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电子文件元数据方案一、引言在当今大数据时代，人们产生和使用的数据量急剧增加。
这些数据不仅数量庞大，而且具有多样性和复杂性。
传统的信息管理方式已经不能满足人们对数据处理的需求。
为此，电子文件元数据方案应运而生。
二、电子文件元数据的概念及作用元数据是为描述、管理和识别信息资源而存在的数据，它是信息资源的结构描述，可以用来描述信息资源的属性和组成，起到了信息资源的管理作用。
电子文件元数据是针对电子文件而设计的元数据，它是所谓“数据的数据”。
电子文件元数据发挥着重要的作用，主要包括：1. 电子文件的管理：电子文件元数据可以描述电子文件的属性和组成，记录电子文件的存储位置和使用情况，方便电子文件的管理。
2. 电子文件的检索：电子文件的元数据中包含了电子文件的关键信息，可以提供全文检索、分类检索、属性检索等多种检索方式，方便用户对电子文件进行快速检索。
3. 电子文件的传递：电子文件元数据中记录了电子文件的格式和版本信息，可以实现电子文件的跨平台传递和交换。
三、电子文件元数据方案的设计原则1. 标准化：电子文件元数据方案应采用国际通用的标准，避免重复设计和实现，提高系统的互通性和兼容性。
2. 统一性：电子文件元数据方案应适用于各种类型的电子文件，不能因为文件类型不同而导致元数据不一致，保证因材施教。
3. 完整性：电子文件元数据方案应覆盖电子文件的所有属性和组成信息，包括文件格式、文件大小、创建时间、修改时间、作者、标题、内容摘要、访问权限等。
4. 可扩展性：电子文件元数据方案应具有一定的可扩展性，可以随着需求的变化灵活地增加新的元数据信息。
5. 明确性：电子文件元数据方案应采用简洁明了的术语和描述，方便用户理解和应用。
四、电子文件元数据方案的设计方法1. 通过分析电子文件的使用目的和场景，确定需要记录的元数据信息。
2. 选择适合的元数据标准，如Dublin Core元数据标准、MARC21元数据标准、MODS元数据标准等。
电子文件元数据标准（征求意见稿）1.范围本标准适用于各级机关、团体、企事业单位、社会组织。
本标准规定了电子文件元数据的结构、定义、编码体系。
本标准描述的数字对象为通用的电子文件核心元数据，主要为原生电子文件与数字化文件（文本、图像）元数据。
根据发展需要，扩展编制图形、影像、声音等文件类型的元数据标准。
2.编制目的2.1 对文件及相关实体进行标准化描述；2.2 实现不同机构、不同系统之间文件及信息的互操作；2.3 为电子文件在不同时间、不同空间、不同应用软件中的再利用提供统一的元数据；2.4 为电子政务、办公自动化、电子文件中心、文档管理、档案管理等系统提供成熟的电子文件全过程管理的设计模式。
3.规范性引用文件下列文件中的条款，通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 2659-2000 世界各国和地区名称代码GB/T 2260-2002 中华人民共和国行政区划代码GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 9704-1999 国家行政机关代码编制规则GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 4880-1991 语种名称代码GB/T 4880.2-2000 语种名称代码第2部分:3字母代码GB/T 4881-1985 中国语种代码GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 19667 基于XML电子公文格式规范DA/T12-1994 全宗卷规范DA/T13-1994 档号编制规则DA/T18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 1-2000 档案工作基本术语中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知ISO15489 信息与文件—文件管理ISO23081-1 信息与文献—文件管理流程—文件元数据-总则ISO23081-2 信息与文献—文件管理流程—文件元数据-概念与实施问题ISO14721 空间数据和传输系统—开放档案信息系统—参考模型ISO11179 信息技术--元数据元素的规范与标准化ISAD（G）档案著录规则（总则）W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)4.术语与定义下列术语和定义适用于本标准。
