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1.目的建立一套统一的文件管制体系，对文件和资料的编写、审批、发放、更改、保管和报废等整个过程进行有效控制，从而指导系统相关人员按正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。
2.适用范围适用于本公司质量管理体系文件和资料管理，如：质量手册、程序文件、作业指导书、表格及外部文件、资料等。
3.定义3.1 质量手册：是规定本组织质量管理体系的文件。
3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定途径的文件。
3.3 作业指导书：是为协助程序文件达成所制订的指引文件。
3.4 表格：是为证明系统执行有效之记录。
3.5 外部文件是指非本公司制定，但直接支持质量管理体系的文件，它包括但不局限于外来生产设备技术文件、外来工艺文件（如客户提供图纸等）、外来标准（如ISO9001标准等）、法律法规。
3.6 受控文件：是指所有使用的受发放、更新及作废等控制之文件。
3.7 非受控文件：是指所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。
4.职责和权限4.1文件有关拟制审核批准权限按上表执行。
有关影响组织架构方面之作业指导书均由总经理批准。
4.2文控中心负责对受控文件的发放、更改、报废进行控制及公司规定的正本的保管，并负责本公司的《文件总览表》、《文件发放与回收记录》的保管、更新。
4.3各部门主管负责保存受控文件副件，保证在其部门使用的是适宜版本，并负责其部门的受控文件副件之保管、更改。
5.流程图文件控制流程图见附表6. 程序内容6.1 文件编写：本公司文件采用统一文件模板格式编写，模板格式如同本文件。
6.2 文件编号：QR–口口–口口- 口口口流水号部门代码文件类别代码公司简称（东莞市群睿塑料制品有限公司）文件类别代码：部门代码：质量手册和程序文件后不需加部门代码，作业指导书后面加两位部门代码。
记录编号直接在相应文件后+流水号，如QR-QP-001-001。
6.3文件版次管制：本公司文件最初原始本版次为V1.0，依次变更为V1.1、V1.2、V1.3、V1.4、V1.5，当经过5次变更或有大幅度修改时版本升为V2.0。
亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。
先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。
侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也。
臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。
先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。
后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。
先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。
受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。
今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。
此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。
至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。
愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。
若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。
臣不胜受恩感激。
今当远离，临表涕零，不知所言。
小学少先队组织机构少先队组织由少先队大队部及各中队组成，其成员包括少先队辅导员、大队长、中队长、小队长、少先队员，为了健全完善我校少先队组织，特制定以下方案：一、成员的确定1、大队长由纪律部门、卫生部门、升旗手、鼓号队四个组织各推荐一名优秀学生担任（共四名），该部门就主要由大队长负责部门内的纪律。
