索。

3. 做好归档记录每份公文归档都应做好归档记录，包括归档日期、文件编号、文件题名等信息。

记录可以以电子形式保存，以便于检索和管理。

4. 归档标签在归档文件夹上应贴有清晰明了的归档标签，标注文件的序号、标题、归档日期等信息。

标签的贴附位置应统一，方便分类和检索。

三、公文归档程序1. 公文审核在公文归档之前，应进行公文审核，确保公文内容准确完整，符合规定格式。

2. 文号编号每份公文都应有唯一的文号，文号可以根据不同的单位规定进行编号，以便于归档和查询。

3. 归档流程公文归档流程通常由承办人或相关部门负责。

归档前应对公文进行整理、核对，并填写好归档记录。

公司生产过程中的文件记录规范制度1.目的规定记录的标识、使用、归档、保存、检索、借阅、复制、归还和处置的控制要求。

2.范围为证明产品、生产过程符合质量要求和质量管理体系有效运行的记录3.定义记录：阐明取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

4.职责4.1.各部门负责本部门所需记录的编制、审核和批准，记录的准确性、真实性、完整性和可追溯性。

4.2.记录的保管部门，应对记录的完整和安全等进行管理。

4.3.质量部人员和各部门负责人或指定人员负责监督记录管理的执行情况。

5.程序5.1.记录的标识5.1.1.记录模板的编制、审核、批准5.1.1.1.记录模板的新建或修订过程的要求应执行《文件控制程序》中文件的编制、审核、批准内容。

5.1.2.记录模板的编号和版本号具体执行《文件编制管理制度》中文件编号和文件编制规定内容。

5.1.3.日常记录原则上应使用受控版记录模板进行记录。

如编制备忘录或情况说明等特殊型式的记录，可以使用自行设计的记录格式。

但需要有编制人、审核人进行签字确认。

5.1.4.如果使用电子办公软件如word\excel进行记录时，需要使用与受控版一致的电子版文件进行编写。

记录完成后需要打印为纸质版，并由编制人、审核人、批准人（如涉及）签署姓名及日期。

5.1.5.记录的受控5.1.5.1.记录的受控随相应文件生效受控。

具体执行《文件控制程序》中文件受控内容。

5.1.6.记录的分类5.1.6.1.质量体系运行产生的记录、报告、生产、检验和验证数据等，均属记录的范围。

均需要进行控制。

5.1.6.2.按照质量体系产生的记录，可分为下列三种类型：1）质量记录：与质量管理体系运行有关的记录，主要有：质量管理体系审核、管理评审、合同评审、合格供应商评定、纠正与预防措施、培训及考核等记录。

2）产品记录：与产品有关的记录。

主要有：生产过程记录、检验过程、销售记录、售后服务记录、不良事件记录、不合格处置记录、服务协议、质控图、外部或内部的检测报告或校准证书，客户信函等记录。