电子档案管理办法电子档案管理办法第一章总则第一条为了规范电子档案管理工作，提高电子档案管理效率和信息安全等级，加强对电子档案的统一管理，根据国家有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法适用于各类机关、企事业单位、社会团体和个人对电子档案管理的相关活动。
第三条电子档案是指经过数字化处理，以电子形式存储和管理的各类信息文件。
第四条电子档案管理应遵循的原则如下：1.法律依据原则：遵守和执行国家有关电子档案管理的法律法规；2.统一管理原则：建立统一电子档案管理平台，实现对各单位电子档案的集中管理；3.安全保密原则：加强电子档案的安全保护措施，防止电子档案泄露、损坏及篡改；4.便捷查询原则：建立快速、便捷的电子档案检索系统，提高档案查询效率；5.持续更新原则：根据档案管理需求，及时对电子档案进行更新和整理；6.合规使用原则：合法、规范使用电子档案，确保档案的完整性和真实性。
第二章电子档案的创建和采集第五条电子档案的创建和采集应符合以下要求：1.电子档案的创建应与相关业务活动同步进行，确保原始信息的准确性和真实性；2.采集的电子档案应当包括相应的元数据，包括文件名称、创建时间、文件大小等信息；3.采集的电子档案应标注相关的业务流程和环节，便于查询和溯源。
第六条电子档案的格式应当符合相关规范和标准，避免使用与业务无关的格式。
第七条采集的电子档案应当经过合法授权，确保合法合规。
第八条采集的电子档案应及时进行备份，确保数据可靠性和安全。
第三章电子档案的存储和归档第九条电子档案的存储应遵循以下要求：1.电子档案的存储应采用可靠、安全的存储介质，保证档案的完整性和可用性；2.电子档案的存储系统应具备防火、防水、防尘、防震等功能；3.电子档案的存储系统应定期进行维护和检查，确保系统的运行稳定。
第十条电子档案的归档应遵循以下要求：1.根据业务流程和档案保管期限，对电子档案进行归类和整理；2.电子档案的归档应标注相应的元数据和索引信息，便于查询和管理；3.电子档案的归档应定期进行备份和存储，确保档案的保存期限和安全性。
档案元数据标准档案元数据标准是指用于描述和管理档案的一组规范或指导原则。
它们被用于确定档案管理系统中可用的元数据元素以及对这些元素进行描述、组织和保存的规则。
档案元数据标准对于确保档案的可访问性、可用性和可管理性非常重要。
在本文中，将介绍档案元数据标准的作用、分类、国际标准以及在实践中的应用。
首先，档案元数据标准的主要作用是提供一种一致和结构化的方式来描述和组织档案。
它们定义了用于描述档案的元数据元素，例如文件名、创建日期、作者等。
通过使用这些标准，可以确保档案能够在不同的系统和环境中被正确地识别和管理。
此外，标准还可以帮助档案管理员了解档案的内容和特点，从而更好地组织和使用这些档案。
档案元数据标准可以根据不同的特点和用途进行分类。
一种常见的分类方法是根据档案的内容和形式进行分类。
例如，电子档案元数据标准用于描述电子文件和数据库中的元数据，而纸质档案元数据标准用于描述纸质文件和档案盒中的元数据。
此外，还有一些通用的档案元数据标准，可以用于描述各种类型的档案。
国际标准组织也发布了一些通用的档案元数据标准。
其中最著名的是国际标准化组织（ISO）的ISO 23081档案元数据标准。
该标准定义了一套通用的元数据元素，可以用于描述档案的各个方面，例如身份信息、历史信息、位置信息等。
此外，国际档案管理委员会（ICA）还发布了一些特定领域的档案元数据标准，例如电子档案、数字档案等。
在实践中，档案元数据标准被广泛应用于各种档案管理系统和项目中。
例如，很多博物馆、图书馆和档案馆使用档案元数据标准来描述和管理其藏品。
通过使用这些标准，这些机构可以更好地组织和访问其藏品，提供更好的服务。
此外，许多组织和企业也使用档案元数据标准来管理其电子文件和数据库。
通过使用这些标准，可以确保文件能够正确地被检索和共享。
总之，档案元数据标准是档案管理的基础。
它们提供了一种结构化的方式来描述和组织档案，从而提高了档案的可访问性、可用性和可管理性。