2、中、小队长由各班中队公开、公平选举产生，中队长各班一名（共11名），一般由班长担任，也可以根据本班的实际情况另行选举。
小队长各班各小组先选举出一名（共8个小组，就8名小队长）然后各班可以根据需要添加小队长几名。
3、在进行班级选举中、小队长时应注意，必须把卫生、纪律部门的检查学生先选举在中、小队长之内，剩余的中、小队长名额由班级其他优秀学生担任。
4、在班级公开、公平选举出中、小队长之后，由班主任老师授予中、小队长标志，大队长由少先队大队部授予大队长标志。
1目的：1.1本程序用于本公司所有文件之作成、审批、分发、修订、报废处理及标示、编辑、归档等具体办法。
籍以确保有效文件之统一管理，防止无效文件之使用。
2 适用范围：2.1本程序适用于本公司各部门各等级之有关质量系统之内部或外来文件。
3 权责3.1文控中心：文控负责本公司《质量手册》、《程序文件》、《三级文件》和《外来文件》之管制，其中《三级文件》之工程文件由工程文员管制。
3.2 文件编写者：确保其发出文件内容的准确及适用性。
3.3文件审批者：确保其批核的文件成为有效及合格的文件。
3.4各部门主管：负责确保所有受控文件在适当的场合使用，并且正确存盘，以免损坏及遗失。
4 定义4.1《质量手册》（一级文件）依ISO条文及出口玩具生产企业质量许可的要求制订及执行各项要求，为达成质量经营目标之文件。
4.2《程序文件》（二级文件）是维护质量管理系统运作，在公司组织各职能机构各项作业之衔接性，将其建立之目的、范围、权责部门和作业内容通过流程步骤加以阐述之文件。
4.3《作业指导书》（三级文件）指质量管理系统中，为有效落实执行将每项动作的基准加以详细说明之文件（如：作业指导书、产品检验规格等）。
4.4《质量记录》（四级文件）既指记载各项作业结果所用之表格或表单（含盖各部门各阶段的表格或表单）又可以作为证明质量管理系统执行及维持有力证据之文件（如：《生产日报表》、《检验记录》、《报告》等）。
4.5外来文件指公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的相关方提供之规格、图片或本公司采用适用产品的国家或国际法规、标准等。
5 内容5.1文件控制作业流程（附件一）5.2文件作成、审核、批准5.2.1因业务需要及组织要求，由相关责任部门指定专人以各级文件标准格式制订。
5.2.2各级文件之制订、发起与修改需经相关责权人员或上级之审核批准，如经授权其代理人可代为审核及批准（具体权限见表）。
5.3文件格式5.3.1一、二级文件皆由“文件封面”（附件二）文件正文（附件三）构成，三级文件视需要而定，但需包括“档案名称、编号、版次、生效日期”等内容，四级文件只需要在收集时编制索引即可，其封面略去。
文件名称文件与记录控制程序页码1/7修订覆历表NO. 更改章节更改日期申请单编号更改后版本123456789101112编写审核批准文件名称文件与记录控制程序页码2/71.0目的对公司质量管理体系文件的编制、批准、发放、使用、更改、再次批准，标识、回收和作废等全过程进行管理,确保各相关场所使用的文件均为有效版本。
2.0适用范围适用于本公司与质量管理体系有关的文件的管理。
3.0权责3.1.总经理负责批准发布质量手册。
3.2.管理者代表：3.2.1.负责组织编写和审核质量手册；3.2.2.负责审核程序文件。
3.3.文控中心负责质量管理体系文件的收集、修订、编目、整理、发行、回收、销毁等，管理并保存公司质量体系文件的原件；3.4.各部门负责与本部门相关的文件的编制、使用和保管。
4.0工作程序4.1.作业流程图：见附件一4.2.文件分类：公司文件分为内部文件和外来文件，同时文件又分受控文件和非受控文件。
4.2.1受控文件：凡与质量管理体系运行紧密相关的文件均需受控，受控文件分类如下：a.一级文件：质量手册；b.二级文件：程序文件；c.三级文件：工作指导书、图纸；d.四级文件：表单记录；e.外来文件。
4.2.2非受控文件：指与质量管理体系无关的文件，如行政通告、管理制度等等。
4.3.文件的编写、审核及批准4.3.1.公司文件、表单经确定后，由文控按4.3.2图标统一编号管制，不得有重复或误码之情形。
工程技术图纸由工程部编号，编号原则须依5.3.2之规定执行。
