6.IATF16949文件控制程序

文件编号 程 序 文 件 名 称 标准章节号 版本 / 修改状态

文 件 控 制 程 序 7.5 A / O

第 1 页 共 5 页 1.0 目的

本程序规定了文件和资料的批准、发布、发放、确认、作废、更改、收回及归档和保存的控制方法，确保各相关场所使用文件和资料为有效版本，能够安全有效地被管理与使用。

2.0 适用范围

本程序适用于公司质量管理体系文件的控制及本公司技术文件、设备文件、外来文件、顾客提供的图样批准、发布、发放、确认、作废、更改、收回及归档和保存的管理。

3.0 职责

3.1 总经理负责批准发布质量手册。

3.2 管理者代表负责审核质量手册和批准质量管理体系程序文件，批准程序支持性文件和作业指导书等，指导组织对现有体系文件的定期评审。

3.3 体系办是质量体系文件和资料的归口管理部门，负责公司质量管理体系的文件和资料控制，负责文件的统一管理。

3.4 研发中心负责技术文件和资料的归档、分类、标识、编制、审核、批准、分发、回收、销毁、更改、保管及外来文件、

图样的评审、转换等管理工作，负责本公司产品图纸、样件及有关更改内容的及时传递。

3.5 其他部门负责相关文件的编制、使用及对本部门在用文件和资料的控制，负责本部门与质量管理体系有关的文件和资

料的收集、整理和归档。

4.0 术语

文件：信息及其承载媒体。

5.0 工作程序

责任 输入 过程活动 活动要点 输出

相关部门 质量管理标准

5.1 体系文件的编制

a)文件的编制应依据质量管理标准，并充分考虑公司实际，进行

适宜性控制，达到有效提升的目的。

b)质量手册由体系办负责编制/修改、程序文件、其他质量体系运行所需文件由各部门编制/修改。

c)体系文件的格式及编号，见5.13 ；编号由体系办统一编号。 送审

文件

研发中心 客户特殊要求

企业内部要求 5.1.1图纸、技术文件的编制/批准

a)图纸、技术文件编制、审核须按《产品型号及零部件图号编号方法》标准执行，确保文件是充分适宜的，经批准的图样技术文件原件须归档管理。

b) 当顾客提供图样、规范中标出特殊特性符号时，编制人员在转换过程中，须按顾客规定的符号标注在相应的技术文件上。 送审

文件

审核人员 送审

文件

5.2 体系文件的审核/批准

文件和资料在发布前应由授权人审批其适用性。

a)质量手册由管理者代表主持编制并负责审核，总经理批准；

b)程序文件由责任部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。

c)工作文件由相关人员编制，部门负责人审批。

d) 图纸、技术文件编制、审核执行5.1.1的要求

e)上述文件发布前应得到批准，以确保文件的适宜性。 批准后的文件

体系办 批准后的文件 5.3体系文件的归档/登记

文件编制部门将批准后的文件确定分发范围后交体系办（含电子档与签名的纸质档，图纸、技术文件除外），归档保存。 文件清单

相关部门 批准后的文件

5.4 体系文件的发放

a)受控文件应有红色“受控”标识，无此标识的文件不得使用。

b)在质量体系运行各场合，都能得到相应文件的有效版本，并确

定相应的发放范围，应形成发放清单，体系文件发放应根据确定的发放范围，填写《文件发放/回收记录》进行发放。

c) 未经许可文件不得进行复制再分发，有文件使用需求时，需到发放部门办理发放手续后领取文件。

d) 对电子文件确定相应的控制方法，包括密码、口令等。 文件发放登记表 体系文件编制

体系文件的发放 归档/登记 NG 技术文件编制

审批 文件编号 程 序 文 件 名 称 标准章节号 版本 / 修改状态

文 件 控 制 程 序 7.5 A / O

第 2 页 共 5 页 相关部门 批准后的文件 5.5 体系文件的使用和管理

a) 文件编制部门建立《受控文件清单》；收文部门建立《文件接收登记表》。

b) 所有的文件必须在适宜的环境下保存，确保文件清晰无损坏，

保存期满足规定的要求。

c) 对需要查阅的文件和资料，可向相应部门借阅，由借阅人填写《借阅登记表》，任何人不得擅自复印。借阅人应在指定日期归还文件，防止文件丢失或损坏。

d) 顾客需要提供的产品图样、技术标准，由研发中心负责向顾客提供。

e) 公司电子文件由各部门自己保管，重要文件资料要备份，并采取防潮、防磁、防高温措施。 受控文

件清单

体系办 批准后的文件 5.6 文件的定期评审

a.公司每年结合内部审核对质量管理体系文件评审一次，文件评审工作主要由管理者代表组织体系办及内审组进行评审，评审结果在内审相关记录中体现。

b.特殊情况时，可随时组织相关部门对某些文件进行评审。

c.评审务必考虑本公司组织机构、岗位变化等内部因素对文件充分性及适用性的影响，同时也要考虑到法律法规、相关标准、顾客要求的变化、市场需求等外部因素。 相关的检查记录

相关部门 文件修改申请单 5.7 体系文件的更改和换版

5.7.1纸质类文件的更改

在原文件上更改采用中性笔划改的方式进行，字体应正规清晰，并由更改人签字，注明日期。当一页文件页面上的修改次数超过五处或内容变更较多时，需要换页或换版。质量手册和程序文件换页由体系办统一组织进行，其他文件由原编制部门负责。对于老版本文件有保留价值时，加盖“作废”、“保留”印章予以留存。