最新档案数字化规范标准档案数字化是将传统的纸质档案转换为电子形式，以便于存储、检索和利用。
随着信息化时代的到来，档案数字化已成为档案管理工作的重要组成部分。
以下是最新档案数字化规范标准的具体内容：一、档案数字化的目的与意义档案数字化旨在提高档案的保存质量，延长档案的使用寿命，同时提高档案的利用效率和安全性。
通过数字化，档案可以更易于检索、复制和传播，满足现代社会对信息资源的需求。
二、档案数字化的基本原则1. 完整性：确保数字化过程中档案内容的完整性，不得遗漏任何部分。
2. 准确性：数字化后的档案应与原始档案保持一致，无误读或错误。
3. 可读性：数字化后的档案应清晰易读，便于电子设备上的查看和打印。
4. 安全性：在数字化过程中要确保档案信息的安全，防止数据泄露或损坏。
三、档案数字化的流程1. 档案预处理：包括档案的清洁、修复、分类和排序。
2. 扫描：使用高分辨率扫描仪对档案进行扫描，确保图像质量。
3. 图像处理：对扫描后的图像进行去污、去噪、矫正等处理，提高图像质量。
4. 格式转换：将图像转换为通用的电子格式，如PDF或JPEG。
5. 数据录入：将档案的元数据录入数字化管理系统。
6. 质量检查：对数字化后的档案进行质量检查，确保符合标准。
7. 存储与备份：将数字化档案存储在安全的服务器上，并进行定期备份。
四、档案数字化的技术要求1. 扫描分辨率：彩色档案推荐使用300dpi，黑白档案推荐使用600dpi。
2. 色彩管理：确保扫描过程中色彩的准确性和一致性。
3. 文件格式：推荐使用无损压缩的PDF/A格式，以保证档案的长期保存和兼容性。
4. 元数据标准：遵循国际标准，如Dublin Core或EAD，以便于档案的检索和管理。
五、档案数字化的安全管理1. 访问控制：设置用户权限，确保只有授权人员才能访问数字化档案。
2. 数据加密：对存储的档案数据进行加密处理，防止未授权访问。
3. 备份策略：制定定期备份计划，确保档案数据的安全和可恢复性。
电子文件元数据规范1 范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。
其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；——有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；——对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范《中华人民共和国电子签名法》中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，2006年12月19日ISO 15489 Information and documentation—Records managementISO 23081-1 Information and documentation – Records Management Processes – Metadata for Records—Part 1: PrinciplesISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件管理委员会《电子文件管理指南》)，1997 W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
江西省档案馆照片类电子档案元数据方案Metadata specification for Photographic Electronic Recordsof Jiangxi Archives（Version 1.0）江西省档案局（馆）2015年1月目次前言 (V)引言 (VI)1 范围 (1)2 规范性引用文件 (1)3 术语和定义 (1)4 元数据实体及描述方法 (3)4.1 元数据实体 (3)4.2 元数据实体构成 (3)4.3 元数据元素的描述方法 (8)5 文件实体元数据元素描述 (9)5.1 文件标识符 (9)5.2 档案门类代码 (9)5.3 档案馆代码 (10)5.4 组织机构代码 (10)5.5 聚合层次 (11)5.6 档号 (12)5.7 题名 (12)5.8 摄影者 (13)5.9 著录者 (14)5.10 审核者 (14)5.11 时间 (15)5.11.1 摄影时间 (16)5.11.2 数字化时间 (16)5.11.3 处理时间 (17)5.12 主题 (18)5.12.1 地点 (18)5.12.2 人物 (19)5.12.3 背景 (19)5.13 拍摄位置 (20)5.13.1 GPS版本 (21)5.13.2 纬度基准 (21)5.13.3 纬度 (22)5.13.4 经度基准 (22)5.13.5 经度 (23)5.13.6 海拔基准 (24)5.13.7 海拔 (24)5.13.8 方向基准 (25)5.13.10 国际协调时间 (26)5.14 体裁 (27)5.15 文字说明 (27)5.16 保管期限 (28)5.17 附注 (28)5.18 存储 (29)5.18.1 在线存址 (29)5.18.2 离线存址 (30)5.19 外部文件标识符 (31)5.19.1 外部文件标识符值 (31)5.19.2 外部文件标识符类型 (32)5.20 捕获设备 (32)5.20.1 设备类型 (33)5.20.2 设备制造商 (34)5.20.3 设备型号 (34)5.20.4 设备序列号 (35)5.20.5 设备感光器 (36)5.20.6 软件类型 (36)5.20.7 软件名称 (37)5.20.8 软件版本 (38)5.20.9 软件生产商 (38)5.21 信息系统描述 (39)5.22 权限 (40)5.22.1 控制标识 (41)5.22.2 版权信息 (41)5.23 来源 (44)5.23.1 获取方式 (44)5.23.2 来源名称 (45)5.24 电子档案名 (46)5.25 电子档案生成方式 (46)5.26 文件编码标识符 (47)5.27 文件大小 (47)5.28 格式 (48)5.28.1 格式名称 (48)5.28.2 格式版本 (49)5.28.3 格式描述 (50)5.28.4 格式转换于 (50)5.29 图像参数 (51)5.29.1 水平分辨率 (51)5.29.2 垂直分辨率 (52)5.29.3 图像高度 (53)5.29.4 图像宽度 (53)5.29.5 色彩空间 (54)5.29.7 长宽比 (57)5.29.8 位深度 (57)5.29.9 每样本位数 (58)5.29.10 每像素样本数 (60)5.29.11 字节序 (60)5.29.12 方向 (61)5.29.13 头文件信息 (61)5.29.14 压缩 (62)5.30 文件关联 (64)5.30.1 关联文件标识符 (64)5.30.2 文件关系类型 (65)5.30.3 文件关联 (66)5.30.4 文件关系描述 (66)5.31 文件编码数据 (67)5.32 编码数字签名 (67)5.32.1 编码签名格式描述 (68)5.32.2 编码签名时间 (69)5.32.3 编码签名者 (69)5.32.4 编码签名 (70)5.32.5 编码证书 (71)5.32.6 编码证书引证 (71)5.32.7 编码签名算法 (72)6 业务实体元数据元素描述 (73)6.1 文件业务 (73)6.1.1 处置计划 (73)6.1.2 处置历史 (77)6.2 职能业务 (80)6.2.1 业务类型 (81)6.2.2 业务名称 (81)6.2.3 业务开始时间 (82)6.2.4 业务结束时间 (83)6.2.5 业务描述 (84)7 机构人员实体元数据元素描述 (85)7.1 机构人员标识符 (85)7.2 机构人员代码 (85)7.3 机构人员类型 (86)7.4 机构人员名称 (87)7.5 机构人员隶属 (87)8 法规实体元数据元素描述 (88)8.1 法规标识符 (88)8.2 法规类别 (89)8.3 法规名称 (89)8.5 生效时间 (91)9 关系实体元数据元素描述 (91)9.1 关联实体标识符 (91)9.2 实体关系类型 (92)9.3 实体关系 (93)附录 A （资料性附录）照片类电子档案元数据表 (94)附录 B （资料性附录）照片类电子档案元数据著录模板 (102)参考文献 (110)前言本方案由江西省档案局提出本方案起草单位：江西省档案局（馆）本方案主要起草人：汪晓勇、刘平原、毛海帆、李鹏达、田丹华、傅培超、叶超引言为保障照片类电子档案的真实性、完整性、可靠性和可用性，系统有效地记录电子档案管理过程，特制定本方案。
