建设工程文件归档整理规范释义

建设工程文件归档规范1. 引言在建设工程项目中，文件归档是重要的管理环节。

建设工程项目涉及众多文件，包括设计文件、合同文件、施工图纸、变更通知、质量检测报告等。

合理的文件归档规范能够确保文件的安全性、可追溯性和便捷性，为项目管理提供有效支持。

本文将介绍建设工程文件归档的规范要求和实践方法。

2. 文件归档的目的文件归档的主要目的是确保文件的安全保存，方便查找和管理，并为项目后期的运营和维护提供便利。

通过合理的文件归档，可以实现以下目标：2.1 系统整理文件，提高文件的组织性和可读性；2.2 确保文件的完整性和准确性，防止丢失和篡改；2.3 为项目的合规性审查提供支持；2.4 为项目的备案和验收提供依据；2.5 为后续的维护和修缮工作提供参考。

3. 文件归档的原则建设工程文件归档应遵循以下原则：3.1 便捷性原则：确保文件的存放位置清晰明了，易于查找和使用；3.2 安全性原则：保护文件的机密性和完整性，防止丢失和损坏；3.3 时效性原则：根据文件的重要性和使用频率确定归档周期，定期进行更新和整理；3.4 信息化原则：利用信息技术手段进行电子归档和备份，提高管理效率和可追溯性。

4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的收集整理、归类编目、存储保存、索引检索和销毁处理等环节。

4.1 文件收集整理：根据文件的来源和种类，及时收集项目中产生的各类文件，确保全面性和及时性；4.2 文件归类编目：根据文件的性质和用途，将文件进行分类编目，建立统一的文件命名和编号规则；4.3 存储保存：根据文件的重要性和保密级别，选择合适的存储介质和存储设备，进行定期的备份和维护；4.4 索引检索：建立文件的索引系统，包括关键字、分类号、日期等，方便快速查找和检索；4.5 销毁处理：对于已经过期或无需保留的文件，按照规定的程序和方式进行安全销毁和处理。

5. 文件归档的管理要求5.1 归档责任人：项目组织应明确文件归档的责任人，负责文件的收集、整理、归类和存储等工作；5.2 归档计划：根据项目的具体情况，制定文件归档的具体计划和工作流程，确保按时完成归档任务；5.3 归档标识：为每个文件制作归档标识，包括文件名称、编号、日期等信息，以便于统一管理和检索；5.4 归档目录：建立归档目录，记录文件的名称、编号、存放位置等信息，保证文件的完整性和可追溯性；5.5 定期备份：对于重要的文件和数据，建立定期备份机制，确保数据的安全性和可恢复性；5.6 权限管理：建立文件访问权限管理制度，明确不同人员对文件的访问和修改权限，防止文件泄密和篡改。

建筑工程文件归档规范随着建筑行业的不断发展，建筑工程项目越来越大、复杂，因此建筑工程文件归档规范变得尤为重要。

建筑工程文件是建筑项目管理的核心，是指项目中产生的各种文件，包括设计文件、施工文件、验收文件等等。

建筑工程文件归档规范是指对这些文件在整个项目周期内进行统一管理、归档和保存的具体要求和规范。

建筑工程文件归档规范的实施有利于提高建筑项目管理质量，加强信息管理，促进施工现场协同工作，同时也有利于未来的运营和维护。

一、建筑工程文件的分类在建筑工程项目中，文件可以按照不同的分类标准来进行划分，一般可以按照功能、阶段和类型来进行归档。

按照功能来分类，文件可以分为设计文件、施工文件、竣工文件和运营文件等。

设计文件包括初步设计、方案设计、施工图设计等；施工文件包括招投标文件、施工计划、施工日志等；竣工文件包括验收报告、竣工决算等；运营文件包括设备清单、设备说明书、运营维护手册等。

按照阶段来分类，文件可以分为前期、设计、施工、竣工和运营等不同阶段的文件。

按照类型来分类，文件可以分为图纸、文书、技术资料等。

二、建筑工程文件归档规范的要求在实施建筑工程文件归档规范时，需要按照以下要求进行：1.文件命名规范在建筑工程文件的命名上需要有明确的标准，例如文件名称前面应注明项目名称、文件类型、编制部门和日期等信息，这样有利于统一管理和查找。