4.3.2.文件编号管理：文件名称文件与记录控制程序页码3/7a.质量手册MJ-QM-001质量手册公司名称代号b.程序文件MJ-QP-XX流水号（01~99）程序文件公司名称代号c.工作指导书、设备操作指导书WI-XX-XXX流水号（001~999）部门代码操作规范类d.图纸的编号分两种：i.工程部（成品图）□□–系列--□□□□代表文件流水号代表产品系列代表事业处,用SM或MJ表示ii.工程2部（配件图）XXX - □□□□代表文件流水号代表产品系列iii.工程1部（配件图）XXXX- □□-□□□□代表文件流水号代表零件代码代表产品系列（产品代码见工程部产品代码编码规定）iv.模具图以产品型号进行编号文件名称文件与记录控制程序页码4/7e.记录表格XX--FM-XX-XX版本号：如A,B…流水号：如01，02…表单编号部门代码4.3.3.部门代码：YW1—业务1部 YW2—业务2部 GC1—工程1部 ZC1—资材1部GC2—工程2部 SC1—生产1部 SC2—生产2部 PG1-品管1部XZ—行政部 CW—财务部 JL--高层管理 SJ-塑胶部GM—工模部 PG2-品管2部 PG3-品管3部 ZC2—资材2部DC—文控中心4.3.4.文件编写、审核及批准权限：文件名称制定审核批准质量手册管理者代表管理者代表总经理程序文件相关部门经理管理者代表总经理工作指导书相关职能人员部门主管部门经理表单记录相关职能人员部门主管部门经理图纸相关职能人员工程主管工程经理4.3.5.文件版本号和页次管理：a.受控文件第一次发行时以 A.0表示,当有变更时依序以 A.1、A.2……;当发生9次变更时,升版为B.0、B.1、B.2……依此类推；表单的变更依次为a、b、c……b.对于质量手册的修改，可分章节或页次设定章节号，更改时仅更改相应的章节版本号，整份文件的版本不变，章节版本号以整份文件的版本号加阿拉伯数字表示，如A1、A2、A3…,当同一章节改动到A9时，再次改动则整份质量手册均需换版本号。
1.目的为使本公司质量系统内所使用的文件和资料能及时、正确地被有关部门使用，并避免逾期失效的文件被误用，保证各有关场所使用文件的有效性。
2.适用范围适用于本公司质量管理体系有关的文件与资料的控制。
3.职责3.1行政部：负责公司所有质量体系文件的发放和管理；3.2各部门：负责自己部门所使用文件和资料的管理；3.3品质部负责技术资料的发放和管理。
4.定义无5.工作程序5.1流程图4.1文件和资料的分类及编号。
4.1.1文件的资料分为如下几类：a.第一层文件：质量手册：阐明本公司质量系统如何满足国际标准要求。
流程图权责部门相关表格及记录相关部门部门主管总经理管理者代表行政部行政部行政部/品质部《文件修改/废止申请表》《受控文件一览表》《文件发放与回收记录表》《质量记录清单》《受控文件一览表》《文件发放与回收记录表》《质量记录清单》文件制定/修正/废止审核批准分发资料回收销毁建档保存NO----------------------------精品word文档值得下载值得拥有b.第二层文件：程序文件：规定何人、何时、在什么地方、做什么事。
c.第三层文件：相关文件/作业指导书、操作规程：说明如何做。
d.第四层文件：表单记录：用以收集、传递资讯、控制作业流程或证明过程已符合要求。
e.外部文件：凡与质量体系或产品有关的国际、国家、行业标准、客户标准等。
4.1.2 文件和资料编号：a.第一层文件编号：KN/QM -□□□顺序号公司质量手册代号b.第二层文件编号：QP -□□□顺序号公司程序文件代号c.第三层文件编号：KNC-□□□顺序号三层文件代号分部门d.第四层文件编号：KN□□D-□□□顺序号三层文件代号分部门：e.外来文件编号:外来文件有编号时用原编号、版本,无编号、版本,以本公司下列方法编号：□□-□□□- □版本号年月公司外来文件代号4.2文件分为受控文件和非受控文件，受控文件的目录由品质部提出，管理者代表批准, 受控文件分发时加盖“受控文件”印章，非受控文件不盖“受控文件”印章。
1 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------目的为了有效的对质量管理体系文件进行控制，确保各相关场所使用文件的有效性。
使文件的控制满足£013485:2003, MDD93/42/EE带法律法规的要求。
2范围适用于本公司与质量体系有关的文件控制，包括适当范围的外来文件，文件可以以文书或其他电子媒体方式呈现或储存。
3参考文件〈〈文件编号与编写规定»S0P-0014定义4.1文件架构本厂质量体系文件分为五种，其结构和文件类别如下4.1.1一级文件质量手册4.1.2二级文件程序文件4.1.3三级文件作业指导书、操作规程、检验规程、工艺卡等4.1.4四级文件表单、质量记录4.1.5外来文件法律法规、标准、客户要求等4.2文件规范工作要求（标准）或规范工作进行时的职责与步骤的文件。