某某省档案馆照片类电子档案元数据方案某某省档案馆是一个重要的文化遗产保护的机构，不仅收藏有大量珍贵的档案文献，还保留着许多历史文化的照片，拓片等文件。
为了更好地保管和使用这些资料，该档案馆决定建立照片类电子档案，便于管理、阅览和研究。
本文就是为此编写的照片类电子档案元数据方案，以期更好地满足该档案馆的保护和利用需求。
一、项目概述某省档案馆照片类电子档案元数据方案主要应用于该机构照片的数字化存储和管理。
该方案具有以下特点：1. 采用元数据标准化格式，方便进行信息检索和管理。
2. 基于数字化技术，实现照片的高质量数字化处理和快速存储。
3. 根据照片的属性特征，对照片进行分类、组织与标注，提高了照片检索的精度和效率。
4. 提供了覆盖整个档案馆中所有照片类型的元数据方案，扩展了档案馆数字化存储管理的能力。
5. 优化档案馆资源的利用，提升文化遗产保护的效果。
二、电子档案元数据方案1. 元数据标准格式包括元数据选项和元数据分类。
元数据选项包括：标题、作者、描述、关键词、批次号、拍摄日期、地点、物料类型、照片人物等属性选项。
元数据分类分为基本描述（描述基本的照片元素）、技术属性、版权管理、统计信息和管理属性五大类。
2. 照片数字化处理流程（1）使用高像素度数的照相机将纸质照片进行拍摄，保证照片的清晰度和真实性。
（2）图像处理软件进行样本数据校验和添补图像。
（3）对于老照片进行数码修复和颜色还原，保证数字化照片的质量。
（4）结合档案馆管理系统，将数字照片有序地流入档案馆的数字库。
3. 照片属性分类（1）按照照片的内容特征进行分类，包括人物类、风景类、历史事件类、文物文化类等。
（2）按照照片采集与形成时间进行分类，包括以年份、季节等为标准进行分类。
（3）按照照片格式进行分类，如胶片照片、底片照片、数字照片。
（4）按照照片的主题内容进行分类，包括影像艺术、建筑、自然、历史、人物等。
4. 其他数据元素新增的数据元素包括：1）. 基于档案的语义词汇表（AAT）标准化术语，如“人物形象档案”、“文化遗产数字档案”、“艺术品收藏数字档案”等；2）. 根据国际档案理事会（ICA）标准规范文件与科技文件（ISDF）规范制定的元数据；3）. 用户反馈，用于补充完善元数据。
电子档案管理规范随着信息技术的快速发展，电子档案管理在各行各业中日益重要。
为了确保电子档案的安全性和有效性，制定适当的管理规范是至关重要的。
本文将就电子档案管理规范的相关内容进行探讨。
1. 电子档案分类与命名规范为了方便管理和检索，电子档案应按照一定的分类和命名规范进行组织。
首先，应根据档案的性质、内容和用途等因素进行分类，例如按部门、年度或项目进行分类。
其次，为每个档案文件或文件夹赋予清晰明确的名称，以便于快速识别和查找。
2. 电子档案归档与存储规范归档是电子档案管理的重要环节，它保证了档案的完整性和可追溯性。
在进行电子档案归档时，需要采取以下措施：首先，建立合理的档案目录结构，以确保每份档案都有明确的位置。
其次，对档案进行合理的归档命名，以方便档案的检索和检查。
最后，保留归档和备份记录，以便于追溯档案的历史。
3. 电子档案权限与访问控制规范电子档案包含大量的敏感信息，因此必须设立合适的权限和访问控制规范，保护档案的机密性和完整性。
首先，应划分不同的用户角色，并根据其工作职责和需求设置不同的权限。
其次，建立访问控制机制，限制非授权人员的访问，并记录每一次的访问行为。
最后，定期审查和更新权限和访问控制策略，以应对不断变化的安全需求。
4. 电子档案备份与恢复规范为了防止档案丢失或损坏，应制定合理的备份和恢复规范。
首先，应建立定期备份的机制，保证档案数据的实时性和完整性。
其次，备份数据应存储在安全可靠的介质中，如云存储系统或离线备份设备。
最后，在档案数据丢失或损坏时，要能够及时恢复数据，以确保档案的连续性和可用性。
5. 电子档案检索与审计规范为了提高电子档案的检索效率和审计能力，应制定规范的检索和审计流程。
首先，建立全文检索系统或元数据索引，提供快速准确的档案检索服务。
其次，在档案检索过程中，要记录检索者、检索时间和结果等信息，以便于审计和跟踪查看。
最后，定期进行档案审计和质量评估，发现问题及时纠正，并保证档案管理规范的有效执行。