文件名称应简明扼要，不应使用过长的名称。

2.文件存储规范建筑工程文件存储需要考虑到安全、易取、易存、易查等因素，应按照文件分类和阶段划分存储区域，每个存储区域应贴上标签，并按顺序排列。

要注意对存储环境进行管理，尽可能保持干燥、无尘、无盗、无烟、无酸等，避免文件受损。

存档室和柜架设施应配备专业的消防设备，保证存储环境的安全。

3.文件编制和管理规范建筑工程文件归档规范所涉及的文件多且复杂，需要有专门的人员进行分类、编制和管理，以确保文件能够按照规范进行归档和存储。

同时，文件编制和管理过程应注重标准化和规范化，建立详细的文件管理制度和流程，明确文件的组成、审批、归档和销毁等问题。

建设工程文件归档规范
建设工程文件归档规范主要包括文件整理和归档、归档文件的分类和命名、档案管理和安全保密等方面的内容。

以下给出一个大体的归档规范，供参考。

一、文件整理和归档
1. 建设工程项目涉及的文件应定期整理和归档，确保文件的完整性和可查性。

2. 文件应按照一定的顺序排列，并标注文件的时间、地点、单位和责任人等信息。

3. 原始文件与归档文件应分开存放，避免混淆和丢失。

4. 对于重要的文件，应制作备份，并保存在多个地点，以防止丢失和损坏。

二、归档文件的分类和命名
1. 建设工程文件可以根据不同的分类方式进行归档，如按照工程阶段、功能部门、文件性质等分类。

2. 不同分类方式可以同时存在，但应统一命名规范，以方便文件的管理和检索。

3. 文件的命名应简明扼要，能够直观地反映文件的内容和形式，避免过长和复杂的命名。

4. 文件命名中可以使用序号来表示文件的顺序，便于查找和追溯。

三、档案管理和安全保密
1. 档案管理应有专门的负责人和机构，负责建设工程文件的整理、存储和保管。

2. 档案管理应建立相应的电子档案管理系统，在网络上进行备份和存储，确保档案的安全性和可靠性。

3. 相关人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露和篡改档案内容。

4. 档案管理机构应定期对档案进行审查和整理，及时清理无用文件，给予档案续期和修复。

以上是关于建设工程文件归档规范的一些建议，每个单位和项目可以根据自己的情况进行适当的调整和补充。

合理的文件归档规范有助于提高工作效率和文件管理的便利性，保证建设工程项目的顺利进行和档案的长久保存。

建设工程文件整理规范作为建设工程项目管理的重要环节，工程文件的整理和管理事关项目的顺利进行和后续运营与维护。

因此，建设工程项目中的文件整理规范化也越来越受到人们的关注。

建设工程文件整理规范是什么？在建设工程项目管理中，文件整理规范是指对项目涉及的各种文件进行分类存档和管理，并制定相应的文件命名规则和标识，以便于后续查询和应用。

建设工程文件整理规范的意义建设工程项目通常涉及众多的文件资料，如图纸、合同、验收报告、技术规范等等，这些文件资料直接关系到项目的建设和后续使用情况。

因此，建设工程文件整理规范的实施具有重要的意义。

1. 便于文件查询和管理通过规范的文件整理方式，可以清晰地了解文件资料的种类、位置和存档时间等信息，便于后续的文件查询和管理操作，从而提高工作效率，减少资源浪费。

2. 保障资料的安全性和完整性规范的文件命名标识符合相关规范要求，可以防止文件丢失或损坏，从而保障资料的安全性和完整性，降低损失和风险。

3. 便于技术信息共享和应用规范的文件整理方式和命名方式可以便于技术信息的共享和应用，方便各方之间的合作和交流，提高技术创新能力和知识积累。

如何实施建设工程文件整理规范？建设工程项目文件整理规范的实施需要考虑多个方面，如文件命名规则、存档位置、文件分类等等。

以下简要介绍一些具体实施方案。

1. 组织建设工程文件的分类将建设工程涉及的文件分别按照不同的类别进行分类，如技术规范、合同、图纸、建设日志等等。

目的是为了便于后续查询和管理。

2. 制定文件命名规则建立文件命名规则可以帮助实现文件的快速定位，一般包括文件名称、日期，文件编号等关键要素。

制定规范的文件命名方式有利于文件的标识和分类管理。

3. 建立文件存档位置为了保护安全性和完整性，建立水印和防伪措施，实现文件的备份和防护。

在互联网时代，基于互联网云备份的方式也可以考虑。

4. 加强文件管理规范文件管理流程、加强培训和监管能够有效提高文件规范性，建立文件审批和管理制度，制定文件流转制度和保密措施，可以很好地保证文件的流程化和管理性。