如质量手册、程序文件、作业指导书等内部文件和行业标准, 合约文件、客户图纸等外来文件。
4.3 记录将工作执行的结果作好记录，这些记录仅供日后分析，存档备查或提供证明使用。
4.4 受控控制文件文件变更时须通知文件持有部门更换，并于作废时自使用场所回收文件。
4.5 非受控制文件仅提供信息作参考，变更时不须更换，也无须回收的文件。
5职责5.1 生产部负责技术文件和资料的编制。
5.2 各部门负责本部门作业指导书的编写。
5.3 各部门负责文件变更申请交原审核部门审核。
5.4 文控中心负责文件分发回收管理，质量文件正本的保管，填写〈〈文件总览表》以及文件目录。
5.5 总经理负责一级文件的批准。
5.6 管理者代表负责组织一级、二级文件、三级文件的制定及文件发放范围的确定，并负责二级文件和三级文件的批准6工作内容6.1 制定新文件6.1.1文件书写格式编制文件或资料时，必须以规定的格式编写文件或资料。
深圳市佳捷兴包装制品有限公司1.0目的确保社会责任管理体系有效运行，各部门皆能持有最新发行的控制文件执行各项作业。
2.0范围适用于本公司社会责任管理体系文件、记录、外来文件的控制。
3.0权责见4.14.0工作程序4.1 文件审核、核准权限4.2 文件发行、分发文件核准后，文件控制员在文件首页上盖“受控文件章”并填上制订部门、文件编号、版次、发行日期，并将发行记录登记于《文件一览表》。
4.3 文件编号、版次之规定：4.3.1社会责任管理手册：4.3.2程序文件；4.3.3作业文件；4.3.4表格。
4.4 文件使用保管维护4.4.1控制文件持有人负责更新每次文件变更，并将失效文件交给人事部，人事部须于《文件发放一览表》上签注收回日期。
4.4.2控制文件持有人应将文件存放在安全处所，防止文件遗失及污损。
4.4.3控制文件持有人未经核准，不得擅自复印、涂改文件。
4.4.4控制文件之使用适用于该文件适用范围。
4.4.5任何作业必须遵守控制文件之规定。
4.4.6作废与参考文件不得作为实施作业控制之依据。
4.4.7各控制文件持有人依《文件一览表》鉴别其控制文件之最新版次。
4.5 文件变更申请4.5.1文件变更申请人于《文件更改申请表》上填好资料，附上修订提议参考资料，由原文件制订部门提出申请。
4.5.2文件修改的内容用下划线进行标示。
4.5.3文件变更审核、核准：如未有特别指定，文件变更之审核、核准须由原始审核与核准之部门执行。
4.5.4文件作废、变更及过时之文件应填写《文件销毁申请表》经核准后，由行政部负责销毁，避免新旧版本之混用；作废文件仍有参考价值时可以保存，但应盖[作废章]以识别。
4.6 记录的管理4.6.1记录的形式：本公司记录以书面的表式(或表格形式。
4.6.2记录的填写4.6.2.1从事各种活动的人员要按发布的《记录一览表》中相应表格进行使用。
记录时，字迹清晰、内容完整、数据要真实，并有日期和签名等。
1.0 目的：确保与质量/环境管理体系或是管理类有关的文件和资料在制作、审核、发行、修订、回收等相关过程都得到有效控制，确保各相关场所均使用现行文件的有效版本。
2.0 适用范围：适用于与质量/环境控制及管理有关的一切内部、外部文件及资料的控制。
3.0 相关权责:3.1总经理负责:质量/环境手册的批准和发布;3.2管理者代表:组织人员对质量/环境手册和程序文件的编写及审核，并对现有文件进行评审;3.3文控中心负责:统一管理所有质量/环境体系受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存等文件管理方面的工作;3.4各部门负责:本部门文件的制定、审核及相关质量/环境体系文件副本的保管工作。
4.0 专用名词定义：4.1受控文件：加盖有受控文件印章的质量和环境管理体系的程序、规程、作业指导书、检验规范类的文件。
此类文件须随时保持最新版本并有分发及签收记录，且无效时须依照规定收回销毁的文件。
4.2 非受控文件：分发的当时为最新资料，但更改及修订时无须更新及收回的文件。
4.3 参考文件：为公司内外部提供，用于或参考性的文件。
4.4质量手册：用以说明本公司质量管理体系的基本文件。
4.5程序文件：规定活动途径的文件，描述一个过程如何按特定的顺序、流程进行输入、活动、输出。
4.6规程：描述一个子过程、环节、层次如何按特定的方法、标准进行活动的文件。
4.7指南：描述各个子过程、环节、层次进行活动时依据的标准或活动后进行监测判定的标准、图样的文件。