第一章总则第一条为规范档案馆电子档案的管理工作，确保电子档案的真实性、完整性、安全性和可用性，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规，结合本馆实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本馆电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节。
第三条本制度所称电子档案，是指以数字形式存储的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等档案材料。
第四条档案馆电子档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案安全；（二）统一标准，规范操作；（三）科学合理，高效利用；（四）责任明确，分工协作。
第二章电子档案的收集第五条电子档案的收集应当遵循以下要求：（一）按照国家档案行政管理部门制定的电子档案标准，对电子档案进行收集；（二）收集的电子档案应当符合真实性、完整性、可用性等要求；（三）对收集的电子档案进行分类、编目，建立电子档案目录；（四）对收集的电子档案进行鉴定，确保其具有保存价值。
第六条电子档案的收集方式：（一）对已形成电子文件的单位，按照档案管理要求，定期将电子文件移交档案馆；（二）对未形成电子文件的单位，档案馆应主动参与其电子文件的形成过程，确保电子档案的完整性；（三）对重要电子档案，档案馆可进行专项收集；（四）对境外电子档案，应依法进行收集。
第三章电子档案的整理第七条电子档案的整理应当遵循以下要求：（一）按照国家档案行政管理部门制定的电子档案整理标准，对电子档案进行整理；（二）对电子档案进行分类、编目，建立电子档案目录；（三）对电子档案进行鉴定，确保其具有保存价值；（四）对电子档案进行数字化处理，确保其可用性。
第八条电子档案的整理流程：（一）对收集的电子档案进行分类、编目，建立电子档案目录；（二）对电子档案进行数字化处理，包括格式转换、压缩、加密等；（三）对数字化后的电子档案进行鉴定，确保其具有保存价值；（四）将整理好的电子档案存储在档案馆指定的存储设备上。
进馆电子档案元数据规范
（一）基本描述信息（约束：必选）
按照《文书档案目录数据规范第1部分:数据元》（DB31/T386.1-2006）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）以及国家和本市专门档案管理的有关规定确定元数据。
（二）电子特征信息（约束：可选）
1、电子档案名称（标识：name of electronic record；数据类型：字符型；著录规则：主名.扩展名，主名中不能包含“半角空格符”、“.”（半角点），例：N543.PDF；约束：必选），用于记录计算机存储的电子档案名称。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
2、稿本（标识：version of electronic record；数据类型：字符型；指定值：草稿、第n次修改稿（n代表阿拉伯数字1、2、3……，例如：“第2次修改稿”表示某电子文件的第二次修改稿）、底稿（也称留真稿，指保留电子文件历次修改痕迹的稿本）、送审稿、定稿、发文稿、文件处理单、抄告单、领导批示……；约束：必选），用于记录重要电子文件草稿、历次修改稿或定稿等的版本说明。
此项由计算机自动生成。
3、室编电子档案号（标识：reference code of
electronic record use in file office；数据类型：字符型；约束：必选），用于记录立档单位在管理电子档案时，赋予电子档案的一组符号代码。
4、馆编电子档案号（标识：reference code of electronic record；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录立档单位在管理电子档案时，按照进馆要求赋予电子档案的一组唯一符号代码。
以“件”方式整理的该号由“全宗号-年度-保管期限代码-件号-电子流水号”组成。
立卷方式整理的以“全宗号-目录号-案卷号-件号-电子流水号”组成。
件号即纸质文件的排列顺序号；电子流水号即电子档案的排列顺序号，一般由计算机自动生成。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
保管期限代码编码规则如下：
1—永久
2—长期
3—短期
4—30年