建设工程文件归档规范建设工程文件归档规范是指遵循一定的规则和标准，对建设工程相关文件进行分类、整理和归档的过程。

它的目的是保证建设工程文件的安全，便于查阅和管理，提高施工过程的效率和质量。

下面是建设工程文件归档规范的一些要点：一、文件分类：1.按照文件的性质和用途进行分类，如设计文件、施工文件、变更文件等。

2.按照文件的时间顺序进行分类，便于追溯查阅。

3.按照文件的主题进行分类，如土建、安装、装饰等。

二、文件整理：1.对文件进行编号，以便于标识和查找。

可以采用序号、日期或关键字来进行编号。

2.对文件进行装订或装订，确保文件的完整性和可读性。

3.对文件进行标注，如注明文件的标题、作者、日期等信息。

三、文件归档：1.设立统一的文件存储位置，如档案室或文件柜。

2.制定文件存储计划，根据文件的重要性和使用频率，确定文件的存放期限和位置。

3.制定文件借阅和归还流程，确保文件的安全和完整。

四、文件管理：1.制定文件管理制度和工作流程，明确各级人员的责任和权限。

2.定期进行文件的巡查和维护，确保文件的完整性和可读性。

3.建立文件档案管理系统，包括物理档案和电子档案的管理。

四、文件安全：1.严格控制文件的借阅和复制权限，防止文件的丢失和泄漏。

2.定期进行文件的备份和存储，确保文件的安全性和可恢复性。

3.建立应急预案，对文件的灾害恢复和紧急调取进行规划和演练。

综上所述，建设工程文件归档规范是建立和管理建设工程文件的基本要求。

通过合理的文件分类、整理、归档和管理，可以保证文件的安全和完整，提高施工过程的效率和质量。

同时，建设工程文件归档规范也是建设工程质量管理的一部分，需要各级人员的共同努力和遵守。

关于发布国家标准《建设工程文件归档整理规范》的通知建标[2002]8号根据我部“关于印发《二OOO至二OO一年度工程建设国家标准制度、修订计划》的通知”（建标[2001]87号）的要求，由建设部会同有关部门共同制订的《建设工程文件归档整理规范》，经有关部门会审，批准为国家标准，编号为GB/T50328-2001，自2002年5月1日起施行。

本规范由建设部负责管理，建设部城建档案工作办公室负责具体技术内容的解释，建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社发行。

中华人民共和国建设部2002年1月10日建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）主编部门：中华人民共和国建设部批准部门：中华人民共和国建设部施行日期：2002年5月1日1 总则1.0.1 为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。

1.0.2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。

专业工程按有关规定执行。

1.0.3 建设工程文件的归档整理除执行本规定外，尚应执行现行有关标准的规定。

2 术语2.0.1 建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。

它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

2.0.2 单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

2.0.3 分部工程：单位工程中可以独立组织施工的工程。

2.0.4 建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

2.0.5 工程准备阶段文件：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

2.0.6 监理文件：监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

《建设工程文件归档整理规范》胡耀林《规范》的主要内容⏹工程文件的归档范围及质量要求⏹工程文件的立卷⏹工程文件的归档⏹工程档案的验收和移交第一章总则第一条制定《规范》的目的：为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。

第二条《规范》适用范围：本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。

专业工程按有关规定执行。

第三条有关标准是指：①《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 1182-2000）②《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）第二章术语特别注意的名词术语建设工程文件——在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件，监理文件，施工文件，竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件建设工程档案——在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声相等各种形式的历史记录。

也可简称为工程档案。

竣工图——工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样立卷——按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

归档——文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。

第三章基本规定第一条建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和累积纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

第二条在工程文件与档案的整理立卷、验收、移交工作中，建设单位应履行下列职责。

1.在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确的要求；2.收集和整理工程准备阶段，竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；3.负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、累积和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、累积和归档工作；4.收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；5.在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收许可文件，不得组织工程竣工验收；6.对列入城建档案馆（室）接受范围的工程，工程竣工后3个月内，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。