5.7.2电子类文件的更改

各部门电子版文件更改时，应对备份文件进行更新，并以此作为有效版本，对于老版本文件有保留价值时，文件注明日期、版本号等识别信息，防止误用。

5.7. 3文件更改，原则上由原编制部门进行更改，按照原审批部门或授权人进行审批。当原审批人离职时，可由接替其岗位人员审批，但应获得原审批时所依据的有关背景资料（如：修改的理由及依据、制订原文件时依据的有关文件和资料等），以确保其了解文件的内容和要求，经审批后，依据《文件发放/回收记录》回收旧版文件并下发新版文件。

5.7.4文件换版应符合下列要求：

—当一页文件页面上的修改次数超过五处或内容变更较多时；

—需贯彻新的质量体系标准，或不适应相应法律/法规；

—外部环境或顾客要求发生重大变化，体系不适宜；

—经管理评审后，认为体系需进行重大调整及改进；

—文件换版后，版本号由A改为B，依次类推。 文件更改通知单 文件的使用和管理

文件的更改和换版 定期评审 文件编号 程 序 文 件 名 称 标准章节号 版本 / 修改状态

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第 3 页 共 5 页 研发中心

体系办 外来文件 5.8 外来文件的控制

5.8.1 外来文件的接收/归档

a)外来文件包括：与产品有关的国家法律法规、各种标准、规范及其他要求文件，顾客提供的标准、图纸、图样等。

研发中心负责顾客或产品的技术标准类外来文件的管理工作；体系办负责管理体系标准类外来文件的识别并获取；相关部门及时掌握标准动态信息，确保将相关的外来文件及时收纳，并及时跟踪文件更新的信息。外来文件或资料接收后均须填写《外来文件登记表》。

b) 对顾客提供的所有工程标准、规范、资料及其变更通知，接收人须在接到之日的二个工作日内交付研发中心。

c) 对顾客提供的财产及产品图纸，如有损坏、丢失不详和不适用之处，应与顾客及时沟通。 外来文

件登记

表

研发中心

相关部门 外来文件

5.8.2 外来文件的评审和分发

a)对于顾客提供的图纸，技术标准，研发中心组织进行评审，并保留评审记录。

b)对顾客提供的财产及产品图纸，需要下发的由研发中心转化成内部文件下发。

c)标准类的外来文件管理部门每半年查新一次，填写《外来文件查新记录》，确保使用有效的外来文件。对系统中受到变更影响的文件应进行更新，及时传递到作业现场，以备使用。

d)外来技术文件由归口部门存档保存，存放时需采取防水、防火、防磁、虫蛀、防霉变的措施。

e)外来文件的发放，执行5.4的要求。 外来技术文件评审表

研发中心 外来文件 5.8.3 工程规范控制

a)研发中心确保按顾客要求的时间安排及时评审、发放和实施所有顾客提供的工程标准/规范及其更改。工程规范评审时间不超过10个工作日。

b)工程规范每项更改在生产中实施日期的记录，由研发中心以更改通知单的方式通知生产部。

c)当更改的工程规范涉及影响生产件批准过程的文件（如控制计划、FMEAS等）时，所涉及的生产件批准文件记录都要予以相应的更改。 外来技术文件评审表

各部门 文件 5.9 文件存档管理

对受控文件保存期限如下：

a）质量手册、程序文件失效后保存三年；

b）生产件批准文件、工装记录、产品和过程设计记录、采购订单/合同等保存时间为产品现行生产中要求的有效期加一个日历年；

c）其他文件失效后保留二年；

d）涉及到产品安全性文件失效后保存15年。

以上期限如与法规、通用规则、顾客要求不同时，按法规、通用规则、顾客要求实施。 归档文件

各部门 文件 5.10 作废文件的处置

作废文件应及时回收，依据《文件发放/回收记录》回收旧版文件并下发新版文件，并保留记录。不需保留的由发放部门统一回收销毁；超过保存期限的文件，经部门审核后由各部门自行销毁。其他原因需要保留作废文件时，由文件管理人员加盖“作废保留”章以示区别。 文件销毁记录 外来文件的

接收/归档

作废文件的处置 工程规范控制 外来文件的

评审/分发

文件存档管理 文件编号 程 序 文 件 名 称 标准章节号 版本 / 修改状态

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第 4 页 共 5 页 各部门 记录控制程序

5.11 记录管理

文件控制程序中发生的质量记录，按《记录控制程序》归档保存。 记录

5.11 体系文件的格式及编号方法

5.11.1体系文件的格式

a)质量手册的格式

公司名称 文件名称 文件编号

版本 / 修改状态

b)程序文件的格式

公司名称 文件编号 程序文件名称 标准章节号 版本 / 修改状态

程序文件编写顺序：

①目的； ②适用范围； ③职责； ④术语；⑤工作程序；⑥过程绩效指标及计算方法；⑦相关文件；⑧ 质量记录。

c）管理类、制度类三级文件格式

文件名称 页次： 第*页 共*页

编号/版号 发布日期：****年*月**日

编写顺序：

①目的； ②适用范围； ③职责； ④管理内容；⑤相关记录

5.11.2体系文件的编号方法

a)质量手册的文件编号： TJ － SC - 01

TJ SC 01

顺序号

质量手册缩写

公司名称缩写

b)程序文件的文件编号： TJ － CX01

TJ CX01

程序文件顺序号 (CX02、CX03、······)

公司名称缩写

c) 三级文件的文件编号： TJ － **WJ － 01

TJ **WJ 01

顺序号 （两位数字顺序号01,02,03···）

文件编制部门简码+WJ（文件缩写）

公司名称缩写

d)质量记录的文件编号： TJ - **JL - 01

TJ **JL 01