5—10年
5、容量（标识：size；数据类型：数字型；著录规则：直接著录数字，单位为字节（B）；约束：可选），用于记录电子档案所占的计算机存储空间大小。
此项由计算机自动生成。
6、存储位置（标识：memory mapped；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录电子档案实际存储地址，包括：网络服务器、节点、驱动器、文件夹的名称等。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
7、载体编号（标识：reference code of medium；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录电子档案存储载体的编号。
此项由处理人员手工录入或由计算机自动生成。
存储载体的编号方案为：“全宗号—存储载体类型代码—顺序号”。
存储载体类型代码为：DVD—一次性写入光盘DVD-R （DVD-Recordable）。
8、创建时间（标识：created date；数据类型：日期时间型；约束：可选），用于记录电子文件的创建时间。
此项由计算机自动生成。
9、最后修改时间（标识：modified date；数据类型：日期时间型；约束：可选），用于记录电子文件的最后修改时间。
此项由计算机自动生成。
10、电子签名指示符（标识：authentication indicator；数据类型：字符型；约束：可选），用于描述电子签名相关信息，可存放电子档案的数字摘要信息、电子签名的验证途径与方法信息、验证数据等。
此项由计算机系统自动生成或处理。
11、硬件环境描述（标识：hardware；数据类型：字
符型；约束：可选），用于描述电子档案的支持硬件，如：计算机型号及制造商，网络服务器型号及制造商，数据库服务器型号及制造商，机读设备（光盘驱动器）型号及制造商等。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
12、软件环境描述（标识：software；数据类型：字符型；约束：可选），用于描述电子档案的支持软件，如：操作系统名称和版本，数据库系统名称和版本，应用软件名称、版本和开发商，相关软件（如：文字处理工具软件、编码类型、浏览器、压缩/解密软件等）。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
（三）形成或处理过程信息（约束：可选）
1、处理类型（标识：process type；数据类型：字符型；约束：必选），用于记录文件处理流程的类型，如发文拟稿、核稿、审核、会签、签发、登记……归档，收文登记、拟办、批办、承办……归档。
此项在文件流转过程中由计算机自动生成，或者由人工判断选择。
2、处理者（标识：processor；数据类型：字符型；约束：必选），用于记录与处理类型相对应的处理人员的姓名。
此项在文件流转过程中由计算机自动记录。
3、处理时间（标识：process date；数据类型：日期时间型；约束：必选），用于记录撰写处理意见的日期和时间。
此项在文件流转过程中由计算机自动记录。
4、处理部门（标识：processing department；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录与处理类型相对应的处理部门名称。
此项在文件流转过程中由计算机自动记录。
5、处理意见（标识：process view；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录与处理类型相对应的处理意见。
此项由处理人员手工录入。
6、处理后发出时间（标识：send date；数据类型：日期时间型；约束：可选）。
此项由计算机自动生成。
7、接收时间（标识：receive date；数据类型：日期时间型；约束：可选），用于记录文件处理过程中的接收日期和时间。
此项由计算机自动生成。
注：
1、以上各元数据项内的记录内容均不能带“<”、“>”、“换行符”、“半角空格符”等字符。
如确有需要，“<”可替换为“《”，“>”可替换为“》”，“半角空格符”可替换为“全角空格符”；
2、除特殊规定外，处理类型、处理者、处理部门、处理意见等元数据项内的记录内容不能用代码，而应直接用汉字表示。