《建设工程文件归档整理规范》《建设工程文件归档整理规范》为了规范建设工程文件归档整理工作，提高档案管理水平，保障档案质量，根据有关法律法规和规定，结合实际情况，制定本规范。

一、适用范围本规范适用于新建、改建、扩建的建设工程文件归档整理工作。

二、收集资料建设工程文件归档整理前，应当全面收集设计、施工、监理等过程中形成的文件资料，包括施工图纸、施工记录、质量评估报告、监理报告等。

三、分类整理建设工程文件应当按照建设工程的不同类型进行分类整理。

具体可以按照以下几个方面进行分类：1、建筑工程文件：包括建筑图纸、施工记录、质量评估报告、验收报告等。

2、安装工程文件：包括设备安装图纸、施工记录、质量评估报告、验收报告等。

3、市政工程文件：包括市政设施图纸、施工记录、质量评估报告、验收报告等。

4、铁路工程文件：包括铁路设施图纸、施工记录、质量评估报告、验收报告等。

5、水利工程文件：包括水利设施图纸、施工记录、质量评估报告、验收报告等。

四、编写目录在整理建设工程文件时，应当编写文件目录。

文件目录应当清晰明了，包括文件名称、文件编号、文件日期等信息。

五、装订成册建设工程文件应当按照整理顺序装订成册，确保文件完整、有序。

六、质量要求建设工程文件应当符合以下质量要求：1、字迹清晰，无涂改、涂抹现象。

2、文件完整，无遗漏、缺项现象。

3、文件分类准确，整理有序。

4、文件保存安全，无损坏、丢失现象。

七、责任与监督建设单位应当对建设工程文件归档整理工作负总责，并监督设计、施工、监理等单位做好文件归档整理工作。

设计、施工、监理等单位应当按照本规范要求做好文件归档整理工作，确保文件质量。

八、总结与建议本规范为建设工程文件归档整理工作提供了具体的指导与要求，对于提高档案管理水平，保障档案质量具有重要意义。

建议各单位在实施过程中认真遵守本规范，加强监督与管理，确保建设工程文件归档整理工作的顺利进行。

针对实际工作中出现的问题，各单位应及时总结经验，不断完善本规范，为建设工程档案管理工作提供更加科学、合理的指导。

关于建设工程文件归档整理的说法建设工程文件归档整理是指对建设工程过程中产生的各类文件进行整理、分类、归档的工作。

这项工作对于保证建设工程的质量、安全和便于后期维护至关重要。

本文将从准备工作、整理流程、归档管理和归档后的应用等方面一步一步地介绍建设工程文件归档整理的相关内容。

一、准备工作进行建设工程文件归档整理前，需要进行一些准备工作。

首先要明确整理的范围和标准，确定整理的文件种类和归档的形式。

其次，要制定整理工作的时间计划和相关人员的分工及职责。

同时，要做好文件归档的存储设备的准备工作，如购置合适的文件柜、文件夹和标签等。

二、整理流程建设工程文件归档整理的流程通常包括文件收集、文件分类、整理归档和文件核查等环节。

1. 文件收集：收集建设工程涉及到的各种文件资料，包括设计文件、施工图纸、合同文件、设备清单、证书等。

收集时要注意保证文件的完整性和准确性。

2. 文件分类：将收集到的文件按照一定的规则进行分类，通常可以按照文件的性质、用途、时间等方面进行分类，比如按照设计文件、施工文件、质量检测文件等分类。

3. 整理归档：根据分类的结果，对文件进行整理和归档。

首先要给每个文件添加标签，标明文件的名称、编号、日期等信息，方便后期检索。

然后将文件按照一定的顺序放入文件夹或文件柜中，可以根据文件的重要性和使用频率进行排序。

同时，要制作文件目录，记录文件的详细信息，以备后续查询。

4. 文件核查：在整理归档完成后，进行文件核查，确保文件的完整性和准确性。

核查时可以逐一对比文件目录和实际文件，排除可能存在的遗漏和错误。

三、归档管理归档管理是指建设工程文件的长期保存和管理工作。

在归档管理中，需要制定文件的保存期限和归档的规则，建立文件的索引和数据库，并进行定期的维护和更新。

1. 保存期限和归档规则：根据不同类型的文件，制定不同的保存期限和归档规则。

一般来说，设计文件、施工图纸等一些重要文件可以永久保存；而一些合同文件、质量检测文件等可以根据法律法规和建设工程项目的实际情况确定保存期限。

新国标《建设工程文件归档规范》解读
王恩江;辛平文
【期刊名称】《城建档案》
【年(卷),期】2015(0)5
【摘要】一、建设工程文件的历史发展和现状改革开放以来,我国工程建设行业迅猛发展,不断增加的巨大建设体量,形成了巨量的建设工程文件。

2002年,《建设工
程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)开始实施,工程文件管理进入一个新阶段。

各级建设主管部门加强了建设工程文件的管理,配套的行业和地方建筑资料管理标