4.8作业指导书：描述一个过程中的各个子过程、环节、层次的特性、原理、工作内容、作业方法要求的文件。
4.9质量计划：针对一个过程、产品、项目临时产生包含程序、规范、标准指南的临时性文件。
4.10表格：用以记录活动执行结果的规范化的空白格式。
4.11记录：活动执行结果的证据，其载体可以是规范化的表格，也可是其它载体。
`5.0 相关文件《质量记录控制程序》《质量环境手册》6.0流程图流程权责权责人员权责人员权责人员文控中心文控中心制定部门相关部门相关部门制定部门相关部门制定部门相关部门相关说明文件编写要求相关部门会签文件编码规则人员培训控制程序使用表格体系文件申请表受控文件清单文件发放回收记录表体系文件申请表修订记录文件发放回收记录表受控文件清单通过不通过文件编制审核批准编码登记发放、存档教育培训实施更新作废7.0程序内容7.1文件的分类：本公司质量&环境体系文件分为四阶和管理类文件A）一阶文件：QE—质量环境手册（包含质量环境方针、目标、指标）。
管理者代表组织编写，管理者代表审核、总经理批准。
B）二阶文件：QP—质量管理体系程序文件；EP—环境管理体系程序文件。
管理者代表组织编写，管理者代表审核、总经理批准。
C)三阶文件:WI--规范文件(包含作业指导文件,规范,标准,指南,下阶程序,质量计划,清单等);由各相关部门负责组织编写,审核,部门主管批准.D）四阶文件：QR—质量记录（包含质量记录表格和过程记录）；环境运行记录—ER。
E）通告类文件：按下面通告类文件编号即可。
7.2 文件编号7.2.1一级部门代码：GM(总经办) MR（管代）） EN（工程部） MC（物控部）QD（品质部） PD（生产部） FM（文控中心）AD（服务部)FD（财务部） MD（业务部）7.2.2编号规则文件分类规则负责人一阶文件质量环境手册的编号为:HY-QE-MS,HY:代表东莞市华耘实业有限公司,QE:代表质量环境体系共同的文件,MS:管理体系。
管理者代表二阶文件即程序文件,编号规则为:HY-XX-0XX,HY:代表东莞市华耘实业有限公司;XX:质量体系程序文件编号为QP,环境体系程序文件编号为EP,质量环境体系共同的程序文件编号为QE;0XX:代表文件管理的序列号.管理者代表文件编写小组三阶文件即规范文件,编号规则为:WI-XX-0XX,WI:表示规范文件,XX:部门代码;0XX:文件管理的序列号.各部门主管四阶文件即表单表格,编号规则为:F-XX-0XX-X/X,F:表示表单表格,XX:部门代码,0XX:文件管理的序列号,X/X:表单表格的版本.各部门文员所有文件的版本修订规则 :从A/0开始，修改第一次升级版本到A/1,依此类推,修改五次后即A/5后，换版从B/0开始，依次类推.文控中心文件分类编号规则负责人外来文件外来文件按以下规则分别予以编号:A)品质反馈：YY MM XXYY表示年份；MM表示月份，XX表示系列号；B)工程资料：XXX RXXXX表示产品代码；RX表示版本号；C)标准法律法规文件:以标准法律法规文件号登录；文控中心管理制度/通告类文件以东莞市华耘实业有限公司名义发文的文件统一采用如下规则：华耘实业字<20XX>第X号,20XX:代表发文的年份,如2012,第X号:代表发行的序列号,依年度依次序登记.7.3文件的格式：7.3.1封面页:每份文件均封面页。
在封面页上需注明文件名称、文件编号、版本、发行日期、拟制部门、拟制、审核、批准记录(质量环境手册设单独的修改页)及分发部门。
7.3.2内容页:在内容页中每页文件均应有文件编号、版本、页码及文件名称。
7.3.3除一阶文件外，所有质量环境体系文件，在内容页中必须包括以下内容：目的、适用范围、相关权责、专用名词定义、相关文件、流程图、内容、相关表单（依据具体情况，部分内容可选、] 增加或省略，环境体系文件则不需包括流程图）。
7.4 文件的申请及审批权责：7.4.1各部门依据《质量环境手册》中的体系要求、部门需求及实际工作需要编制文件。
7.4.2编制文件前需填写《体系文件申请表》，在“申请类别”栏选择确认。
若文件的内容涉及到其他部门，由编写部门召集其他部门对文件内容进行会审，并在《体系文件申请表》上“会签”栏签字。
7.4.3一阶文件按标准ISO 9001:2008,ISO14001：2004版有关条款编写和修改，由公司编写小组进行编写及修改；管理者代表审核，总经理批准。
7.4.4二阶文件由编写小组编写和修改，管理者代表审核，总经理批准。
7.4.5三阶WI类文件由相关部门管理人员负责编写，修改审批，部门负责人批准；三阶程序文件需管理者代表批准。
7.4.6文件编写人员结合文件的“相关权责”确定文件“分发范围”。
7.4.7编写部门将批准确认的《体系文件申请表》和文件原稿一起交给文控中心，受控发行。
7.5文件的发放、作废回收：7.5.1检查:文控文员接到部门的《体系文件申请表》、文件原稿，检查申请表填写的准确性及文件原稿的正确性经ISO专员审核后，填写《文件发放回收记录表》进行受控发行。
7.5.2复印:文控文员依文件原稿上“分发部门”确定分发部门及其份数，并进行复印。
7.5.3盖章及序号填写:7.5.3.1一、二阶文件:盖“受控文件”印章于文件封面页的文件名称的左上方，并于整份文件侧面加盖骑缝章。
7.5.3.2三阶文件:盖“受控文件”印章于文件封面页的文件名称的左上方，并于整份文件侧面加盖骑缝章。
7.5.3.3文件分发后, 《文件发放回收记录表》和文件原稿一起保存，文控文员及时登记于《受控文件清单》，并以PDF文档格式保存于电脑"E"盘之命名为"质量环境体系文件"的文件夹上。
7.5.4文件修改:7.5.4.1文件若需修改,由原编写或文件使用部门提出申请,具体程序依7.4的要求执行。
7.5.4.2文件修订时，须将修订之简要记载于文件“修改记录”栏中，并重新编排修改的文件页的版本号；修改后的正本文件由文控中心统一保管；修改前的受控文件副本由文控中心在发放新版本文件时予以收回，加盖“作废文件”章统一销毁；收回的同时填制《文件发放回收记录表》，各部门经办人签名确认；7.5.5作废文件正本盖“作废文件”章后同《文件发放回收记录表》一起在文控中心保管三年后销毁；7.5.6文件废止作废文件由文控员收回并在《文件发放回收记录表》上作记录。
各类作废的受控文件留一份原稿加盖“作废文件”和“保留”印章，由文控中心存档，其余文件统一销毁；属于保密级的产品资料，文控中心直接将其粉碎不得作为单面纸进行二次利用。
7.6文件的维护7.6.1新增或修订的文件，文控中心会及时以邮件方式通知，并及时予以说明。
7.7文件借阅时，记录于《文件借阅登记表》。
7.8外来文件7.8.1外来文件由相关部门接收，经相关部门（或人员）识别、审核后，转文控中心加盖"外来文件"章予以分发、保管；7.8.2与质量环境管理体系有关的外来文件由管理者代表负责识别与审核，与产品技术有关的文件由工程部研发负责人负责识别、审批。
如果此文件属于与客户保密协议范畴时，文件应加“保密”标签；与质量有关的文件由品质部负责识别；与环境有关的外来文件由文控中心负责人识别和审核，管理者代表负责批准；7.8.3外来文件的发放、保管同7.6；7.8.4外来文件引用后需保证其内容的及时更新：引用的检验标准、体系文件的更新由文控中心每年向东莞市标准化协会查询；客户的品质标准、技术协议由客户通知更新。
以上文件的更新, 须由权责人员识别其修订内容,经批准后由文控中心统一更新发放。
7.8.5外来文件编码：按此份文件7.2.2项表格中的要求执行。
7.8.6当外来文件直接作为生产工作标准时，应在外来文件上加盖受控状态印章。
7.9临时文件：7.9.1部分临时性或暂时不能确认的文件按临时文件进行控制；7.9.2每份临时文件都需明确制作、审核、批准；由部门人员制作，部门负责人审核，公司主管领导负责批准；7.9.3临时文件必需明确有效期限，有效期限最长不超过半年，半年后需重新确认，如有必要转为正式文件，按7.2-7.6进行。
7.10文件异常发放：7.10.1非原文件的分发部门欲取得该文件时，如临时性使用，可按7.7进行；如需补发，须填写《体系文件申请表》向管理者代表申请，经批准后，文控中心调出正本复印，加盖“受控文件”章后分发到部门，接收部门在“文件发放回收记录表”中签名确认，同时注明“补发”；7.10.2各部门在对外联络过程中，需将公司受控文件分发至外协单位时，由相关部门填写《体系文件申请表》经管理者代表批准，文控中心复印，加盖“参考文件”章后方可发放，做好分发记录；7.10.3盖有“参考文件”、“外来文件”印章的文件一律不得复印分发，否则视作文件无效；7.10.4盖有“参考文件”字样章的文件如有修订或版本更新时，由文控中心通知到申请部门，由申请部门与外协单位联系更新。
7.11资料保密7.11.1所有客户提供的原始资料和版权属客户所有，可根据客户要求按规定办理手续退给客户。
7.11.2 客户的设计方案、图纸、专利技术、测试资料、产品标准等原始文件按7.8.2项要求,当文件识别划分为保密级时，此文件仅限保管于文控中心，所有在权责部门间使用的客户资料，必须要在文控中心注册、登记并加盖有“外来文件”印章，此类文件只能在权责部门内小范围使用。