准纷纷发布实施,各地城建档案馆(室)馆藏档案数量快速增加、日益丰富。

近年来,
互联网和大数据研究迅猛发展,数字档案馆应运而生。

【总页数】4页(P12-15)
【作者】王恩江;辛平文
【作者单位】江西省城建档案馆;江西省南昌市城建档案馆
【正文语种】中文
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建设工程文件归档整理规范一、工程文件的归档范围及质量要求(一)工程文件的归档范围1、对于工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要工程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

（二）归档文件的质量要求1、归档的工程文件应是原件。

2、工程文件的内容及其深度必须符合归家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3、工程文件的内容必须真实、准确，于工程实际相符合。

4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面（297mm*210mm）。

图纸宜采用国家标准图幅。

7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

8、所有的竣工图均应加盖竣工图章和审图中心审图专用章。

（1）竣工图章的基本内容应包含：“竣工图”字样、施工单位、变更人、审核人、技术负责人、编著日期、监理单位、现场监理、总监。

（2）竣工图章的尺寸应为：50mm*80mm.（3）竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

9、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，后变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

10、不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

二、工程文件的立卷(一)立卷的原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、一个建设工程有多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

3、立卷应采用如下的方法:(1)工程文件可按建设程序划分为工程前期文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工文件5部分。

建设工程文件归档整理规范本规范定义了建设工程文件的归档整理的方式，旨在确保文件的合理有效管理，实现全面查找，快速定位，方便使用。

一、文件统一（一）所有建设工程文件和实物文件，应根据文件的发布日期或制作日期，排列成按年度划分的文件格式。

其次根据文件的种类，一年中的各类文件统一按月份进行管理。

（二）文件名称，按照以下格式:（1）提出时间：[建设项目名]_[类别]_[日期]（2）表示例：海城客运总站工程_招标文件_20170132二、文件归档（一）目录建立1、建立资料分类，文件应分类存储，有助于内容组织和选取；2、若有多种资料，应将文件归入各类分类，不宜混乱无章放置，以便保证文件的及时发现和利用；3、在文件归档的同时应做好物理性的文件储存，将存储的纸质文件分类分类收纳，可将同一类文件置入一个管理箱中，以便于查找。

（二）格式规范1、建立资料文件库，文件应以一同格式存放。

有利于数据查找和管理；2、文件名称宜简明，提供有效信息，例如：“海城客运总站建设项目，设计方案，20170132”；3、文件应用常用的软件格式保存，能够统一文件的展示和发布，例如：word文档、excel表格、ppt报告等；4、不同类型文件应有不同传输方式，根据文件大小，选择合理传输方式，例如：大容量文件可以采用USB分享方式，可以共享出链接以实现文件共享；5、归档文件应根据实际需求，支持用户分析，学习，提供及时有效的帮助，包括：报表、报告、图片、视频等。

三、文件保存（一）为了保证文件的安全和可用性，应定期进行备份，分别以硬盘备份和云备份的形式进行备份；（二）备份格式要求：硬盘备份文件格式（doc、xls、ppt、txt、pdf等）；云备份文件格式（jpg、mov等）。

（三）备份的系统容量：硬盘备份用时应大于20G；云备份用时不少于50G。

四、文件使用（一）文件使用按照主从结构，将全部文件集中管理；（二）文件权限应分配管理角色，以便于文件及时维护、保养和保护，并做到有效管理；（三）文件发布应根据任务重点分类和优先级，按照既定路线圆满完成。